目標設定はタイムマネジメントにおいて不可欠な要素です。具体的な目標を設定しておくと「いつまでに、何をしなければならないのか」を逆算し、効率的に時間を使えるようになります。
一方、適切な目標設定ができず、タイムマネジメントがうまくいかないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、目標設定後の正しいタイムマネジメントの方法や目標達成のコツを中心にご紹介します。
- 適切な目標設定を実施し、効率的なタイムマネジメントを実現したい
- 目標設定後のタイムマネジメントにおいて、意識すべき点を知りたい
- 正しいタイムマネジメントで、プロジェクトの遅延リスクを解消したい
という方はこの記事を参考にすると、目標設定と正しいタイムマネジメントの重要なポイントがわかり、時間を有効活用できるようになります。
目次
タイムマネジメントを行う意味とは
タイムマネジメントは、チームの生産性を高めるうえで重要です。
チームでプロジェクトを進めるときは、複雑なタスクをこなしたり、マルチタスクをしたりすることも多いです。しかし、多忙ななか、必要以上にタスクへ時間がかけられないので、作業時間を含めたタスク管理をしなければなりません。
そこで、各タスクにかける時間を目標として算出しておけば、タスクに応じてどれほどの時間をかけるべきかが把握できます。このように、タイムマネジメントはビジネスで常に要求される時間管理術といえるのです。
目標設定とタイムマネジメントで得られるメリット
目標設定とタイムマネジメントでは、チームや個人にとって以下のメリットがあります。メリットを最大限得られるように、個人やチーム全体でタイムマネジメントが正しくできているかを確認しましょう。
（1）個人とチームの生産性が向上する
タイムマネジメントのメリットとして「個人・チームの生産性向上」が挙げられます。
目標設定をすると、目標達成までにこなさなければならないタスクが明確になります。そこで、同時にタイムマネジメントを実施すると、タスクにかける時間や労力の見込みもわかるようになるのです。
また、生産性が向上するとタスクの作業時間が短くなるため、空いた時間をほかの業務に充てたり、作業の無駄を省いたりできます。このように、タイムマネジメントによってタスクを効率よくこなせるようになります。
（2）仕事に対するモチベーションが上がる
目標設定とタイムマネジメントは、仕事に対するモチベーションも向上させるメリットがあります。
目標設定とタイムマネジメントにより、タスクを可視化して優先順位がつけられるため、優先度の高いタスクに注力できます。また、タスクを細分化するので、ひとつあたりのタスクが達成しやすくなり、充実感が生まれやすくなるメリットもあるのです。
このように、目標を設定すれば目の前にあるタスクをこなすだけの「機械的な作業」から脱却でき、メンバーの自発的な作業からモチベーションを向上させられます。
タイムマネジメントしやすくなる目標設定の3ステップ
以下では、タイムマネジメントがしやすくなる目標設定の3ステップについてご紹介します。効率よく時間を管理するためにも、以下を確実に押さえましょう。
（1）目標数値を具体化する
目標設定するうえでまず必要になるのが、目標数値の具体化です。
タスクには明確な数値を決めておくのがおすすめです。たとえば「多くの契約をとる」などの定性的な目標より「今月中に見込み顧客との契約を5件とる」「来週までに10名分の書類を作成する」のように、具体的な数値を設定しましょう。
このように、目標が数値で明確に設定されていると、達成までのペースも掴みやすくなるのです。
（2）期日を具体化する
目標数値を具体化したあとは、期日も明確にしましょう。
期日が曖昧になると、タスクを完了させるまでのペースが掴みづらくなり、着手までに時間がかかる恐れがあります。また、タスクの着手中もメリハリがつかず、無駄に時間をかけてしまう原因になりかねません。
期日を具体化することで、逆算してペースを決められるほか、適度な緊張感を持ってタスクに集中できるようになります。
（3）目標が適切かを確認する
目標数値と期日を具体化したら、目標に過不足がないか確認しましょう。
タイムマネジメントは目標を達成できてこそ意味があります。目標数値や期日を具体化しても、達成が難しい目標を設定していたりスケジュールに余裕が無かったりすると、タイムマネジメントは上手くいきません。
したがって、「設定した目標を十分に達成できる見込みがあるか」を確認するためにも、目標設定の最後には必ず振り返りの時間を設けましょう。仮に、無理な目標設定となっている場合には、タスクの着手前に目標の修正が必要です。
目標達成のためのコツ3選
ここでは、目標達成のためのコツ3選を紹介します。業務パフォーマンスが最大化できているチームは、目標設定において以下のポイントを押さえながらタイムマネジメントをしつつ、タスクを進めているのです。
（1）実現可能な目標を設定する
目標を達成するためには、実現可能な目標の設定が必須です。
メンバーのキャパシティを超えた「達成できそうもない目標」では意味がありません。理想のイメージを目標とするのではなく、作業状況やメンバーの能力を踏まえて、適切な目標を設定することが大切です。
そのため、タスクの難易度や各メンバーの能力を考慮して、達成できる目標をたてるようにしましょう。ただし、メンバーの能力を下回る目標を設定しても、モチベーション低下のリスクがあるので「本人が努力して達成できる目標」を設定することがポイントです。
（2）簡単なタスクは先延ばしにしない
目標達成には、簡単なタスクを先延ばしにしないことも重要です。
簡単なタスクを先延ばしにして溜め込むと、新しいタスクや複雑なタスクが追加されたときに、対応しきれなくなってしまいます。そのため、細かなタスクも漏れなく管理できる「Stock」のようなツールを使って、タスクを適切に管理する企業も多いです。
マルチタスクで仕事を進めると、タイムマネジメントがしにくくなるので、簡単なタスクは早い段階で消化しましょう。
（3）「目標設定」を「目的」にしない
「目標設定」が「目的」にならないようにすることも重要です。
あくまでも目標設定は通過点であり、目標にこだわるあまりタスクが疎かになっては意味がありません。また、各タスクの目標設定ばかりに時間を割いてしまうと、他のタスクに手が回らなくなる恐れもあります。
目標設定が目的とならないように、タイムマネジメントの準備段階から目標達成を達成する意識をもつことが重要です。
目標設定とタイムマネジメントの効率化に最適なツール
以下では、目標設定とタイムマネジメントの効率化に最適なツールをご紹介します。
各メンバーの進捗状況が可視化されていなければ、具体的な目標を決められず、チーム全体のタイムマネジメントも実現しません。したがって、目標達成のためには「ITツール」を活用し、全員の進捗をリアルタイムで共有できる環境を整える必要があるのです。
一方、多機能なツールを導入してしまうと、ITに不慣れなメンバーがタスクを適切に管理できず、チームの担当者も各メンバーのマネジメントが難しくなります。そのため、「誰もが簡単に使いこなせるツール」を選びましょう。
結論、目標設定とタイムマネジメントの効率化に導入すべきツールは、非IT企業の65歳の方でも即日で、情報共有・タスク管理ができる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した各自のスケジュール・業務詳細は、任意のメンバーへすぐに共有されます。また、ノートに紐づけられる「タスク」で、メンバーごとに詳細な作業内容や進捗が把握できるため、目標設定もしやすく円滑なタイムマネジメントに最適です。
チームの情報を最も簡単に共有・管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
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直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
目標設定における正しいタイムマネジメントまとめ
ここまで、目標設定における正しいタイムマネジメントのコツを中心にご紹介しました。
的確なタイムマネジメントには目標設定が不可欠なうえ、具体的かつ過不足のない目標によって、チームのタスクを効率よく進められるのです。また、チームの作業状況が一目で把握できると、管理者のタイムマネジメントにもストレスがありません。
そして、チームのタスクを可視化してタイムマネジメントをするには、ITツールの導入・運用が必須です。また、メンバー全員が使いこなせるシンプルなツールを導入すると、スムーズに自社へ浸透させられます。
そこで、Stockのように、非IT企業の65歳以上の方でも簡単にタスク管理、タイムマネジメントができるツールを使うべきです。実際に、非IT企業を中心として240,000社以上が導入し、タスク管理におけるストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使い、タスク管理から効率的なタイムマネジメントを実現しましょう。
