近年、DX化の推進に伴って、スケジュールやワークフローを一か所に集約して管理できる「グループウェア」を導入する企業が増えています。
そのため、自社への導入を検討しつつも「具体的に何ができるのか分からない」「費用に見合った効果が得られるのか不安だ」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、グループウェアの概要から費用対効果、選び方まで網羅的に解説します。
- グループウェアは価格が高いイメージで、費用対効果もよく分からない
- グループウェアの仕組みや機能について把握したい
- 社内で情報管理の仕方がバラバラなので統一したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、グループウェアの基礎知識が身に付き、自社に最適なツールを選ぶ基準が明白になります。
目次
グループウェアとは？
以下では、グループウェアの意味や種類についてご紹介します。「言葉は知っているが具体的に何をするサービスか知らない」「種類によってプランが分かれていて難しい」という方は必見です。
グループウェアの意味
グループウェアとは、情報共有やコミュニケーションを通じて業務効率を高められるツールを指します。
部署やチームで作業をするのに最も重要なのは、円滑な情報共有です。グループウェアを導入すれば「チャット」や「ファイル共有」といった機能で、さまざまな情報をスムーズに共有できます。
また、ツールによっては経費精算や勤怠管理などの事務作業ができるものもあり、ビジネスのあらゆる場面で役立つのです。
このように、グループウェアはチームで仕事をするには欠かせないものであり、情報共有の効率が格段に上がります。
グループウェアの種類
グループウェアは、大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類です。
- クラウド型
- オンプレミス型
クラウド型グループウェアとは、他社のクラウドサーバーで運用するグループウェアを指します。月額で気軽に始められ、ネット環境さえあれば社外でも使える一方「自社の既存システムと連携できない場合が多い」というデメリットがあります。
オンプレミス型グループウェアとは、自社のサーバーで運用するグループウェアを指します。自社に合わせたカスタマイズができたり、サポート体制が充実したりしている一方で「初期費用が高い」「専門知識が必要」といった点がデメリットです。
以上の2種類のうち、自社に適した方を選びましょう。初めて導入する場合は、月額から気軽に始められるクラウド型で試用してみるのも一つの方法です。
グループウェアの機能とは？
グループウェアにはさまざまな機能が搭載されていますが、代表的なのは「チャット機能」「ToDo管理機能」「スケジュール管理機能」「ファイル共有機能」の4点です。
はじめてグループウェアを導入する企業は、これら4つの機能に過不足がないシンプルなツールを選びましょう。機能が不足していると別のツールを導入しなければならなくなり、逆に機能が多すぎると使いこなせず社内に浸透しない可能性があります。
たとえば、4つの機能に過不足がなく、かつすべての従業員が簡単に使いこなせる「Stock」は導入しやすいです。
グループウェアを導入するメリット・デメリット
以下では、グループウェアを導入するメリットとデメリットを2点ずつご紹介します。デメリットについては解消法も解説しているので必見です。
グループウェアを導入するメリット
グループウェアを導入するメリットは以下の通りです。
- コミュニケーションが円滑になる
- 社内情報を一元管理できる
たとえば、チャット機能を活用すれば内線やメールでやりとりする手間を省けるので、仕事の連絡がスムーズになります。また、全社向けに情報を発信すれば、アナログの掲示物で発生しやすい”伝達漏れ”を未然に防げるのです。
業務に必要な資料、プロジェクトの進捗状況、メッセージのやりとりなどのさまざまな情報を一つのツール上で管理できます。その結果、複数ツールを運用する手間やコストが省けるのです。
以上のように、グループウェアの導入には、情報共有にかかる手間やコストを削減できるメリットがあります。
グループウェアを導入するデメリット
グループウェアを導入するデメリットは以下の通りです。
- 導入するだけでは意味がない
- 導入費用がかかる
導入して終わりではなく、使い方を従業員に教育しなければなりません。解決策としては、直感的に操作できるシンプルなツールを選ぶことが挙げられます。
選択するグループウェアによっては、月額利用料に加えて初期費用やオプション機能の追加などが発生し、費用が膨らみかねません。対策として、事前に料金プランを確認した上で、合計でどれほどの費用がかかるのか把握しておきましょう。
以上のように、グループウェアはツールによっては費用がかさんだり、教育に時間がかかったりする可能性があります。
したがって、必要な機能を過不足なく備えて、誰でも簡単に操作できる「Stock」のようにデメリットを解消するポイントを抑えたツールを選択しましょう。
【必見！】グループウェアの費用対効果は？
以下では、グループウェアの費用対効果について解説します。「自社にとりいれる価値があるのか分からない」「具体的にどのようなコストがかかるのか知りたい」という担当者の方は必見です。
＜結論＞選び方によっては費用対効果が小さくなる
グループウェアの費用対効果は「従業員のITリテラシー」と「選んだツール」が噛み合っていない場合、小さくなることがあります。
たとえば、「ITに不慣れな従業員」が多くを占める非IT企業で「あらゆる機能が搭載された高価なツール」を導入した場合に起こりやすいです。このケースでは、結局使わない機能があったり使いこなせず放置されたりしかねません。
その結果、“せっかく高価なツールを導入したのに社内へ浸透せず、導入前と変わらない”という事態になってしまうのです。したがって、費用対効果を大きくするには、自社のITリテラシーに合わせたツールを選ばなければなりません。
グループウェアに必要なコスト
グループウェアに必要なコストは、主に”イニシャルコスト”と”ランニングコスト”の2つに分けられます。それぞれの特徴は以下の通りです。
- イニシャルコスト（導入にかかる費用）
- ランニングコスト（運用にかかる費用）
自社サーバーで運用するオンプレミス型ツールは、初期費用として数万～数十万円が必要なケースが多いです。一方、外部サーバーを利用するクラウド型ツールなら初期費用が不要なものが多く、イニシャルコストは初月分の月額利用料のみとなります。
主に、月額利用料がユーザー当たり数百円～数千円かかるケースがほとんどです。また、ツールの利用料以外にも”従業員の教育”や”既存システムとの入れ替え”にコストがかかる場合もあります。
通常、多機能・高機能なツールは費用が高いですが「結局使わない機能が多かった」「従業員が使いこなせるまでの教育コストがかさんだ」と費用対効果が小さくなるケースになりやすいので注意が必要です。
グループウェアの選び方
数多くのグループウェアから自社に適したものを絞り込むには、明確な選定基準を設けなければなりません。以下でご紹介する選び方を参考にして最適なツールを選びましょう。
料金から選ぶ
グループウェアを導入する際には、料金プランを比較検討しましょう。
クラウド型の場合は利用者数やストレージ容量によって料金が変わるので、事前に導入範囲を定めておくのが重要です。さらに、プランに応じてセキュリティの高さやサポート体制の充実度が変わるツールもあるので、料金と併せて確認しなければなりません。
また、一部のグループウェアは完全無料で使えますが、利用者数に制限があったり、スマホから使えなかったりしてビジネスに活用できないことがあるので注意しましょう。
操作性から選ぶ
機能や料金だけでなく、操作性にも焦点を当てましょう。
どれほど多機能なグループウェアを導入しても、社内に浸透しなければ意味がありません。非IT企業では従業員のITリテラシーにばらつきが生じやすいため、全員が快適に利用できる操作性の高いものを選ぶ必要があります。
たとえば、導入即日から誰でも使いこなせる「Stock」のようにシンプルなツールなら、ITリテラシーが低い従業員でも使いこなせます。
【無料あり】おすすめのグループウェア3選
以下では、おすすめのグループウェア3選をご紹介します。
各社から多くのグループウェアが提供されていますが、多機能なグループウェアを検討している場合は注意が必要です。多機能ゆえに慣れるまで時間がかかり、結果として従業員への教育コストがかさむうえ、社内に浸透しないまま放置されかねません。
つまり、「必要な機能に過不足がなく、簡単に使いこなせるツール」を選ばなければ費用対効果が小さくなってしまいます。
結論、費用対効果が大きいツールは、低コストではじめられて非IT企業でもすぐに使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockは、メンバー間で共有したい情報を「ノート」に残し、各ノートに紐づいた「メッセージ」でコミュニケーションがとれます。さらに、進捗管理に役立つ「タスク」も搭載されているため、チームで利用するグループウェアに最適なのです。
最も費用対効果が高いツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
豊富な機能が搭載されたツール「desknet’s NEO」
＜desknet’s NEOの特徴＞
- 27の機能が標準搭載されている
- クラウド版とオンプレミス版が用意されている
予定管理、社内連絡、コミュニケーションといったビジネスに必要な機能が多く搭載されているため、さまざまなシーンで活用できます。
提供者のデータセンターを利用する「クラウド版」と、自社サーバーでデータを管理する「オンプレミス版」の両方が用意されているため、自社の状況によって最適な方を選択できます。
＜desknet’s NEOの注意点＞
- データの復旧が難しい
利用者都合（誤操作など）によってデータを削除してしまった場合、基本的に復旧できないため注意が必要です。
＜desknet’s NEOの料金体系＞
- クラウド版：400円/ユーザー/月（5ユーザーから契約可能）
- スモールライセンス（オンプレミス版）：5ユーザー39,800円～
- エンタープライズライセンス（オンプレミス版）：500,000円～
Google社が提供するツール「Google Workspace」
＜Google Workspaceの特徴＞
- 仕事に必要な機能が一通り入っている
- 独自のアドレスを作成できる
コミュニケーション機能の「Gmail」、スケジュール管理機能「Googleカレンダー」、ファイル管理機能の「Google Drive」など、仕事に必要な機能が一通りそろっています。
ビジネスに特化しており、会社の独自ドメインのメールアドレスを作成できます。
＜Google Workspaceの注意点＞
- 費用対効果が小さくなりやすい
カレンダーやメールといった特定の機能しか使わない場合、費用対効果が小さくなります。とくに中小企業や非IT企業に起こりやすいケースです。
＜Google Workspaceの料金体系＞
- Business Starter：680円/ユーザー/月
- Business Standard：1,360円/ユーザー/月
- Business Plus：2,040円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
グループウェアで業務効率化を実現した事例
こちらの製造販売業社では、グループウェアの導入によって情報共有の効率を大きく改善させた実績があります。
グループウェア導入前は紙媒体で情報を共有しており、作業報告をはじめとする情報が上司へ集まるまでに時間がかかることが課題でした。
しかし、即座に情報共有できるツールによってタイムラグが解消し、さらに「必ず上長がリアルタイムで確認してくれていること」を強く実感することによって、現場から活発なレポーティングが上がってくるようになったのです。
また、スタッフの半数近くが50代以上でITツールへの強い抵抗感があったなか、シンプルで直感的に操作できるものを選んだことによって、スムーズに使い始められたことも成功要因の一つと言えます。
以上のように、グループウェア導入によって情報共有が迅速かつ活発になるのはもちろん、簡単に使えるものを選ぶことによって社内へ定着しやすくなるのです。
詳細はこちら：製造販売業の導入事例
グループウェアの費用対効果やおすすめのツールまとめ
ここまで、グループウェアの費用対効果やおすすめのツールについてご紹介しました。
グループウェアの費用対効果は「従業員のITリテラシー」と「選んだツール」が噛み合っていない場合、小さくなる場合があります。
とくに、ITリテラシーが低い従業員のいる企業ほど、機能が多すぎる・高度すぎるゆえに使いこなせないケースに陥りやすいです。したがって、誰でも簡単に操作できるほどシンプルなツールを選びましょう。
たとえば、今回ご紹介したStockは、必要な機能に過不足がないため低コストで始められ、直感的に操作できるので費用対効果が高いツールです。
無料登録は1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入して、チームの情報共有をスムーズにしましょう。
