GmailやOutlookのメールは、添付ファイルとともに連絡ができる便利なツールです。しかし、いざ添付ファイル付きのメールを送ろうとするとエラーにより送信が失敗することがあります。
なかには、「今すぐ添付ファイルを共有する必要があるのに送付できず焦った」という経験をした方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、添付ファイルがメールで送れないときの代表的な原因と3つの対処法をご紹介します。
- 添付ファイルが送れないときの対処法を知りたい
- なぜ添付ファイルが送信できないのか原因がわからない
- 簡単に添付ファイルを共有する方法を社内でルール化したい
という方は今回の記事を参考にすると、添付ファイルを確実に送る手段が分かり、ストレスのない情報共有が実現できます。
目次
メールで添付ファイルが送れないときの3つの対処法
以下では、メールで添付ファイルが送れないときの3つの対処法を紹介します。早急に添付ファイルを共有する必要がある方は即実行しましょう。
ファイルを変換する
まず1つめの方法は、「ファイル形式の変換」です。
たとえば、ファイルをzip形式に変換すると圧縮されて容量が小さくなり、大容量のデータや複数ファイルを送る際には特に有効な手段です。また、「圧縮」は送付予定のファイルを選び右クリックすると選択可能です。
しかし、メールサービスごとに対応していないファイル形式があるので、その場合は拡張子(ファイル名のあとに記載される.docxや.xlsxなどの表示)を変更するのもひとつの方法です。一方、拡張子を変更するとファイルが開けないことがあるため、送付前に展開可能か確認後に送付しましょう。
このように、元のファイルの形を変えると送付成功につながります。
複数回に分けて送る
2つ目の方法は、「複数回に分けたファイルの送信」です。
ファイルを一度に複数送信すると、メール一通あたりの送付可能な容量を超えることがあります。したがって、メールを複数回に分けて送信すれば、メールの容量上限を超えずに送れるのです。
まとめて送信してエラーが発生するときには、複数メールに分けて送付し容量の上限に達さないようにしましょう。ただし、何通もの添付メールの作成は手間がかかり、送付漏れや誤送信のリスクが伴うため実行には注意が必要です。
メール以外のツールを活用する
最後に3つ目の方法は、「メール以外のツールの活用」です。
メール以外にも、ファイル転送サービスやオンラインストレージ、情報共有ツールといったファイル共有方法があります。ファイル共有が可能なツールは大容量ファイルや多くの拡張子にも対応しているため、メール送付時に添付ファイルを工夫する手間が省けます。
また、メールには共有までのスピードに時間がかかり非効率なので、ファイル共有をスピーディに行うためには「ITツール」を活用すべきといえます。
ただし、「セキュリティリスクがある」「ファイル管理が煩雑になる」といった点が懸念されるため、安心して使用するには「Stock」のように、強固なセキュリティ下で簡単かつ迅速にファイル共有できるツールが求められるのです。
メールで添付ファイルが送れない代表的な原因とは
ここでは、メールで添付ファイルが送れないときの代表的な原因を3つ紹介します。添付ファイルの送信に失敗する背景には、ファイル自体に問題がある点と送受信環境に不具合がある点にあります。
ファイルの容量が大きい
送信時のファイルが大容量だと送信に失敗してしまいます。
メール一通に添付できる容量の上限は、メールサービスやサーバーによって異なります。一般的に2MB以下のファイルであれば問題なく送受信可能とされているため、2MB以上のファイルを添付の際にはメールを分けなければなりません。
そこで、ファイルの圧縮やファイル共有ツールを活用すると、大容量のファイルでもメール送付が可能になります。
相手に制限がかかっている
送付先に受信制限がかかっていると添付ファイルが送付できなくなってしまいます。
具体的には、相手の受信ボックスが容量上限を超えるとメールが受信されません。また、昨今セキュリティの観点からメール添付を禁止している企業も増えており、たとえば文部科学省では2022年4月1日から添付ファイル付きメールのやりとりを廃止しています。
そのため、添付ファイル付きメールの送信に失敗したときには、相手側の受信状況に問題がないか確認が必要です。メール添付を受け付けていない企業には、メール以外の共有手段を使ってファイルを送りましょう。
通信速度が遅い
送付時の通信速度が遅いこともメールで添付ファイルが送れない原因のひとつです。
メール送付時の通信状況が悪いと送信に時間がかかり、ファイルの送付が失敗してしまいます。通信にはスマホのデータ通信やWi-Fiの速度が影響するため、送信に失敗するときには状況を確認しましょう。
スムーズに添付ファイルを送るには通信速度が速い必要がありますが、添付ファイル送信に使う手段自体が通信速度に影響されなければ送付時に問題は起こりません。たとえば、「Stock」のようなツールを活用すると、通信状況に関係なく常に軽い動作でファイルが共有可能です。
添付ファイルをストレスなく共有できるおすすめのツール
以下では、添付ファイル共有で生じるストレスを解消できるツールを紹介します。
添付ファイルを確実に共有するには、送付元と受信先の双方でデータ容量と送受信環境に問題がないことが重要です。しかし、送付のたびに添付ファイルを工夫するのは手間がかかるうえ、送付先の相手にも設定や環境の改善を強要するのは容易ではありません。
そこで、ITツールを活用すれば、添付ファイル付きメールの受信可否にかかわらず簡単にファイル共有できます。ただし、ファイル共有後が面倒なものや複雑で目的の情報へ直ぐにアクセスできないものでは、社員が活用できずファイル共有の効率化はできません。
したがって、社内の誰もが使える操作性、かつ情報を簡単に整理・管理できるツールを選ぶ必要があります。そこで、「Stock」のように、ファイル共有や管理で発生しがちな「面倒」なストレスを、誰でも簡単に解消できる情報共有ツール必須です。
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メールで添付ファイルが送れないときの原因と対処法のまとめ
これまで、メールで添付ファイルが送れないときの対処法や原因をご紹介してきました。
添付ファイル付きメールの送信に失敗するときには対処法として「ファイル形式の変換」「複数回に分けたファイルの送信」「メール以外のツールの活用」が有効です。ファイルが送れない原因としてはファイル自体の問題や送受信環境の不具合が関係しています。
相手に共有すべきファイルがうまく共有できなければ、情報の連携が取れず業務が円滑に進みません。したがって、円滑に仕事をすすめるにはメールに代わり「簡単にファイルが共有できるITツール」が必要なのです。
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