テレワークやオンライン会議の普及により、以前よりもITツールが身近に浸透してきました。とくに、離れていても正確な業務進捗に貢献する、プロジェクト管理ツールへの需要は年々高まっています。
なかでも、多機能なプロジェクト管理ツールのひとつであるSmartsheet（スマートシート）は候補のひとつとなりえます。しかし、本ツールの導入可否を検討しているものの、自社に適しているか判断がつかず悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Smartsheetの機能や使用法・料金体系からユーザーの声まで幅広くご紹介します。
- Smartsheetについて理解を深め導入を検討したい
- Smartsheetの利用が自社に適しているか判断したい
- 円滑なプロジェクト管理を実現する手法があればすぐに実践したい
という方は本記事を参考にすると、Smartsheetの概要を理解しつつ、複数の視点から導入可否を判断できます。
目次
Smartsheet(スマートシート)とは
Smartsheetとは、リアルタイムで共同作業が行えるプロジェクト管理に優れたツールです。プロジェクトに関わる人材や計画・情報を、Smartsheet単体で一元管理しチームの連携をサポートします。
Smartsheet(スマートシート)の特徴
Smartsheetの特徴は「プロジェクト管理に役立つ機能が網羅されている点」と「業務効率化にも貢献する点」です。
Smartsheetは、業務進捗を可視化する「ガントチャート」に加え、「ダッシュボード表示」や「タスク」など、複数の機能でプロジェクト管理をサポートします。また、メンバー同時でのリアルタイム共同作業が可能なため、テレワーク下での作業もスムーズに行えるのです。
そして、業務効率化に役立つ「自動化機能」も大きな特徴のひとつです。複雑なコード入力ではなく、「シンプルなアクション」と「条件もしくはトリガー」を組み合わせるだけで、アラートを自動で通知したり任意のワークフローを実行したりできるような設定も可能です。
このようにSmartsheetは、豊富なプロジェクト管理機能に加え、業務効率化にも貢献するハイスペックなツールといえます。
Smartsheet(スマートシート)の機能
Smartsheetは主に、下記3つの機能で構成されています。
- ガントチャート
プロジェクト期限や進捗度を可視化します。一目でプロジェクトの全体像が把握できるため、遅れやミスが生じてもすぐに見つけられます。
- 自動化
アラートの送信や承認などの反復プロセスを、直感的な操作で自動化できます。
- 共有
Smartsheetアカウントを持っているかに関わらず共有可能です。アクセス権限は4段階の設定が可能なため、情報漏えいのリスクも抑えられます。
以上から、プロジェクト管理に優れた専門的なツールであることが分かります。とくに、ガントチャートで進捗度をメンバーが確認できるので、スムーズなプロジェクト進行に貢献します。
Smartsheet(スマートシート)におけるメインの使い方
Smartsheetは、優れたプロジェクト管理機能に加え、業務効率向上に貢献する機能が備わっています。そこで以下では、Smartsheetの代表的な使い方を紹介します。
ガントチャートで業務進捗を可視化する
Smartsheetでは、出力する項目をカスタマイズできるガントチャートの作成で、プロジェクトの全体像が可視化されます。
ガントチャートは、開始日と終了日を記入することで作成されます。さらに、ガントチャートの両端をスライドさせると開始日や終了日が簡単に変更可能です。
また、進捗率をガントチャートに紐づけられるので、メンバー間での正確な進捗共有をサポートします。
ワークフローを自動化し業務を効率化する
Smartsheetでは、反復プロセスを自動化するシステムが作成可能で、業務効率の向上を図れます。
自動化は「トリガー」「条件」「アクション」の三段階でフィルターをかけ、システムを形作ります。日付や時間の設定・繰り返しも可能であり、自動化する条件の自由度が高い点も特徴です。
また、テンプレートも用意されているため、プログラミング技術に精通していなくとも、ワークフローを自動化し業務を効率化させられます。
Smartsheet(スマートシート)の料金プラン一覧
Smartsheetには3種類の料金プランが存在します。以下で紹介する2プランに加え、より上位モデルである「エンタープライズ」は、料金やユーザー数など詳細が公表されていないため問い合わせが必要です。
| プロ | ビジネス | |
|---|---|---|
| 料金（年間契約） |
1ユーザー/¥784/月 |
1ユーザー/¥2,768/月 |
| ユーザー |
最大 10 ユーザー |
最低 3 ユーザー |
| 制限 |
閲覧者無制限 |
編集者無制限 |
Smartsheetには、30日間の無料試用期間が用意されています。そのため、まずはスモールチームで運用してから導入を検討すると、自社とツール運用のミスマッチを防げます。
Smartsheet(スマートシート)の評判
ここでは、Smartsheetを実際に利用しているユーザーの声・意見を紹介します。第三者の導入事例も参考にし、自社に適したツール選択のヒントを得ましょう。
※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreview（アイティ―レビュー）より引用しております。
Smartsheet(スマートシート)の良い口コミ・評判
次に、Smartsheetの良い口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「エクセルに近い操作性で使いやすい」「ガントチャートが使いやすい」との声が寄せられています。
非公開ユーザー、投稿日：2022年12月16日表形式で入力でき、関数や条件付き書式も設定できるので、エクセル感覚で使用できます。さらに、表示形式をガントチャートやカレンダーに変更する・ワークフローを設定して通知を送る・各行にファイルを添付する、など、エクセルでは難しいことが簡単にできて便利です。
非公開ユーザー、投稿日：2022年12月16日海外のベンダーとのプロジェクトで導入しました。WBS、ガントチャート、チームメンバーのリソース管理などプロジェクトマネジメントに必要なものが一式揃っていて、過去にスプレッドシートを使っていたが乗り換えました。 小・中規模のプロジェクトではWBS、ガント、メンバーのタスク管理くらいしか使わないが、複数のプロジェクトが関連したり大規模なプロジェクトの場合にダッシュボードでプロジェクト全体を俯瞰してみることができ、どこで課題が発生しているかとすぐに把握することができる。（上層部への報告もダッシュボードのみで行えたのでストレスなかった・・）
非公開ユーザー、投稿日：2022年12月08日Excelと同じ様に関数を使った処理ができるのに加え、オンラインでの共有が簡単にできる点が良いです。チームでの共同編集ができるので、進捗が把握しやすいのも良い点です。
非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2022年09月16日オンラインでWBSやスプレッドシートを共有できるだけでなく、Excelと同様の関数や制限付き書式が使え直ぐに使える。 Excelなどのスプレッドシートより、列の型は強固なので、データの品質を保ちやすい。逆に変なデータを入れることができないので、データの品質を保ちやすい。 SaaSでブラウザ上で起動できるので、共有しやすく、ライセンスを持っていない人にも進捗率を入れていただくことは可能。 カンバンでの進捗状況も可能なので、アジャイルにも使いやすい。 SmartSheetは行に対してファイルを添付することができるので、ファイル共有やタスクとの紐付けが明確にできた。
非公開ユーザー、投稿日：2020年09月29日基本はWBSやガントチャートを作って、プロジェクトの上流管理に使うツールです。brabioのようなガントチャート専用のツールに比べると、Excelのようなスプレッドシート的にも使用でき、項目を自由に拡張できるので柔軟性が高いツールになっています。 基本的な使い勝手は、ほぼExcelに近いので、基本的な習得は楽だと思います。 各項目に会話が記録できる他、リマインダーを出したり、最近更新したセルのハイライトができるなど、WBSツールとして使いやすく完成されていると思います。 カードビューもあるのでTrello的な使い方もできなくはないです。
Smartsheet(スマートシート)の改善点に関する口コミ・評判
次に、Smartsheetの改善点に関する口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「操作面で苦労した」「日本語サポートが不十分」との声が寄せられています。
投稿日：2023年01月18日、非公開ユーザーExcelライクではあるがキーボードショートカットがまだ弱い部分があり、操作のスムーズさを損なっているのでもっと充実してほしい。先行タスクとの紐づけの際、タスク番号を直接入力する必要があるが、先行タスクをクリックするだけで選択できると良い。
投稿日：2022年12月16日、非公開ユーザー日本語でのサポートがなく、プラン変更の際に苦労しました。英語が苦手なので、日本語でサポートしていただけるととてもありがたいです。
非公開ユーザー、投稿日：2022年12月16日WBSでタスクの項目や概要を管理することはできるが、タスクの詳細・進捗はBacklogで管理している。Backlog的な機能が追加されればスマートシートのみで完結するとありがたい。また、スプレッドシートのようにシートをわけられると便利。 たまに動作が重くなることがあり、読み込みに時間がかかるので改善してほしい。
非公開ユーザー、投稿日：投稿日：2022年02月15日慣れるのに苦労した経験があります。 テンプレートの充実さは申し分ないのですが、そもそもどのテンプレートを使えばいいのか悩むことが多かったので二の足を踏む機会も多くあった。 こういうプロジェクトにはこのテンプレートなどレコメンドしてくれる機能があるといいなと感じた。
非公開ユーザー、投稿日：2020年09月29日検索が少し弱いかな、という感じです。検索能力が低いわけではないのですが、検索結果がもう少し見やすいといいのですが。 また、ヘルプが一部分しか日本語化されていないのは、気になる人は気なるかと思います。
Smartsheetより確実にプロジェクト管理を効率化できるツール
以下では、全社で確実にプロジェクト管理を効率化するツールを紹介します。
Smartsheetは、「ガントチャート」や「タスク」「共有」など、プロジェクト管理機能に加え「自動化」によって業務効率の向上も可能です。そのため、IT企業やプログラムに見識のあるチームで運用する際に効果を最大化できます。
一方で、ITリテラシーにばらつきのある企業では、複雑な海外ツールのSmartsheetを使いこなせない恐れがあるうえ、日本語サポートがない点も懸念が残ります。そこで非IT企業では「タスクと情報共有を効率化するシンプルなツール」で、プロジェクト管理を円滑化しましょう。
結論、すぐにプロジェクト管理を効率化させるには、ITツールに馴染みのない65歳以上の社員でも、即日で使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockのメイン機能である「ノート」へあらゆる情報を残しながら、ノートに紐づく「タスク」「メッセージ」を使うと、プロジェクトの情報が錯綜せずに管理できます。また、「1営業日以内の日本語サポート」もあるので、使い方に懸念があっても安心です。
最もシンプルにプロジェクト情報を管理するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Smartsheet(スマートシート)の使い方や口コミ・評判まとめ
ここまで、Smartsheetの使い方や利用者の声・料金体系まで網羅的に解説しました。
Smartsheetはプロジェクト管理に加え、業務効率化に貢献する機能を備えていますが、豊富な機能性ゆえに、使いこなすにはITリテラシーが求められます。一方、プロジェクト管理は各メンバーの情報が可視化されている必要があるため、ツール導入時には全メンバーが使いこなせるかの観点が必須です。
そこで、非IT企業のように、メンバーのITリテラシーにばらつきのある企業では、業務を問わず必要な「タスク」と「情報共有」を効率化するシンプルなツールでプロジェクト管理を円滑にしましょう。
結論、Stockのように、ITツールに馴染みのない65歳以上の社員でも、即日で使いこなせるほどシンプルなツールを導入すべきです。実際に、非IT企業を中心とした240,000社以上で利用され、プロジェクト管理の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を用いて全社で確実に運用し、プロジェクト管理を効率化しましょう。
