スケジュールやタスクを簡単に見える化する手段のひとつに、手書きで気軽に情報を残せるホワイトボードが非IT企業で使用されがちです。しかし、ホワイトボードでの管理では、時間的コストがかかるのはもちろん、正しく管理できる情報量に限りがあるのです。
そのため、「ホワイトボードで業務を見える化するイメージが湧かない」人も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ホワイトボードで見える化するメリットと課題について紹介します。
- 業務プロセスの効率化を図るための最適な手法を知りたい
- ホワイトボードを使うメリット・デメリットを把握したい
- 誰でも簡単に情報を「見える化」できる方法を知り、自社に取り入れたい
という方はこの記事を参考にすると、見える化にホワイトボードを使うメリットとデメリットがわかり、業務プロセスの最適化に必要な施策イメージも湧くようになります。
目次
ホワイトボードで見える化するメリットとは
ここでは、見える化にホワイドボードを使うメリットを紹介します。ホワイトボードに「文字を書き込むだけで情報を残せる特徴」は、以下のメリットに繋がるのです。
メンバー全員が認知できる
メリットとして、メンバー全員が認知できる点が挙げられます。
ホワイトボードは、オフィスのどこに置かれていてもその存在に気付けます。加えて、白板に黒や赤、青を使って文字を記載すると視覚的に目立つので、記載された情報の認知度は高まります。
さらに、会議などでホワイトボードを使えば、複数いる社員の目線が一か所に集まるので、同じ情報を同じタイミングで共有できるのです。
コミュニケーションの活性化
コミュニケーションの活性化のメリットが挙げられます。
ホワイトボードに情報を記載するとき、必然的にメンバーは一か所に集まります。業務内容によっては関わる機会がほとんどないメンバーがいても、顔を合わせることによって、チームという意識が生まれやすくなります。
また、メンバー同士のコミュニケーションが活性化すれば、現場の雰囲気は良くなり、社員のモチベーション維持といった副次的効果も見込めます。
誰でも簡単に記録できる
誰でも簡単に記録できる点も大きなメリットといえます。
ホワイトボードの使用には、専門的知識や操作方法を学ぶ必要が一切ないので、購入すれば即日から使えます。使用するうえでの知識や条件といった縛りがないので、ほかの見える化する手段と比べて「自由度が高い」といえます。
そのため、好きな場所に好きな文字サイズで情報を残せるだけでなく「何となくイメージは湧いているが言語化が難しい」アイデアも「絵や図」にして伝えられるのです。
見える化にホワイトボードを使うと発生する課題
ホワイトボードを使った見える化には、メリットがある一方、生じる課題もあります。以下では、見える化にホワイトボードを使うと発生する課題を紹介します。
視認性が悪い
課題のひとつに、視認性の悪さが挙げられます。
ホワイトボードへの書き込みは自由度が高い反面、チーム内で記載方法が統一されていなければ、情報は乱雑になり視認性は悪くなります。そのため、メンバー一人ひとりに記載してよい範囲の振分けや、箇条書きにするといった取り決めが必要になるのです。
また、ホワイトボードの置かれている位置とメンバーの位置が遠いと、ほかのメンバーと被って見づらかったり、文字が小さくて読めなかったりする事態が懸念されます。
リモートワークに不向き
ホワイトボードは、リモートワークを導入している企業には不向きといえます。
リモートで働く社員は、ホワイトボードに特定の記載事項があったとしても、出社しているメンバーに仲介してもらう必要があるので、両者にとって余計な手間がかかるといえます。業務の進捗状況は最後にまとめて書き込むのではなく、メンバー同士がリアルタイムで追える状態にしなければなりません。
万が一、業務時間の終了間際では、作業に遅延が発生ていたときにフォローに回れなくなるからです。そのため、こまめに進捗状況は更新していかなければならないので、ストレスを感じる原因となるのです。
情報を長期間保持できない
長期間同じ場所に情報を保持しておけないことも課題です。
情報は日々変化していくので、新しい情報に上書きしつつ過去に記載された内容は「情報資産」として残していかなければなりません。しかし、ホワイトボードに記載された情報は、すぐに消されてしまうので、写真で撮影し管理する必要があります。
また、「記載した情報は誰が記入したのか」「記載内容に修正を重ねると視認性が悪くなる」デメリットも無視できません。そのため、「Stock」のような情報共有ツールを使って、誰でもわかるように情報を管理する企業も多いのです。
タイミングが限定的
書き込めるタイミングが限定的な点も、課題として捉えられます。
ホワイトボードは現場にあるので、書き込める時間や場所が限られています。そのため、突発的にアイデアが閃いたとしても、ノートなどにメモしておけなければ、ホワイトボードに情報を書き移すまえに忘れてしまいます。
さらに、ホワイトボードでは、ボードに収まる範囲内でしか情報を残せないので、残せる情報量も限定的といえます。
【非IT企業でも簡単！】業務プロセスの見える化に最適なアイデアとは
以下では、業務プロセスの見える化に最適なアイデアを紹介します。
ホワイトボードの活用は、業務プロセスの見える化にメリットはあるものの、アナログであるが故に発生する課題の方が大きいといえます。そのため、業務の見える化には、ホワイトボードではなく、情報管理ツールの導入が必須なのです。
ただし、これまでアナログ管理だった企業がツールをスムーズに活用するには「ツールが誰でも簡単に使えるほどの操作性」であることが重要です。操作が難しいツールでは現場に馴染まず、結局は誰にも使われなくなるからです。
したがって、業務プロセスの見える化には、非IT企業の６５歳以上のメンバーでも、簡単にホワイトボードに残すべき情報の管理・共有ができる情報共有ツール：「Stock」が必須なのです。
Stockの「ノート」に見える化した情報を残し、直感的な「フォルダ」に分ければ、情報を振り返る煩わしさがなくなります。また、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」を使えば、テーマごとにタスク管理や意見交換が可能なので、タスク漏れやコミュニケーション不足の懸念点も払拭できます。
チームの情報管理・蓄積を最も簡単に実現できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
ホワイトボードで見える化するメリットと課題
ここまで、ホワイトボードで見える化するメリットと課題について紹介しました。
ホワイトボードを使って見える化するメリットには、誰でも簡単に使えるだけでなく、メンバー全員が同じ情報を共有しながらコミュニケーションをとれることが挙げられます。
しかし、デメリットとして、書き込める情報量に限りがあるため視認性が悪かったり、長期間情報を残せなかったりする点は無視できません。また、リモート環境に不向きであるため、時間や場所を問わず円滑な情報共有を実現するには、情報管理ツールを使う必要があるのです。
ただし、見える化した情報をメンバー内で過不足なく共有できなければ、業務プロセスの効率化に失敗します。したがって、見える化した情報は簡単に管理・共有ができ、ITリテラシーの有無を問わず誰でも使える情報共有ツール：Stock一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って業務プロセスを見える化し、管理・共有を正しく行いましょう。
