HCL Notes/Domino（以下、Notes）は、1990年代から大企業を中心に導入されているグループウェアです。しかし、2019年に運営元のIBMがインドの会社にNotesを売却したことで、旧バージョンのサポート終了が発表されました。
そのため、Notesから移行するために代替ツールを探し始めた企業の中には「Notesは時代遅れなのか」「何を基準に移行すれば良いのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Notesの移行先の選び方と注意点をご紹介します。
- Notesのサポート終了に関する情報を詳しく知りたい
- Notesのサポート終了に合わせて代替ツールに移行したい
- Notesの代替ツールを選ぶときの、注意点を押さえたい
という方はこの記事を参考にすると、Notesのサポート終了について詳しく分かり、自社に最適な代替ツールも見つけられます。
目次
【お知らせ】Notesは2024年6月1日にサポート終了
引用（以下を含む）：
Notesの旧バージョン（v9.0.xおよびv10.0.x）は、2024年6月1日でサポートが終了となります。以下は対象となっているバージョンの一覧です。
| サポート終了の製品バージョン | 現行バージョン |
|---|---|
| IBM Notes v9.0.x, v10.0.x | HCL Notes v11.0.1, v12.0.1 |
| IBM Domino v9.0.x, v10.0.x | HCL Domino v11.0.1, v12.0.1 |
| IBM Domino Designer v9.0.x, v10.0.x | HCL Domino Designer v11.0.1, v12.0.1 |
| IBM Traveler v9.0.1, v10.0.1 | HCL Traveler V11.0.1, v12.0.1 |
| IBM XWork Server v9.0.x, v10.0. | なし |
| IBM Client Application Access v1.0.x, v2.0.x | HCL Client Application Access v3.0.3 |
| IBM Domino Connector for SAP Solutions v2.0.1 | HCL Domino Connector for SAP Solutions v2.0.2 |
| IBM Enterprise Integrator for Domino v9.0.x | HCL Enterprise Integrator for Domino v11.0.1, v12.0.1 |
| IBM Connections Content Manager Plugin for Notes v9.0.x, v10.0.x | HCL Connections Content Manager Plugin for Notes v11.0.1, v12.0.1 |
| IBM Connections Files Plug-In v9.0.x, v10.0x (part of Connections packages) | HCL Connections Plug-ins for HCL Notes June 2022 release |
| IBM Mail Add-in (IMSMO Client) v2.0.x IBM Mail Add-on (Server) v2.0.x | HCL Traveler for Microsoft Outlook v3.0.x |
| IBM Verse On-Premises v1.0.x | HCL Verse 2.0.x |
| IBM Sametime Community Server v9.0.x (9.0.1 FP1) | HCL Sametime Limited Chat v11.x and v12.x Community Server |
| IBM C-API ToolKit v9.0.x | HCL C-API Toolkit, v11.0.1 and v12.0 |
| IBM HCL ODBC Driver for Notes/Domino 9.0 | ※ODBCドライバーに関する関連記事を参照 |
上記のバージョンを現在も利用している場合には、早急に移行先を検討しましょう。
Notesは時代遅れ？！移行するべき理由とは
結論、Notesを利用していること自体は、時代遅れではありません。
しかし、2024年6月1日にNotesのサポートが終了してしまうため、代替ツールに移行しないと、業務の進捗を妨げてしまいます。
したがって、代替ツールへスムーズに移行をして、サポートが終了してしまっても、効率よく業務を進められる状態にしましょう。
Notesで活躍している3大機能
＠IT Specialによると、Notesの利用ユーザーが実務になくてはならないと回答した機能は「メール」「スケジュール管理」「掲示板」の3つです。
メールがあれば社内で簡単に連絡をとり合えるほか、仕事の予定はスケジュール管理機能で把握できます。また、社内へお知らせを共有するときには、情報を残せる掲示板が活躍するのです。
したがって、Notesの代替ツールとしては「社内連絡ができる」「予定を管理できる」「情報共有ができる」の3つを満たすものを選びましょう。
Notesの移行先を選ぶときの3つの注意点
以下では、Notesの移行先を選ぶときの注意点を3つ解説します。ツールの運用を成功させるためにも、以下の点を意識しましょう。
（1）既存機能を完全再現しない
まずは、既存機能を完全再現しないツールを選ぶことがポイントです。
既存機能をすべて満たすツールを検討したり、外部に発注したりするのは多くの時間と予算が必要です。また、＠IT Specialの読者調査によると、機能の完全再現を重視していたのは全体の6割程度でしたが、実際の移行段階になると3割まで減少しています。
以上のことから「Notesの既存機能がすべて再現できる代替ツールが見つからない」という理由で移行を先延ばしにするのではなく、自社に必要な機能を見極めて検討すべきなのです。
（2）すぐに検索できるツールを選ぶ
次に、見たい情報をすぐに検索できるツールであることが重要です。
Notesでは、アプリとデータの保存場所が1対1で対応しており、複数の自社開発アプリを横断した検索ができません。そのため、アプリの数だけ検索しなければならず、目的の情報をすぐに探し出せないのです。
したがって、効率よく情報を見つけ出すためには、あらゆる情報へ簡単にアクセスできるのが必須条件になります。たとえば、「キーワードを検索するだけで、該当の情報が瞬時に見つかるツール」が理想的です。
（3）誰でも簡単に使えるか確認する
最後に、誰でも簡単に使えるか確認する必要があります。
Notesの代替ツールを導入しても、多機能で操作が複雑すぎると、ITに詳しくない社員は使いこなすことができません。実際に、＠IT Specialの読者調査でも、7割のユーザーが重視したのは「使いやすさ」であることが分かっています。
そこで、デジタルに不慣れな65歳の社員でも説明なしで使える「Stock」を導入・運用すれば、一切のストレスなく情報を管理・共有できるのです。
【重要】Notesの代替に最適なツール
以下では、Notesの代替に最適なツールをご紹介します。
＠IT Specialの読者調査によると、Notesユーザーは「社内連絡ができる機能」「仕事を管理できる機能」「情報を共有できる機能」の3つの機能を重視しています。つまり、機能の完全再現ではなく、必要な機能に過不足がないかが大切なのです。
必要な機能に過不足がないツールであれば、ITに詳しくない社員でも簡単に使いこなせます。そのため、移行してもスムーズに運用することができます。
結論、Notesの移行先には、必要な機能が過不足なく揃っており、非IT企業の65歳の方でも説明なしで簡単に使える「Stock」が最適です。
Stockには情報を流さずに管理できる「ノート」があり、チームへも瞬時に共有されます。さらに、各ノートには連絡がとり合える「メッセージ」や、仕事を管理できる「タスク」が紐づいているため、複数のツールを併用する必要もありません。
必要な機能に過不足がないシンプルなツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Notesの評判・口コミ
以下では、Notesの口コミ・評判をご紹介します。導入前に実際の利用ユーザーの声を参考にしましょう。
※こちらでご紹介する口コミ・評判は、ITreview＞HCL Notes/Dominoより引用しています。
Notesの良い評判・口コミ
はじめに、Notesの良い評判と口コミをご紹介します。利用ユーザーからは「豊富な機能が備わっている」「メールや掲示板が便利」という声が寄せられています。
非公開ユーザー（投稿日：2023年05月19日）「ツリー表示がとても便利で見やすいデータベースが作成可能」〇優れている点・好きな機能・簡単に共通の管理可能なデータベースが作れる。〇その理由・共有の情報管理システムが作りやすく、かつツリー構造で表示が分かりやすいです。sharepointも利用しているが、2階層以下はツリー表示が出来ず階層が複数にまたがる情報データベースの場合は圧倒的にnotesをオススメします。
非公開ユーザー（投稿日：2023年03月16日）「旧機能を維持しながら、進化しているNotes」〇優れている点・好きな機能・ver4時代のアプリが、そのまま利用可能。・社内メールと外部メール（e-mail）が同じメールBOXから利用できる。〇その理由・製品が、旧バージョン互換なので、簡単な修正が発生することはあるが、そのまま利用できること。・メールサーバ＋グループウェアであり、同じメールBOXで社内メール・外部メールを利用可能なところが良い。
非公開ユーザー（投稿日：2023年03月06日）「過去から未来まで使えるアプリケーション基盤」〇優れている点・好きな機能・オールインワンのアプリケーション開発基盤がある。・バージョンアップの互換性も担保されていて、過去から未来まで使える。〇その理由・アプリに必要なインフラ基盤も同梱されており、管理運用面でも堅牢且つ低コストな運用ができている。・互換性が担保されていて、アプリのバージョンアップコストがかからない。
Notesの悪い評判・口コミ
次に、Notesの悪い口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「一部の機能が使いづらい」「検索の精度が低い」といった声が散見されます。
非公開ユーザー（投稿日：2023年03月18日）・管理者を育成するのが手間なので、もう少し簡単にDBを編集できるようにしてほしい。・途中からライセンス？年間利用料？がかかるようになり、かなり値段がお高い。・バージョン9を使っているが、固まる現象が多く、windowsアップデートでの不具合が多い。
非公開ユーザー（投稿日：2023年03月06日）・オールインワンを名乗るのであれば、シンプルなライセンス形態にして欲しい。・現行のライセンス形態だと、一部しか使えないライセンスと全てが使えるライセンスがあり、更に契約中だけ使える利用権やら永久ライセンスなど、ライセンスのバリエーションと言うより買い方のバリエーションが多すぎて躊躇してしまう。
非公開ユーザー（投稿日：2023年02月09日）・改善して欲しいポイントとしては、情報が少ないことです。・他のグループウェアと比べると、Web検索でヒットする件数が非常に少なく、外部研修も最近では少なくなってきているため、人材育成には少々厳しくなってきている。
Notesの移行先の選び方と注意点まとめ
これまで、Notesの移行先の選び方と注意点を中心にご紹介しました。
Notesの代替ツールには「情報を共有できるノート」「社内連絡ができるメッセージ」「仕事を管理できるタスク」の3つに機能が必須です。ただし、多機能で複雑すぎるツールでは、ITが苦手な社員が使いこなせない恐れがあります。
したがって、「ノート・メッセージ・タスク機能が簡単に使えるツール」が求められるのです。このようなツールであれば、瞬時に運用に乗せることができます。
結論、Notesの移行先は、必要な機能に過不足がなくシンプルで、非IT企業の65歳の社員でも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。
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