業務のデジタル化が進む今日では、期日管理に「タスク管理ツール」を導入する企業が増えています。タスク管理ツールを使えばタスクの抜け漏れを防ぎやすくなり、計画に沿って確実に仕事を進められるからです。
一方、タスク管理ツールは種類が多く「自社に適したツールが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、期日管理に役立つタスク管理ツール5選と選び方を中心にご紹介します。
- 計画通りに仕事が進まず、タスクが溜まってしまう
- 時間がないので、厳選されたタスク管理ツールから検討したい
- ITに詳しくなくても簡単に使えるタスク管理ツールが知りたい
という方はこの記事を参考にすると、チームの期日管理に最適なタスク管理ツールを見つけられます。
目次
無料あり｜期日管理に役立つタスク管理ツール5選
以下では、期日管理に役立つタスク管理ツール5選をご紹介します。
タスク管理ツールを選ぶときに重視すべきなのは”操作のシンプルさ”です。多機能なツールは操作が難しく、社員が正しく使いこなせない可能性があります。
また、操作が複雑であれば、使い方を教えるのにも時間がかかるので面倒です。そのため、自社が選ぶべきなのは「ITに詳しくない人でも簡単に使いこなせるシンプルなツール」だと言えます。
結論、期日管理に最適なのは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳以上の社員でもタスクを管理できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、タスクの内容や背景情報を残せます。また、ノートに紐づく「タスク」で、案件ごとにタスクを管理するのも簡単です。
【Stock】ITに不慣れな65歳の方でも簡単にタスク管理できるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Trello】カンバン方式でタスク管理できるツール
＜Trelloの特徴＞
- 操作が簡単にできる
- タスクをさまざまな方法で確認できる
Trelloの基本的な操作はドラッグ＆ドロップなので、複雑な操作は不要です。
ボード、カレンダー、タイムラインなど6つの方法でタスクを確かめられます。ただし、無料プランで閲覧できるのはboardのみです。
＜Trelloの注意点＞
- パソコンとスマホで利用できる機能に差がある
- 日本語に対応していない部分がある
パソコン版ではすべての機能を使えますが、スマホからは主要な拡張機能など一部に制限がかけられているので注意しましょう。
＜Trelloの料金体系＞
- FREEプラン：$0
- STANDARDプラン：$6 USD/ユーザー/月（月払い）
- PREMIUMプラン：$12.50 USD/ユーザー/月（月払い）
- ENTERPRISEプラン：$17.50 USD 以下/ユーザー/月（年払い）
【Wrike】ガントチャートでタスク管理できるツール
＜Wrikeの特徴＞
- ガントチャートを利用できる
- リクエストフォームでタスクを依頼できる
Wrikeの有料プランを契約すれば、プロジェクトの進捗状況を確かめられるガントチャートを使えます。
Wrikeではタスクの依頼はリクエストフォームが窓口になり、担当者はリクエストフォームからまとめて受諾します。
＜Wrikeの注意点＞
- 選択肢が多いので混乱する
- 見た目の評価が分かれる
リスト、ボード、テーブル、ガントチャートなど、さまざまなタスクの表示方法があるので、デジタルに不慣れな社員は混乱する可能性があります。
Wrikeの見た目が使いづらいというユーザーの声があります。そのため、事前に使い勝手を試してから導入するのがおすすめです。
＜Wrikeの料金体系＞
- Free：$0/ユーザー/月
- Team：$9.80/ユーザー/月
- Business：$24.80/ユーザー/月
- Enterprise：価格は要問い合わせ
- Pinnacle：価格は要問い合わせ
【Microsoft Planner】Microsoft 365と連携できるツール
＜Microsoft Plannerの特徴＞
- カンバン方式のタスク管理ができる
- ほかのMicrosoftツールと連携できる
Microsoft Plannerではタスクをドラッグ＆ドロップで移動させる”カンバン方式”でタスク管理をします。
WordやExcelなどのファイルが添付できるほか、Microsoftが提供しているさまざまなツールと連携可能です。
＜Microsoft Plannerの注意点＞
- タスクの繰り返し設定ができない
- 表示方法を切り替えられない
毎週の資料作成などの定期的に繰り返すタスクが設定できないので、都度タスクを登録する必要があります。
タスクを一覧で確認しやすいリスト表示に切り替えられないので、使いにくいと感じる可能性があります。
＜Microsoft Plannerの料金体系＞
Microsoft Plannerを利用する場合、Microsoft365のプランに登録する必要あります。
- 一般法人向け（左右にスクロールできます）
- 大企業向け
| プラン | Microsoft 365 Business Basic | Microsoft 365 Apps for business | Microsoft 365 Business Standard | Microsoft 365 Business Premium |
|---|---|---|---|---|
| 価格 |
750円/ユーザー/月（年間契約） |
1,030円/ユーザー/月（年間契約） |
1,560円/ユーザー/月（年間契約） |
2,750円/ユーザー/月（年間契約） |
| プラン | Microsoft 365 F3 | Microsoft 365 E3 | Microsoft 365 E5 |
|---|---|---|---|
| 価格 |
1,000円/ユーザー/月（年間契約） |
4,500円/ユーザー/月（年間契約） |
7,130円/ユーザー/月（年間契約） |
【Google ToDo リスト】Googleが提供するタスク管理ツール
＜Google ToDo リストの特徴＞
- あらゆるデバイスから利用できる
- ほかのGoogleツールと連携できる
Googleアカウントを作成すれば、PCやスマホ、タブレットなどのあらゆるデバイスから使えます。ただし、PCの専用アプリはなく、都度Webブラウザから開かなければなりません。
たとえば、Googleのメールツール「Gmail」に届いたメールをタスクに登録したり、カレンダーツール「Googleカレンダー」にタスクを反映したりできます。
＜Google ToDo リストの注意点＞
- タスクの共有は難しい
- タスクを一覧表示できない
タスクをほかのメンバーと共有したり、担当者に割り振ったりできないので個人ビジネス向きです。
タスクはリストに分けて登録可能ですが、タスクの一覧表示はできません。
＜Google ToDo リストの料金体系＞
- Google ToDo リストは無料ですべての機能を利用できます。
関連記事： 【最新版】無料のおすすめタスク管理ツール7選！
自社に適したタスク管理ツールの選び方5選
ここでは、タスク管理ツールの選び方を5つ解説します。「自社に合わないツールを選定してしまった」とならないためにも、以下の点を必ず押さえましょう。
（1）目的の機能に過不足がないか
まずは、目的の機能に過不足がないかを確認しましょう。
機能に不足があるのは避けるべきですが、多機能なツールを導入してしまうとデジタルに不慣れな社員が活用できず、社内に浸透しません。また、多機能なタスク管理ツールはコストもかかるので、長期的な運用には不向きです。
そのため、自社に導入する目的を明確にしたうえで、機能に過不足がないシンプルなタスク管理ツールを選びましょう。
（2）低コストで運用できるか
次に、低コストで長期的に運用できるかを確認しましょう。
タスク管理ツールの料金は、ツールによって大きく異なります。とくに、多機能なツールは料金が高くなりやすく、長期的に運用できない可能性があるので注意しましょう。
また、オンラインでサービスを利用するクラウド型と、社内にサーバーを構築するオンプレミス型でも費用が異なります。クラウド型は専門知識が不要なうえ、高額な初期費用がかからないツールが多いのでおすすめです。
（3）利用人数を満たしているか
次に、利用人数を満たしているかを確認しましょう。
利用するチームの規模も、導入するツールやプランを決める要素のひとつです。また、利用人数に下限のあるツールもあるため、選定時には注意しなければなりません。
結論、プロジェクトの進捗によってチームの人数が増える場合も考慮し、プラン変更が柔軟にできるツールを選ぶのがおすすめです。
（4）サポートは充実しているか
次に、サポート体制が充実しているかを確認しましょう。
タスク管理ツールの導入後、トラブルや不明点があったときに、すぐに対応してくれるサポート体制があれば安心です。たとえば、1営業日以内にメールで返信が来るようなサポートがあると、プロジェクトへの影響を最小限に抑えられます。
タスク管理ツールは長期的な運用が前提になるので、サポートが充実しており、安心して使い続けられることが重要なのです。
（5）誰でも簡単に使いこなせるか
最後に、誰でも簡単に使いこなせるタスク管理ツールを選びましょう。
「有名だから」「多機能だから」などの理由でツールを選んでしまうと、自社の環境には合わない可能性があります。とくに、非IT企業の場合、多機能なタスク管理ツールではデジタルに慣れていない社員が使いこなせません。
そのため、社員がストレスなく運用できるタスク管理ツールを選ぶべきです。なかでも、必要な機能が過不足なく搭載された「Stock」を使うと、誰でも直感的に使い続けられます。
タスク管理ツールを使うべき5つの理由
ここからは、タスク管理ツールを使うべき5つの理由を解説します。以下を周知すれば、アナログな手法でタスクを管理しているチームでも、スムーズにツールを導入できます。
理由1｜タスクの抜け漏れを防げる
タスク管理ツールを活用すれば、タスクの抜け漏れを未然に防げます。
タスク管理ツールにタスクを登録すると、期限が近くなると通知が来るので、タスクを忘れる心配がありません。また、ほかの社員が担当するタスクも一覧で表示でき、メンバーのタスクに抜け漏れがないかも確かめられます。
このように、タスクの抜け漏れによる業務の遅れを防ぐためにも、タスク管理にはツールが必須なのです。
理由2｜チーム全体のタスク管理ができる
タスク管理ツールを導入すれば、チーム全体のタスク管理もできます。
個人でタスク管理をすると、チーム全体の進捗が把握できなくなり、課題の早期発見や適切なリソースの配分が困難です。一方、チーム向けのタスク管理ツールであれば進捗状況がリアルタイムで共有されるので、進捗が遅れていてもすぐに気付けます。
このように、タスク管理ツールはチーム全体の業務を円滑に進めるのに役立つのです。
理由3｜柔軟な対応ができる
タスク管理ツールを上手く活用すれば、チームで柔軟な対応ができるようになります。
タスク管理ツールはリアルタイムでタスクの進捗状況を共有できるので、全体の進捗に合わせて個人の作業ペースを調整しやすくなるメリットがあります。
結果として、”タスクが遅れているメンバーがいればサポートをする”などの臨機応変な対応もしやすくなるのです。
理由4｜社内で円滑なコミュニケーションがとれる
タスク管理ツールを使えば、社内で円滑なコミュニケーションがとれます。
多くのタスク管理ツールにはメッセージ機能があり、タスクに関する連絡や相談が簡単にできるのです。つまり、タスクを共有するのにメールやチャットツールを併用する必要がありません。
このように、別のツールを運用するコストを省きながら、スムーズなやりとりを図るためにも、メッセージ機能のあるツールを選ぶべきです。
理由5｜目的の情報へすぐにアクセスできる
目的の情報へすぐにアクセスできるのもタスク管理ツールが必要な理由です。
タスクの処理に必要な情報（資料,データ）も一緒に管理されるツールであれば、社内サーバーやデスクトップから資料を探し出す手間がかかりません。結果として、目の前の仕事に集中できるようになります。
とくに、タスクの詳細情報を残せる「ノート」があり、ノートにタスク機能が紐づいている「Stock」であれば、話題が混ざらずにタスクを管理できます。
期日管理におすすめのタスク管理ツール5選まとめ
これまで、期日管理におすすめのタスク管理ツール5選や選び方をご紹介しました。
自社に最適なツールを選ぶときには、料金だけではなく”目的の機能に過不足がないか”や”誰でも簡単に使いこなせるか”を比較するのが大切です。
ただし、機能が多いツールでは使いづらく、社内へ浸透しない恐れがあります。したがって、「必要な機能が過不足なく備わり、ITの知識がなくてもすぐに使えるツール」を選ばなければなりません。
つまり、自社の期日管理には、非IT企業の65歳以上の社員でも即日でタスクを作成・共有・管理できる「Stock」が最適なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で期日までに確実にタスクを完了できる環境を整えましょう。
