物品購入や人材採用を進めるには、稟議書を作る必要があります。そこで、テンプレートを活用すると、都度一から構成を考える手間を削減して、スピーディーに稟議書を作成できます。
しかし、「どのようにテンプレートを選べば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、稟議書のテンプレートを中心にご紹介します。
- テンプレートを活用し、社内で稟議書の形式を統一したい
- 上手い書き方を把握して、適切な稟議書を作成したい
- 誰でも簡単に稟議書を電子化できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、稟議書のテンプレートが分かり、書類をスムーズに作成できます。
稟議書とは
「稟議書」とは、自身の権限では決定できない事案について、上位関係者に回覧して、承認を得るための書類を指します。「稟議」の言い回しとしては、“稟議にかける、稟議に回す、稟議に上げる”などが挙げられます。
また、「稟議」に類似する用語として「決裁」「起案」「提案」があります。これらの用語の意味は以下の通りです。
- 決裁
- 起案
- 提案
「決裁」とは、申請された事案に対して、上位関係者が“承認”または“却下”の判断を下すことを指します。
「稟議」では担当者が申請した書類を複数の関係者で回覧して承認する一方「決裁」では部下が申請した書類を、決定権を持つ上司が承認する点が特徴です。
「起案」とは、正式な文書のもとになる案や文を作ったり、承認を得るために意思決定の内容を書類にまとめたりすることを指します。
「提案」とは、議案や意見を提出することを指します。“稟議書”が物品購入・契約締結などについて承認を得ることを目的としているのに対して、“提案書”は、課題の改善策など、多様な意見を提案することを目的としています。
稟議書を活用すると、都度意思決定のために会議を実施する手間を削減できます。また、稟議書の作成を通して事案の内容を整理できるので、取り組みを確実に進められます。
【無料】稟議書のテンプレート4選
ここでは、無料でダウンロードできる稟議書のテンプレートをご紹介します。4種類のテンプレートを紹介しているので、内容や形式を確認して、自社に合ったテンプレートを活用しましょう。
（1）例文付きの稟議書のテンプレート
こちらは、[文書]が提供する例文付きの稟議書のテンプレートです。こちらで提供されている稟議書のテンプレートの種類は以下の通りです。
- 備品などの物品購入・買い換え
- 出張・セミナー・研修会・講習会への参加
- 接待交際費の支出
- 正社員・アルバイト・パートの採用
- 新規取引先との契約開始
このように、用途ごとに多様なテンプレートが用意されているので、目的に合った稟議書を作成できます。
（2）物品購入にも使える稟議書のフリーテンプレート
こちらは、物品購入にも使える稟議書のフリーテンプレートです。
書式が異なる2種類のテンプレートが用意されています。一つ目は「決裁内容・起案理由・期待できる効果」を記入できるエクセルのテンプレート、二つ目は「件名・目的・数量・金額・効果」を記入できるWordのテンプレートとなっています。
（3）Wordで使える稟議書のテンプレート
こちらは、ビズ研が提供する、Wordで使える稟議書のテンプレートです。こちらでは、用途に合わせて使える、以下の専用テンプレートが提供されています。
- 購買・購入
- 新規取引先
- 人員募集
- 採用稟議
ほかにも、シンプルなレイアウトで構成された、4種類の基本テンプレートが用意されています。
（4）エクセルで使える稟議書のテンプレート
こちらは、エクセルで使える稟議書のテンプレートです。こちらでは、書式が異なる2種類のテンプレートが用意されています。
一つ目は「件名・内容・目的・添付書類・決済日・決済結果」を記入して、企画や人事などに活用できます。二つ目は「件名・購入品・購入理由・数量・必要経費・金額・発注先と理由・支払方法」などを記入して、物品購入に活用できます。
稟議書の上手い書き方とは
ここでは、稟議書の上手い書き方について解説します。適切な稟議書を書くためのコツを紹介しているので、担当者の方は必見です。
（1）抜け漏れがないか確認する
稟議書を書くときは、抜け漏れがないか確認しましょう。稟議書の基本的な項目は以下の通りです。
- 日付
- 起案者
- 題名
- 稟議の目的・理由・費用
また、稟議書の題名では「〇〇の購入について」「〇〇社との新規取引承認の件」というように、稟議の内容を端的に示しましょう。
（2）具体的なデータを示す
上手い稟議書を書くためのコツとして、具体的なデータを示す点が挙げられます。
具体的なデータを示すと、説得力が高まり、承認を得やすくなります。そこで、「発生するコスト」や「予想される利益」などを数値として示して、検討する事案について客観的に説明しましょう。
このように、具体的なデータを示して、費用対効果を明確にすることがポイントです。
（3）5W2Hを意識する
5W2Hを意識することも、上手い稟議書を書くためのコツのひとつです。
5W2Hとは、情報を論理的に整理・伝達するためのフレームワークを指します。具体的には、以下の7つの要素が挙げられます。
- 5W
- 2H
When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（なぜ）
How（どのように）、How Much（いくらで）
5W2Hを活用すれば、話を順序立てて説明して、ビジネスをスムーズに進められます。また、情報の抜け漏れを防いで、過不足なく円滑なコミュニケーションが可能です。
稟議書を電子化する2つのメリットとは
稟議書を適切に管理するには、電子化する点が重要です。ここでは、稟議書を電子化する2つのメリットについて解説します。
（1）承認までスピーディーに進められる
稟議書を電子化すると、承認までスピーディーに進められます。
稟議書を紙で作成していると、承認者に順番に回していかなければなりません。しかし、承認者が不在だったり、他支店のメンバーだったりすると、承認を得るまでに時間がかかってしまうのです。
そこで、稟議書を電子化して共有すれば、いつでもデータ上で確認できるので、スピーディーな意思決定が可能です。また、申請から承認までの工程が可視化されるので、承認の進捗状況をスムーズに確認できるメリットもあります。
（2）コストを削減できる
コストを削減できる点も、稟議書を電子化するメリットのひとつです。
紙で運用していると、稟議書を作成するときに紙代や印刷代がかかります。また、作成した稟議書を管理するスペースを確保しなければなりません。
そこで、稟議書を電子化すると「作成時の金銭的なコスト」や「場所代や管理作業などの管理コスト」を削減できます。
誰でも簡単に稟議書を電子化できるツール
以下では、誰でも簡単に稟議書を電子化できるツールをご紹介します。
稟議書の作成にテンプレートを活用すると、手間をかけずに体裁を整えられます。ただし、稟議書を紙で作成していると「承認までに時間がかかる」「紙代や印刷代などの金銭的なコストが発生する」恐れがあるので注意が必要です。
そこで、「非ITの方でも簡単に稟議書を電子化できるITツール」を導入しましょう。稟議書の作成・管理にかかるコストを削減できるうえ、稟議書をスムーズに共有して、承認までストレスなく進められるようになります。
結論として、稟議書を電子化するには、誰でも導入即日で活用できる情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、稟議書のテンプレートを直に書いて、リアルタイムで共有可能です。また、「メッセージ」がノートに紐づけられているので、意思疎通をとりながら、承認までスムーズに進められます。
稟議書の作成・管理・共有を円滑化するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
稟議書のテンプレートまとめ
これまで、稟議書のテンプレートを中心にご紹介しました。
上手い稟議書を書くためのコツは「（1）抜け漏れがないか確認する」「（2）具体的なデータを示す」「（3）5W2Hを示す」の3点でした。
ただし、稟議書を紙で作成していると、承認までに時間がかかったり、稟議書の作成・管理に余計なコストがかかったりする恐れがあります。そこで、「すべての社員が簡単に稟議書を電子化できるツール」があると便利です。
したがって、稟議書を電子化するには、誰でも簡単に稟議書を電子化して作成・管理・共有できるITツール「Stock」が最適です。実際に、非IT企業を中心とした240,000社以上が情報共有の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、全社で稟議書を電子化しましょう。
