仕事でタスクが溜まると案件全体の遅れにもつながるので、タスクはスムーズに対処していく必要があります。とはいえ、個人やチームがこなせるタスクには限界があります。
実際に「タスクが多すぎる」ことで、個人やチームの仕事が上手く回っていない状況に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事のタスクが多すぎるときの対処法4選を中心にご紹介します。
- 仕事量が多く、社員に負荷がかかっている状況を改善したい
- タスクの管理がバラバラで、チーム内の連携が上手くいっていない
- 効率的なタスク管理ができておらず、業務の遅れが常に発生している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、適切なタスク管理の方法が分かり、仕事をスムーズに進められるようになります。
チームのタスクが多すぎるときの対処法4選
ここでは、チームのタスクが多すぎるときの対処法4選を解説します。個人はもちろんチームでも以下の4つを実践し、抱えているタスクを整理しましょう。
（1）タスクをメンバー全員が把握する
まずは、チームで抱えているタスクをメンバー全員が把握しましょう。
個人でタスクを管理していると、各タスクの情報がバラバラで「誰がどのタスクを抱えているか」を把握できません。一方、チームのタスクが「見える化」されれば、チームメンバーがどのタスクを抱えているのかを共有できるようになります。
このように、メンバーそれぞれのタスクを整理して可視化させておくと「チームの連携もしやすくなる」メリットも得られるのです。
（2）優先順位を正しく設定する
次に、タスクの優先順位を設定します。優先順位を決めることで重要なタスクの漏れを防げるからです。
また、優先順位を決めるときは、以下のような、タスクを重要度と緊急度の高さで分類する「時間管理のマトリクス」を使いましょう。
振り分け方としては、以下の例が挙げられます。
- （重要であり緊急）：トラブル対応や期日が迫っているタスクなど
- （重要だが緊急ではない）：次のタスクの準備、業務効率化のための施策考案など
- （重要ではないが緊急）：突然の顧客対応やメールの返信など
- （重要ではなく緊急でもない）：業務とは直接関係のないものなど
1の「重要であり緊急」のタスクはすぐに対応しなければなりません。一方、2の「重要だが緊急ではない」タスクでは、スムーズに仕事を進めるために、メンバーへタスクを振り分けるのがおすすめです。
以上のように、タスク管理に課題を抱えているチームは「時間管理のマトリクス」を活用し、各タスクの優先順位を決定しましょう。
（3）タスクを適材適所に振り分ける
メンバーの能力を踏まえて、洗い出したタスクを適材適所に振り分けましょう。
たとえば、洗い出したタスクの振り分けが上手くいかなければ「専門外であったり不得意だったりするタスクに時間をかけて取り組む」非効率な状況が発生します。結果として、ミスも起こりやすく、タスクが終わらなくなってしまうのです。
そのため、タスクを適切に振り分け、効率よく仕事を進められるような人員配置が重要です。
（4）スケジュールを管理する
タスクに取り組んだり、振り分けたりするうえでスケジュール管理は必須です。
たとえば、ほかのメンバーに依頼するときは「タスクをこなす時間が充分にあるか」のスケジュールを把握したうえで振り分けましょう。また、緊急のタスクにも対応できるように、余裕を持ってスケジュールを決めるのがコツです。
一方、口頭やメッセージのみでのタスク依頼は、抜け漏れが発生する可能性があります。そのため、各メンバーがいつでもタスクを確認できる「Stock」のようなツールを使ってタスク管理をするのがおすすめです。
タスクが多いときにスピードが落ちるチームの特徴とは
タスクが多くても、スピードが落ちるチームと落ちないチームがあります。ここでは「タスクが多いときにスピードが落ちてしまうチームの特徴」をご紹介します。
自社のメンバー・チームが以下に当てはまる場合は、早急な対策が必要です。
（1）仕事量がキャパシティを超えている
仕事量がメンバーのキャパシティを超えていると、業務スピードが落ちてしまいます。
社員ひとりができる仕事量には限界があり、あまりにもタスクが多いと、心身の健康に悪影響を及ぼします。また、すべての業務をひとりでこなそうとすると、必要以上に時間がかかったり、中途半端に同時進行したりして仕事の質も低下します。
そのため、タスクが多いときこそ、各メンバーの能力を踏まえた正しいタスクの割り振りが必要なのです。
（2）仕事の振り分けができていない
タスクの見える化後は「その担当者が対応できるか」まで考慮して振り分けましょう。
タスクを洗い出しても、該当のタスクをこなせる能力や経験がなければ仕事を進められません。したがって、チームのメンバーができる仕事とできない仕事を踏まえて、仕事を振り分ける必要があります。
一方、タスクに関する情報が属人的になっているケースもあります。その場合、まずは個人のタスクがどうなっているかの「情報共有」を適切に行いましょう。
（3）情報のアクセスに時間がかかっている
情報のアクセスに時間がかかっているのも、スピードが落ちるチームの特徴です。
「どんなタスクに取り組む」かを把握していても、必要な情報の共有・管理が属人化していては、メンバーによってタスクの取り組み方に差が出てしまいます。
また、「PCの情報を探し出すのに時間がかかる」時点で、チームの業務スピードを上げるのは難しくなります。したがって、業務に必須の情報は「Stock」のような「オンライン上で情報共有・管理ができるITツール」が求められるのです。
タスクを適切に管理できるおすすめのツール
以下では、誰でも簡単にタスク管理ができるツールをご紹介します。
タスクを管理するときに、アナログな手法だとタスク漏れが発生しやすく、Excelだと毎回ファイルを開くので「必要な情報へのアクセスに時間がかかる」のです。そこで「ITツール」を使って効率的に情報を共有・管理しましょう。
一方、導入するツールには「シンプルさ」が必須です。多機能なツールは教育コストがかかるうえ、ITに詳しくない社員が使いこなせず、ITツールへの大きな抵抗感も発生してしまいます。
そこで、タスクを適切に管理するために自社が導入すべきツールは、非IT企業における65歳の方でも簡単にタスク・情報管理ができる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に仕事の情報を簡単に残せるうえ、Excelのファイルも添付して共有できます。また、ノートには「タスク」が紐づけられるので、依頼されたタスクの情報も、テーマごとに簡単に確認して業務を進められます。
最も簡単にタスク管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
仕事のタスクが多すぎるときの対処法まとめ
ここまで、タスクが多すぎるときの対処法4選を中心に解説しました。
中小企業の場合は一人あたりのタスクも多いので、タスクの正しい管理・共有が後回しになりやすいです。そのため、「時間管理のマトリクス」でタスクの優先順位を決め、やるべきことを明確にしましょう。
一方、タスク管理が属人的だと、振り分けられたタスクや引き継いだ業務を上手く進められません。そのため、口頭やメモなど「抜け漏れが発生しやすい方法」ではなく、シンプルな情報共有ツールで情報を共有・管理する必要があります。
たとえば、今回ご紹介したStockであれば、ITに詳しくない社員でも即日で使いこなせるので、タスクが多すぎても適切に管理できます。実際に、企業規模・業界問わず240,000社以上のチームが導入し、情報共有・タスク管理のストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で多すぎるタスクを適切に管理して、業務を円滑に進めましょう。
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