近年では税理士事務所向けのITツールが登場するなど、税理士業界にもDXの波が押し寄せています。具体的には、ITツールを活用した事務作業の自動化やペーパーレス化が進められており、業務効率化によって人手不足をカバーするのです。
すなわち、ITツールは税理士事務所に欠かせないアイテムであり、早急に導入すべきだと言えます。しかし、現在では業務自働化ツールからRPAツールまで多種多様なので、自社に適しているものを見極めるのは困難です。
そこで今回は、税理士事務所におすすめのツール5選を中心にご紹介します。
- 徐々に顧問先が増えて、これまでのやり方では業務が回らなくなってきた
- 「どの顧問先と、何を話したのか」を管理するのが大変で困っている
- ITに詳しくないので簡単に使えるツールを探している
という担当者の方が本記事を参考にすれば、税理士業務に最適なツールを見つけられるだけでなく、具体的な運用イメージもできます。
目次
税理士事務所における業務上の課題
以下では、税理士事務所が抱える3つの課題を解説します。事務所の課題を解決できるツールでなければ意味がないため、選定の前に課題を明らかにしましょう。
情報が乱立する
一つ目の課題として、顧問先の情報が整理されていないことが挙げられます。
税理士事務所では数十件以上の仕事を並行することになるため、管理すべき情報は膨大です。そのため、適切な管理ルールを設けなければ、必要な書類が見つからない等のトラブルにつながります。
しかし、管理ルールは次第に形骸化するため、書類提出などの期限が重要な税理士にとって不安要素です。そのため、エクセルのようなマネジメントコストがかかるツールではなく、誰でも簡単に情報を仕分けできるツールが求められます。
繁忙期には残業が発生する
二つ目の課題は、繁忙期に残業が発生しやすいことです。
Money Forward クラウドによる調査によると、確定申告が必要になる忙しい時期には、全体の4割の事務所で残業時間が45時間を超えることが分かっています。
残業や休日出勤は業務だけでなく私生活にも悪影響なので早急に改善すべき課題です。そのため、単純業務の自動化に取り組むなど業務効率化に向けて投資すべきと言えます。
スタッフ間でITリテラシーが異なる
三つ目の課題として、「ITに詳しい税理士」と「苦手な税理士」の差が激しいことが挙げられます。
税理士事務所に所属する税理士の多くが60代以上という統計があり、平均年齢が年々高くなっています。そのため、DX化のためにITツールが必須であると分かっていても、所属する税理士が使いこなせないので導入に踏み込めないケースが多いです。
そのため、必要な機能に過不足がないシンプルな「Stock」のようなツールを選定しましょう。シンプルなITツールは過剰な機能がないので導入即日から運用に乗せたり、機能に過不足がない分低コストで使い続けたりできるメリットがあります。
税理士事務所の課題を解決する方法とは
結論、税理士事務所の課題は「ITツール」で解決できます。
主な課題は「情報の乱立」「残業の発生」「ITリテラシーの格差」の3つです。それぞれの課題に対するITツールの効果は以下の通りです。
- 情報が乱立する
- 繁忙期には残業が発生する
- スタッフ間でITリテラシーが異なる
顧問先ごとにフォルダ分けをして、書類をまとめられるITツールがあります。さらに、締め切りを忘れないように税務申告などの書類に「タスク」を設定できるものもあり、従来のようにやりとりが分散してしまうのを防げるのです。
従来のように、人間の力だけですべての仕事を処理するのは不可能に近くなっています。そこで業務のDX化を促進するITツールがあれば、手間がかかっていた仕事が短時間で終わるようになり、より専門的な作業に時間を割けられるようになるのです。
ITツールには「多機能で何でもできる」ということを強調するものがありますが、最終的に使いこなせずに浸透しないケースがあとを絶ちません。逆に、必要な機能に過不足がないITツールであれば、誰でも使いこなせるうえに低コストで運用できます。
以上のように、税理士を悩ます3つの課題に対して、ITツールは的確に解決できる特徴を持っています。しかし、ITツールと一概に言っても種類は多種多様であるため、税理士事務所向けITツールの種類をご紹介するので必見です。
税理士事務所と親和性の高いツールの種類とは
以下では、税理士事務所で役立つツールの種類を5つ紹介します。ここでは業務効率化に直結するツールを厳選したので、ITツールへの理解を深めて最適なものに目星をつけましょう。
（1）情報共有ツール
結論、税理士事務所にもっとも最適なのが情報共有ツールです。
情報共有ツールは顧問先ごとに書類を簡単に分けられるため、アクセスするのに手間がかかりません。また、一部のツールでは書類ごとに締め切りを知らせてくれる「タスク」が設定できるため、提出忘れが許されない税務書類の管理に最適です。
さらに、管理されている書類はリアルタイムで更新等が反映されるため、事務所内で情報の行き違いが起きることもなくなります。アクセス権限がある情報共有ツールであれば、任意のメンバー以外は閲覧しかできないように設定することも可能です。
このように、あらゆる情報を同時並行で管理し、厳格な締め切りがある業務が多い税理士事務所には「情報共有ツール」が合っていると言えます。
（2）オンラインストレージ
オンラインストレージは、情報の保護を通して税理士事務所の業務に貢献します。
オンラインストレージにアップされたファイルには、スタッフであれば場所や時間を問わずに閲覧可能です。万が一、PCが破損した場合も別の端末からオンラインストレージにアクセスできるので、重要な書類を見られないという心配はありません。
このように、オンラインストレージは情報の紛失を未然に防ぎ、税理士事務所の滞りのない業務遂行に貢献します。ただし、オンラインストレージで管理されるファイルは「わざわざ開いて、編集し、保存する」という面倒な手間がかかるので注意しましょう。
（3）コミュニケーションツール
コミュニケーションツールによって、税理士事務所内の業務分担が進みます。
コミュニケーションツールを導入すれば、業務の依頼や進捗の報告などが場所や時間を問わずにできます。また、コミュニケーションツールの一種であるチャットツールは、メールと比較して会話するようなスピーディなやりとりが可能です。
このように、コミュニケーションツールはスタッフ間でのやりとりを効率化させ、業務スピードを向上させます。ただし、コミュニケーションツールの多くは「大切な情報が流れてしまい探し出すのに苦労する」という欠点があるので注意しましょう。
（4）クラウド会計ツール
クラウド会計ツールを導入すれば、税理士の主要業務を効率化できます。
クラウド会計ツールは従来の会計ツールとは異なり、データが自動で同期されるので顧問先と事務所で最新のデータを常に共有できます。また、データはクラウドに保存されているので、PCを破損してもアクセスできなくなるといった心配がありません。
現在では、口座やクレジットカードの取引データを自動で入力するツールもあるため、かつては税理士が実施しなければならなかった事務作業の代行も可能です。このように、クラウド会計ツールはリアルタイム共有・自動入力を通して業務効率化に貢献します。
（5）RPAツール
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールは業務上のミスを防ぎ、税理士の業務を効率化させます。
RPAツールは、定められたルールに従って作業を正確に実行します。たとえば、手作業で数値入力した場合は人的ミスが発生しやすくなりますが、RPAツールであればその心配がありません。
そのため、RPAツールによって入力ミスを防いで業務の質を向上できるほか、自社への信頼にもつながるのです
関連記事： 司法書士事務所に最適なクラウドツール7選を紹介！
【種類別】税理士事務所におすすめのツール5選
以下では、税理士事務所におすすめのツール5選を解説します。
税理事務所ではあらゆる情報を適切に管理しなければならないためITツールは必須です。とくに、「顧問先ごとに情報管理する機能」と「税務書類ごとに締め切りを設定する機能」を備えたITツールであれば、これまで手間がかかっていた仕事が改善されます。
しかし現在、税理士の半数以上が60歳以上と言われており、ITツールに詳しくない世代が過半数を占めているため使いこなせない可能性があります。そのため、多機能で複雑なものではなく「必要な機能に過不足がないITツール」が最適な選択肢です。
すなわち、税理士事務所で活用すべきなのは、顧問先ごとにノートをまとめられる「フォルダ」と締め切りを管理できる「タスク」があり、非IT企業の65歳がすぐに使いこなせる「Stock」一択です。
Stockでは顧問先とのやりとりを「ノート」へ書き込み、それぞれの「フォルダ」に格納すれば情報が錯綜しません。また、取引先のメンバーを特定のフォルダに招待できる「1フォルダゲスト」もあるため、従来よりもスムーズにやりとりできるようになります。
【情報共有ツール】Stock
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【オンラインストレージ】Dropbox
＜Dropboxの特徴＞
- すべての情報をクラウドに保存できる
- 共有が簡単
書類をクラウドに保存すれば、PCが故障しても別端末からアクセスできます。
簡単に共有フォルダを作成できるため、スタッフ同士の共有がスムーズです。
＜Dropboxの主な機能＞
- ファイル管理
共有フォルダを作成すれば簡単に情報をシェアできます。
＜Dropboxの注意点＞
- ほかのツールと併用する必要がある
Dropboxはファイル管理に特化しているので、厳格なタスク管理や円滑なコミュケーションができる機能はありません。
＜Dropbox（ビジネス用）の料金体系＞
- Basic：0円
- Professional：2,400円/月（月払い）
- Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
【コミュニケーションツール】Chatwork
＜Chatworkの特徴＞
- 簡単にコミュニケーションがとれる
- 既読機能がない
チャット機能には豊富なスタンプもあるため、気軽にコミュニケーションを開始できます。
既読機能がないため、適切なタイミングでメッセージを確認できます。
＜Chatworkの主な機能＞
- グループチャット
- タスク管理
- ファイル共有
テキストメッセージに加え、絵文字やファイルも送信できます。
グループチャットごとにタスク管理ができます。
グループチャットに送信したファイルを一覧で管理できます。
＜Chatworkの注意点＞
- 必要な情報が見つけづらい
- 過去のメッセージに閲覧制限がある
重要な情報が流れてしまうため、あとでメッセージを探すのに手間がかかります。
フリープランでは過去40日以前のメッセージは見られないので注意しましょう。
＜Chatworkの料金体系＞
- フリー：0円
- ビジネス：600円/ユーザー/月（月払い)
- エンタープライズ：960円/ユーザー/月（月払い)
【クラウド会計ツール】MyKomon
＜MyKomonの特徴＞
- 多種多様な機能を搭載している
- スマホでも使える
工数分析や勤怠管理、日報などのあらゆる業務に対応できるだけの機能があります。
MyKomonはPCだけでなくiPhone、Android端末でも利用できます。
＜MyKomonの注意点＞
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
あらゆる業務に対応できる量の機能がありますが、ITに詳しくない場合には使いこなせない可能性があります。
＜MyKomonの料金体系＞
- 問い合わせが必要です
【RPAツール】EzRobot
＜EzRobotの特徴＞
- 定型業務を自動化できる
- 多機能性に優れている
業務手順をシステムに記述するだけで、自動で業務を実行するロボットが完成します。
Microsoft OfficeからGoogle Chromeまで操作可能なアプリが豊富なため、対応できる業務は多岐にわたります。
＜EzRobotの主な機能＞
- 手続きの自働化
業務手順を入力すればその通りにシステムが稼働するため、人の手を煩わせません。
＜EzRobotの注意点＞
- 事前に使い方を理解しておく必要がある
多機能性を活かすには複雑な業務手順をシステムに打ち込む必要があるため、ツールの使用方法を十分に理解しておかなければいけません。
＜EzRobotの料金体系＞
- 44,000円/月
税理士事務所におすすめのツールまとめ
ここまで、税理士事務所が抱える課題とおすすめツールを中心に紹介しました。
税理士事務所では管理すべき情報が多いので、上手く運用を回しても限界があります。そのため、業務を効率化して「税理士にしかできない業務」に集中できるITツールは事務所のDX化に必須です。
しかし、税理士業界は過半数が60代以上であるため、ITに詳しくないと使いこなせずに放置される恐れがあります。それゆえに、誰でも直感的に操作できるITツールが最適な選択肢です。
結論、導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳がすぐに使えるほどシンプルな「Stock」一択と言えます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で税理士事務所が抱える課題を解消して業績アップを目指しましょう。
