働きやすい職場環境をつくるには、社員の業務状況を正確に把握し問題点を改善しなければなりません。そこで、業務を可視化するツールを活用すれば、手間をかけずに社員の業務プロセスを可視化できます。
しかし、どのツールが自社の現状に適しているかわからず、導入すべきサービスの選定に悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務を可視化するメリットやおすすめのツールを中心にご紹介します。
- 業務改善を実現するために、業務を可視化する仕組みをつくりたい
- 選定ポイントを押さえてツールの導入をスムーズに進めたい
- 業務可視化に役立つおすすめのツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、業務を可視化するメリットを把握しつつ、自社に合ったツールを検討できます。
目次
業務を可視化するメリットとは
ここでは、業務を可視化するメリットについて解説します。業務を可視化すれば、以下のメリットが得られて社内の業務が円滑に進められます。
業務改善につながる
業務を可視化すると、業務改善につながります。
業務の可視化によって、「チーム全体の業務量」や「個々の負荷状況・作業時間」などを把握可能です。そのため、業務プロセス上の問題点が明確化するので、改善策の立案に役立ちます。
たとえば、社員によって業務量が偏っている場合は、人員配置を変更して仕事量を均一化すれば問題点を解消できます。このように、業務を可視化して個々の業務状況を正確に把握することで、結果として業務改善が実現するのです。
人事評価を適切に行える
人事評価を適切に行う点でも、業務の可視化は有効です。
評価結果に対し正当性が欠けていれば、社員が納得感を得られず業務に対するモチベーションを保てなくなってしまいます。そこで、業務状況が視覚的に分かれば、客観的なデータをもとに公平かつ妥当性の高い人事評価を行えるのです。
また、あしたのチームの【テレワークと人事評価に関する調査】によると、テレワーク時の部下の人事評価について、7割以上の企業が「オフィス出社時と比べて難しい」と回答しており、テレワーク時の人事評価が難しい理由として以下の内容を挙げています。
- 勤務態度が見えないから
- 成果につながる行動（アクション数、内容等）を細かく把握しづらいから
- 勤務時間を正確に把握しづらいから
調査からもわかるように、とくにテレワーク下では、社員の業務状況を把握しづらくなります。そこで、業務を可視化し残業時間や顧客対応件数などの実績を確認すれば、人事評価を適切に行えるのです。
メンバー同士の連携が強化される
業務を可視化すると、メンバー同士の連携が強化されます。
業務状況が明確になれば、部署内での業務の偏りがひと目で分かります。そのため、業務量が多いメンバーをフォローしやすくなり、メンバー間の連携強化が期待できるのです。
このように、業務の可視化は「人事評価の適正化」や「連携強化」において効果的ですが、手作業で業務を可視化すると工数がかかってしまいます。そこで、ITツールを活用すると情報の収集や記録がしやすくなり、無駄な工数がかかりません。
業務の可視化に利用するツールを選ぶポイントとは
業務の可視化に利用するツールを選ぶ際は、社内で扱いやすいツールを選びましょう。
多機能で操作方法が複雑なツールを導入すると、社員がうまく使いこなせず、ストレスを感じてしまう恐れがあります。そのため、ツールの利用が社内に浸透せずに形骸化してしまうのです。
したがって、「自社に必要な機能が過不足なく備わっているツール」や「取得したデータを簡単に閲覧できるツール」を選びましょう。このような社内で扱いやすいツールを導入すれば、ツールを利用する際の負担を削減して、スムーズに業務を可視化できます。
業務可視化に役立つおすすめのツール5選
以下では、業務可視化に役立つおすすめのツール5選をご紹介します。
業務可視化に使うツールを選ぶ際は、社内で扱いやすいツールを選ぶ必要があります。ツールにはさまざまな種別があり、複雑なサービスを選んでしまうと活用しづらいので、自社に合っているか見極めなければなりません。
そこで、操作方法がシンプルな情報共有ツールを導入すれば、誰でも簡単に使いこなせるので仕事の進捗状況を共有しやすくなり、業務の可視化が実現します。また、ツールが定着すれば情報が蓄積されていくので、業務改善や適切な人事評価にも生かせるのです。
結論として、業務を可視化するには非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に使える情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では個々の業務内容や進捗状況をストックして共有しつつ、「フォルダ」で部署ごとに整理できます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」「タスク」を使うと、可視化した業務をチームで連携しても情報が錯綜しません。
【Stock】非IT企業の65歳でもストレスなく使いこなせるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Qasee】業務データを自動的に収集するツール
Qaseeの特徴
- 業務データを自動的に収集
- ストレス度合いを自動分析
あらかじめアプリごとにキーワードを設定しておくと、PC操作ログから業務データを自動的に取得します。
PC操作ログから業務の進め方を分析し、ストレス度合いや負荷状況を自動分析します。
Qaseeの注意点
- PCを使わない業務は反映されない
- 料金プランは要問合せ
Qaseeは業務PCへのインストールが前提となります。そのため、PCを使わない業務は反映されないので、別途データ収集しなければなりません。
料金プランは企業規模や利用人数によって異なるので、問い合わせる必要があります。
Qaseeの料金体系
- 詳細は問い合わせが必要です。
【MITERAS 仕事可視化】労働時間を客観的に把握するツール
MITERAS 仕事可視化の特徴
- 労働時間を客観的に把握
- テレワーク下でも業務実態を可視化
労働時間の乖離把握機能によって申告時間とPC利用状況を突合し、客観的に把握できます。
アプリケーションに対する打鍵回数を可視化して、テレワーク下でも業務実態を把握できます。
MITERAS 仕事可視化の注意点
- 利用前に情報をまとめる必要がある
- アンインストールが簡単
ツールを利用する前に「利用者名」や「組織名」などの情報を、指定のフォーマットにまとめる必要があります。
プログラムから簡単にアンインストールできるので、勝手にアンインストールされてしまう恐れがあります。
MITERAS 仕事可視化の料金体系
- 詳細は問い合わせが必要です。
【AssetViewTele】業務予定と実績を対比して表示するツール
AssetViewTeleの特徴
- 業務予定と実績を対比して表示
- 機能やサービスをオーダーメイドで購入
画面の上段に業務予定を、下段に実績を対比して表示し、予実の差異をフィードバックします。
必要な機能のみをオーダーメイドで購入し、コストを最小限に抑えられます。
AssetViewTeleの注意点
- 社員が抵抗感を抱く恐れがある
- PCを操作しない作業は反映されない
業務状態を常に監視されているように感じられ、社員が抵抗感を抱く恐れがあります。
PCを操作しない作業は反映されないので、実際の作業時間と差異が生じる恐れがあります。
AssetViewTeleの料金体系
- 機能ごとに料金が異なり、詳細は問い合わせが必要です。
【Eye“247” Work Smart Cloud】セキュリティ状況まで分析するツール
Eye“247” Work Smart Cloudの特徴
- セキュリティ状況まで分析
- ダッシュボードで業務を可視化
PC操作ログからセキュリティの問題点を把握できます。
ダッシュボードに「業務の集中度」や「勤務時間ランキング」などを表示して業務を可視化します。
Eye“247” Work Smart Cloudの注意点
- 外部デバイスの制御は慎重に行う必要がある
制御機能を利用して外部デバイスの使用を制限していると、トラブル発生時に手間がかかる恐れがあります。
Eye“247” Work Smart Cloudの料金体系
- 50ライセンス以上導入する場合：500円/ライセンス/月
業務可視化に役立つおすすめのツールまとめ
これまで、業務可視化に役立つおすすめのツールを中心にご紹介しました。
業務を可視化すると、「業務改善」「人事評価の適正化」「連携強化」などのメリットがあります。また、業務可視化に利用するツールを選ぶ際は、社内で扱いやすいツールを導入すると、すべての社員が問題なく使いこなせます。
一方で、仕事の状況は可視化するだけでなくチーム内で連携できなければ、業務改善に生かせません。そのため、「業務の情報を記録・共有可能なツール」を選びましょう。
したがって、誰でも即日活用できるほどシンプルな情報共有サービス「Stock」での業務の可視化・連携が最適です。実際に、非IT企業を中心とした240,000社以上が情報共有の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、情報共有を効率化しながら業務可視化に取り組みましょう。
