業務引継書があれば、退職や異動のときもスムーズに作業を引き継げます。すなわち、引継書はトラブルを防ぐために必須です。
しかし、「引き継ぎをしたことがなく、業務引継書の作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、分かりやすい業務引継書の作成ポイントを中心に解説します。
- 口頭で引継ぎする負担を軽減したい
- いつでも振り返れられる状態で引継書を管理したい
- 業務引継書を作るポイントを押さえたい
という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい業務引継書をつくるポイントを押さえられるほか、引き継ぎにかかる負担を軽減できます。
目次
業務引継書とは
業務引継書とは、仕事を引き継ぐときに使う、業務の内容や進捗を載せた文書です。
仮に、口頭での引き継ぎは、聞き漏れや言い損ねが起こりやすく「言った・言わない」と揉める恐れがあります。そこで、引継書を作成して記録として残せば、トラブルを回避できるのです。
また、業務引継書があれば、前任者は一から指導したり、後任者もすべてメモしたりせずに済むので、双方の負担軽減につながります。したがって、スムーズに引き継ぎをしたい方は業務引継書を運用しましょう。
業務引継書に記載すべき7つの項目とは
以下では、業務引継書に載せるべき7項目を紹介します。
- 業務概要と目的
- 業務フロー
- 業務スケジュール
- 注意すべき点とイレギュラーへの対処法
- 関連資料の保管場所一覧
- 営業先など社内外関係者の連絡先
- 前任のメンバーが工夫していた点
業務の概要と目的を示します。後任のメンバーが業務をイメージしやすいように、簡潔にまとめましょう。
業務の流れを載せます。このとき、各ステップにゴールを記載すると「次の作業に進むタイミング」が分かりやすくなるのでおすすめです。
スケジュールは「年間・月間・週間」と分類したうえで載せると分かりやすくなります。また、作業を完了するのが納期ギリギリでは、トラブルに対応できないので、完了目安日を別途記載するようにしましょう。
業務の注意点とトラブルへの対処法を載せます。具体的には、過去のトラブルと対処法を事例として残し、ノウハウを蓄積しましょう。
引継書には、作業で使う書類やデータの保管場所も示さなければなりません。デジタルデータであれば、保存先のフォルダ名なども残しましょう。
顧客の情報を確認しやすいように、担当者の連絡先をまとめておきます。
業務のノウハウやナレッジを示します。たとえば、仕事で工夫していた点も記録しておけば、新人でもスムーズに作業を進められるようになるのです。
以上の項目を抜け漏れなく載せることで、分かりやすい引継書をつくれます。
業務引継書を作成するタイミングとは
業務引継書は、引き継ぎの1週間前までにつくりましょう。
引き継ぎは、退職や異動の数日前に終わらせるのが一般的です。そこで、事前に資料を用意しておけば、スムーズに引き継げるようになります。
とはいえ、担当業務と引継ぎを並行して進めなければならないので、対応漏れが懸念されます。そのため、引継書の進捗とタスクをまとめて管理できる仕組みを整えて、やるべきことの管理を徹底しましょう。
たとえば、引継書の手順を直接「ノート」に残して、ノートに紐づく「タスク」に期日を設定できる「Stock」のようなITツールがあれば、対応漏れがなくなります。
業務引継書を作成する3つのメリット
ここでは、業務引継書をつくるメリットを解説します。以下のメリットを押さえて、自社でも引継書を最大限に活用しましょう。
（1）ミスを減らせる
1つ目のメリットは、引き継ぎ後のミスが減らせることです。
業務引継書があれば、前任者が現場を離れた後も、手順を振り返れることができます。そのため、「分からないまま進めて、ミスが起きてしまった」という事態がありません。
以上のことからも、重大なミスや事故をなくしたい方は、業務引継書を運用しましょう。
（2）教育コストを減らせる
2つ目のメリットは、教育コストを減らせることです。
引継書がないと、前任者は一からすべてを指導しなくてはならず面倒です。さらに、後任者もメモを取りつつ、作業の様子を目で追う必要があるので、余計に時間がかかります。
しかし、業務引継書があれば、作業の全体像が分かった状態で引継ぎできるので、双方の負担を軽減できるのです。また、一度引継書を作成すれば使いまわせるので、社内全体の教育コストを減らせます。
（3）引継ぎがスムーズになる
3つ目のメリットは、引継ぎがスムーズになることです。
口頭で業務を引き継ぐと、後任者は分からないことがあれば都度、前任のメンバーへ質問をしなければなりません。その結果、前任者は自身が担当する新しい業務に時間を割けなくなるのです。
しかし、業務引継書があれば読むだけで分からないことを解消できるので、質問されることが少なくなります。
ただし、WordやExcelの業務引継書は、スマホでは読みづらいです。そのため、PC・スマホに最適されており、時間や場所を問わずに見られる「Stock」のようなツールが最適だと言えます。
分かりやすい業務引継書を作成する3つのポイント
業務引継書は作成して終わりではなく、継続的に運用されなければなりません。したがって、「活用される引継書」をつくるために、以下のポイントを押さえましょう。
（1）図やグラフを活用する
1つ目に、引継書をつくるときは図やグラフを活用しましょう。
たとえば、文字ばかりの引継書は、読みづらいので活用されません。しかし、図やグラフがあれば、メリハリをもって読み進められるだけでなく、作業の流れをイメージしやすくなるのです。
（2）情報を過不足なく書く
2つ目に、情報を過不足なく書くことも重要なポイントです。
万が一、業務引継書に抜け漏れがあると、大きなミスにつながりかねません。そのため、項目の過不足がないかを時系列で確認して、抜け漏れを防ぎましょう。
また、新入社員に引き継ぐ場合は、まだ専門的な知識がないので「専門用語に注釈を入れる」などの工夫をすると分かりやすい手順書がつくれます。
（3）ほかの業務とのつながり明確にする
3つ目に、ほかの業務とのつながりを明確にしておくことが大切です。
たとえば、「Aの仕事が終わらないと、Bの仕事に取りかかれない」という状況は、どの業界でも起こります。そのため、自身の作業が遅れれば、チーム全体に悪影響を及ぼしてしまうのです。
以上のようなトラブルを防ぐためにも、ほかの業務とのつながりを明確にしましょう。
4ステップ｜業務引継書の作り方
ここでは、業務引継書の書き方を4ステップで解説します。以下の工程を押さえれば、スムーズかつ分かりやすい引継書をつくれるので必見です。
（1）スケジュールを作成する
はじめに、引き継ぎの流れをスケジュールに落とし込みます。
事前にスケジュールをつくることで、予定通りに進んでいるかを定期的にチェックできます。また、スケジュールに余裕を持たせておけば、急なトラブルがあっても対処できるのでおすすめです。
したがって、業務を確実に引き継ぎたい方は、事前にスケジュールを立てましょう。
（2）業務の棚卸しと整理をする
次に、業務内容の棚卸しと整理をします。
業務の棚卸しでは、業務の内容をすべて洗い出します。そのとき、箇条書きや図を使って整理すると、載せるべき内容が分かりやすくなるのでおすすめです。
また、このタイミングで「引き継ぐべき業務」「なくすべき業務」の整理ができれば、無駄な引継作業をせずに済みます。
（3）後任者を決定する
次に、誰に引き継ぐのか後任者を決定しましょう。
前任者の作業をひとりのメンバーにすべて引き継ぐと、後任者のオーバーワークになってしまいます。そのため、「誰に、どの業務を引き継ぐのか」を適正から判断しましょう。
ただし、前任者が独断で後任者を決定してしまうと、ほかの業務との兼ね合いからトラブルへと発展しかねませません。そのため、上司や周りのメンバーに相談しながら分配することが大切です。
（4）業務の内容を書く
最後に、引継書の本文を書きます。
業務引継書の本文を書くときは、各作業の説明を漏れなく載せるのはもちろん「目的の情報をすぐに見つけられるか」を意識する必要があります。ただし、WordやExcelで事務引継書をつくると、そもそも該当のファイルを見つけること自体が面倒です。
そのため、検索性に優れたITツールを使って、情報に素早くアクセスできる仕組みをつくりましょう。たとえば、引継ぎの内容を「ノート」に直に書ける「Stock」なら、キーワードを入力するだけで、欲しい情報がすぐに見つかります。
業務引継書を作成するときの注意点
業務引継書を紙やWord、Excelでつくると管理・共有の手間がかかる点に注意しなければなりません。
紙の業務引継書では、資料を探す手間が毎回かかるので従業員の負担となるうえ、紛失したり汚れたりするデメリットがあります。
また、WordやExcelは、メールやチャットに添付する一手間がかかります。加えて、メールやチャットは情報が流れやすいので、後任のメンバーに見逃されて引き継ぎ自体が上手くいかない恐れもあるのです。
以上のことから、業務引継書は、管理・共有の手間がかかる紙やWord、Excelでの管理は不向きだと言えます。そこで、「引継書を作成・管理・共有を一元化できるツール」を活用して、引継書に関するあらゆる手間をなくしましょう。
【必見】業務引継書を最も簡単に作成・管理できるツール
ここからは、業務引継書を最も簡単に作成・管理できるツールを紹介します。
紙の業務引継書では印刷コストがかかるうえ、共有もスムーズにできません。また、ExcelやWordでは内容を確認するたびにファイルを開かなければならず、メールやチャットで共有しても埋もれてしまいます。
そこで、業務引継書を作成・管理・共有できるツールを活用すれば、従業員の負担をなくせます。ただし、多機能では従業員が使いこなせないので「誰でも簡単に使えるツール」を選びましょう。
結論、自社が導入すべきツールは、非IT企業の65歳の従業員でも、すぐに使いこなせるほどシンプルな操作性の「Stock」一択です。
Stockの「ノート」を使えばファイルを用意せずともすぐに引継書をつくれるほか、自動で共有されるため手間がかかりません。また、ノートは「フォルダ」で業務ごとに分けられるので、必要な書類へすぐにアクセスできるのです。
非IT企業の65歳の方でも即日で使いこなせるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
簡単に業務引継書を作成できる無料テンプレート2選
ここでは、引継書づくりに使える無料のテンプレートサイト2選を紹介します。いずれのテンプレートサイトも、レイアウトやデザインを自由に変更できるので便利です。
エクセルのサンプルが充実している「経費削減実行委員会」
経費削減実行委員会は、エクセルのテンプレートが豊富なサイトです。
フォーマットが洗練されているので、短時間で引継書をつくれます。ただし、会員登録が必須な点に注意しましょう。
引継書からマニュアルまで種類が豊富な「Microsoftの公式テンプレート」
Microsoftの公式テンプレートは、複数のフォーマットを無料でダウンロードできます。
Wordのほか、Onenoteのテンプレートもあり、会員登録が不要なのですぐに使い始められる点もメリットです。
業務引継書のメリットや作成ポイントまとめ
これまで、業務引継書のメリットや作成ポイントを紹介しました。
業務引継書には、スムーズに作業を引き継げるメリットがあります。ただし、引継書はつくって終わりではなく、活用されてはじめて効果を発揮するため、運用しやすい仕組みを整えなければなりません。
そこで、紙やWord、Excelから脱却して「業務引継書を作成・管理・共有できるツール」を使うべきです。ただし、多機能では従業員が使いこなせないため、使いやすいシンプルなツールを選びましょう。
結論、自社が導入すべきツールは、業務引継書を含むあらゆる書類を簡単に作成・管理・共有できる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で引継書を作成・管理して、スムーズに引き継げる仕組みを整えましょう。
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