業務を通して得た「ナレッジ（知識）」は、個人から引き出して社内に蓄積・共有しなければ属人化してしまいます。このような状態を放置すると、退職や異動と同時にナレッジが流出し、業務の質やスピードが低下する恐れがあるのです。
そこで、ナレッジを社内に蓄積できるツールがあれば、より確実にナレッジの属人化を防げます。とはいえ、「ほかの業務もあり、ツールの選定に時間をかけられない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ナレッジを蓄積・共有できるおすすめツール8選や選び方を中心にご紹介します。
- ナレッジ蓄積ツールを選定するにあたり、選び方のポイントを知りたい
- ツールを使ってナレッジをスムーズに蓄積・共有したい
- 厳選されたナレッジ蓄積ツールから自社に最適なものを見つけたい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なナレッジ蓄積ツールが見つかり、手間なくナレッジを管理できるようになります。
目次
- 1 ナレッジの蓄積が必要な理由
- 2 ナレッジ蓄積ツールの選び方3選
- 3 【フリーでも使える】シンプルなナレッジ蓄積ツール4選
- 4 多機能なナレッジ蓄積ツール4選
- 5 ナレッジ蓄積ツールを利用するメリット3選
- 6 企業でナレッジの蓄積・共有が進まない3つの理由
- 7 ナレッジの蓄積・共有を促す方法
- 8 ナレッジを蓄積・共有できるツールまとめ
ナレッジの蓄積が必要な理由
ナレッジ蓄積が必要な理由は、従業員が持つ知識や経験を蓄積することで、組織は持続的に成長できるからです。
一方で、ナレッジの蓄積がない場合、組織は過去の知識や経験を活かせません。たとえば、以前と似た問題に直面したときに、正しくナレッジを蓄積していなければ、問題解決に無駄な時間がかかってしまうのです。
ほかにも、蓄積したナレッジは主に社員教育に展開させると、教育の質も均一にできます。このように、ナレッジの蓄積は、組織のパフォーマンスや成果を向上させるために重要なのです。
ナレッジ蓄積ツールの選び方3選
以下では、ナレッジ蓄積ツールの選び方を3つ解説します。ナレッジを効果的に活用するには、以下のポイントを意識する必要があります。
（1）必要な機能に過不足がないか
まずは、ツールに必要な機能の過不足がないかを確認すべきです。
多機能なツールは使いこなすのが難しいうえ、非IT企業であれば使わない機能が出てくる恐れもあります。一部の社員しか使いこなせなければ「ナレッジを蓄積して社員に共有する」目的を達成できません。
以上のように、多機能なツールは社員に浸透せず、十分な効果を得られなくなってしまうのです。したがって、必要な機能に過不足がなく、シンプルなツールを選ぶべきです。
（2）誰でもすぐに使いこなせるか
次に、誰でも簡単に使いこなせるかが大切です。
シンプルなツールであれば、誰もが使い方をすぐに理解でき、教育コストをかけて操作を教える必要がなくなります。しかし、メンバーのリテラシーによって使えないツールでは、担当者が操作を覚えるのに手間がかかり、次第に利用されなくなる恐れがあります。
そのため、ITに詳しくない65歳の方でも使える「Stock」のようなツールであれば、ナレッジの蓄積・共有・管理に一切のストレスがかからず、誰でも簡単に使えるのです。
（3）マルチデバイス対応か
最後に、PC・スマホ・タブレットといったマルチデバイスで使えるかも確認しましょう。
仮に、PCでしか使えないツールであれば、移動中や外出先でナレッジを確認できず不便です。一方で、スマホに対応しているものの画面サイズが小さく、情報の更新・閲覧がしづらいツールもあるので注意しなければなりません。
そのため、マルチデバイスに対応しているのはもちろん、デバイスを問わず使いやすいかも確かめるべきです。
【フリーでも使える】シンプルなナレッジ蓄積ツール4選
以下では、おすすめのシンプルなナレッジ蓄積ツールを4選ご紹介します。
ナレッジ蓄積ツールの目的は、ナレッジを一か所で管理することです。しかし、多機能なナレッジ蓄積ツールでは、デジタルが苦手な社員は使いこなせず、個人で管理したり別の方法で共有したりと「情報の分散」が起こってしまいます。
もちろん、必要な機能が足りないツールでは、有益なナレッジを活用できず不便です。そのため、ナレッジ蓄積ツールを選定するときは「ナレッジの蓄積に必要な機能が、過不足なく備わっているか」が大前提です。
結論、非IT企業の65歳の社員でも、簡単にナレッジを簡単に蓄積・共有できる「Stock」が最適です。
Stockは「ノート」へ簡単にナレッジを蓄積でき、部署や業務ごとに設定した「フォルダ」で情報を振り分けられます。また、各ノートには「メッセージ」も紐づいているので話題が混ざらないうえ、別のツールでやりとりをする必要もありません。
【Stock】最も簡単にナレッジを蓄積できるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Microsoft Teams】リモートワークに役立つMicrosoft365ツール
＜Microsoft Teamsの特徴＞
- ファイルの共同編集が可能
- 無料で始められる
ファイルの共同編集が可能なので、誰でもナレッジを更新・修正できます。
無料プランでもチャット数の制限がなく、かつ1人あたり5GBの容量を利用できます。
＜Microsoft Teamsの注意点＞
- ナレッジ蓄積以外の機能が多い
主な機能はオンラインミーティングや通話です。そのため、ITに詳しくなければ「どの機能で何をすれば良いのか」が分からずに使いこなせない可能性があります。
＜Microsoft Teamsの料金体系＞
- Microsoft Teams：無料
- Microsoft Teams Essentials：500円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：750円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,560円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Premium：2,750円/ユーザー/月
【Slack】チャットにナレッジのやりとりができるツール
＜Slackの特徴＞
- チャンネルで共有できる
- チャット機能がある
部署やカテゴリごとにチャンネルを作成し、ナレッジを共有できます。
個人間やチームで使えるチャット機能が搭載されており、業務におけるコミュニケーションにも活用できます。
＜Slackの注意点＞
- 情報が流れる
- 無料プランでは履歴の閲覧制限がある
チャットが送信されるたびに古いメッセージが流れるため、ナレッジが埋もれてしまい蓄積されない可能性があります。
無料プランでも使えますが、直近90日間に共有されたメッセージやファイル以外は閲覧不可なので要注意です。
＜Slackの料金体系＞
- フリー：無料
- プロ：1,050円/ユーザー/月
- ビジネスプラス：1,800円/ユーザー/月
- Enterprise Grid：要問い合わせ
【Dojo】eラーニングを作成できるツール
＜Dojoの特徴＞
- 誰でも紙や動画でマニュアルを作成できる
- eラーニングコンテンツも作成できる
テンプレートが豊富に用意されており、手順通りに進めるだけで、誰でも高品質な紙や動画のマニュアルが作成できます。
eラーニングコンテンツを作成し、連携している「GAKTEん」で配信できます。さらに、ナレッジ共有と併せて活用すれば、教育コストの削減にもつながります。
＜Dojoの注意点＞
- 情報が分散する
マニュアル化するまでもない細かなコツや知識などは、別の場所で管理しなければなりません。結果として、情報が社内のあらゆる場所に分散する可能性があります。
＜Dojoの料金体系＞
- 要問い合わせ（※無料トライアルあり）
多機能なナレッジ蓄積ツール4選
以下では、多機能なナレッジ蓄積ツール4選をご紹介します。いずれも豊富な機能が備わっていますが、ITに詳しくなければ使いこなすのに手間がかかる可能性があります。
【iQube】グループウェアとしても使えるツール
＜iQubeの特徴＞
- マルチデバイスに対応している
- 10人まで無料で使える
PCに加えてスマホやタブレット端末にも対応なので、外出先で手軽にナレッジを確認できます。
10人までなら全機能を無料で利用でき、少人数で利用したい企業に向いています。ただし、無料版の容量は全体で30MBまでなので注意しましょう。
＜iQubeの注意点＞
- 多機能なツールである
ナレッジ蓄積のための「社内wiki」以外にも「スケジュール」「ToDoリスト」「レポート」など複数の機能があるので、情報の格納場所が分散し、かえって混乱を招く可能性もあります。
＜iQubeの料金体系＞
- 1か月無料プラン：最長1ヶ月間無料
- スタンダードプラン：440円/ユーザー/月
- プレミアムプラン：770円/ユーザー/月
【kintone】自社向けにカスタマイズできるツール
＜kintoneの特徴＞
- 業務に合わせてさまざまなアプリを選択できる
- セキュリティ機能がある
さまざまな種類のアプリがあり、自社に合わせたものを選択できます。たとえば、営業部署であれば「顧客リスト」「案件管理」「商品見積書」などがおすすめです。
IPアドレス制限や2段階認証、有料の接続端末制限など、社内の情報資産を守るためのセキュリティ機能が搭載されています。
＜kintoneの注意点＞
- 使いこなすのが難しい
100以上のアプリから自社に適したものを選択する必要があり、ITに詳しくなければ使いこなすのが難しい恐れがあります。
＜kintoneの料金体系＞
- ライトコース：780円/ユーザー/月
- スタンダードコース：1,500円/ユーザー/月
【Confluence】エンジニア向けのナレッジ共有ツール
＜Confluenceの特徴＞
- Jira（ソフトウェア開発ツール）と連携できる
- 細かな権限設定ができる
Jiraを導入している企業であれば、JiraとConfluenceを連携させてプロジェクト管理とナレッジ管理を同時進行できます。
細かな権限設定ができ、機密情報のセキュリティも万全です。
＜Confluenceの注意点＞
- 使いこなすのが難しい
自由度が高い分ページの種類や階層が複雑なので、ITに不慣れな従業員は使いこなせない可能性があります。
＜Confluenceの料金体系＞
- Free：無料
- Standard：690円/ユーザー/月
- Premium：1,310円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
【Kibela】高度なセキュリティを備えたツール
＜Kibelaの特徴＞
- 記事形式でナレッジを蓄積する
記事を作成する形式でナレッジを残せるほか、編集中にプレビュー画面も表示できます。また、マークダウン記法に対応しており専門的に使えます。
＜Kibelaの注意点＞
- 高度なセキュリティ機能は有料
IPアドレス制限やシングルサインオンなどの高度なセキュリティ機能は、1,650円/ユーザー/月のエンタープライズプランのみに適用されています。
＜Kibelaの料金体系＞
- コミュニティープラン：無料
- スタンダードプラン：550円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン：1,650円/ユーザー/月（※年間契約）
ナレッジ蓄積ツールを利用するメリット3選
以下では、ナレッジ蓄積ツールを利用するメリットを3つ解説します。これまで紙やWord、Excelでナレッジを蓄積していた方は必見です。
（1）ナレッジの形式を統一しやすい
1つ目は、ナレッジの形式を統一しやすいメリットです。
たとえば、「テンプレート機能」付きのナレッジ蓄積ツールであれば、フォーマットが備わっているので、”表”をはじめから作成せずに済みます。また、形式も統一されるので記載方法がばらつく心配もありません。
以上のように、テンプレート機能が搭載されているナレッジ蓄積ツールを使えば、誰でも形式の整ったナレッジを作成できます。
（2）簡単に共有できる
2つ目のメリットは、ナレッジの共有に手間がかからないことです。
紙やExcel、Wordでナレッジを作成すると、ファイリングしたり、メールに添付したりして共有する必要があり面倒です。また、「ナレッジを共有するツール」のコストもかかってしまいます。
しかし、一方、ツールを利用すれば、ひとつのツール上でナレッジの蓄積から共有ができます。そのため、今日では「Stock」のように、シンプルなツールを使って、素早くナレッジ蓄積ができる環境を構築する企業も多いのです。
（3）セキュリティ対策が強固
3つ目は、セキュリティ機能が万全なメリットです。
IPアドレス制限や2段階認証などのセキュリティ機能が搭載されているツールであれば、不正アクセスやウイルス感染を防げます。そのため、個人情報や会社の機密データが漏えいするリスクも解消されるのです。
したがって、ナレッジは社内の重要な情報を含むので、強固なセキュリティを備えたツールが必須です。
企業でナレッジの蓄積・共有が進まない3つの理由
ここでは、企業でナレッジの蓄積・共有が進まない理由を3つご紹介します。所属部署が以下に当てはまる場合はすぐに改善すべきです。
（1）運用ルールが整っていない
まずは、ナレッジの運用ルールが整っていない点が挙げられます。
ナレッジの運用ルールを具体化させておかなければ、社員はどのような知識を蓄積すべきか分からなくなり、結果としてナレッジの蓄積・共有が進みません。また、従業員がナレッジの重要性を理解していないことも要因です。
したがって、「効率的に作業を進めるためのナレッジを共有する」「定期的にナレッジの重要性を認知させる」など、ルールを定めたうえでナレッジの蓄積を求めましょう。
（2）ナレッジを共有しやすい環境がない
次に、ナレッジを共有しやすい環境がないことが挙げられます。
ナレッジを紙で蓄積・共有している場合、情報を残すには該当のページを探して書き込まなければなりません。そのため、社外でナレッジを蓄積・共有できず、ナレッジを残す機会が少なくなり、管理しづらくなるのです。
一方、WordやExcelでは、ナレッジを確認するたびにファイルを開く工数がかかるうえ、共有するにも別のツールを使わなければならず面倒です。また、ナレッジの共有が遅れてしまい、作業に支障をきたすケースもあります。
（3）必要なナレッジが属人化している
最後に、必要なナレッジが属人化しているのも理由のひとつです。
ナレッジが担当者ごとに偏っていては、目的の情報がすぐに見つからず、担当者の業務クオリティにもばらつきがで出てしまいます。ほかにも、ベテランメンバーの退職や異動によって、業務が止まる可能性もあるのです。
したがって、必要な情報を瞬時に探し出せるように、案件ごとにナレッジを振り分けたり、情報を管理できるツールを使ったりするなどの工夫をしなければなりません。
ナレッジの蓄積・共有を促す方法
以下では、ナレッジの蓄積・共有を促す方法を3つ解説します。「ナレッジが正しく活用される仕組み」を作るためにも、以下の方法を必ず実践しましょう。
（1）ナレッジを定期的に更新する
1つ目に、ナレッジを定期的に更新するのが大切です。
ナレッジの更新を怠れば、古すぎて使えないナレッジになる恐れがあります。その結果、ナレッジを蓄積する意義が失われ、ナレッジを残す文化が定着しません。
したがって、ナレッジの信憑性を高めるために、定期的にナレッジを確認し、最新の情報にアップデートする必要があるのです。
（2）操作が簡単なツールを使う
2つ目に、操作が簡単なナレッジ蓄積ツールを使うべきです。
「便利そうだから」と多機能なツールを選ぶと、操作が複雑で社員が正しく使いこなせない恐れがあります。また、使わない機能ばかりで、余計に金銭的なコストがかかってしまう可能性があります。
そのため、「全社員が使えるようなシンプルなツール」が求められるのです。とくに、非IT企業の65歳の社員でも、説明なしで使えるほどシンプルな「Stock」であれば、ナレッジを簡単に蓄積・共有できるので確実に定着します。
（3）従業員への評価を見える化する
3つ目は、ナレッジの蓄積・共有に関する評価を可視化させることが重要です。
たとえば、「ナレッジ蓄積に貢献した分の評価基準」や「共有したナレッジを使って得た成果」を共有し、従業員が自他のパフォーマンスを評価できるようにします。社内のドキュメントやITツールを活用し、評価や実績を可視化するのです。
このように、業務効率化のためだけではなく、人事評価にも活用できる認識が社内に浸透すると、積極的なナレッジ共有を促進させられます。
ナレッジを蓄積・共有できるツールまとめ
ここまで、ナレッジ蓄積ツール8選や選び方を中心に紹介しました。ナレッジ蓄積ツールを選ぶポイントは以下の3点です。
- ナレッジ作成・共有・管理の必要な機能に過不足がないか
- スマホ・PC・タブレット問わず使えるマルチデバイス対応か
- 誰でもすぐに使いこなせるほどのシンプルさか
ナレッジ蓄積ツールを選ぶときには、上記のポイントすべてを満たすツールを選択すべきです。とくに、非IT企業の場合は、3つ目の「チーム全員が使いこなせるほどシンプルなツール」でなければ社内に浸透しません。
結論、自社が導入すべきは、非IT企業の65歳の方でも説明なしで、簡単にナレッジを蓄積・共有できる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でナレッジを簡単に蓄積する仕組みを整えましょう。
