メモをとる方法は大きく分けて紙とアプリがあります。非IT企業では、付箋やメモ帳を上手く活用して仕事を進める方も多いのではないでしょうか。
一方で、メモを作成・管理・共有する”メモアプリ”を使って仕事をしているビジネスマンもいます。紙のメモよりもかさばらず、効率よく管理できる点がメリットです。
しかし、従来メモ帳を使っていた場合「どのアプリを使えば良いか分からない」「メモ機能を使いこなすイメージができない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、スマホがメモ代わりになるアプリ5選を中心にご紹介します。
- デジタルに抵抗がある従業員でも簡単に使えるメモアプリを知りたい
- メモをとってタスクの抜け漏れを防いだり、アイデアを書き溜めたりしたい
- 必要な機能を理解して、自社に最適なメモアプリを導入したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、デジタルに苦手意識がある従業員でも簡単に使いこなせるメモアプリが見つかります。
目次
スマホがメモ代わりになるアプリ5選！
以下では、スマホがメモ代わりになるアプリ5選をご紹介します。
仕事用のメモアプリに必要な機能は、メモを分類できる”フォルダ”です。フォルダがないアプリを使うと「見たいメモが埋もれて探し出せない」という状況になりかねません。
また、多くの仕事向けアプリは、高機能ゆえに従来メモ帳を使っていた層には使い始めるハードルが高いです。したがって、「誰でも簡単に使えるメモアプリ」を選びましょう。
結論、スマホをメモ代わりにするのに最適なアプリは、メモをフォルダでシンプルに整理し、非IT企業の65歳以上の従業員でも簡単に操作できる「Stock」一択です。
Stockは「ノート」へ簡単にメモを入力し「フォルダ」で内容ごとに整理して保存できます。また、ノートに紐づいた「タスク」も搭載されているため、”やることリストをメモ帳で管理したい”という方にも最適です。
【Stock】最もシンプルでビジネス向けのメモアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Evernote】仕事もプライベートもすっきり整理するアプリ
＜Evernoteの特徴＞
- タグ付けで整理しやすい
- ノートにタスクを設定できる
Evernoteでは一つのノートに対して複数のタグを付けられます。タグごとに検索できる機能も搭載されているため、上手に活用すればメモを探しやすいアプリです。
ノートにタスクを設定できるため、提出期限やタスクの管理にも活躍します。ただし、設定したタスクへのリマインダー・通知設定は有料プランのみ可能です。
＜Evernoteの注意点＞
- ノートを任意の順番に並べ替えられない
- 無料プランでの制限が多い
Evernoteでは作成日順や更新日にノートを並べ替えられる一方で、任意の順番に手動で並べ替えられません。そのため、たとえば「メモを優先度順に保存しておきたい」という人には向いていないと言えます。
無料プランでは1アカウントで利用できる端末の上限が2台までに限られており、”容量は1ノートあたり25MB”、”タスクのリマインダーや通知には未対応”といった制限があります。
＜Evernoteの料金体系＞
- FREE：￥0
- PERSONAL：￥900/月（月払い）
- PROFESSIONAL：￥1,100/月（月払い）
- EVERNOTE TEAMS：￥1,100/ユーザー/月（月払い）
【Google Keep】手書きメモや音声メモもできるアプリ
＜Google Keepの特徴＞
- あらゆるデバイスからアクセスできる
- 音声メモ機能が使える
iPhoneやiPad、Android、PCなどあらゆるデバイスに対応しているため、時間や場所を問わずメモできるのが利点です。
音声メモ機能が搭載されており、手が離せないシーンや、長い文章を打ち込むのが面倒な場合に活用すると便利です。
＜Google Keepの注意点＞
- インターネット環境が前提
- PDFを保存できない
基本的にオフライン（インターネットがない環境）ではメモを新規作成できません。そのため、外出先ではWi-Fi環境を確保しましょう。
PDF形式のファイルの保存には対応していません。そのため、「メールで送られてきた資料をとりあえずメモで保存しておく」といった使い方ができないことに注意しましょう。
＜Google Keepの料金体系＞
- Google Keepはすべての機能を無料で利用できます。
【メモ】iPhone/iPad/Macに標準搭載されている純正アプリ
＜メモの特徴＞
- チェックリストを作れる
- 共有・共同編集ができる
チェックリストボタンを押せばメモ上にチェックボックスが作成されます。タスクや予定の管理に便利な機能です。
iPhone、iPad、Macを利用するユーザー同士であればメモの共有や共同編集ができます。1つのメモ上で複数人とアイデアを共有する際に活躍する機能です。
＜メモの注意点＞
- メモが埋もれてしまう
- WindowsのPCからは使いづらい
メモを整理するフォルダの階層が一つしかないため「必要なメモが埋もれて探し出せない」という状況になりやすいです。
WindowsのPCからもアクセスはできるものの手間が必要です。そのため、「私用スマホはiPhoneだが社内PCはWindows」という場合には向かないと言えます。
＜メモの料金体系＞
- AppleのメモはiPhone/iPad/Macに初期から搭載されているアプリなので、すべての機能を無料で使えます。
【ColorNote】付箋メモをホーム画面に貼り付けられるアプリ
＜ColorNoteの特徴＞
- スマホのホーム画面にメモを貼れる
- 付箋の色を変更できる
ColorNoteで作成したメモをスマホのホーム画面に貼り付けられます。メモを確認したいときにColorNoteを開く必要がありません。
メモを記載する付箋の色は複数から選べます。そのため、プロジェクトやメモの重要度ごとに色分けして整理して整理できるのです。
＜ColorNoteの注意点＞
- 共有に手間がかかる
- iPhoneに未対応
ColorNoteで作成したメモをほかの従業員に共有したいときには、メールやメッセージアプリを経由しなければなりません。
Androidのみに対応しているため、個人のiPhoneでは使用できません。
＜ColorNoteの料金体系＞
- ColorNoteはすべての機能を無料で利用できます。
メモアプリを選ぶ際に見るべきポイント
以下ではメモアプリの選定時のポイントを解説します。「じっくり検討する時間がないなかで、何を条件にすればよいか分からない」という方は必見です。
（1）あらゆる端末で利用できるか
iPhoneやAndroid、Windows、Macなどあらゆる端末から利用できるかを確認しましょう。対応している端末の種類によってメモアプリの使い方が変わります。
たとえば、PCとスマホでメモできれば、会社のパソコンでメモを編集して外出先ではスマホで確認するなどの使い分けが可能です。また、アプリによっては、スマホのなかでもAndroidやiPhoneといった機種に応じて使えないものもあるので注意しましょう。
以上のように、メモアプリを仕事で使う場合は特定の端末のみに対応しているものではなく、あらゆる端末から同じメモを編集・管理できるメモアプリを選ぶ必要があります。
（2）仕事のファイルが保存できるか
ビジネス利用する場合、仕事でよく利用するファイルを保存できるかを確認しましょう。
ファイル保存に対応しているアプリなら、仕事の効率化に役立ちます。たとえば、「上司からメールで送られてきたファイルをメモアプリに保存して、あとからすぐ見返せるようにする」という使い方ができるのです。
以上のように、仕事のあらゆる情報を保存するために、テキストのみに対応しているアプリではなく「ファイルや画像をメモできるアプリ」を選びましょう。
（3）個人向けかビジネス向けか
メモアプリが個人向けなのかビジネス向けなのか確かめましょう。
個人用のメモアプリの多くにはメモを振り分ける「フォルダ」がなく、必要なメモが埋もれて探しづらくなりやすいです。一方、フォルダが搭載されたビジネス向けのメモアプリなら、情報を分かりやすく分類できます。
また、ビジネス向けのメモアプリのなかには、タスク管理機能が搭載されているものもあります。そのため、わざわざ”やることリスト”のメモを作らずとも、簡単にタスクを管理できるのです。
たとえば、単にメモがとれるだけでなく、”フォルダ”と”タスク管理”という情報を効率的に管理する機能が搭載されている「Stock」なら仕事用でも活躍します。
スマホをメモ代わりにする4つのメリット
以下では、スマホをメモ代わりにする4つのメリットをご紹介します。「紙のメモ帳に比べて、具体的にどのような点で活躍するのか知りたい」という方は必見です。
（1）目的のメモがすぐに探せる
メモアプリは手書きのメモと異なり、目的のメモを検索してすぐに探し出せます。
たとえば、メモのタイトルだけでなく全文やタグでも検索ができれば、見返したいメモへすぐにたどり着けます。一方、紙のメモ帳では何度もページをめくって読みたいメモを探さなければならず非効率です。
仕事をスムーズに進めることが求められるなかで、メモアプリを導入すれば業務効率化が見込めるのです。
（2）時間や場所を問わずメモできる
時間や場所を問わずメモできることもメリットの一つです。
スマホは紙のメモ帳に比べて持ち運ぶ機会が多いです。たとえば、移動の電車でも”思いついたアイデア・考え”や”メンバーへ依頼したいタスク”などを瞬時に書き起こせます。
このように、時間や場所を問わずメモできるアプリなら、移動時間で考えをまとめたり仕事を進めたりするのに役立つのです。
（3）写真やファイルも保存できる
写真やファイルを保存できるアプリもあります。従来は”写真やPDFなどのファイル情報”と”メモなどのテキスト情報”は別々に管理していました。
しかし、社内情報を複数の方法で分散管理してしまうと、業務の非効率化を招きます。たとえば、業務に必要な資料とメモをそれぞれのフォルダから探す手間がかかるのです。
一方で、テキスト情報だけでなく画像やファイルも一箇所にまとめられるメモアプリを導入すれば、メモと資料を紐づけられて素早くアクセスできます。
（4）簡単に共有できる
従業員同士で簡単にメモを共有できるアプリがあります。とくに、紙の資料が連絡手段となっている企業にとっては、メモアプリの共有機能は大きなメリットになります。
たとえば、従来はファイルを印刷して従業員へ渡す必要があったので、伝達までに時間がかかっていました。しかし、メモアプリを使えば従業員間で共有したい情報はもちろん、全社に共有したい情報もリアルタイムで届けられます。
ただし、メモのURLを送って共有するやり方では面倒なので、メモした瞬間からすぐにメンバーへ共有できる「Stock」のようなノート型のメモアプリを使いましょう。
スマホがメモ代わりになるアプリ5選まとめ
これまで、メモ代わりになるアプリ5選や選び方を中心にご紹介しました。仕事用メモアプリを選ぶ際のポイントは以下の3点です。
- マルチデバイスへ対応している
- ファイルや画像を保存できる
- 「フォルダ」や「タスク」などビジネス向けの機能がある
ただし、”ビジネス用”を意識するあまり、高機能なアプリを選ぶのは危険です。高度アプリはITリテラシーが高くなければ使いづらく、メモの習慣が続かない可能性があります。
したがって、簡単に操作できるものを選びましょう。たとえば、今回ご紹介したStockは、メモに必要な3つの要素をすべて満たすうえ、ITに詳しくない65歳以上の従業員でも使いこなせるアプリです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でメモを簡単に作成・整理し、仕事を効率的に進めましょう。
