仕事をする場所や環境に関わらず、ビジネスの基礎となるコミュニケーションが鈍化すると、さまざまな業務に支障が出始めます。そのため、コミュニケーションを円滑にするITツールを導入する企業が増えているのです。
たとえば、コミュニケーション機能や利用状況を自動解析する高度な分析機能も備わった「Talknote（トークノート）」もビジネスで利用される代表的なツールのひとつです。一方、Talknoteを検討する企業のなかには「自社にマッチするのか」「実際の評判は良いのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Talknoteの概要や使い方、口コミ・評判を網羅的にご紹介します。
- Talknoteを運用するイメージを深めるために、機能や使い方を知りたい
- 実際にTalknoteを利用するユーザーからの評判を確かめたい
- Talknoteが自社に合うツールなのかを総合的に判断したい
という方はこの記事を参考にすると、Talknoteの概要が分かり、自社にマッチするか判断できるようになります。
目次
Talknote（トークノート）とは
以下では、Talknoteの概要と機能をご紹介します。とくに「自社で運用するイメージがつかめない」という方は必見です。
Talknote（トークノート）の概要
Talknote（トークノート）は「Talknote株式会社」が展開する国産の情報共有プラットフォームです。
『組織のチカラを最大化する』を目的として、リアルタイムでの情報共有やデータの蓄積により、組織運営をサポートするツールとなっています。とくに、情報を書いた「ノート」が時系列に「タイムライン」に表示される点が特徴です。
Talknoteは継続率やサポート満足度も9割を超えていると公式サイトから確認でき、実際に、医療、製造、小売、飲食をはじめとした業界で1,100社以上の導入実績があります。
Talknote（トークノート）の機能
以下では、Talknoteで利用できる機能を4つの種類ごとに紹介します。Talknoteを使いこなすには、機能や特徴を把握することが重要です。
(1)社内コミュニケーション活性化機能
社内コミュニケーション活性化機能は、メッセージやスタンプ、いいね機能を中心に、社員同士が気軽にやりとりができる環境をつくります。具体的な機能は以下の通りです。
| 機能 | 特徴 |
|---|---|
| ノート |
情報の種類に応じて、関連する社員に共有できる機能です。 |
| プロフィール |
メンバーのプロフィールを確認できる機能です。 |
| サンクス |
ほかの社員に感謝を伝えられる機能です。 |
| メッセージ |
社員間で円滑なコミュニケーションがとれる機能です。 |
| スタンプ |
テキストでは伝わりきらない感情などを簡単に共有できる機能です。 |
| 既読・未読 |
投稿が読まれたかだけでなく、誰が閲覧したかまで分かる機能です。 |
| タイムライン |
自身が参加しているグループへの投稿を、まとめて確認できる機能です。 |
| いいね |
投稿に対しての評価をする機能です。 |
(2)HR機能
HR機能はTalknoteの大きな特徴であり、利用状況などからさまざまな情報を数値化、分析ができます。具体的な機能は以下の通りです。
| 機能 | 特徴 |
|---|---|
| 組織スコア |
組織の状態を可視化して、組織課題の特定をサポートする機能です。 |
| オーバーワーク検知 |
アクセス時間の増減を検知して、心身の健康維持や離職防止に役立てられる機能です。 |
| アクションリズム解析 |
チームへの関心や仕事への積極性を測定する機能です。 |
(3)業務効率化機能
業務効率化機能を使えば、作業の手間が軽減されます。具体的な機能は以下の通りです。
| 機能 | 特徴 |
|---|---|
| メンション |
とくにメッセージを確認してほしいメンバーに通知を送る機能です。 |
| 社外コミュニケーション |
社外のユーザーとメッセージのやりとりができる機能です。 |
| ブックマーク |
あとで見返したい投稿やメッセージを一覧にできる機能です。 |
| タスク管理 |
仕事の対応期限が過ぎたときに、通知を送り抜け漏れを防ぐ機能です。 |
| 動画 |
テキストや画像だけでなく、動画を投稿・再生できる機能です。 |
| ハッシュタグ |
同カテゴリの投稿をまとめて表示できる機能です。 |
| 絞り込み検索 |
任意の条件で投稿を絞り込みする機能です。 |
| メール連携 |
メールツールを連携して、Talknoteへ投稿する機能です。 |
| シェア機能 |
投稿やメッセージを、ほかのノートやメッセージに転送する機能です。 |
| 予約投稿 |
投稿やメッセージを、あらかじめ指定した日時に発信できる機能です。 |
(4)管理機能
管機機能があれば、Talknoteの管理者の作業工数が最小限に抑えられます。具体的な機能は以下の通りです。
| 機能 | 特徴 |
|---|---|
| ノート一括登録・変更 |
アクセスできるノートを一括で登録・変更する機能です。 |
| 部署連動機能 |
部署とノートを紐づけて、メンバー変更時に自動的にアクセス権限が変更される機能です。 |
| 利用環境制限 |
許可していないIPアドレスや端末からの利用を制限する機能です。 |
| メンバーの権限管理 |
メンバーごとに権限が管理できる機能です。 |
以上のように、Talknoteには多種多様な機能が搭載されており、各機能を十分に活用することで組織での情報共有が改善されます。
Talknote（トークノート）の使い方
以下では、Talknoteの利用用途として、4つの使い方をご紹介します。まずは基本的な使い方をマスターしましょう。
使い方1｜気軽にコミュニケーションをとる
「メッセージ」を用いれば、メールよりも気軽にスピード感のあるコミュニケーションが取れます。
会話形式でコメントが残せることで、対面形式に近いコミュニケーションが実現できます。さらに、テキストはもちろん、スタンプや画像の添付、ボイスメッセージを投稿する機能も備わっています。
メッセージは個人と、任意のメンバーを招待するグループのふたつに分かれます。なお、Talknoteを利用している企業同士であれば社外間でのやりとりも可能です。
使い方2｜社内で情報を共有する
Talknoteの「グループ」は、複数メンバーと情報共有できる機能です。
トップ画面では参加グループのタイムラインが表示され、投稿を時系列順に閲覧できます。また、それぞれの投稿にはコメントも残せるので、掲示板のような運用も可能です。
したがって、部署やチームが多く、各メンバーが複数の業務を兼任しているチームに有効な機能と言えます。
使い方3｜仕事の抜け漏れを防ぐ
Talknoteの「タスク機能」を用いれば、作業を可視化して忘れないように管理できます。
情報共有と作業依頼のいずれもTalknote上でやりとり可能なので、ツールを使い分けたりメールと併用したりする必要がありません。また、タスクの抜け漏れを防ぐ通知機能もあり、複数の仕事を同時並行している場合に役立つのです。
さらに、Talknoteの「Taskbot」を利用すれば、日報の提出をはじめとした繰り返しタスクのリマインドを自動化します。
使い方4｜HR機能で社員をサポートする
Talknote最大の特徴は「HR機能」です。HR機能は、Talknoteの利用状況などの情報を分析し、組織改善のヒントを示唆します。
たとえば、アクションリズム解析では、Talknoteでのコミュニケーション量やアクセス時間を測定し、社員の労働状況を数値化します。大きな変化が続いたときには管理者に通知が入るので、社員への個別フォローが必要であると判断できるのです。
以上のように、TalknoteのHR機能は社員の状況を収集、分析する高度な技術です。そのため、使いこなすのは困難ですが、上手く運用すれば大きな成果につながる可能性があります。
Talknote（トークノート）の料金プラン比較
引用（以下含む）：Talknoteの料金プランについて
Talknoteの利用料金は非公開であり、正確な価格を把握するには問い合わせが必要です。内訳は上図の通り「初期費用＋基本プラン＋オプション」となります。
また、Talknoteが利用者限定で対応している導入サポートは以下の内容となっています。
- ネットワーク作成
- 初期ユーザーの登録代行
- ノート機能を用いた情報共有設計
- 初期ノートの作成代行
- 作成ノートへのメンバー登録代行
- 導入セッションの実施
- Talknoteを用いた社内コミュニケーションルールの設計
- 利用推進時に必要な進捗管理
- 電話・メール対応、Web・訪問ミーティング
- 利用者向けの勉強会
実際に導入する際の流れは「問い合わせ→キックオフ→運用の提案→環境構築→利用開始」となっています。
【中小企業向け】重要な内容を見落とさないおすすめの情報共有ツール
以下では、重要な内容を見落とさない、中小企業におすすめのツールをご紹介します。
Talknoteは時系列に情報を確認するツールですが、メッセージや投稿が次々と流れてしまい、あとから振り返るのが困難です。実際に、ユーザーからは「投稿を探すのに時間がかかる」「投稿を遡る必要があり面倒」などの声が上がっています。
また、Talknoteは利用状況を自動分析する機能が豊富ですが、慣れるまでに時間がかかる懸念があります。とくに、人数が限られた中小企業において、利用が難しいツールを導入すると教育コストがかかり、結果として本業務に取り組む時間が失われてしまうのです。
そのため、中小企業には「情報を確実にストックしつつ、誰でもすぐに使いこなせるツール」が必要です。したがって、非IT企業の65歳以上のメンバーでも、即日で使えるほどシンプルな情報共有ツールの「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に蓄積された情報は「フォルダ」単位で保存されて、流れていくことがありません、また、ノートには「メッセージ」が紐づいているので、テーマごとにノートの情報を起点にしたコミュニケーションもとれる点が特徴です。
チームの情報を最も簡単に共有・管理できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Talknote（トークノート）の口コミ・評判
以下ではTalknoteの口コミ・評判をご紹介します。第三者の意見も参考に自社に合ったツールか判断しましょう。
※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreview＞Talknoteより引用しております。
Talknote（トークノート）の良い口コミ・評判
はじめに、Talkknoteの良い口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「手軽に会話できる」「感情表現がしやすい」という声が寄せられています。
非公開ユーザー（投稿日：2022年12月29日）優れている点・好きな機能・アルバイトスタッフなど誰でもすぐに使い出せる点。・普段直接会うことができないスタッフとのコミュニケーションのキッカケになったのと、ほとんどのやり取り周囲が閲覧できる点。その理由・全体の構成が複雑でない。・個々の直接やりとりだけで済ませているよりも、オープンに共有されることで相互サポートしやすくなったり、スタッフ同士のやり取りが増加してフランクな関係になった。
非公開ユーザー（投稿日：2022年09月23日）この製品は社内の掲示板として使用しており業務連絡や共有事項を全社、部署ごとに投稿することができます。カテゴリ分けされているので見やすくて個別にチャット機能もあります。 また、アプリでもWebでもアクセスできるのでネット環境があればどこでも閲覧できます。
非公開ユーザー（投稿日：2021年09月28日）社内全体で使用しているのですが、雑談や見落としても直接仕事に支障のないような送別会のお知らせやお誕生日のお祝いなどを行うのには適していると思います。スタンプも多いので、より感情表現がしやすく社員間のコミュニケーションを深められるなと思います。
非公開ユーザー（投稿日：2021年05月31日）社内用のSNSとして積極的に利用してもらい、日々のコミュニケーションの度合いを数値化することができるので、プロジェクトの進行が滞りそうな時は、数字で予兆を確認できそうです。社員のチャット数の変化や、チャット時間の変化などを自動的に感知して通知してくれるアクションリズム解析がとても役に立っています。
非公開ユーザー（投稿日：2021年03月28日）メンションをする際に、自動で「さん」がつくのは日本らしいサービスでとても好きでした。またチャットグループと個別メッセージが同じ画面で表示されているのは、グループと私信を行き来しやすく非常に使いやすかったです。機能がシンプルでチャットツールに慣れていない人でも迷わず使えると思います。
Talknote（トークノート）の改善点に関する口コミ・評判
次に、Talknoteの改善点に関する口コミと評判をご紹介します。利用ユーザーからは「投稿が見つからない」「スマホアプリの使い勝手が悪い」などの声が寄せられています。
非公開ユーザー（投稿日：2022年09月23日）閲覧数が全体に表示されるのですが誰が閲覧したかどうかまで全ユーザーが分かります。投稿者によって閲覧数があからさまに異なるので閲覧数が誰でもわかると、ましてや誰が見た/見てないが分かることで、気にする社員も中にはいました。
非公開ユーザー（投稿日：2021年09月28日）・検索機能の精度が低いので過去の投稿を探したくてもなかな見つからず困ってます。投稿を探すのに時間がかかることもしばしばあるので、業務効率化の観点で使うのには不向きかもしれません。お気に入り機能など、各自が特定の投稿をブックマークしておける機能があれば改善出来るのにな、と思います。
大町 幹子（投稿日：2021年03月29日）スマホメインのメンバーも多く、アプリの使い勝手があまり良くないのでスマホアプリをもっと使いやすいようにしてほしいです。
非公開ユーザー（投稿日：2021年3月29日）既読がつくつかないのをチャンネルごとで設定を変えられるようにしてほしいです。一部、相手に伝わっているかを確認するのに既読がつくのを好む方もいる一方で、しっかり見てないのに既読になってしまったり、プレッシャーを感じたりするメンバーもいるので設定できるとよいと思います。
非公開ユーザー（投稿日：2021年03月01日）タスク機能が見にくく、改善して欲しいと感じました。タスクの置き場が見えづらかったり、期限が差し迫った時にアラートがこなかったりするので、相手への依頼なのに致命的なまでに使いこなせなかったです。タスクの表記場所がさらにわかりやすい位置になると大変助かります。
Talknote（トークノート）の使い方や口コミ・評判まとめ
ここまで、Talknote（トークノート）の使い方や口コミ・評判を幅広くご紹介しました。
Talknoteは機能が豊富な情報共有プラットフォームです。メッセージやタスクはもちろん、組織のコンディションが分かる分析機能など、さまざまな機能を利用することで組織力を強める効果が期待できます。
一方、多機能なツールでは「ITに詳しくない社員が使いこなせない」「運用コストがかかる」ので、社内に定着しない恐れがあるのです。そのため、とくに経営資源の限られた中小企業で情報共有にツールを利用する際には、シンプルなサービスを選定しましょう。
そこで、直感的な操作で誰でも使いこなせる情報共有ツールのStockを導入すると、ストレスなく低コストで情報管理の運用が実現します。実際に、業界業種を問わず240,000社以上がStockでシンプルな情報共有・管理の手段を確立しています。
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