日々の業務を効率的に進めるにはスケジュール管理が必須です。また、個人だけでなくチームでスケジュールの管理方法を統一すると、予定調整やタスク配分が簡単になります。
一方、「スケジュールを紙やエクセルに記入するのはめんどくさい」「スケジュールを立ててもその通りに進まない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、チームのスケジュール管理がめんどくさい原因と解消方法を解説します。
- スケジュール通りに仕事が進まないのでストレスだ
- チームメンバーのスケジュールが不透明で調整しづらい
- プライベートとは別に、仕事用のスケジュール管理アプリを使いたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、チームのスケジュール管理が面倒な原因が分かり、適切な解消方法によってストレスのないスケジュール管理を実現できます。
目次
チームのスケジュール管理はなぜ必須なのか
スケジュール管理が必須な理由は、作業効率の向上やリスク管理につながるためです。
スケジュール管理をすると、先の見通しが立って作業を効率的に進められます。また、スケジュールを共有すると全員の状況が可視化するので、作業量の調整に役立つのです。
さらに、プロジェクト失敗のリスク管理にもスケジュール管理は必要です。スケジュール管理では「いつまでに何をすべきか」が明確になるので、無駄なタスクが省かれてスケジュールの遅延が発生しづらくなります。
このように、チーム全体の仕事を効率的に進めたり、プロジェクトが遅延するリスクを減らしたりするために、適切なスケジュール管理が必須なことが分かります。
チームのスケジュール管理がめんどくさい原因4選
以下ではスケジュール管理にめんどくささを感じる原因をご紹介します。原因を把握することで適切な解決策が実行できるため、ここで押さえましょう。
（1）時間の見積もりができていない
一つ目の原因は、時間の見積もりができていないことです。
スケジュールを組むとき、タスクごとの所要時間を把握していなければ期日から適切に逆算できません。その結果、タスクに追われる事態となってスケジュールが後ろ倒しになり、スケジュール管理を面倒に感じてしまうのです。
したがって、スケジュールを組む段階で「どれほど時間がかかりそうか」を考慮したうえで余裕をもった計画を立てましょう。
（2）タスクの細分化・優先順位付けができていない
二つ目の原因は、タスクの細分化と優先順位付けができていないことです。
作業量の多いタスクを細分化せずに取り組むと、作業内容が膨大なために「めんどくさい」と感じる要因になります。また、タスクの優先順位をつけていないと、緊急度の高いタスクへ期日目前に着手する事態になりかねません。
そこで、スケジュールを立てる前に、タスクを細かい作業に分けて優先順位付けをしましょう。具体的には、緊急性・重要性を軸にして優先順位をつけると、今やるべきことが明確になって「めんどくさい」と感じる心配もなくなります。
（3）スケジュール共有の方法が統一されていない
三つ目の原因は、スケジュール共有の方法が統一されていないことです。
スケジュール共有の方法が一つに確立されていないと、チーム全体の進捗が分かりません。その結果、進捗を把握するためにわざわざ口頭で確認したり、タスクの抜け漏れに気づくのが遅くなって仕事を再配分したりする手間がかかるのです。
このように、共有方法が統一されていないと無駄が発生して面倒になってしまいます。
（4）社内のコミュニケーションが不足している
四つ目の原因は、社内のコミュニケーションが不足していることです。
コミュニケーションが不足している場合、認識の相違が起きる可能性が高くなり、スケジュールを何度も調整する事態になりかねません。その結果、スケジュール管理自体を無意味、面倒だと捉えてしまうのです。
逆に、社内コミュニケーションが活発なチームでは意思疎通を図りやすく、ストレスなく仕事ができます。したがって、社内の情報共有を簡単に効率化する「Stock」のようなツールで「仕組み」から整えましょう。
＜必見＞スケジュール管理ができないデメリットと解消法
以下では、チームのスケジュール管理ができないデメリットと解消法をご紹介します。
チームのスケジュール管理ができていないと、部下の仕事の遅れに気づくのが遅くなる、プロジェクトの全体像が見えづらくなるといったデメリットが発生します。そもそも、これらの原因には「全員のスケジュールが可視化していないこと」があるのです。
したがって、スケジュール管理ができないデメリットを解消するには、チームでスケジュールを共有しましょう。ただし、紙やエクセルの管理は面倒なので、簡単に使えるタスク管理ツールを選びます。
結論、チームのスケジュール管理のデメリットを解消する方法としては、非IT企業の65歳以上のメンバーでも使いこなせるタスク管理ツールの「Stock」一択です。
Stockの「タスク」では、直感的な操作でタスクの内容と期限を設定、共有できます。また、個人や全体の進捗を一覧で確かめられるので「誰が、何をしているのか」が一目で分かるのが特徴です。
誰でも簡単にスケジュール管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
チームにおけるスケジュール管理の面倒を解消する方法
以下ではスケジュール管理のめんどくささを解消する方法を4つご紹介します。「スケジュール通りに仕事を進められない状況を改善したい」という方は必見です。
（1）余裕を持ってタスクに取り組む
はじめに、時間に余裕をもってタスクに取り組むことを心がけましょう。
タスクの作業時間だけでスケジュールを決めると、予定外の仕事が入ったときにタスクが後ろ倒しになって「スケジュール通りに進められない」というストレスを感じます。
したがって、スケジュールを立てるときには、タスクに取りかかるタイミングについて、休憩や移動、個人のキャパシティといった要素を考慮したうえで決定しましょう。
（2）タスクの細分化・優先順位付けをする
次に、タスクの細分化・優先順位付けを徹底しましょう。
タスクを細分化するときには具体的な作業レベルにまで落とし込む必要があります。たとえば、「打ち合せ資料の作成」という仕事は「〇〇の情報収集をする」「下書きをする」「上司に確認してもらう」といった作業に分解しましょう。
また、優先順位付けには、以下の「アイゼンハワーマトリクス」が有効です。重要度と緊急度の軸でタスクを分類するので、優先的に処理するタスクをすぐに判断できるのです。
以上のように、タスクを細分化して優先順位をつけると、スケジュールがより具体的になって「何から手を付けるべきか分からない」という状況が改善します。
（3）スケジュール管理の方法を統一する
続いて、スケジュール管理の方法を統一しましょう。
メンバー間でスケジュール管理の方法が異なると「誰が何をしているのか」が不透明になり、急な仕事の配分に手間がかかります。また、統一したとしても「紙」や「エクセル」といった更新が面倒な方法では放置されかねません。
そこで、スケジュール管理の方法をタスク管理ツールに統一するとタスクと進捗が明確になります。また、「対応中」や「完了」といったステータスを変更するだけで更新できるので、手間がかからないのです。
ただし、高度な機能が豊富に搭載されたツールは直感的に操作できず、結局使われなくなります。したがって、説明なしで使いこなせるほど簡単な「Stock」のようにシンプルなものを選びましょう。
（4）円滑なコミュニケーションを図る
最後に、チーム内での円滑なコミュニケーションを図りましょう。
こまめにコミュニケーションをとるチームでは、タスクの遅れに気づきやすいです。さらに、立て直し方のアドバイスや処理のフォローなどの対応をスムーズにできます。
このように、チームでの円滑なコミュニケーションは「タスクの遅れに素早く気づく」「気づいたらすぐにメンバーのフォローへ回る」といった行動を促し、ストレスのないスケジュール管理に役立つのです。
スケジュール管理がめんどくさい原因と解消方法まとめ
ここまで、スケジュール管理がめんどくさい原因と解消方法を中心にご紹介しました。
スケジュール管理のストレスや面倒を放置すると、ずさんな管理によってタスクの抜け漏れや遅延につながります。そのため、まずは「細かいタスクを設定、共有して確実に処理するための仕組み」を整えましょう。
ただし、紙やエクセルの管理の場合は、ルールや共有方法を一から定めなければならず時間がかかります。したがって、すぐに使いはじめられるタスク管理ツールを導入するのが最適なのです。
たとえば、今回ご紹介したStockは、65歳以上の従業員でもすぐにタスクを設定、共有できるほど簡単なタスク管理ツールです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、面倒なスケジュール管理から脱却しましょう。
