業務に関する報告書を一から準備すると時間がかかってしまいます。そこで、テンプレートを使えば、必要な項目を埋めるだけで報告書が完成するので、作成時間が短縮されて作業の効率化につながります。
一方、「自社に合う報告書のテンプレートが見つからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、種類別の報告書テンプレートや作成方法を中心に紹介します。
- 報告書をつくる手間をなくしたい
- 一般的な報告書のテンプレートが業務に合わないため自作したい
- テンプレートを上手く管理できずに困っている
という方はこの記事を参考にすると、用途に合ったテンプレートが見つかるうえ、これからの文書管理に求められる要素まで分かります。
目次
社内・社外向け報告書テンプレートを作成する方法
ここでは、報告書テンプレートを作成する方法を紹介します。一般的なテンプレートが自社に合わないときは、以下の3ステップを踏むと簡単にテンプレートがつくれます。
（1）報告書に必要な項目を洗い出す
まずは、報告書に必要な項目を洗い出しましょう。
報告書には「5W1H」が含まれていなければなりません。5W1Hとは「When（いつ）,Where（どこで）,Who（誰が）,What（何を）,Why（どうして）,How（どのように）」の頭文字をとったもので、相手に物事を伝えるときのフレームワークです。
5W1Hに沿って項目を決めることで情報の過不足がなくなり、誰が読んでも分かりやすい報告書になります。また、必要に応じてほかの項目も追加しましょう。
（2）構成を考えて記入する
次に、構成を考えてドキュメントに記入しましょう。
構成の段階では、項目をテンプレートのどこに配置するかを考えます。体裁やレイアウトが決まったら、実際に項目をドキュメントに起こしましょう。
体裁やレイアウトを見やすく整えるには、文字を整列させたり余白を作ったりすることが重要です。また、報告書の内容によって記載すべき情報は異なるため、「表を活用する」「文章を中心とした構成にする」といった工夫をしましょう。
（3）テンプレートをまとめて保存する
完成したテンプレートは、一か所にまとめて保存しましょう。
指定された場所でテンプレートを管理しないと、必要なときに何度もファイルを開いて探すことになります。そのため、テンプレート専用のフォルダをつくって、テンプレートを増やすときは指定の場所に保存するようにしましょう。
しかし、ファイルで形式でのテンプレート管理は、保存ルールが守られなければ保管場所が分散して、管理が煩雑になってしまいます。したがって、ファイル形式ではなく、わずかな操作でテンプレートを呼び出せる「ノート型ツール」で管理すべきです。
たとえば、あらゆる情報を簡単に残せる「Stock」であれば、自社独自のフォーマットを複数設定できるうえに、テンプレートは数クリックで呼び出せるため手間がかかりません。
【必見】報告書の作成と共有をさらに効率化するには？
以下では、報告書の作成と共有を効率化するツールを紹介します。
テンプレートを使って報告書を作成すれば、一から入力する手間がなくなり、作成時間を短縮できます。ただし、報告書は作成して終わりではなく、その後の共有や管理が重要になります。
たとえば、WordやExcelで管理すると、ファイル一覧から報告書を探し出したり、作成のたびにテンプレートをコピーしたりする手間がかかります。そのため、「欲しい情報やテンプレートをすぐに取り出せるツール」を使って報告書の作成・共有を効率化しましょう。
したがって、報告書を適切に作成・管理するには、「あらゆる情報を蓄積するノート」へすぐにアクセスできるだけでなく、自作テンプレートをすぐに呼び出せる「Stock」が必須です。
Stockは「ノート」に備わった「テンプレート」で簡単に報告書をつくれるうえ、「フォルダ」で見やすく階層管理できます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」を使えば、報告書単位でコミュニケーションが取れるので、社内の情報共有も効率化するのです。
最も簡単に報告書を作成・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
すぐに使える！報告書の無料テンプレート・フォーマット11選
以下では、すぐに使える報告書のテンプレート11選を紹介します。さまざまなシーンに備えるために、種類別のテンプレートを保存しておきましょう。
会計報告書のテンプレート
こちらは会計報告書のテンプレートです。
会計報告書とは、企業以外の団体（PTAや町内会、自治会など）における一定期間またはイベントごとの収益と支出をまとめた書類です。お金の流れを見える化して、内訳や使用用途や適切か判断するために活用されます。
本テンプレートは上段には収入を、下段には支出を記載するようになっており、両者の差分が一目で分かる形式です。
業務報告書のテンプレート
こちらは業務報告書のテンプレートです。
業務報告書とは、担当者の業務に関する内容を上司や他のメンバーに共有するための書類です。業務報告書を読むことで、作成者の進捗状況や業務に関する課題を確認できます。
日時や業務内容などの基本項目はもちろん、課題や対策を記載する欄もあるため、今後の業務改善に活かせる点がメリットです。
研修報告書のテンプレート
こちらは研修報告書のテンプレートです。
研修報告書には、主催者がつくる「研修実施報告書」と受講者がつくる「研修受講報告書」の2種類があります。本テンプレートには所感の欄があるので「研修受講報告書」として使うのがおすすめです。
ただし、Wordのテンプレートなのでレイアウトの変更が困難で、示したい情報を追加しづらい点に注意が必要です。そこで、自作テンプレートを簡単につくれるITツール「Stock」を使って、自社に合った報告書を作成しましょう。
作業報告書のテンプレート
こちらは作業報告書のテンプレートです。
作業報告書とは、短期間で取り組んだ作業内容を伝える書類です。そのため、業務日報として使う企業もあります。
本テンプレートは項目名に背景色が付いているので、見やすい点がメリットです。ただし、項目あたりの行数が少なく、重要な情報を記載しきれない点に注意しましょう。
活動報告書のテンプレート
こちらは活動報告書のテンプレートです。
活動報告書は、「中長期にわたるプロジェクトや企業活動を報告する資料」という点で作業報告書とは異なります。
本テンプレートは件名や日時などの項目を埋めるだけで完成する、シンプルなレイアウトです。
調査報告書のテンプレート
こちらは調査報告書のテンプレートです。
調査報告書とは、業界・業種問わずあらゆる調査や研究結果の報告に使われる書類です。
本テンプレートは調査結果から記載するため、結論をすぐに把握できるメリットがあります。
経緯報告書のテンプレート
こちらは経緯報告書のテンプレートです。
経緯報告書とは、ミスやトラブルの原因、現状に至るまでの経緯などを関係者に伝える書類です。
本テンプレートは経緯を時系列順で載せられるので、読み手がトラブルの概要をイメージしやすくなっています。
営業報告書のテンプレート
こちらは営業報告書のテンプレートです。
営業報告書とは、営業担当者の活動内容や成果を報告する書類です。外出が多い営業職の業務内容を可視化したり、チーム内で共有したりするために使われます。
本テンプレートは項目を「営業業務」と「社内業務」の2つに分けた形式です。また、担当者の所感と読み手のコメントが入れられる仕様になっています。
出張報告書のテンプレート
こちらは出張報告書のテンプレートです。
出張報告書とは、出張業務における訪問先や営業活動を共有するための書類です。
本テンプレートには業務内容に加えて経費の欄があり、交通費も管理できるようになっています。
完了報告書のテンプレート
こちらは完了報告書のテンプレートです。
完了報告書とは、顧客へ作業が完了したことを報告する書類です。複数の案件を一枚にまとめて報告したり、納品書と兼用したりする場合もあります。
作業報告をスムーズにまとめるには「日ごろから作業記録を残しておく」「契約書をすぐ見つけられる環境を整える」ことが重要です。そこで、業務に関する情報は「Stock」のようなITツールにまとめておくと完了報告書が記載しやすくなります。
成果報告書のテンプレート
こちらは成果報告書のテンプレートです。
成果報告書とは、業務活動における成果を報告する書類です。
本テンプレートには改善点や今後の目標の欄があるので、次のアクションを言語化して共有できるという特徴があります。
報告書のテンプレート・フォーマットまとめ
ここまで、報告書テンプレートや作成方法、おすすめの管理ツールを紹介しました。
素早い報告書の作成にはテンプレートが便利ですが、報告書データやテンプレートの管理が煩雑だと、必要なときに目的の内容が見つからなくなってしまいます。たとえば、報告書をWordファイルでつくると、ファイル一覧から探して開いたり、テンプレートをコピーしたりする手間がかかります。
そのため、企業が膨大な量の報告書に関連するデータを管理するには「あらゆる情報を蓄積して見やすく管理できるノート型ツール」が求められるのです。ただし、多機能なツールは操作を覚える時間がかかるため、すぐに運用を始めたい方は「簡単かつ情報が共有しやすいツール」を選びましょう。
結論、手間なく報告書を作成・管理・共有したい企業が導入すべきなのは、非IT企業の65歳以上の方でも即日使いこなせるほどシンプルで、あらゆる情報が流れない「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、報告書およびテンプレート管理を円滑化しましょう。
