オンラインストレージは便利にファイル共有が行える一方、インターネット上でデータを管理するゆえにセキュリティ面を重視する企業も多いです。そして、さまざまな種類のオンラインストレージのひとつに、高セキュアな環境下でファイル共有が可能な「Smooth File」というファイル転送・共有システムです。
しかし、ファイル共有ツールに関する知識が少なく、Smooth Fileとはどのようなツールかわからない人もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、Smooth Fileの機能や料金プラン・評判を中心に解説します。
- Smooth Fileとはどのようなツールか仕組みを知りたい
- 実際にツールを利用しているユーザーの声を元に、導入可否を決めたい
- 高セキュリティでITリテラシーを問わず利用できるツールがあればすぐに導入したい
という方はこの記事を参考にすると、Smooth Fileについて正しく理解でき、自社にとって最適なツールどうかの検討が行えます。
目次
Smooth Fileとは
Smooth Fileとは、株式会社プロットが提供している法人向け大容量ファイル転送・共有システムです。
利用にはアカウントが必要となりますが、ユーザー数には制限がないため社内はもちろん社外ユーザーとも円滑にファイル共有できます。
セキュリティ性にはとくに力を入れており、IP制限や利用端末制限などの細かな制限への対応ができるほか、上長承認機能などファイル共有時に要望の高い機能が網羅されているのが特徴です。
こうしたセキュリティの高さが評価を受け、大手ゼネコン会社をはじめとする多くの企業に導入されており、2022年現在国内で1,000社以上の導入実績があります。
Smooth Fileの機能
以下では、Smooth Fileで利用できる機能をご紹介します。Smooth Fileを導入することで、以下の業務を効率的に進められます。
ファイル転送・共有機能
ファイル転送・共有機能では、メールには添付できないような大容量のファイルの送信が可能です。
転送時の上長承認機能や、ログ管理機能をはじめとするセキュリティー機能を組み合わせることで、重要なデータをより安全に管理できます。
さらに、データはオンラインでプレビューできるほか、オンライン上でも編集が可能なので、共有時の作業負担削減に貢献します。
ユーザー間転送機能
ユーザー間転送機能では、Smooth Fileに登録されているユーザー同士でファイルの転送が行えます。
転送先ユーザーからは返信機能を用いてアップロードが可能で、通常のオンラインストレージのように都度ツールへのアップロードを行わずとも効率的に作業を進められます。
さらに、転送履歴の確認も行えるので、情報が不必要に転送される事態も防げます。
セキュリティ機能
セキュリティ機能を活用すれば、より高セキュアな環境下でファイル共有ができます。
IPアドレス制限やSSL通信などのほか、上長の承認がなければファイル共有ができない上長承認機能や、操作ログなどの履歴管理などの機能が設けられており、ユーザーの任意の環境で利用できます。
さらに、ウイルスチェック機能が標準搭載されているので、サイバー攻撃に対する対策も問題ありません。
Smooth Fileの料金プラン比較表
以下では、Smooth Fileを利用する際の料金プランをご紹介します。
Smooth Fileは、クラウド・アプライアンス・仮想アプライアンスの3つのタイプがありますが、以下はクラウドタイプ料金プランとなります。
アプライアンス・仮想アプライアンスの料金についてはサービスページ上には記載がないため、別途問い合わせが必要です。
※表は右スクロールできます。
| 100GBプラン | 500GBプラン | 1TBプラン | 2TBプラン | 3TBプラン | 5TBプラン | 10TBプラン | 30TBプラン | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 初期費用 |
55,000円 |
55,000円 |
110,000円 |
110,000円 |
110,000円 |
110,000円 |
110,000円 |
110,000円 |
| 月額費用 |
27,500円/月 |
33,000円/月 |
55,000円/月 |
82,500円/月 |
99,000円/月 |
137,500円/月 |
198,000円/月 |
280,500円/月 |
| ストレージ |
100GB |
500GB |
1TB |
2TB |
3TB |
5TB |
10TB |
30TB |
Smooth Fileの口コミ・評判
以下では、Smooth Fileを実際に利用しているユーザーからの口コミ・評判をご紹介します。利用者の声も参考にすると、導入時のイメージを掴みやすくなります。
※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewより引用しております。
Smooth Fileの良い口コミ・評判
まずは、Smooth Fileに関する良い口コミ・評判をご紹介します。
実際に利用しているユーザーからは、高セキュアで大容量のファイル共有ができる点に対する評価の声が挙がっています。
非公開ユーザー 投稿日時：2022年03月15日利用時は利用者のID、パスワードが求められ、またデータを送信する毎にファイルのパスワードが作成されるため、安心して利用ができる。インターネット上からのアップデータや社外の大容量ファイルのやりとりなどに使用しており、シーン毎に他のツールと使い分けができるのも良いです。
非公開ユーザー 投稿日時：2021年11月29日職場のデータは重要度において二重のクラウドで管理しており、そのクラウド間でのファイルの移動が安心して簡単に行えます。児童生徒が閲覧可能なクラウドと機密文書等を扱うクラウドが二重に用意されており、双方向でのデータのやり取りが行えます。教員のパソコンは１台でも、両方のクラウドに入り作業できることが最大のメリットです。そこで問題になるのがデータのやり取りで、一方で作成した資料をもう一方のクラウド上で作業したいことが多々あります。その際、本ソフトが有効となり、セキュリティ面でもかなり信頼でき、とても助かっています。ファイル移動の際に無害化してくれ、PDF化も可能で便利です。
非公開ユーザー 投稿日時：2020年07月17日インターネットからファイルのアップロードやダウンロードに使用しております。無料のサービスも色々とありますが、セキュリティに厳しい昨今では万が一漏洩する恐れを鑑みると安心して使用することができません。本製品だと社内の関係者しか利用できないためセキュアに安心して利用できる点が素晴らしいです。使用感や動作速度も問題ないため重宝しております。
Smooth Fileの改善点に関する口コミ・評判
良い口コミ・評判がある一方、改善点に関する声も存在します。
Smooth Fileを実際に利用しているユーザーからは、直感的に操作できない点やサポート面に対する改善要望が寄せられています。
非公開ユーザー 投稿日時：2020年07月17日管理画面のインターフェイスとユーザビリティが悪く、直感的に使うことができません。シンプルな仕組みながらも、説明を受けなければ使い始めることができず、最初は戸惑いばかりでした。
非公開ユーザー 投稿日時：2019年01月08日ファイルをアップロードする時に何回かやり直すことが多いため、UIをシンプルにしてほしい。ファイルを選択し、アップロードを確定させるのが少し手間で古く感じ、直感的でないので間違える。
非公開ユーザー 投稿日時：2018年11月27日メーカサポートの対応、特に回答レスポンスが遅いのは改善してほしいポイントです。もう少しレスポンスが早ければ、顧客満足度が向上すると思います。
Smooth Fileを利用する際の注意点
以下では、Smooth Fileをメインのオンラインストレージとして利用する際の注意点を解説します。Smooth Fileは便利にファイル共有が行える一方、以下の点を考慮する必要があります。
操作が難しい
Smooth Fileの注意点は操作が難しい点です。
Smooth Fileはシンプルな仕組みのファイル共有ツールですが、操作方法は直感的ではないとの声があることからもわかるように、導入時には操作方法などの教育が必要不可欠です。
自社のITリテラシーによっては、教育の時間が多く必要となり、導入後も円滑に利用できるようになるまでに時間がかかるケースも想定されます。
カスタマーサポートのレスポンスが遅いことがある
Smooth Fileは、カスタマーサポートからのレスポンスが遅いことがあるというのも注意点になります。
操作の不明点があった際に迅速なサポートが受けられれば、スムーズな問題解消に繋がります。しかし口コミを見ると、サポートの回答レスポンスが遅いケースもあるようです。
とくに社内のITリテラシーが低い企業の場合、問い合わせ頻度は増える傾向にあるため、ツールの選定時にはサポートの早さにも着目して選びましょう。
Smooth Fileのデメリットをカバーするおすすめのツール
以下では、Smooth Fileのデメリットをカバーするおすすめのツールをご紹介します。
Smooth Fileは高いセキュリティ性を持ってファイル共有が行えるものの、操作性に関して教育の手間がかかるというデメリットがあります。中小企業は複数の業務を兼任しているケースが多く、ツールの導入時に操作方法を十分に教育できる時間があるケースは少ないのが現状です。
そのため、導入したツールの操作が難しければ不明点が出る度に業務を止める事態に陥ってしまうのです。ファイル共有の効率化を目的に導入したツールが、操作性の問題で業務の効率を下げては本末転倒なため「誰もが直感的に利用できるツール」が必須です。
たとえば、今回ご紹介する「Stock」は、非IT企業の65歳以上のメンバーでも扱えるほど簡単、かつファイル管理におけるストレスを簡単に解消するツールです。
Stockの「ノート」に直接ファイルを添付するだけで、誰でも簡単にファイル共有が行えます。さらに、ノートには「メッセージ」を紐づけられるので、共有されたファイルに関する質問などのやりとりもすべてツール内で完結できます。
最も簡単に大切な情報を共有・管理できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Smooth Fileの使い方や料金プラン・評判のまとめ
ここまで、Smooth Fileの使い方や料金プラン・評判を解説しました。
Smooth Fileを活用すると、重要なデータを漏えいのリスクを減らして共有できる一方で、カスタマーサポートが遅いケースがあるなどITに不慣れなユーザーがいる場合、懸念点となる事項があります。
社内すべての社員がツールの利用に慣れているとは限りません。そこで、ひとりでもツールが使えない社員がいれば、オンラインストレージを活用したファイル共有が実現できU、導入したツールが使われなくなる可能性もあるのです。
したがって、ファイル共有の円滑化を実現するためにも、教育コストが不要なほどシンプル、かつすべての社員が問題なく使いこなせるツールを使いましょう。
たとえば、今回ご紹介したStockは、ITに不慣れなユーザーでも教育コストが不要で使えるファイル管理ツールです。非IT企業を中心に240,000社以上の企業に導入され、ファイル共有の円滑化に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して自社のファイル共有を効率化しましょう。
