メールでの報告書は、社内の業務に関する情報を社員間で共有するものであるため、業務の進捗状況を管理するうえで重要です。メール報告書に情報が適切に記載されていない場合、会社にとって重大なトラブルを招くこともあります。
しかし、社内でメール報告書の書き方が統一されておらず、トラブルの危険性や過剰な教育コストが発生することに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、メールを使った報告書の書き方や例文、注意点を中心にご紹介します。
- 伝わりやすいメール報告書を作成し、情報共有をよりスムーズに行いたい
- 記載漏れや誤った記載をなくし、認識齟齬によるトラブルをなくしたい
- 煩雑なメールの管理から脱却して、現状よりも効率よく業務をこなしたい
という方はこの記事を参考にすると、メール報告書の書き方や注意点がわかり、伝わりやすいメール報告書を効率よく作成できます。
目次
メールを使った報告書の書き方3選
ここからは、報告書の書き方をご紹介します。以下の3点を意識しながら作成すれば、読み手に内容が伝わりやすい報告書を効率よく作成できます。
書き方1｜伝えたい内容の重要度を意識する
まずは、送信相手がメールを見落とさないように、報告する内容の重要度を意識してメールの件名や本文を作成しましょう。
たとえば、相手が忙しくメールを確認する時間がとれない場合は、件名だけで大まかな内容が理解できるようにしたり、【緊急】や【至急ご確認のお願い】と冒頭に記載したりするなど、重要性が高い内容のものであることを示しましょう。
また、「○年○月○日 研修についての報告」のように件名を設定しておけば、受信者側も過去のメール報告書を参照する際に見つけやすくなります。
書き方2｜箇条書きを活用する
報告のなかで着目してほしい箇所は箇条書きを用いて、視覚的にわかりやすく記載しましょう。
業務の進捗状況や顧客とのやりとりをメールに記載する際には、現在の状況や今後の対応などの報告すべき重要事項を箇条書きにすることで効果的に要点を伝えられます。
また、相手からの返信が必要になる場合は、報告事項と併せて「返信して欲しい内容も項目別に箇条書きで記載すること」で、相手が返信に要する時間も短縮させられます。
書き方3｜過不足なく情報を記載する
受け手側の内容理解を促進させるためにも、メール本文には情報を過不足なく記載しましょう。
本文が長くなりすぎると、伝えたい情報がどのようなものであるのかわかりづらくなるだけでなく、相手にメールを読むことに対するストレスを与えてしまいます。一方、報告の内容が短すぎても具体性に欠けてしまい、やりとりの工数が過剰にかかります。
そこで、不要な文言や表現を取り除いたり、図や表を用いる場合はデータ化して別途資料を添付するといったように、内容を1スクロールにまとめあげられるような工夫を施しましょう。
報告書をメールで作成する際の注意点
ここからは、報告書をメールで作成するにあたって注意すべきポイントを紹介します。以下の注意点を把握できていない場合、送信者と受信者の間で認識齟齬や重大なトラブルが起こる可能性があります。
重要なデータはメールで共有しない
一般的に、個人情報や会社の機密情報などの重要なデータに関する情報は外部から盗聴されてしまう危険性があるため、メールに記載・添付して共有することは控えましょう。
重要なデータを共有する場合には、社内サーバーやクラウドストレージなど安全かつ確実な方法を使うようにするべきです。
また、事情があってメールに添付しなくてはならないときでも、自社のセキュリティポリシーに則ったうえで、適切なパスワード管理・ファイル管理が求められる点に注意が必要です。
社外宛のトラブル報告には謝罪の意も記す
社外に向けてのトラブル報告をする場合は、トラブルの原因や状況に加え、顧客に迷惑をかけたことに対しての謝罪の意を述べる文章を記載しなければなりません。
メール作成時には丁重な謝罪文になるよう心がけ、今後どのようにして再発防止に努めていくかという具体的な対応策についても述べる必要があります。
また、社外宛のトラブル報告をメールで行う際はタイミングにも注意しましょう。とくに、迅速に対応すべき事案の場合は、電話で報告してから詳細をメールで送ることがおすすめです。
「事実」と「所感」を混同しない
報告書では「事実」と個人の意見である「所感」を織り交ぜて記載してしまうと、相手は現状を把握することが難しくなり、業務全体に悪影響を及ぼしかねません。
現状を把握し今後の対応に繋げるためにも「事実」と「所感」は必ず使い分けて記載しましょう。
また、相手の内容理解を促進させるには、数字やデータを用いた定量的な内容をベースに報告を行うのがおすすめです。
【すぐに使える】相手や内容別のメール報告書の例文
以下では、すぐに使えるメール報告書の例文をご紹介します。メール報告書には早期の提出を求められるものもあるので、例文を参考にしながら自社の体裁にカスタマイズし、効率よく作成するのがおすすめです。
社内向けの報告メール例
以下は、社内に向けた進捗報告とトラブル報告に関するメールの例文です。
業務の進捗報告
件名：〇月の新規契約者数に関してのご報告
相手氏名
お疲れ様です。△△部の××です。
表題にあります通り、〇月の新規契約書数につきまして現時点での進捗状況を以下の通りご報告いたします。
目標人数：
実際の契約者数：
達成率：
前月比：
お預かり金額：
所感：
今後に向けた対策：
以上になります。ご確認の程よろしくお願いいたします。
〇〇部 ××
連絡先：
トラブル報告
件名：〇〇のトラブルに関してのご報告
相手氏名
お疲れ様です。△△部の××です。
表題にあります通り、〇〇のトラブルにつきまして以下の通りご報告いたします。
トラブル内容：
トラブルの原因：
現在の状況：
今後の対応策：
以上になります。ご確認の程よろしくお願いいたします。
〇〇部 ××
連絡先：
このように、社内向けの報告メールでは5W1Hを取り入れながらわかりやすく記載する必要があります。
社外向けの報告メール例
以下は、社外に向けた進捗報告と納品完了報告に関するメールの例文です。
業務の進捗報告
件名：〇〇の進捗状況に関するご報告
株式会社△△
××部 （相手氏名）様
いつも大変お世話になっております。
株式会社●● ▲▲部の◎◎です。
表題にあります通り、〇〇の進捗状況についてご報告申し上げます。
進捗状況の具体内容：
今後に向けた対策：
以上になります。お手数をお掛けいたしますが、ご確認の程よろしくお願い申し上げます。
株式会社●● ▲▲部 ◎◎
連絡先：
納品完了報告
件名：〇〇納品に関するご報告
株式会社△△
××部 （相手氏名）様
いつも大変お世話になっております。
株式会社●● ▲▲部の◎◎です。
この度は、弊社へ〇〇をご注文いただきまして、誠にありがとうございます。ご指定された通り、ご注文いただいた〇〇を無事納品いたしましたのでご確認ください。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社●● ▲▲部 ◎◎
連絡先：
このように、社外向けの報告メールでは、社内向けのものよりも丁寧な表現を用いて記載する必要があります。
ファイルを添付する場合のメール例
メールにファイルなどを添付する際には、相手がスムーズに開くことのできるファイルを添付したり、どのような資料であるかを明確にファイル名に記入したりしておく気遣いが重要になります。
以下は、ファイルなどを添付する場合のメール報告書の例文です。
件名：〇〇(資料名）の送付
株式会社△△ ××部 （相手氏名）様
いつも大変お世話になっております。
株式会社●● ▲▲部の◎◎です。
ご依頼いただきました〇〇に関する資料を添付ファイル(.pdf形式)にて送付いたします。
添付ファイル：
添付した資料につきましてご不明点などございましたら、本メールの返信にてご返信お願い申し上げます。
ご確認の程、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社●● ▲▲部 ◎◎
連絡先：
このように、ファイルなどを報告メールに添付する場合には、どのようなファイルを添付しているのか相手に伝える必要があります。
社内情報の管理に役立つおすすめのツール
以下では、メール報告書の管理を効率化できるツールをご紹介します。
メール報告書は作成に時間がかかるため、ほかの業務へ影響を及ぼさないように効率よく作成する必要があります。また、業務情報が記載されたメール報告書は作成後も履歴として残せるうえ、振り返りに必要な「情報資産」として利用できるのです。
しかし、メール報告書の管理をメールフォルダ上で行っていると、過去の報告書を参照する際にも情報をすぐに取り出せず、業務スピードが下がる原因になってしまいます。そのため、「情報管理に適したITツール」を使って報告情報を管理し、蓄積された情報が適切に活用される環境づくりを行うことが重要です。
しかし、操作の難しいツールでは浸透せず情報が蓄積されなくなるため、誰でも扱いやすいITツールを導入しましょう。結論として、非IT企業の65歳以上の社員でも簡単に使える、かつメール報告書の管理を効率よく行える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にメールの報告内容を時系列で管理しながら、任意のメンバーへの共有も簡単です。また、直感的な「フォルダ」で振り返りやすいように整理可能です。さらに、報告書だけでなく社内のあらゆる情報を一元管理できるので、情報資産を活用しやすい環境構築にもつながるのです。
あらゆる報告内容を最も簡単に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
メールを使った報告書の書き方や注意点のまとめ
ここまで、メールでの報告書の作成方法や注意点を中心にご紹介しました。
メールで報告書を作成するにあたって、重要度を意識しつつ箇条書きを使って視覚的にわかりやすくしたり、過不足なく記載する必要がありました。また、社内外問わずメールでの重要なデータの扱い方や「事実」と「所管」の使い分けに注意しなければなりません。
一方、報告書に記載された内容は、営業活動に貢献する「情報」なので適切に管理する必要があります。しかし、メール単体の管理では必要なときに情報を取り出しにくく、不要なメールに埋もれる問題もあるので「情報共有ツール」を用いて管理すべきです。
そこで、誰もが社内の情報管理を効率化できる環境を構築するためにも、Stockのように、メール報告書をはじめとした「情報」の側面から業務効率化を実現させる情報共有ツールが必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でメール報告書の管理におけるストレスを解消しましょう。
