介護・福祉施設では、些細な出来事が怪我やトラブルに発展するので、職員間や家族との定期的な情報共有が必須です。とくに、注意点やノウハウの共有は、重大事故の予防やサービス向上にもつながります。
一方、口頭や紙で情報共有をしていても「職員が記入をあと回しにする」「記入しても誰も読んでいない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「介護・福祉施設における情報共有の大切さ」を中心に解説します。
- 職員間で情報共有の方法がバラバラなので、統一したい
- 適切な情報共有ができていない結果、職員間の連携が取れていない
- 紙で申し送りをしているが、読むだけで終わっている
という方はこの記事を参考にすると、介護・福祉施設でスムーズに情報共有し、利用者へ柔軟に対応する方法が分かります。
目次
介護・福祉施設で情報共有が大切な4つの理由
以下では、介護・福祉施設で情報共有が重視される理由を詳しく解説します。具体的な対策を実施する前に「なぜ情報共有すべきか」を明確にしましょう。
（1）複数の職員で連携して業務にあたるため
一つ目の理由は、複数の職員で連携して業務にあたるためです。
介護・福祉施設では、利用者一人に対し複数職員で対応する業態が一般的です。したがって、利用者の情報が定期的に共有されなければ、情報の行き違いから重大な人為的ミスにつながります。
たとえば、「利用者が怪我をしている」という情報の共有漏れがあると「運動させてしまい、怪我がさらに悪化してしまった」などの事態になりかねないのです。
そのため、利用者の安全を守りながら介護サービスを提供するためには、職員同士の円滑な情報共有が必須だと言えます。
（2）介護でのトラブルを防ぐため
二つ目の理由は、家族と施設の間でのトラブルを防ぐためです。
たとえば、利用者が施設で負った怪我の情報が家族に共有されていなければ、自宅で適切な配慮ができず、結果として怪我が悪化しかねません。最終的には、家族と施設とのトラブルへと発展します。
そこで、オンライン上で情報を共有できるツールを導入すると家族へ情報が確実に伝わるので、自宅でも利用者の健康状態に合わせた柔軟な対応が取れます。このように、介護のトラブルを防ぐには家族と職員間での情報共有が必須なのです。
（3）ノウハウを共有しサービスを向上するため
三つ目の理由は、施設内でノウハウを共有しサービスを向上するためです。
介護・福祉業界は短期離職率が高く、知識やノウハウの属人化が起こりやすい業界といえます。情報の属人化を防ぐには、ベテラン従業員の仕事のやり方や専門的な知識といったノウハウを共有しなければなりません。
しかし、紙媒体でノウハウを共有すると確認漏れや紛失が起きやすいうえ、わざわざコピーして持ち歩く手間がかかります。そこで、今日では情報共有アプリを使い、時間や場所を選ばず簡単にノウハウ共有ができる仕組みを整えるのがトレンドです。
（4）定期的に担当職員が変わるため
四つ目の理由は、定期的に担当職員が変わるためです。
24時間体制でサービスを提供する施設では、一日に一度担当者を入れ替える必要があります。担当者が変わるときに実施するのが、必要事項を伝える「申し送り」です。
申し送りでは、担当者が変わっても適切に対処できるように、利用者の体調の変化や家族からの連絡事項などを詳細に伝達しなければなりません。とはいえ、「申し送りを誰も確認していない」という事態が起こりやすいのが現状です。
そこで、今日ではITに慣れていない従業員でも簡単に使いこなせる「Stock」のような情報共有アプリを使って、オンライン上で簡単に申し送り事項を共有し、素早くアクセスできる仕組みを整える施設が増えています。
介護・福祉施設での情報共有のポイント2選
以下では、介護・福祉施設での情報共有におけるポイントをご紹介します。
闇雲に情報共有を進めると「必要な情報を共有できていない」「情報が整理されていなくて分かりづらい」という事態になりかねません。そのため、以下2つのポイントを押さえた情報共有を意識しましょう。
（1）情報に優先度をつける
一つ目のポイントとして、共有する情報に優先度を割り振りましょう。
すべての情報を伝えようとすると「どれが重要なのか」が分からないので、結果として間違った認識で仕事をしてしまいます。そのため、情報に優先度を付けて重要な情報のみを率先して伝える必要があるのです。
たとえば、利用者の怪我や薬の情報は、伝達の優先度が高くなります。一方で、イベントをしたときの利用者の様子や施設内での交友関係などは、機会があれば伝えるべき情報なので優先度は低くなります。
このように、情報に優先度を付けて重要な情報のみを伝達すると、職員が混乱せずに適切な対応を取れるのです。
（2）情報共有をスムーズにする仕組みを整える
二つ目のポイントは、施設内でスムーズに情報を共有できる仕組みの整備です。
口頭や紙媒体での情報共有では「担当者ごとに言っていることが違う」「どこに書いてあるのか探すのが面倒」ということが起こりやすく、結果として認識齟齬につながりかねません。
そこで役立つのが「情報共有アプリ」です。情報共有アプリがあれば、スマホからも簡単に申し送りができるうえに、あとからでもすぐに見返せます。
ただし、ITに慣れていない従業員にとって、多機能なアプリは操作が複雑で使いこなすのが難しいです。したがって、65歳以上でも説明なしで操作できるほど簡単な「Stock」のようなアプリを選びましょう。
【必見！】介護・福祉施設の情報共有にアプリを使うべき理由
以下では、介護・福祉施設の情報共有にアプリを使うべき理由を解説します。
口頭や紙書類で申し送りを実施していると「記録が残っておらず、何度も質問する」「リアルタイムに共有できないので、結局読まなくなる」といった事態になりかねません。
このようなデメリットを解消するには情報共有アプリを導入しましょう。アプリを使うと確実に記録が蓄積されるうえ、リアルタイムで情報共有できるのです。
ただし、ITに慣れていない従業員が多い介護・福祉施設では、多機能で操作が難しいアプリは定着しません。したがって、65歳以上の従業員でも直感的に操作できるほど簡単な「Stock」一択です。
Stockでは「ノート」単位で申し送りやノウハウを書いて、リアルタイムでほかのメンバーへ共有します。また、直感的に使えるうえにスマホアプリにも対応しているため「情報共有をあと回しにする」という習慣から脱却できるのです。
最も簡単に介護施設での情報共有ができるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
介護・福祉施設における情報共有の大切さまとめ
ここまで、介護・福祉施設での情報共有のポイントと役立つツールを紹介しました。情報共有で大切なポイントは、以下の2つです。
- 共有すべき情報に優先度をつける
- 情報共有をスムーズにする仕組みを整備する
とくに、2つ目の「情報共有をスムーズにする仕組みの整備」は重要です。口頭や紙での申し送りをしており「記録が残らず不便だ」「誰も申し送りを読まない」と悩む担当者の方は、リアルタイムで情報共有できるアプリを導入しましょう。
とはいえ、高齢化の進む介護・福祉業界で複雑な操作性のツールは定着しません。そこで、今回ご紹介したStockのように、65歳以上の従業員でも即日で使いこなせるほどシンプルな情報共有アプリが求められます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、利用者の情報をリアルタイムで共有する仕組みを整えましょう。
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