仕事で「やるべきこと」は「タスク」と呼ばれています。タスクをスムーズに消化するには、自身のやるべきことを一覧で確かめられる「やることリスト」の作成が効果的です。
しかし、「やることリストを作成したが使えなかった、続かない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、やることリストの作り方とおすすめのアプリを中心にご紹介します。
- 仕事の管理が苦手な部下に、やることリストを活用させたい
- やることリストを作成してみたが、上手く運用できないうえ時間がかかる
- やることリストの作成は面倒なので、より楽に仕事を管理する方法が知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、やることリストを簡単に作れるうえに、自社に最適なアプリも見つかります。
目次
5ステップ｜やることリスト（ToDoリスト）の作り方
やることリストを作る場合、単純にタスク（やるべきこと）を箇条書きで並べるだけでは不十分です。以下の5ステップを実践し、やることリストの書き方をマスターしましょう。
（1）タスクを洗い出す
はじめに、現段階で抱えているタスクをすべて書き出しましょう。
すべてのタスクを書き出せば「やるべきこと」が分かると同時に「やらなくても良いこと」が明確になります。その結果、成果につながらない無駄を排除して、本当にやるべき仕事に注力できるようになるのです。
このように、限られた時間や労力を活用するために、タスクを洗い出すステップは欠かせません。
（2）タスクを細分化する
時間や工数がかかるタスクを細分化し、すぐに作業を始められる状態にしましょう。
タスクを細分化するコツは”目的から逆算してタスクを分解すること”です。たとえば、「会議資料を作成する」目的から「必要な情報を収集する」「構成を考える」「作成する」「見直しをする」タスクへ細分化できます。
タスクを細分化すれば、上司が進捗を細かく把握しやすくなるほか、タスクに必要な時間を正確に予測できるのです。
（3）タスクに優先順位を付ける
すべてのタスクを同時に進めるのは不可能なので、タスクに優先順位をつけて、優先度の高い順に取り組みましょう。
タスクの優先度を決める要素は「緊急度」と「重要度」です。緊急度を横軸、重要度を縦軸においた下図のマトリクスに、タスクを一つひとつ当てはめて優先度を決定します。
| 対象の領域 | 割り振られたタスクの特徴 |
|---|---|
|
第一領域 |
業務への影響が強い、すぐに実行すべきタスクです。たとえば、周囲との連携が必要なタスクなどが当てはまります。 |
|
第二領域 |
業務への影響が強いものの期日が明確でないタスクです。たとえば、人材育成や製品の品質改善などが当てはまります。 |
|
第三領域 |
重要ではないがすぐに実行すべきタスクです。たとえば、突然の来客や電話・メールなどが当てはまります。 |
|
第四領域 |
業務への影響が少なく、緊急で対応する必要もないタスクです。第四領域に分類されたものは、もっとも優先度が低い仕事となっています。 |
優先度は、第一領域のタスクがもっとも高く、第四領域のタスクがもっとも低くなります。上図のマトリクスを参考に、各タスクに正確な優先順位を付けましょう。
（4）タスクの期限を設定する
一つひとつのタスクに期限を設定すれば、業務全体の遅延を防げます。
タスクに期限が設定されていれば、締切から逆算して「いつまでに何をすべきか」が明確となり、作業を計画的に進められるのです。
また、人の脳は締切に合わせて最大限のパフォーマンスを発揮すると言われています。そのため、期限の設定は業務の遅延を防止するだけでなく、業務の質にも影響する重要な要素と言えます。
（5）タスクに必要な情報をまとめる
「タスクに必要なあらゆる情報」を「タスク」に紐づけて管理すれば、業務効率や生産性の向上が見込めます。
多くの企業は「やるべきこと（タスク）」と「タスクに関連する情報・ファイル」を別々に管理しています。しかし、このように情報が分散していると、業務中に何度もアプリやファイルを切り替える必要があるので面倒です。
また、タスクと関連情報を複数のツールで管理すると、作業工数が増えるので、確認ミスや共有漏れなどのトラブルが生じやすくなります。そのため、やることリストと仕事に関するあらゆる情報を一元管理できるアプリを導入しましょう。
そこで、やることを管理する「タスク」に加えて、あらゆる情報を記録する「ノート」、コミュニケーションがとれる「メッセージ」を備えたタスク管理アプリ「Stock」のように、タスクに関わる情報を一元化できるツールがおすすめです。
比較表｜やることリストの管理方法5選！メリットとデメリットは？
やることリストを管理する方法はさまざまですが、以下では代表的な5つのまとめ方をそれぞれのメリット・デメリットと合わせて紹介します。
やることリストのまとめ方にはそれぞれ一長一短があるものの、タスクを管理するには、面倒な作業が一切必要ない「アプリ」を選ぶのが一番です。
仕事のタスク管理で”Excel”を使うと入力や共有が面倒で非効率です。また、ノートや付箋で管理すると、紛失しやすいうえにあとから見返しづらいと言えます。
一方、アプリを使えばやることリストの作成に手間がかからないため、仕事へ支障をきたしません。また、チームメンバーとの共有もでき、上司は部下の進捗状況を把握しやすくなるのです。
やることリストの管理に「アプリ」が最適な3つの理由
結論として、やることリストを管理する方法で最適なのは「アプリ」です。そこで以下では、やることリストの管理に「アプリ」が最適と言える3つの理由を紹介します。
（1）タスクの抜け漏れを防げる
アプリのメリットは、タスクの抜け漏れを防止するリマインダーを設けられることです。
手書きメモのようにアナログなタスク管理で抜け漏れを防止するには、頻繁にメモを開いて確認しなければなりません。一方、リマインダー機能のあるアプリは任意の日時に通知がくるので、タスク漏れを防げます。
そのため、日々の業務に追われているビジネスマンにとって、タスクのやり忘れを減らせるリマインダーは重宝されているのです。
（2）社内でやることリストを共有できる
社内でやることリストを簡単に共有できるのもメリットです。
紙や口頭でのタスク管理は、メンバー全員へ知らせるのに工数が無駄にかかり、チームの進捗管理には不向きです。また、Excelで管理する場合も「入力してファイルを送信するのが面倒」なので、使われなくなる可能性があります。
メンバーの進捗の遅れを把握しなければ、チーム全体の業務に悪影響を及ぼすため、アプリを活用してリアルタイムでやることリストを共有・確認することが求められます。
（3）時間や場所を問わずタスクを確かめられる
時間や場所を問わずタスクを確かめられる点も、アプリを使うべき理由のひとつです。
多くのタスク管理アプリは、iPhoneやAndroidのスマートフォンにも対応しています。そのため、移動中や外出先でもわざわざ帰社することなく、場所を問わずタスクを確かめられるのです。
一方、紙は紛失しやすいうえにタスクが増えるほどかさばり、ExcelはPC（パソコン）向けツールであるため、スマホ操作に適していません。したがって、スマホでも簡単にやることを管理できる「Stock」のような、素早く情報へアクセスできるアプリが最適です。
やることリストをアプリで運用する際の注意点とは
やることリストはアプリで管理・運用するべきですが、継続して運用を続けるには、以下の条件に当てはまるツールを選ばなければなりません。
- 「チームメンバー」のタスク進捗を管理できる
- やることリストの作成方法を統一できる
やることリストは個人の業務管理とともに、チームのプロジェクト管理にも役立ちます。したがって、チームメンバーの進捗状況を確かめられる「共有機能」を備えたツールでを選ぶべきです。
各メンバーのやることリストは、情報管理を効率化するためにフォーマットを固定して管理すべきです。とくに、アプリに「テンプレート」機能があれば、やることリストの作成時間を減らせるうえ、体裁の整ったリストに統一でき管理も簡単になります。
このように、アプリを用いてやることリストを管理するには「チームで使いこなせるか」の観点が前提となります。
【必見】簡単にやることリストを管理できるおすすめアプリ
以下では、やることリストを簡単に管理するおすすめのアプリをご紹介します。
やることリストを紙やExcelで作成する方法もありますが、紙では紛失しやすいうえにあとから見返しづらいデメリットがあります。また、Excelは入力したりファイルを管理したりするのが面倒で、やることリスト自体の形骸化に繋がりかねません。
一方、タスク管理アプリを使うと、時間や場所を選ばず必要な情報にアクセス可能なので、タスクの作成・確認に手間がかかりません。とくに、直感的に使えるシンプルなアプリを選べば、リテラシーの高くないメンバーも簡単にタスク管理をIT化できるのです。
結論、面倒なやることリストを簡単に管理するには、タスク管理に必要な機能に過不足がなく、非IT企業に勤める65歳以上の従業員でも、即日で使える「Stock」一択です。
Stockの「タスク」では、個人のタスク設定はもちろん、部下や同僚へのタスク依頼も可能です。また、タスクに”期限”や”繰り返し”を設けられるうえ、あらゆるデバイスから使えることからも、時間や場所を選ばずタスク管理ができます。
非IT企業の65歳以上の方でも簡単に使えるタスク管理アプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
仕事のやることリストの作り方・管理方法まとめ
これまで、やることリストの作り方とアプリをおすすめする理由を紹介しました。以下は、本記事のまとめです。
- タスクを管理するための「5ステップ」でやることリストを作成する
- 仕事のやることリストの管理には「アプリ」がおすすめである
- シンプルで機能に過不足の無いアプリであれば、スムーズにチームで運用できる
やることリストに関するあらゆる作業を効率化できる「アプリの活用」に関して、使いこなすのが難しいツールを導入すると、社内に浸透しないので注意が必要です。
そこで、チームでストレスなくやることを管理するためには、タスク管理に必要な機能に過不足がなく、誰もがすぐに使いこなせるほどシンプルなタスク管理アプリのStockが必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、やることリストの負担を減らしつつほかの業務に集中できる環境を構築しましょう。
