ほかのメンバーと同じ業務をしているのに進捗が遅かったり、生産性が低かったりする人は、仕事の基本部分である”タイムマネジメント”をできていない可能性があります。
そのため、「時間管理能力を身につけたい」「タイムマネジメントが苦手な部下へどうアドバイスすれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タイムマネジメントができない人の特徴やコツ、失敗例をご紹介します。
- 時間管理ができない従業員のタスクが遅れる状況を改善したい
- チーム全体の生産性を高めるために、タイムマネジメントを身につけさせたい
- そもそもなぜタイムマネジメントができないのか分からない
という方はこの記事を参考にすると、タイムマネジメントができない原因と改善策が分かり、業務を効率的に進めるのに役立ちます。
目次
タイムマネジメントができない人の特徴
タイムマネジメントができるようになるには、原因を押さえることが重要です。時間管理が苦手な原因には、以下の3点のように決まった傾向や共通点が見られます。
タスクの管理や把握が粗い
タイムマネジメントができない人の特徴の一つは、タスクの管理や把握が粗いことです。
時間管理をするには「自分のタスクの中で何をすべきか」という枠組みや、「タスクの処理にどれくらいの時間がかかるか」という詳細を理解しておかなければなりません。タスク完了までの具体的なイメージがなければ、マネジメントのしようがないからです。
そのため、タイムマネジメントができない人には各タスクの手順や所要時間を把握しているかを確認する必要があります。
タスクに優先順位をつけていない
タスクに優先順位をつけていないことも、時間管理ができない人の特徴のひとつです。
タスクには、緊急性の高いものとそうでないものがあります。適切な優先順位を付けられず、目の前にあるタスクから進めてしまう人は、緊急性の高い仕事を忘れて期日ギリギリでとりかかる状況になりやすいです。
そのため、タスクに優先順位がついているか、または優先順位に誤りがないかを確認しましょう。
先延ばしをしがち
タスクの先延ばしをしがちなことも、時間管理ができない人の特徴だといえます。
スケジュールを立ててもタスクを早い段階で実行・完了しなければ計画通りに進まず、その後のタスクにも遅れをきたしてしまいます。先延ばす癖のある従業員の傾向として”タスクを細分化できていないケース”が多いです。
そのため、与えられた仕事へそのままとりかかろうとするのではなく、まずは作業工程ごとに区切りましょう。可能な限り細かい単位で仕事を進められるようにしておくことで、腰が重たくなる状況から抜け出せるのです。
時間管理能力を鍛える4つのコツ
以下では、タイムマネジメントが苦手な人の時間管理能力を鍛えるコツを4つご紹介します。”部下がよく仕事を遅らせていて困っている”という方は必見です。
コツ1｜逆算思考をする
タイムマネジメントのコツとしては、逆算思考で時間管理をすることが挙げられます。
具体的には、各タスクの完了時に求められる成果物を明確にしたうえで「どのような時間配分で、いつまでにやり終えるのか」を決めましょう。
すぐにタスクを始めずに、明確なゴールから逆算した導線を用意しておくことで「時間は十分にかけたが、成果物が計画どおりに仕上がらなかった」という事態を防げます。
コツ2｜時間を区切って仕事をする
時間を区切って仕事をすることも、タイムマネジメントを成功させるうえで必要です。
人の集中力は極度に長い時間は続かないため、短時間の集中と休憩を繰り返して効率よく作業しなければなりません。具体的には、25分集中+5分休憩のサイクルを繰り返す「ポモドーロ・テクニック」という手法もあります。
このように、時間を区切ることで集中力を持続させれば、長時間の取り組みが必要なタスクにもストレスなく向き合えるのです。
コツ3｜マルチタスクを避ける
マルチタスクで作業をすると時間管理が正確にできなくなるので避けましょう。
複数の作業を同時並行する”マルチタスク”で仕事を進めようとすると、注意を向ける作業が頻繁に変わるため、一つのタスクに充てる集中力が失われかねません。
そのため、マルチタスクで仕事を進めるのではなく、まずはシングルタスクの進め方で一つずつ着手していくのがおすすめです。
コツ4｜振り返りの時間を取り入れる
タイムマネジメントに振り返りの時間をとり入れることも重要です。
計画して実行すれば終わりではなく、”タスクが計画通り進んでいるか”や”時間配分が適切か”などを考慮しましょう。仮に計画通りタスクが進んでいない場合は、その都度軌道修正します。
途中で振り返りを挟むことで、スケジュールの最後に「タスクが間に合わない」「時間配分を誤った」といったトラブルが発生するのを防げるのです。
タイムマネジメントを実践する3つの注意点
以下でご紹介するのは、タイムマネジメントを実践するうえでの注意点です。時間管理が苦手な人でも、以下の注意点を踏まえれば安心してとりかかれます。
（1）キャパシティを考慮し、実現可能な範囲で行う
タイムマネジメントをとり入れる際は、個人のキャパシティを考慮し、実現可能な範囲であることを意識しましょう。
個人が請け負いきれない大量のタスクを担当したり、余裕のない期日を設けたりすると計画通りに進められません。とくに、余裕のないスケジュールでは、トラブルが発生したときに計画が後ろ倒しになってしまいます。
したがって、個人のキャパシティに合わせてタスクと期日を設定し、余裕を持ったスケジュールを立てることが重要です。
（2）タスクの優先順位を直感で決定しない
これまでの直観や感覚でタスクの重要度を決定するのは危険です。
タスクに着手しはじめたあとに「予想よりも工数がかかった」「すぐに終わると思っていたが、トラブルにより遅延した」という事態に気づくと、その後のスケジュールも調整しなければなりません。
そのため、主観で重要度を判断するのではなく、作業工数や所要時間を見積もった上で定量的に判断しましょう。
（3）ITツールでタスクを管理する
自分だけで解決しようとせず、ITツールを活用に頼るのも一つの方法です。
タイムマネジメントによって作業を効率的に進めるには、仕事をいくつかの”タスク”に細分化しておく必要があります。しかし、タイムマネジメントが苦手な人は「そもそもタスクがあることを忘れていた」というケースになりやすいです。
そこで、タスクと期日、進捗状況が一目で分かるITツールに記録して、タスク漏れの心配から脱却しましょう。ただし、ツールの操作が難しいと利用方法を覚える時間がかかってしまうので、「Stock」のように導入即日から使えるものを選びましょう。
【対策あり】タイムマネジメントの失敗例
タイムマネジメントの失敗例には「進捗状況を把握できていないケース」があります。
せっかく個人・チーム単位で緻密なスケジュールを立てていても、タスクの進捗状況が不透明であれば「期日に送れているのに気づけなかった」「手が空いているのに時間を有効活用できなかった」という事態になりかねません。
つまり、タスクや期日を設定するだけでなく”どこまで終わっているのか”を明らかにする必要があるのです。簡単な手法としては、タスク管理ツールを導入してタスクの完了/未完了をチーム内で共有することが挙げられます。
結論、タイムマネジメントで失敗しない方法としては、タスクの期日と進捗状況をいつでも簡単に把握できるツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に業務の情報を記載し、ノートに紐づいた「タスク」で期日とやるべきことを設定すれば、PCやスマホからすぐに確かめられます。また、タスクの依頼もできるため、手が空いた部下の時間を有効的に使えるのです。
非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせるタスク管理ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
タイムマネジメントができない原因とコツのまとめ
これまで、タイムマネジメントができない人の特徴やコツを中心にご紹介してきました。タイムマネジメントのコツは以下の4点です。
- 逆算思考をする
- 時間を区切って仕事をする
- マルチタスクを避ける
- 振り返りの時間を取り入れる
このように、タイムマネジメントを身につけるには「ゴールから逆算したタスクと期日を設定し、一つひとつこなすこと」が重要です。また、タスクをいつでも把握できる状況にしておかなければ”やるべきことが抜け漏れていた”という事態になりかねません。
そのため、タスクをすぐに確かめられるITツールの導入・運用が求められますが、チーム全員が使いこなせるよう簡単なものを選びましょう。たとえば、今回ご紹介したStockは、非IT企業の従業員でも即日でタスク管理できるほどシンプルなツールです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してタスク管理によるタイムマネジメントを身につけましょう。
