チーム運営において適切な人員配置を行うには、従業員の出勤状況を可視化し、業務を円滑に進められるシフト計画を立てることが求められます。しかし、シフト表の体裁をはじめから作るのは大変なので、テンプレートを使うのがおすすめです。
しかし、どのExcelテンプレートを選べば良いか分からず、従業員との情報共有も難しいことに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、シフト表作成時のおすすめの無料テンプレート6選や注意点を中心にご紹介します。
- そのまま使えるシフト表テンプレートを使って、シフト作成時間を短縮したい
- 効率よくシフトを割り振れず、従業員から不満が出ている現状を改善したい
- ストレスなく従業員とシフトを共有できるツールがあれば、すぐに導入したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に適したシフト表のテンプレートや作成時の注意点が分かり、シフトの作成から管理方法までを効率化できるようになります。
シフト表におすすめの無料テンプレート6選！
ここでは、シフト表におすすめの無料テンプレート6選をご紹介します。いずれのテンプレートも業種や特徴が異なるので、自社での運用に適したテンプレートを選びましょう。
【[文書]テンプレートのダウンロード】簡単な操作で作れるシフト表
![[文書]テンプレートのダウンロードの画像](https://www.stock-app.info/media/wp-content/uploads/2023/03/文書テンプレ.jpg)
こちらは、マウスだけの簡単な操作で作れるシフト表です。
マウスを使ってセルの背景色を変えるだけで勤務時間を計算するので、キーボード操作が必要ありません。Excelが苦手な方でも直感的に見やすいシフト表を作成できます。
【Microsoft】月別・日別のシフト計画に使えるシフト表
こちらは、Microsoft社が提供する月別・日別のシフト計画に使えるシフト表です。
各従業員のシフト状況がグラフ化されるので、従業員のシフトに偏りがないか一目でわかります。また、日別シフト管理では、時間帯別実働人数の確認も可能です。
【Windows×Macで使えるビジネス文書】コンビニ向け週間シフト表
こちらは、コンビニ向けの週間シフト表です。
短期間で従業員の入れ替わりが激しいコンビニのような業種でも、人員の把握が簡単です。また、計算式が入っていないので、複雑な操作が求められません。
【業務用テンプレート】シンプルに作れる週間シフト表
こちらは、A4横型のExcelで使える1週間のシフト表です。
開始時間と終了時間を入力するのみで、簡易的な運用が想定されています。マクロも使用していないので、印刷して紙での使用も可能です。
【フリー テンプレート】A4縦型のシフト表
こちらは、A4縦型の従業員別シフト表です。
シート1枚につき、各従業員の1か月間の勤怠管理ができます。また、年月を入力すると自動的に曜日が切り替わる点も便利です。
【Excel勤怠テンプレート】ガントチャート式のシフト表
こちらは、直感的に作成できるガントチャート形式のシフト表です。
ガントチャートとは、勤務内容や時間をグラフで出力し、可視化したデータを指します。上記テンプレートは、セルの背景色を変えることで、視覚的に情報が伝わりやすくなる点がポイントです。
【必見】シフト表の作成・管理に役立つITツール
以下では、シフト表の作成・管理に役立つITツールをご紹介します。
テンプレートを使って効率的にシフト表を作成しても、従業員や他店舗とストレスなくシフトを共有できるようにしなければ、運営上で混乱が生じる原因になります。そこで、シフト表を含めた「業務情報を適切に共有する仕組み」を整えなければなりません。
従業員と管理者間で効率的な情報共有をするには、ITツールが必須です。しかし、「タスク管理ツール」ではメッセージが送りにくく「チャットツール」をでは、やりとりが増えたときに連絡内容が上に流れてしまいます。
したがって、「情報を残しつつ、メッセージのやりとりも可能なツール」を使いましょう。結論、シフト表の作成・共有をスムーズにするには、情報を正しく残しつつ、各従業員や他店舗との情報共有も即日でできるほど簡単な「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には「テンプレート」で作成したシフト表や、マニュアルなどの情報を簡単に残せます。また、ノートに「メッセージ」や「タスク」が紐づけられるので、話題が混ざらずにコミュニケーション・タスク管理ができるのです。
最も簡単に情報共有・管理を効率化できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
シフト表作成時の注意点とは
ここでは、シフト表作成時の注意点を解説します。以下のポイントを押さえなければ、管理者と従業員間で混乱が生じやすくなるので、必ず確認しましょう。
出勤の偏りを考慮する
従業員のシフトを考える際は、出勤の偏りを考慮しましょう。
たとえば、「深夜労働や繁忙期の出勤が一部の従業員に偏っている」「有休の取得回数が異なっている」と、従業員の不満や体調不良を生む原因になります。したがって、従業員間の公平性を考慮したシフトを組む必要があるのです。
ただし、各従業員の立場や事情も把握しなければ、運営が困難になってしまいます。そのため、従業員の状況を考慮しつつ、負担が分散するようにシフト表を作らなければなりません。
早めに作成する
シフト表の作成は、早めに進めることも重要です。
従業員による希望シフトの提出後、シフトが確定するまでの期間が長いと、従業員がほかの予定を立てられません。シフトが決まらずストレスを感じれば「ほかの予定を立てるために出勤日を少なく申請しよう」と考える従業員が増え、人数調整が困難になりかねないのです。
したがって、シフト表は後回しにせずに早めの作成を心がけるべきです。また、従業員にも早めの連絡を徹底させて、シフト表をすぐに作れるようにしましょう。
各店舗と見やすい形式で共有する
作成したシフト表は、従業員や各店舗と見やすい形式で共有すべきです。
従業員が見やすい形式で共有しなければ、出勤予定を誤って認識し、遅刻・欠勤するミスが起きる恐れがあります。さらに、長期間不在の従業員がいた場合、残ったメンバーで現場が回るように調整できなければなりません。
また、他店舗と連携している場合、担当店舗以外とも適切に情報共有しなければ、応援を呼んだり派遣したりすることも難しくなります。そこで、今日では「Stock」のような情報共有ツールを使い、シフト情報の共有を効率化する企業が増えているのです。
シフト表におすすめの無料Excelテンプレートまとめ
これまで、おすすめの無料Excelテンプレート6選やシフト表作成時の注意点を中心にご紹介しました。
自社に適したテンプレートを使っても、注意点を押さえてシフトを作らなければ従業員の不満が蓄積するうえ、現場で混乱が生じてしまいます。そこで、従業員や他店舗とシフトを管理できるように、ITツールを活用して効率的に作成・共有すべきです。
一方で、シフトの作成・共有・管理に複数のツールを使うと、工数が増え面倒です。したがって、シフト表の「作成・共有・管理」に過不足のない機能を備えた「シンプルな情報共有ツール」を活用しなければなりません。
結論、シフトの作成から管理を効率化するには、非IT企業に勤める65歳以上の社員でも、即日で使いこなせるほどシンプルな情報共有ツールの「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、シフト表の作成から管理を効率化しましょう。
