日々の業務を効率的に進めていくには、タスクを細分化し作業時間ごとに管理をしていくのがおすすめです。適切なプレッシャーのなかでも、やるべき作業がタスクの設定で明確となっていることから、多くの業務があってもマルチタスクの状態が避けられます。
しかし、中小企業などひとりあたりのタスクの負荷が高い場合、タスクにおける「時間管理」の優先順位が下がりがちです。そしてなかには、属人化された時間管理が原因でトラブルになりかけた経験があり、再発防止をしたいチームも多いのではないでしょうか。
そこで今回は、タスクの時間管理を正しく行う方法と、導入すべきおすすめツール5選を中心にご紹介します。
- 個人に時間管理を任せている結果、常に遅れが発生している状態を解消したい
- 時間管理の概念がメンバーによって異なっているので統一させたい
- メンバー間でタスクを共有し合い、お互いにサポートできる環境を構築したい
というチームや担当者の方はこの記事を参考にすると、チームのなかで時間管理が自然に行われるような環境づくりの方法がわかります。
目次
タスクの時間管理ができなければならない理由とは
メンバー一人ひとりが時間管理をできなければならない理由は「時間を意識しながら効率的にプロジェクトを進めていくため」です。
たとえば、メンバー自身がタスクの時間管理をしていなければ、無駄な工数が発生していることに気づかず冗長にタスクの期日が伸びてしまいます。しかし、時間管理をすると期日が常に意識できている状態となるので、業務スピードを向上させやすくなるのです。
また、適切な緊張感を持ちながら集中してタスクに取り組める、という副次的効果も見込めます。
そして、決められた日時でタスクが完了していなければ原因追求もしやすくなるうえ、メンバーにかかっている過度な負荷にも気付きやすくなるというメリットもあります。
このように、時間管理は個人はもちろんチームで行う意識が浸透すると、生産性を高めながら業務を進めていけるのです。
タスクの時間管理を正しく行うコツ4選
適切にタスクの時間管理を行うには、以下4つのコツが効果的です。チームにおける時間管理の方法が仕組みとして統一されていると、メンバーによって管理方法が異なる事態を避けながら、マネジメントの立場のメンバーも効率的にチームを管理できます。
個人・チームで抱えているタスクを抽出する
まずは個人やチームで抱えているタスクをすべて抽出します。
ここで、やるべきタスクが抽出されていなければタスクの抜け漏れはもちろん、特定のメンバーだけに負荷が多くなる一方で、別の社員のリソースが大幅に少なくなるという「業務の偏り」が発生してしまうのです。
適切にタスクの抽出をすると適材適所に作業を割り振れるので、作業に取り掛かる前に完了させておきましょう。
優先順位を正しく設定する
タスクの抽出が完了したら、次に各タスクの優先順位を設定します。
優先順位を設定しておくとメンバー間で共通認識を取れるほか、直列・並列となっているタスク同士の関連性を可視化できるのです。
たとえば、タスクが並列で関連している場合は同じ時系列で作業に取り掛かれますが、直列で関連している場合は「Aのタスクを終わらせないとBのタスクに着手できない」という状況が発生します。
このように、タスクには関係性があるので、優先順位を定めておくと「どの順番でタスクに取り掛かれば効率的か」がわかります。
ゴールから逆算し期限の設定を行う
次に、プロジェクトの成功（ゴール）から逆算し、時間管理を適切に行うために期限を設定していきます。
タスクの一つひとつに期限を設定しておくと、期限からタスクの進捗がどれほど完了しているかの「進捗率」を定量的に判断できるようになります。また、明確に期限が設定されているので先延ばし・遅れを防止する効果もあるのです。
一方、タスクを隙間なく設定してしまうと、万が一の事態になった際に対応できなくなるので、タスク同士の間隔にバッファ（余裕）を持たせておくのもおすすめです。
作業内容をわかりやすく記録できるツールを使う
作業内容および時間管理をわかりやすく管理するのであれば、専用のツールを用いる必要があります。
とくに、タスクの内容は設定できてもタスクの詳細や注意事項が記載できないツールや、タスクを整理した状態で管理するのに複雑な操作が必要になるツールには注意が必要です。このような複雑なツールではスムーズなタスクの遂行を阻害し、ツールが社内に定着しない恐れもあるのです。
そのため、タスクの時間管理はもちろん、タスク詳細もわかりやすく確認できる「Stock」のようなシンプルなITツールを使って一元管理しましょう。
タスクの時間管理にツールが不可欠な理由とは
タスクの時間管理をミスなく、効率的に行うにはツールの活用が不可欠です。そこで以下では、なぜツールを活用しなければならないのかの理由を解説します。
情報を一カ所にまとめられる
ツールを使うとタスクの情報を一カ所にまとめられるので、管理がしやすくなります。
逆に、時間管理が属人化された状態となっている場合、タスクの遅れとなった原因を把握するのが難しくなるうえ、誰がどのタスクに着手しているかがわからず、正しいマネジメントもできません。
しかし、ツールを用いれば情報が一カ所にまとまっているので、タスクの遅れが発生する前にトラブルに気づきやすくなるのはもちろん、ツールを使って時間管理を行うという意識も全社で統一できます。
時間管理を仕組み化できる
ツールを導入し全社で運用ができるようになれば、ツールを通してタスクの時間管理を仕組み化させられます。
たとえば、あらかじめルールを定めておき「どのようなタイミングで誰にどのような進捗の報告をするか」が統一されていると、各メンバーによって報告の方法が異なり管理工数が増える事態を避けられます。また、仕組み化しておくことで、時間管理を行うメンバーとしても「ルールに則って報告する」という共通認識を持たせられるのです。
ただし、ツールの運用ができるという前提で仕組み化が成り立つので、ツールおよびルールが複雑なものとならないように注意しましょう。
蓄積した情報を元に時間管理の成功事例を横展開できる
ツールには情報が蓄積されるので、時間管理の成功手法が他業務へと横展開できる点も、ツールを導入すべき理由のひとつです。
仮に、いちプロジェクトの時間管理を試行錯誤した結果が各メンバーのノウハウとして属人化されていては、全社での業務効率化に結びつきません。しかし、ブラッシュアップした管理手法がツールへ正しく蓄積されていれば、ほかの業務へノウハウを活用させられるのです。
さらに、情報共有の機能が備わっているツールであれば、タスクの時間管理におけるノウハウをメールや口頭といった非効率な方法ではなく、リアルタイムでスピーディに共有できる点もポイントです。
タスクの時間管理や作業時間を効率化するおすすめのツール5選
以下では、タスクの時間管理を効率化できるツールを5選ご紹介します。
時間管理を各々の管理手法に委ねていては、担当しているタスクの状況が一目でわかりません。また、情報共有がなければタスクへの対応が遅れるという事態にもなってしまうのです。そのため、ITリテラシーの有無に関わらず「ITツールを用いたタスクの時間管理」が企業に求められます。
しかし、社内のITリテラシーを無視し大手企業やインターネット上の事例を参考にツールを導入しても、使いこなせず思うような成果が得られない可能性が高いです。したがって、ITツールは「シンプルなタスク・情報共有ができるツール」が必須なのです。
つまり、挿入すべきツールは数あるツールのなかでも、情報共有とタスク管理に過不足のない機能が備わった「Stock」一択です。
Stockの「タスク」は「依頼内容・ステータス・期限」がシンプルに設定できるので、時間管理におけるストレスがありません。「ノート」や「メッセージ」を使って話題が混ざらないやりとりも可能なので、スピーディな情報共有も同時に浸透させられます。
【Stock】チームのタスク・時間管理を最も簡単に効率化するツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Trello】ビジュアル重視で直感的にタスク管理できるツール
Trelloの特徴
- 直感的にタスク管理できる
- 多種多様な拡張機能を追加できる
タスクをドラッグアンド・ドロップで移動させるカンバン方式でのタスク・時間管理ができるので、直感的な操作が可能です。
「プラグイン」と呼ばれる豊富な拡張機能がTrello内で使えるので、自社に合わせて必要な機能を追加できます。
Trelloの注意点
- スマホでは使いにくい
- 公開設定に注意する必要がある
PC利用の場合は横長のボードでプロジェクトの全体を把握できる一方、スマホではボードを俯瞰して眺められないので、見づらいと感じる可能性があります。
共有範囲で[公開]を選択している情報は、外部からもアクセス可能になるので注意しましょう。
Trelloの料金体系
- FREE：$0
- STANDARD：$6 USD/ユーザー/月
- PREMIUM：$12.50 USD/ユーザー/月
- ENTERPRISE：$17.50 USD/ユーザー/月
- 5,000ユーザー以上は営業窓口に要問い合わせ
【Asana】タイムライン形式での時間管理が可能なツール
Asanaの特徴
- タイムライン機能での時間管理が可能
- タスクの表示方法が切り替え可能
「タイムライン」を用いるとガントチャートのような見た目でのタスク・時間管理ができ、チーム全体の仕事を一か所で管理・共有可能です。
リスト形式やボード形式など、タスクの進捗を確認するために自社で見やすい形式へと表示方法を切り替えられます。
Asanaの注意点
- 連携も豊富だが多機能ゆえに使いにくい
100種類以上のアプリと連携できますが、自社にITリテラシーがない場合使いこなせない可能性が高くなってしまいます。
Asanaの料金体系
- Basic：¥0
- Premium：¥1,475/ユーザー/月(月間払い)
- Business：¥3,300/ユーザー/月(月間払い)
- Asana Enterprise：サポートへの問い合わせが必要です。
【Todoist】オリジナルのタスク管理が可能
Todoistの特徴
- 残り時間やタスクの総数が定量的にわかる
- 独自の機能「カルマ」
「インボックス」という場所に作成したタスクの総数から「残りタスク・見積時間・完了予定」が定量的にわかります。
作業の生産性が算出できる「カルマ」というオリジナルの機能があります。
Todoistの注意点
- 無料プランでは一部機能が制限される
無料プランでは優先サポートやバックアップ機能、リマインダー機能がなく、タスクの時間管理ができるようには別の手法が必要になります。
Todoistの料金体系
- 無料：¥0
- プロ：¥588/月(月間払い)
- ビジネス：¥888/ユーザー/月(月間払い)
- 非営利団体向けのディスカウントプランは、ビジネスプランの50%OFFの料金で利用できます。
【Wrike】世界で20,000社以上の導入実績あり
Wrikeの特徴
- 自由に階層をつけてタスク管理が可能
- タスクごとのタイムトラッキング機能
有料プランではメインタスクにサブタスクを付けられるので、自由に階層をつけてタスクを管理できます。
タスクの進捗が滞っている場合は、タイムトラッキング機能でかかった時間が非効率化どうかの判断ができます。
Wrikeの注意点
- 使い方に慣れが必要
- UI（見た目）の評価が分かれる
非常に多機能なツールなので運用目的とルールがなければ、使われなくなってしまう可能性が高いです。
見た目は直感的であるものの、評価が分かれています。そのため、自社の社員でも利用できるか確かめてから導入可否を判断しましょう。
Wrikeの料金体系
- 【基本プラン】Free：$0/ユーザー/月
- 【基本プラン】Professional：$9.80/ユーザー/月
- 【基本プラン】Business：$24.80/ユーザー/月
- 【基本プラン】Enterprise：価格は要問い合わせ
- 基本プランのほかに「マーケティング・デザイン業務」「コンサルなどの対クライアント業務」のプランもあります。
タスクの時間管理を正しく行う方法・ツールまとめ
ここまで、時間管理のコツやを用いた管理が不可欠な理由、おすすめのツールまで網羅的にご紹介しました。時間管理で押さえておくべきコツは以下の4つです。
- 個人・チームで抱えているタスクを大小関わらずすべて抽出する
- 抽出したタスクの優先順位を正しく把握し、着手する順番を決める
- ゴールから逆算し期限の設定を行い、進捗率を定量的に判断できるようにする
- 作業内容はもちろん、かかった時間をわかりやすく記録できるツールを使う
効率的な時間管理は、この4つの要素がひとつでも抜けると実現しないので注意が必要です。とくに4つ目において、自社とマッチしないツールを導入すると社内に抵抗感が生まれ、効率的な時間管理ができずコストばかりがかかってしまうのです。
そのため、自社とマッチしない「タスク・時間管理機能以外の機能も豊富に備わったツール」ではなく、Stockのような「時間管理に過不足のない機能が備わった」ツールを使いましょう。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で全社員がストレスなくタスク・時間管理ができる環境を構築しましょう。
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