ToDo管理は、マルチタスクを抱える社会人に必須の業務ではあるものの、個人で管理する方法が主流でした。一方で、近年ITツールの普及とともに、タスクを簡単に作成しチームへ共有できる「ToDoアプリ」を使ったタスク管理に注目が集まっています。
しかし、「ToDoアプリは種類が多く、何を選ぶべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タスク管理ができるシンプルなToDoアプリ5選を中心にご紹介します。
- 以前導入したToDoアプリが全社に浸透しなかったため、シンプルなアプリを使いたい
- ToDoが属人的な管理となっているので、アプリを使って見える化したい
- 抱えているToDoを可視化して、効率的な順序で業務を進めたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適かつシンプルな「ToDoアプリ」がわかり、チームで正しくタスク管理ができるようになります。
目次
ToDoリストとは何か？
ToDoリストとは”やるべきことを書き出したリスト”です。
ToDoリストで作業が可視化されると、業務の優先順位が明確化され、リソースを適切に分配できます。
限られた業務時間内に、マルチタスクを抱えるビジネスパーソンにとって、業務を可視化し優先順位を振り分ける「ToDoリスト」の作成は必須の業務と言えるのです。
無料で使えるシンプルなToDo管理アプリ5選
以下では、タスク管理ができるシンプルなToDoアプリ5選をご紹介します。
「ToDo管理」は全メンバーが実施する業務なので、ITツールに疎いメンバーが使いこなせないツールでは、チーム全体の効率化が難しくなります。そこで、ITリテラシーに関わらず誰でも使いこなせる「シンプルなツール」が前提となります。
しかし、ツールの機能と自社にミスマッチが生じると、多機能でメンバーが使いこなせなかったり、機能不足で再度別のツール導入を検討したりしなければなりません。したがって、ToDo管理に必要な機能を「過不足なく搭載するツール」を導入すべきなのです。
結論、誰でも確実に使いこなせるシンプルなToDoアプリとして最適なのは、タスク管理に必要な機能に過不足がなく、非IT企業に勤める65歳以上の方でも使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にあらゆる情報をストックできるうえ、ノートに紐づく「タスク」で、話題が混ざらずにToDo管理ができます。また、パソコンのみならず、タブレットやスマホでも直感的に使えるため、時間や場所を問わずToDo管理ができるようになります。
【Stock】誰でも確実に使いこなせるシンプルなToDoアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【シンプルToDoリスト】洗練されたタスク管理アプリ
＜シンプルToDoリストの特徴＞
- タスクを分類できる
- バックアップ機能
タスクをカテゴリで分けられるリストを作成でき、それぞれのリストに色を付けられます。
バックアップ機能が搭載されているため、端末変更でデータを引き継いだり、端末同士でデータを同期したりできます。
＜シンプルToDoリストの注意点＞
- 期日を設定できない
タスクを書き並べるシンプルな仕様の一方で、タスクの期日を設けられないため、やり残しが出てくる可能性があります。
＜シンプルToDoリストの料金体系＞
- 無料で使えます。
【Google ToDo リスト】タスクを効率よくこなせるアプリ
＜Google ToDo リストの特徴＞
- Googleのサービスとの連携
- タスクを並び替えられる
GoogleカレンダーやGmailなど、ほかのGoogleサービスで作成したタスクをスマホで管理できます。
アプリ内で作成したタスクは、期限日や優先度の順番に並び替えて表示可能です。
＜Google ToDo リストの注意点＞
- タスクを一覧表示するのが難しい
サイドバーに表示されるのは、任意のリストに作成したタスクのみです。そのため、リストを横断して全タスクを一覧表示はできません。
＜Google ToDo リスト＞の料金体系
- 無料で使えます。
【Do!】紙に書いているような使用感のToDo管理アプリ
＜Do!の特徴＞
- ウィジェット機能
- パスコードロック機能
ウィジェットとは、アプリを起動していない状態でも、ホーム画面上で情報が表示される機能です。Do!ではウィジェットでタスクを把握できるため、アプリを頻繁に開く必要はありません。
Do!にはパスコードロック機能が搭載されているため、重要な情報が絡んだタスクを安全に保存できます。
＜Do!の注意点＞
- タスクを共有しづらい
タスクを共有できる機能は搭載されていないため、チームでのタスク管理には不向きです。
＜Do!の料金体系＞
- 基本は無料で使えます。（広告を削除するには課金が必要）
【GTasks】Googleアカウントと連携できるアプリ
＜GTasksの特徴＞
- Googleアカウントと同期できる
- タスクの並び替え
Googleアカウントと同期して「カレンダーへのタスクの表示」「リマインダーの設定」などが可能です。
期限・優先順位・名前・作成日でタスクを並び替えられるのが特徴です。
＜GTasksの注意点＞
- ITリテラシーが低いと使いこなせない可能性がある
Googleアカウントとの同期は便利な一方で、操作が複雑なためITリテラシーが低い人は「使いこなすのが難しい」と感じる場合があります。
＜GTasksの料金体系＞
- 無料で利用できます。
シンプルなToDoアプリの3つのメリット
以下では、シンプルなToDoアプリを利用するメリットをご紹介します。シンプルなToDoアプリを選ぶメリットを正しく把握すれば、メンバーも能動的にToDo管理に取り組めるようになります。
スムーズに導入できる
1つ目のメリットは、シンプルなアプリは導入がスムーズな点です。
簡単に操作できるアプリは使い方を早く覚えられるため、タスク管理のサイクルを確立・継続しやすいと言えます。一方で、多機能なツールは操作が複雑で、ITリテラシーの低いメンバーがいる場合は、社内にスムーズに浸透しません。
とくに、「ToDo管理」のように、全メンバーが実施する業務をITツールで効率化するには、誰でもストレスなく使いこなせるかが最も重要です。そのため、誰でも使いこなせるシンプルなツールを、全社で運用するべきなのです。
このように、スムーズに社内に浸透するツールでなければ「ToDo管理」の効率化は難しくなります。
誰でも使える
2つ目のメリットは、シンプルなアプリは誰でも使えるので、教育コストが発生しないことです。
たとえば、「ほかのアプリと連携させる」「タスクを細かい階層に分けて緻密に管理する」などの高度な機能を使いこなすには、高いITリテラシーが求められます。したがって、非IT企業の従業員は使いこなせない恐れがあり、使い方を何度もレクチャーする教育コストが発生します。
一方、機能に過不足がなく、誰もが使えるシンプルなアプリは利用者を選びません。そのため、ITツールに不慣れなメンバーでも、時間や場所を問わずに効率的なタスク管理が実現するのです。
費用が安い
3つ目のメリットは、シンプルなアプリは費用が安いことです。
高度な機能が豊富に搭載されたアプリは、コストが高くなる傾向があります。一方で、シンプルなアプリは機能に過不足がないため、コストが抑えられます。
しかし、多機能なツールで自社では使わない機能が生じても、その機能分の料金を支払い続けなければなりません。そこで、65歳以上の社員でも、即日で使える程シンプルな「Stock」のようなアプリを使うと、料金コスト・教育コストの両者を抑えられるのです。
ToDoアプリに必要な3つの機能
以下では、ToDoアプリに必要な3つの機能をご紹介します。下記の機能があれば、タスクの作成から完了までのプロセスで「業務の確認漏れ」を防げます。
（1）タスク管理機能
1つ目は、やるべきタスクを表示する「タスク管理機能」です。
タスク管理機能で重視すべき点は「タスクの作りやすさ・完了のしやすさ」です。操作が面倒では、メンバーのツール利用に対する抵抗感を生むので、簡単にタスクの作成・完了を管理できるアプリが必須です。
また、チームでToDoアプリを導入する場合は、進捗状況が分かりやすいように「チーム全員のタスクが一覧で表示されるアプリ」を選びましょう。チーム利用と個人利用のいずれにせよ、タスク進捗を簡単に管理できるツールが基準となります。
（2）通知機能
2つ目は、タスクの期限を知らせる「通知機能」です。
タスクを設定しても、あと回しにしたりアプリを開く頻度が少なかったりすると、重要なタスクを見落としてしまいがちです。しかし、通知機能が搭載されていれば、タスクの期限が来る前に見落としに気づけます。
また、PCで作業するメンバーがToDoを設定したときに、別メンバーのスマホやタブレットにも通知が送信されます。そのため、時間や場所を問わずToDoが確認できるので、通知機能は必須と言えます。
（3）繰り返しタスク機能
3つ目は、定期的なタスクを設定できる「繰り返し機能」です。
繰り返し機能がないアプリでは、定期的なタスクを手作業で設定しなければならないため、手間がかかります。また、そもそもタスクの設定自体を忘れる恐れもあるのです。
したがって、「繰り返し機能」が搭載されたアプリを導入することで、定期的なタスクも効率的かつ確実に着手できるのです。
シンプルなToDo管理アプリ5選まとめ
ここまで、シンプルなToDoアプリ5選を中心にご紹介しました。
シンプルなToDo管理アプリは「スムーズに社内に浸透する・利用者を選ばない・費用が安い」ため、多機能なアプリに比べて導入しやすいと言えます。
ただし、ToDo管理機能しかないアプリは、タスクに関わる情報管理にほかのツールを併用しなければならず、手間や工数が増えてしまいます。したがって、業務情報と併せてToDoを管理しつつ、ひとつのアプリで業務が完結できなければなりません。
結論、ToDo管理を効率化するには、非IT企業の誰でも直感的に使えるToDo管理アプリの『Stock』一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でToDo・やるべきことを明確にし、効率よく業務を進めましょう。
