税理士・会計事務所は多くの顧客情報を管理しなければなりません。そして、顧問先が多いほど管理する情報も増えるため、セキュリティにも気を配る必要があります。
そのため、「顧客管理の課題を解消したいが、どうすれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、税理士・会計事務所の顧客管理における課題解決の方法を中心にご紹介します。
- 顧問先の情報が膨大で管理するのが難しい
- 顧客管理で直面する課題を未然に防ぎたい
- 効率的に顧客管理をする方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、税理士・会計事務所の顧客管理における課題の原因が分かり、業務負担を大幅に軽減できるようになります。
目次
税理士・会計事務所の顧客管理における課題とは
ここでは、税理士・会計事務所の顧客管理における3つの課題を解説します。以下に当てはまる場合には早急に改善しましょう。
作業ミスが発生しやすい
税理士・会計事務所の顧客管理では、作業ミスが発生しやすいです。
顧客管理でも頻繁に問題視されるのが、入力・転記作業のミスです。とくに、税務手続きの代行では意図しない脱税を発生させてはならないので、正確な仕事が求められます。
仮に、顧客が損害を被るミスが発生した場合、税理士・会計事務所の賠償責任は計り知れません。しかし、取り扱う情報が多い分、入力・転記の工数も増えるため、記載ミスが起こってしまうのが現状です。
スタッフ間での情報伝達が非効率
スタッフ間での情報伝達が非効率なことも、税理士・会計事務所の課題です。
税理士・会計事務所のスタッフは、税制手続きや顧問先の最新情報を抜け漏れなく把握しておく必要があります。そのため、スタッフ全員でのミーティングを定期的に実施して情報共有している事務所も多いです。
しかし、税理士・会計事務所のミーティングでは口頭や紙で情報共有されることがほとんどなので、メンバー個人が適切にメモをしたり管理したりする必要があります。また、オフィス外にいるメンバーとはリアルタイムでのやりとりができません。
情報管理が難しい
税理士・会計事務所が扱う顧客情報は膨大なため、管理の難しさも課題です。
すべての業務を紙で管理していると、顧問先が増えるたびに書類も多くなるので、誤ったフォルダに書類を格納してしまうリスクが高まります。
また、エクセルで顧客情報を管理している場合にも、データが増えるに従ってどこに保存したのかが分からなくなったり、検索に時間がかかったりしてしまいます。
このように、紙やエクセルで顧客情報を管理しており、必要な情報を探すのに無駄な時間がかかっている事務所も多いです。
税理士・会計事務所の顧客管理を効率化する唯一の方法
税理士・会計事務所の顧客管理を効率化する方法は、ITツールの導入・運用一択です。
税理士・会計事務所は大量の顧客情報を扱うため、紙で管理していると保存場所が分からなくなったり、修正に時間がかかったりして非効率です。また、社外のメンバーに情報共有するときにも、わざわざメールや電話をしなければなりません。
一方で、「ITツール」を活用すれば紙の顧客管理にありがちな属人化や、記載・共有の手間を大幅に省けます。また、アクセス権限によって共有するメンバーを制限できるため、顧客の個人情報が外部に漏洩するリスクも軽減されるのです。
ただし、操作が複雑なツールではITに詳しくない社員が使いこなせず、顧客管理が煩雑化する恐れもあります。そこで、ITに不慣れなスタッフでも即日で操作可能な「Stock」を使えば、誰でも簡単かつ安全に顧客情報を管理・共有できます。
税理士・会計事務所の顧客管理にツールを導入すべき理由3選
以下では、税理士・会計事務所の顧客管理にツールを導入するメリットを3つ解説します。紙の顧客管理にストレスを感じていた担当者の方は必見です。
（1）人為的なミスを防ぎやすくなる
ITツールの導入は、人為的なミスを防ぐのに役立ちます。
たとえば、「テンプレート機能」を備えているツールに顧客管理のテンプレートを登録すれば、わざわざ一から作成する必要がなくなるのでミスを減らせます。また、入力ミスをしても、過去のデータを確認できる「編集履歴機能」があれば修正も簡単です。
以上のように、ITツールは作業負担を大幅に削減できることから、人為的なミスを最小限に抑えられるのです。
（2）強固なセキュリティで情報を管理できる
次に、厳格なセキュリティで顧客情報を管理できるのもITツールの特徴です。
情報を紙で管理していると、誰でも簡単に閲覧できることから情報漏洩の危険性があります。仮に、情報漏洩を起こすと顧問先に多大な損害を与えるだけでなく、事務所の社会的な評判も下がるなどの大きな不利益を被りかねません。
一方で、ITツールにはログインするためにパスワードを設定したり、任意のメンバーだけに閲覧・共有を制限したりできる機能があります。そのため、従来の紙で管理されていた状況よりも、万全なセキュリティ体制で運用できるのです。
（3）情報にアクセスしやすくなる
最後に、情報にアクセスしやすくなるメリットもあります。
ITツールには”書類の検索機能”が備わっているので、キーワードを入力すれば目的の情報へすぐにたどり着けます。また、あらゆる顧客情報が一元管理されるため、紙にありがちだった「格納するフォルダを間違えて情報が混在する」という心配もありません。
なかでも、キーワード検索ができるのはもちろん、顧客ごとに情報を振り分けられる「Stock」を使うと、目的の顧客データを誰でも簡単に見つけられます。
【担当者必見】税理士・会計事務所の顧客管理に役立つおすすめのシステム
以下では、税理士・会計事務所の顧客管理に役立つおすすめのシステムをご紹介します。
税理士・会計事務所でITツールを導入すれば、人為的なミスを未然に防げるほか、高度なセキュリティのもとで情報を管理できるようになります。さらに、キーワードで書類を検索できる機能もあるので、わざわざ探す必要もなくなるのです。
しかし、多機能なITツールを導入すると、ITに詳しくないスタッフが使いこなせずに業務が煩雑になる恐れもあります。そのため、選定するときは「誰でも簡単に操作できるか」を必ず判断すべきです。
結論、顧客管理に利用すべきなのは、非IT企業の65歳以上でも導入即日で使いこなせるシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「フォルダ」を顧問先別に振り分けたうえで、情報を「ノート」に書き込めば誰でも簡単に運用できます。また、アクセス権限を設定すると、任意のメンバーだけに共有することも可能です。
誰でも簡単に顧客情報を管理できるシステム「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
税理士・会計事務所の顧客管理における課題解決法まとめ
ここまで、税理士・会計事務所の顧客管理における課題解決法を中心にご紹介しました。
顧客管理の「人為的なミス」や「非効率な情報共有」といった課題解決には『ITツール』の導入・運用一択です。ITツールを使えば、紙の顧客管理よりも作業負担が軽減されるだけでなく、セキュリティやアクセス性も大きく改善します。
ただし、社員の使いやすさを考慮しなければ、上手く活用できずに業務を圧迫する恐れがあります。したがって、顧客情報を適切に管理するためには「誰でも簡単に使えるITツール」が必須です。
結論、税理士・会計事務所の顧客管理には、顧客情報を安全かつ簡単に蓄積・共有ができ、使い勝手がシンプルなStockが最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、税理士・会計事務所の顧客管理における負担を解消しましょう。
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