ビジネスにおいて、レスポンスの早さは重要視されており、とくに最近ではレスポンスが遅い人は仕事ができないと言われています。メールの返信などが遅くなると、取引先からの印象が悪くなるうえ、仕事における重大な問題発生の原因になってしまうのです。
そのため、日々の業務では素早くレスポンスを返しましょう。しかし、なかにはレスポンスの速さが重要であると分かっていながらも、連絡が後回しになりやすいと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事におけるレスポンスが遅いことのデメリットや改善策をご紹介します。
- メールのチェック・返信が後回しになりがちで、改善方法が分からない
- 確認・質問に対する早いレスポンスを習慣にして、作業の進行が止まる時間を減らしたい
- チームメンバー全体で即レスをするための効果的な方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、仕事においてレスポンスが遅いデメリットと即レスにつなげる方法がわかります。
目次
仕事におけるレスポンスが遅いことのデメリットとは
ここでは、仕事においてレスポンスが遅いと起こる3つのデメリットを紹介します。早いレスポンスを心掛けなければ、以下の問題が生じます。
相手の時間を奪う
レスポンスが遅いと、相手の時間を奪ってしまいます。
質問・確認のメールに対してのレスポンスが遅いと、相手は返信が来るまで待たなければなりません。そのため、作業を始められず、仕事の進捗は悪くなります。
また、レスポンスが遅いままの状態が続くと、相手は連絡が伝わっているか不安になります。確認や催促の連絡を入れる作業時間が生まれるので、結果として相手の時間を奪ってしまうことにつながるのです。
顧客の問題解消が遅れる
顧客の問題解消が遅れることも、レスポンスの遅さが大きく影響します。
レスポンスが遅ければ、顧客に生じた問題の確認・対応が遅くなります。そして、問題が素早く解消されないので顧客の満足度は下がります。
たとえば、商品やサービスの不具合に関する問い合わせ対応において返信が遅いと、顧客は不満が溜まり、継続利用をしないと判断する要因になりかねません。したがって、顧客の問題を素早く解決するためには即レスが重要なのです。
優先度が低い印象を与える
レスポンスの遅さにより、相手に対して、優先度が低い印象も与えてしまいます。
レスポンスが遅いと、自身の連絡が後回しにされていると送り手は感じてしまいます。そして、相手は自身の優先度が低く位置付けられていると感じてしまうのです。
一方、素早くレスポンスを返せば、相手を大切にしていることがダイレクトに伝わるので、好印象につながります。相手に不誠実だと思われないためにも、素早いレスポンスを意識しましょう。
【即レス】レスポンスを早める改善方法3選
レスポンスを早める改善方法は主に3つあります。仕事が早い人は即レスの習慣が身に付いているので、以下の方法を実践しましょう。
(1)早いレスポンスの癖付け
ひとつ目は、早いレスポンスの癖付けです。
早いレスポンスが一度癖付くと、意識せずに続けられるのでレスポンスがの遅れを減らすことにつながります。癖付けは心がけ次第で身についていくので、意識を変えれば今すぐに実践できます。
反対に、レスポンスを一旦後回しにする癖が付いてしまっている場合は、早急に変えるべきです。自身の中で、早いレスポンスを当たり前にしましょう。
(2)連絡を見た時点での返信
ふたつ目は、連絡を見た時点で返信することです。
連絡を見た時点で一旦返信すれば、相手に状況が伝えられます。その場での回答が難しかったとしても、「○日までに対応します」と連絡すれば、相手も不安にならないのです。
仕事の忙しさに関係なく連絡は来るので、自身の忙しさを理由に返信を遅らせてはなりません。自身の状況に関わらず、連絡を見た時点での返信を習慣にしましょう。
(3)情報の整理整頓
3つ目は、情報の整理整頓です。
業務に必要な情報が見やすくまとまっていればすぐに連絡できるので、レスポンスは早くなります。一方で、情報が整理整頓されていないと目的の情報を探す時間がかかり、レスポンスの遅れにつながるのです。
したがって、業務に関する記録はいつでも確認できるように整理しましょう。ただし、紙などのアナログな手法で情報を保存していると、紛失やファイリングの観点で管理が煩雑になる恐れがあります。
そこで、「Stock」などのITツールを使えば、膨大な情報の一元管理が可能であり、必要な情報も検索機能で簡単に探せます。
【必見】早いレスポンスに役立つITツール
以下では、早いレスポンスに役立つITツールを紹介します。
情報が整理されていれば、状況を確認したり社内情報を探しやすくなったりするので、即レスにつながります。しかし、WordやExcelを用いてデータ管理すると、内容確認のためにひとつずつファイルを開く必要があり時間がかかります。
そこで、情報を見やすく記録・整理できるITツールを導入し、社内情報を探す手間を短縮しましょう。ただし、多機能なITツールを導入しても、使いこなせない社員が出てくるため、社内に浸透しません。
したがって、社員全員にとって使いやすい、シンプルなITツールを選択するべきです。結論、非IT企業における65歳以上の社員でも使いこなせる情報共有・管理ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した社内情報は、メンバーへリアルタイム共有可能なうえ「フォルダ」で見やすく管理できます。また、「ノート」に紐付く「メッセージ」を利用すれば、話題が錯綜しないので不明点があってもメンバーに確認しやすく、顧客への素早いレスポンスにつなげられます。
最も簡単にチームの情報共有・管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
レスポンスが遅いデメリットと早くする改善方法まとめ
これまで、レスポンスが遅いデメリットと早くするメリットを解説しました。
仕事において、レスポンスが遅いことには複数のデメリットがあります。そのため、以下3つの方法でレスポンスを早めましょう。
- 早いレスポンスの癖を付けるように心がける
- 連絡を見た時点で返信し、相手に連絡が届いていることを伝える
- 情報を整理整頓して、状況確認にかかる無駄な手間を解消する
3つ目の「情報の整理整頓」を実現するには、業務に関する情報を見やすく記録して、目的の情報にたどり着きやすいITツールを選択しましょう。しかし、複雑な機能のITツールを導入してもITリテラシーの低い社員は使いこなせず、かえってレスポンスは遅くなってしまいます。
したがって、Stockのように、情報の記録・管理に必要な機能が過不足なく備わっており、誰でも使いこなせるツールを導入するべきです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、適切な情報管理を行い、レスポンスを早めましょう。
