ビジネスにおいて、業務の成果がメンバーの変化によって左右されないように対策を立てることは重要です。そこで、仕事の手順を仕組み化すれば、業務が円滑に進められます。
しかし、仕事の仕組み化にどのように取り組めばよいか分からず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事を仕組み化する重要性や具体的なやり方を中心にご紹介します。
- 仕事が個人に依存している現状を解消したい
- 具体的に仕事の仕組み化を進める流れを知りたい
- 仕事の仕組み化に役立つおすすめのツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、仕事を仕組み化する最適な方法が分かり、業務を継続的に維持できる体制づくりが実現します。
目次
なぜ仕事の仕組み化が重要か
ここでは、仕事の仕組み化の重要性を解説します。仕組み化を進めると、チームの営業活動に欠かせない以下3点の効果が得られます。
(1)業務ミスを減らせる
仕事を仕組み化すると、業務ミスが削減されます。
業務で誤りや対応漏れが発生する場合、作業手順が明確化していないことが原因です。そこで、対応の流れや納品前のチェックを含めて仕事の進め方を明確に定めれば、誰が対応してもミスが起こりにくい体制を整えられるのです。
したがって、社内で業務ミスが頻発している企業は、作業手順が適切か見直すところから仕組み化を始めましょう。
(2)属人化を防げる
属人化を防ぐ観点でも、仕事の仕組み化は有効です。
個人の経験値に依存した業務設計をしていると、ノウハウを持った社員に仕事が偏り負担が重くなってしまいます。さらに、急な休みや退職が生じた際に業務が停滞する恐れもあることから、属人化は必ず防ぐ必要があるのです。
そこで、仕事の仕組みを整えれば、新人社員でも対応可能な業務の幅が広がり、負担の分散が実現します。
(3)仕事の質を均一化できる
業務の手順を仕組み化すれば、仕事の質が均一化します。
とくに、複数人で取り組む仕事においては、仕事の質にばらつきがあると人によって対応が異なり、結果として顧客満足度低下を招く可能性があります。そこで、仕組み化し対応方法を統一すれば、メンバー間の仕事の質を揃えられるのです。
したがって、仕事の仕組み化は業務品質を保つ点において必要な取り組みだと言えます。
仕事を仕組み化するやり方とは
以下では、仕事を仕組み化するやり方を紹介します。適切な業務手順を定めるには、順を追って対応を進めることが重要です。
(1)業務フローを洗い出す
まずは、現状の業務フローを洗い出し、仕組み化したい業務がどのような流れになっているか確認します。
洗い出したときに、他部署も関わる業務フローが見つかったら、関係するメンバーを含めて作業を進める必要があります。そのため、自部署のみで完結する業務以外は単にフローを明らかにするだけでなく、業務改善の余地がないか話し合いましょう。
また、洗い出した業務フローは図式化して流れをまとめておくと視覚的に対応順序が分かりやすくなります。
(2)作業手順を明確化する
次に、業務フローに合わせて作業手順を明確化します。
同じ作業でもメンバーによって対応方法が異なれば、属人化を招く原因になります。そのため、「対応時に使っているツール」「操作手順」「作業時の情報の参照先」といった細かい粒度で作業の進め方を確認しましょう。
とくに、複数人で業務を行う部署は、作業手順をヒアリングするメンバーは2名以上とすると、基本的な作業の進め方を誤って認識するリスクを軽減できます。
現状の作業手順が判明したら、より短い時間でミスなく作業する手段がないか関係者で見直し、改めて作業手順を確定させましょう。見直しを実施する際は「何の目的で行っている業務か」を意識すると、適切な手法を判断しやすくなります。
(3)マニュアルを作成する
最後に、作業手順をマニュアル化します。
業務の進め方は口頭で共有するだけでは浸透しないうえ、聞き間違いにより誤って認識する可能性があります。そのため、マニュアルの作成は必須で行いましょう。
ただし、紙のマニュアルでは複数人での同時確認が困難です。そこで、「Stock」のようにノート型のITツールにマニュアルを作成すれば、時間や場所を問わず任意のタイミングで閲覧可能になります。
【重要】仕事を仕組み化する際のポイント
仕事を仕組み化する際は、業務状況がすぐに分かる状況を作ることがポイントです。
業務を進める仕組みを作っても、作業状況が不明瞭であれば、メンバーが決定した手順通りに進めているか判断できません。そのため、仕組み化の段階で「業務の情報を記録し、メンバー間で確認可能な環境」を整える必要があるのです。
したがって、社内の情報を共有する手段も併せて検討しましょう。ただし、メールやチャットなどのメッセージが流れていくツールを利用すると、見返すときにさかのぼる手間がかかるので、仕組み化の記録は「情報が蓄積されて目的の内容を探しやすいツール」の活用が適してます。
仕事の仕組み化を円滑に進めるおすすめのツール
以下では、仕事の仕組み化を円滑に進めるおすすめのツールをご紹介します。
仕事の仕組みづくりは、ブラックボックス化した業務内容を明らかにし「業務ミスや属人化の防止」「仕事の質の均一化」を実現するために行う取り組みです。
しかし、作業手順がすぐに確認できなければ、社員は整えた仕組み通りに仕事を進めなくなってしまいます。したがって、いつでも社員がマニュアルを見返せる状況を作ることが重要なのです。
そこで、誰でも簡単に使えるITツール上に情報をまとめれば、社員が使いこなせずマニュアルを見ない事態を防げます。結論、仕組み化した業務手順の記録は、非IT企業の65歳以上の社員でも即日利用可能な情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」へ仕組み化についての情報を残しつつ、リアルタイムで任意のメンバーに共有可能です。また、ノートには「メッセージ」「タスク」が紐づけられるので、ノートごとに関連情報のやりとりができ、話題が錯綜しません。
情報の記録・共有が簡単なノート型ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
仕事を仕組み化する重要性まとめ
これまで、仕事を仕組み化する重要性や具体的なやり方を中心にご紹介しました。
仕事の仕組みを構築すれば「業務ミスや属人化の防止」「仕事の質の均一化」につながります。具体的に取り組む際には、現状の業務フローを確認し最適な作業手順を定め、マニュアルを作成しましょう。
ただし、メンバーがマニュアルを確認しづらい環境であれば、仕組みが形骸化し業務に反映されません。そのため、仕事の仕組み化を進める前に、社内で情報を共有する体制を整える必要があるのです。
そこで、ITの知識に関係なく使いこなせる情報共有ツールの「Stock」を導入すれば、全社員がストレスなく利用できるので作った仕事の仕組みが浸透しやすくなります。また、仕組み化を検討する際のプロジェクト情報もStock上で管理可能です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、仕事の仕組みを整えて継続的な業務体制を実現しましょう。
