プロジェクトを管理する手法のひとつにWBSがあります。WBSを作成すれば、タスクの内容やつながりが見える化して、プロジェクト全体の流れを把握できます。
一方、一般的にはWBSは馴染みがない手法なので「どのように作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、WBSの作り方から注意点、メリットを中心に紹介します。
- WBSの概要を把握して、活用するか判断したい
- WBSがタスク管理やガントチャートと違う点を知りたい
- チームでタスクをこなす効果的な方法を探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、WBSを実際に作れるようになるだけでなく、タスクの抜け漏れをなくす最適な方法も見つかります。
目次
WBSとは
以下では、「WBSとは何か」「タスク管理やガントチャートとどのように違うのか」を簡単に解説します。WBSを作成する前に知っておくべき基本情報なので必見です。
WBSの概要
WBSとはWork（仕事）、Breakdown（分解）、Structure（構造）の頭文字をとったもので、プロジェクトを細分化して何をすべきかを体系的にまとめる方法です。
WBSを作成するとタスクの担当者や期限が見える化するので、メンバーの進捗を把握しやすくなります。また、タスク同士の関連性や繋がりも見えてくるため、優先順位をつけたりディペンデンシー（依存性）を判断したりするのも簡単です。
たとえば、品評会プロジェクトのWBSを作成すると以下のようになります。
このように、タスクの関連性が見える化するとプロジェクトの全体像が明確になるため、スムーズに作業を進められるのです。
WBSとタスク管理の違い
WBSとタスク管理の違いは「必要とされるタイミング」にあります。
具体的には、タスクを洗い出す作業がWBSで、洗い出したタスクが適切に処理されるようにマネジメントするのがタスク管理です。つまり、時系列では、はじめにWBSでタスクを抽出して、次に抽出したタスクを管理していくことになります。
WBSとタスク管理はそれぞれの役割が大きく異なりますが、プロジェクトを円滑に進めるためうえでどちらも重要です。
WBSとガントチャートの違い
WBSとガントチャートの違いは「タスクの示し方」にあります。
ガントチャートはプロジェクトの進行状況を管理する方法のひとつで、縦軸にタスクと担当者、横軸に日時が設定されている図です。「タスクをいつまでに完了すれば良いか」「ほかのタスクとの兼ね合いに問題はないか」などが瞬時に判断できます。
そこで、以下のようにWBSとガントチャートを同一のファイルで管理すれば、タスクの抜け漏れがなくなり、進捗を一目で把握できるようになります。
したがって、ガントチャートは細分化されたタスクを視覚的に管理する方法のひとつだと言えます。
WBSの作り方｜5ステップ
以下の5つの手順に従うことでWBSを作成できます。以下の手順を参考にして、活用のイメージを掴みましょう。
（1）プロジェクトのゴールを設定する
はじめに、プロジェクトのゴールを設定しましょう。
プロジェクトの目的が設定されていない場合、目的がないままWBSを作ることになります。その結果、タスクを完了させること自体が目的化しやすくなるのです。
タスクを完了させることだけが目的となった場合、メンバー同士の協力意識が薄れてしまい、プロジェクトに悪影響を及ぼしかねません。こうした事態を回避するため、達成すべきゴールを最初に定めましょう。
（2）タスクを洗い出して分解する
次に、タスクの洗い出しと分解をしましょう。
タスクを洗い出す段階では優先順位などは考えず、必要なタスクが漏れたり重複したりしないようにひたすら書き出します。タスクの洗い出しは、プロジェクトを「塊」から「個」へ少しずつ分けていくイメージです。
このとき、タスクが抽象的だと工数を正確に判断できないうえ、メンバーの認識のズレが生じるリスクがあります。したがって、具体的な行動に移せるタスクになるまで分解することがポイントです。
（3）タスクの順序を設定する
次に、それぞれのタスクを処理する順番を決めます。
下図のように、直前のタスクが完了しないと着手できないのか（直列関係）、並行して作業ができるのか（並列関係）に注目し、効率的に進められる順序に並び替えます。
また、時間のかかるタスクは担当するメンバーを多めに設定しておくと、遅延が発生しても調整ができます。メンバーの負担も考慮しながら、プロジェクトが円滑に進むようにタスクの順番を定めていきましょう。
（4）タスクを構造化する
次に、すべてのタスクを構造化しましょう。タスクの構造化とは親タスク、子タスク、孫タスクの順番で枝分かれするツリー構造にまとめることです。
最下層のタスクがすべて完了することで次の階層のタスクが完了するというように、ロジカルにプロジェクトを進められます。上記で示したように図式化すれば、全体像を体系的に理解できるのでおすすめです。
（5）担当者と期日を設定する
最後に、タスクに担当者と期日を設定しましょう。
メンバーの能力や経験を考慮して、パフォーマンスが最大化されるようにタスクを振り当てていきます。担当するタスクが決まったら、こまめに進捗を共有して、期日遅れやタスク漏れを予防しましょう。
ただし、Excelやスプレッドシートで進捗共有する場合、更新のたびにファイルを開く手間がかかります。したがって、スマホやタブレットからも簡単に情報を共有できる「Stock」のようなツールつかって、進捗を把握する方法がおすすめです。
WBS作成における注意点
以下では、WBSの作成で気をつけるべき点を解説します。WBSの導入を検討している担当者の方は、以下の注意点を必ずチェックしましょう。
（1）作業を明確にする
作業が明確でなければ、さまざまなトラブルの原因となります。
抽象的なタスクはメンバーの混乱を招くばかりか、認識のズレによるミスが起こりかねません。そのため、タスクは具体的な行動に移せるくらいの粒度まで分解します。
しかし、プロジェクトがまだ始まっていない段階では、不確定要素が多いために分解しきれないタスクも多いです。このようなケースでは、無理やり工数に加えるのではなく、先行きが見えてから対応しましょう。
（2）工数を正確に見積もる
工数を正確に見積もらなければ、タスクをスムーズにこなせません。
バッファ（余裕）を持たせたタスク管理も重要ですが、タスクにはディペンデンシー（依存性）があります。そのため、バッファを持たせすぎるとほかのタスクが進まない事態に陥るのです。
一方、タスクが細分化されていればタスク同士の関連性も明確になるので、正確な工数を見積もれます。そのため、工数の見積もりが上手くいかない場合は、タスクを適切な粒度まで細分化できているかをチェックしましょう。
（3）テンプレートを利用する
体裁のばらつきを防ぐため、テンプレートを活用しましょう。
プロジェクトごとに一からWBSを作成すると、フォーマットをつくる手間がかかるうえ、体裁がばらついて見づらくなってしまいます。そこで、テンプレートを活用して、効率よくWBSを作成しつつ体裁も統一しましょう。
また、紙やホワイトボードでは管理や共有が難しいため、Excel等のWBSテンプレートがおすすめです。ただし、Excelでタスク管理すると、スマホやタブレットでは使いにくいうえ、更新するたびにファイルを開いたりバージョン管理したりする手間もかかります。
【これで解決】あらゆるタスクを簡単に管理できる方法とは
以下では、WBSで洗い出したタスクを管理するおすすめのツールを紹介します。
Excelでタスクを管理すると、ファイルを開く手間がかかるほか、どのファイルが最新版か分からなくなり齟齬が発生するリスクもあります。また、スマホやタブレットでは使いづらいため、現場や営業先にいるメンバーとスムーズに進捗を共有できません。
そこで、ITツールを導入すれば、場所や時間を問わずスムーズにタスクを管理できます。ただし、多機能なツールは操作が複雑で社内に浸透しにくいので、「必要な機能に過不足がないシンプルなツール」を選びましょう。
結論、自社が採用すべきなのは、資料やデータに紐づけてタスクを管理できるうえ、非IT企業の65歳以上の方でも直感的に使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にあらゆる情報を直感的に残せるうえ、ノートごとに「タスク」を設定できるため情報が分散する心配もありせん。また、ノートに記載した情報はリアルタイムで共有されるので、メールやチャットを介する手間もなくなるのです。
ITに不慣れでも使いこなせるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
WBSで抽出したタスクを管理するテンプレート
ここでは、Excelで使えるWBSのテンプレートを紹介します。
上記のテンプレートであれば、タスクの担当者や期限を一目で確認できます。特定の業種向けのテンプレートではないので、どの企業でもすぐに使えることもメリットです。
WBSは意味ない？！作成するメリット5選
以下では、WBSを作成する5つのメリットを解説します。WBSはプロジェクト管理の基本になるので必見です。
（1）プロジェクト全体を把握できる
WBSを作成することでプロジェクト全体を把握できます。
WBSを作成するとタスクの関連性や繋がりが明確になるので、プロジェクトの全体像が掴みやすくなります。そのため、プロジェクト全体の流れを意識してタスクに取りかかれるのです。
このように、WBSを作成すればプロジェクトが見える化するので仕事をスムーズに進められます。
（2）やるべきことが明確になる
やるべきことが明確になる点もWBSのメリットです。
プロジェクトに必要なタスクの洗い出しておけば、やるべき作業に抜け漏れがなくなるため、差し込みで仕事が増えることも少なくなります。また、「何を、いつまでにすべきか」が一目で分かるため、業務に遅れが生じても迅速にフォローができるのです。
このように、プロジェクトを成功させるために必要なことを定める点においてWBSは重要な役割を担っています。
（3）役割分担ができる
WBSを作成すれば、役割分担ができるようになります。
WBSで業務を細分化して割り振れば、それぞれの担当者の役割が明確になります。抽象的なタスクでは何をすれば良いのか分からないだけでなく、ほかのメンバーと重複した仕事を進めてしまう恐れがあるのです。
このように、WBSは業務を具体的なタスクに細分化するため、責任の所在を明らかにすることができます。
（4）スケジュールを予測できる
WBSを作成すればスケジュールの組み立ても簡単です。
細分化されたタスクであれば「このタスクは◯日の◯時までに完了させる」といった詳細なスケジュールが立てられまます。それゆえに、タスクにかかる時間をすべて算出できるので、プロジェクト全体の所要時間を正確に見積もれるのです。
このように、抽象的な仕事であってもWBSで細分化することで、必要な工数を導き出して計画的に進められます。
（5）タスク間の関係性が見える
WBSによってタスク同士の関係も見えきます。
WBSによってタスクが洗い出され細分化すると、「タスクAを終えないと着手できないタスクB」のような、複雑な関係性も見えてきます。こうして、タスク同士の関係性が明らかになれば、全体最適の観点で仕事ができるようになるのです。
以上のように、WBSは担当以外の仕事にも目を向けられるメリットがあるのです。
WBSの作り方・注意点・違いまとめ
これまで、WBSの作り方や注意点、メリットを中心に解説しました。
WBSを使えば、プロジェクトに必要なタスクが洗い出され、プロジェクト全体の流れを把握できます。しかし、WBSで洗い出したタスクを放置していては意味がないので、その後のタスク管理を徹底しましょう。
そこで、ITツールを導入すれば、時間や場所を問わずスムーズにタスクを共有でき、効率よく作業を進められます。ただし、メンバー全員が利用するので「誰でも簡単に使えるシンプルなツール」を選ぶべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、タスク管理の機能に過不足がなく、非IT企業の65歳でもすぐに使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、WBSで洗い出したタスクを適切に管理しましょう。
