タスク管理をする方法のひとつに手書きのノートがあります。ノートとペンだけでタスク管理ができるので誰でも気軽に始められるのがメリットです。
一方、「タスク管理する方法が多すぎるので、どれが効果的なのか分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「ノートでタスク管理する方法3選」と「近年注目されているバレットジャーナル」を中心に解説します。
- 簡単に始められ効果もあるタスク管理の方法が知りたい
- ノート1冊で完結するタスク管理術が知りたい
- ミスが目立つ部下にタスク管理について共有したい
という方はこの記事を参考にすると、すぐに実践できるタスク管理の方法が分かります。
目次
ノートでタスク管理する3つの方法
ノートでタスク管理する方法はいくつかありますが「誰でも簡単に始められて効果もある方法」は以下の3つです。どれもすぐに実践できるものなので必見です。
方法（1） ToDoリスト
ノートでタスク管理する方法のひとつに「ToDoリスト」があります。
ToDoリストはToDo（タスク）を一覧にまとめて、完了したものからチェックしていくタスク管理です。チェックされていない項目が未完了の仕事だとすぐ分かるので便利です。
チェックボックスを書くだけで始められるので、誰でも気軽にタスク管理ができます。
方法（2） 重要度・緊急度のマトリクス
ノートでタスクの優先順位を設定できるのが「重要度・緊急度のマトリクス」です。
上図のように、縦軸にタスクの重要度、横軸にタスクの緊急度をとったマトリクスでタスクを4つに分類します。タスクの優先順位は ①＞②＞③＞④ になります。
限られた時間で効率的に仕事をするためにはタスクに優先順位を付ける必要があります。そのため、ノートに重要度・緊急度のマトリクスを書いてタスクを整理しましょう。
方法（3） 付箋のカンバン方式
付箋を活用した「カンバン方式」でタスク管理する方法もあります。
カンバン方式とは、上図のようにToDo/Doing/Doneの3つの枠を書いたノートにタスクが書かれた付箋を貼り、ステータス（進捗状況）ごとに貼り直す方法を指します。
ToDoリストはすべてのタスクの進捗が一目瞭然になるので、抜け漏れが起こりづらいのがメリットです。
ノートでタスク管理するメリットとデメリット
以下では、ノートでタスク管理するメリットとデメリットをご紹介します。紙によるタスク管理のメリット・デメリットを理解し、自社に最適なタスク管理の方法を見つけましょう。
メリット
ノートによるタスク管理では、以下の3つのメリットが得られます。
- ノートとペンだけで始められる
- カレンダーとタスクを同時に確認できる
- タスクのやり残しを減らせる
一般的なA4ノートとペンがあれば始められるので、手帳などを購入する必要がありません。
カレンダーとタスクが1冊のノートで確認できるので、複数のアイテムを使う必要がありません。
完了できなかったタスクは別日程へ移動させるときに目に入るので、達成率が高まる可能性があります。
ノートによるタスク管理は誰でもすぐに始められるのが大きなメリットと言えます。
デメリット
ノートによるタスク管理を始める前に確認しておくべきデメリットは以下の3つです。
- ビジネス向きではない
- 繰り返しのタスクに弱い
- タスクを探しづらい
「すぐに共有できない」「ノートを常に持ち運ぶ必要がある」など、ビジネス利用に向かないデメリットがあります。
毎日もしくは毎週の定期的なタスクを、ノートへ逐一記載する必要があるので手間がかかります。
目次を活用しても詳細なページ数が分からないので、必要な情報を探し出すまでに時間がかかります。
手書きによるタスク管理では、タスクをノートに記載するだけでも時間がかかり、それ自体がタスクとなってしまう恐れがあります。仕事で使う場合には業務効率を大きく損なう可能性があるので注意しましょう。
仕事のタスク管理にツールを活用すべき3つの理由
ノート以外でタスク管理をする方法のひとつに「タスク管理ツール」があります。以下では、仕事でタスク管理ツールを活用すべき3つの理由をご紹介します。
- 繰り返しのタスク設定ができる
- タスクをすぐに検索できる
- ビジネス向きの機能が充実している
定期的なタスクをわざわざ手間をかけて設定する必要がなくなります。
「キーワード検索」「詳細条件検索」でストレスなく目的の情報が見つかります。
一部のツールは共有機能だけでなく、メッセージ機能なども搭載しています。
とくに、タスクの共有機能は、プロジェクトをスムーズに進めるためにも必要不可欠です。したがって、タスク管理ツールはビジネス利用に必須なアイテムです。
【ビジネス向け】仕事のタスク管理が簡単にできるおすすめのツール
以下では、仕事のタスク管理が簡単にできるおすすめのツールをご紹介します。
紙によるタスク管理では、タスクの確認や共有に時間がかかるので面倒です。そのため、タスク管理を効率化できるツールが必須になります。
しかし、多機能なツールは操作が難しく、ITに詳しくないメンバーが使いこなせない恐れがあるのです。そのため、「タスクが抜け漏れる」「誰も使わずに放置される」など、かえって業務効率が悪くなる事態が起こります。
結論、ビジネス向けのタスク管理ツールには、非IT企業の65歳でもすぐに使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockには社内情報を簡単に残せる「ノート」があり、営業から事務、技術職まであらゆる業種で重宝します。また、ノートごとに「タスク」が紐づいているので仕事の抜け漏れが減り、さらにメンバー同士のやりとりもできる「メッセージ」があるので便利です。
ITが苦手な65歳でも簡単に使いこなせる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
新しいタスク管理の方法「バレットジャーナル」とは
これまでご紹介した3つのタスク管理のほかに「バレットジャーナル」というノート術が近年注目を集めています。以下では、バレットジャーナルの概要から書き方、メリット・デメリットまで解説します。
バレットジャーナルとは
バレットジャーナルは、バレットと呼ばれる中点（・）を使ったタスク管理の手法です。
箇条書きを使うので素早い記録が可能になるほか、1冊のノートでタスク管理できるというメリットがあります。
バレットジャーナルには基本のルールはありますが、基本さえ押さえられていれば独自の方法でバレットを作成しても問題はありません。つまり、自身が使いやすいと感じるバレットにアレンジできるのです。
バレットジャーナルの書き方
バレットにはいくつか種類があり、上手く活用すれば下図のようなノートが作成できます。以下がバレットジャーナルの基本ルールとなります。
- 各バレットの説明
「・」：タスクを記録するための基本的なバレット
「─」：詳細を記録するためのメモ用バレット
「×」：タスクが完了したときに使うバレット
「＊」：とくに重要なタスクに使うバレット
「＞」：特定の日程に変更するためのバレット
「＜」：いつかやるべきことに使うバレット
バレットジャーナルのコンテンツ
バレットジャーナルを始めるには、以下のようなコンテンツを作成する必要があります。
- INDEX
- Future Log
- Monthly Log
- Daily Log
どのページに何が書かれているかが分かる目次のページです。すぐに目的の情報を探せるように記載します。
半年から1年分のスケジュールや目標を記載するページです。年間カレンダーの役割を担います。
1か月分の予定を書き込む月間カレンダーのページです。中期のプロジェクトを管理できます。
1日の予定やタスクを記載するページです。Todoリストの機能もあります。
以上のコンテンツを余すことなく作成すれば、バレットジャーナルのメリットを最大限得られる使い方ができます。
ノートでタスク管理する3つの方法とバレットジャーナルまとめ
ここまで、ノートでタスク管理する3つの方法やバレットジャーナルを中心にご紹介しました。
- 「ToDoリスト」「マトリクス」「カンバン方式」の3つの管理方法が簡単で効果的
- ノートのタスク管理術は共有がしづらく、個人の利用に向いている
- 仕事でタスク管理をする場合には「タスク管理ツール」の活用が必須
ビジネスにおけるタスク管理では、メンバー同士でタスクを共有して見える化しましょう。そして、チームの進捗を一目で確認するためにも、ツールによるタスク管理を実施すべきです。
結論、今回ご紹介した「Stock」は、タスク管理に必要な機能を過不足なく備えおり、非IT企業の65歳でも使いこなせるシンプルなツールです。実際に、非IT企業を中心に240,000社以上が導入して効果を実感しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」をインストールしてタスク管理の利便性を確かめてみましょう。
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