日頃の業務に潜む非効率な作業を改善し、生産性を高めることは業界業種を問わず企業に求められます。そこで、現場で働く社員が、実体験の「気づき」から改善点を見つけ出し、改善を訴えかける手段として業務改善提案書の作成が挙げられます。
しかし、早急な課題解決の有用性を経営陣に認識させるような業務改善提案書が、うまく作成できずに悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、採用される業務改善提案書の書き方を中心に解説します。
- 業務改善提案書における意図が伝わらず、施策の反映まで進まない
- 業務上の改善点を見つけても報告がバラバラで管理が面倒
- 業務改善提案書の作成に時間を要し通常業務を妨げている
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、採用される業務改善提案書の作成フローが理解でき、職場環境の改善に役立ちます。
業務改善提案書とは
業務改善提案書とは、社内の特定の業務における改善点に対して、具体的な改善提案を行うためのドキュメントを指します。
業務改善の必要性を経営陣や上層部に業務改善提案書を通して共有し、課題解決に向けて意思決定を取り付けることが最終目標となります。
また、マネジメント層以外にも現場で働く社員が提案書を作成するケースも多いです。そのため、全社で正しく提案書の作成フローやポイントを明確に押さえておく必要があるのです。
業務善提案書の基本的な作成手順
以下では、業務改善提案書の作成フローを「4ステップ」で解説します。採用される提案書を要素ごとにステップ化しているので、手順通りに作成しましょう。
(1)課題を可視化する
業務位改善提案書作成の1ステップ目は業務に潜む課題の明確化です。
改善点発見の指標として3Mが挙げられます。3Mとはムリ・ムダ・ムラの頭文字の総称であり、業務に潜む3Mを改善することで業務効率の向上が見込めます。そこで、3Mを見つけ出すために業務を可視化しましょう。
とくに、「属人化・リソース不足・形骸化」している業務に3Mの潜みやすいので、このような業務から中心に可視化すると、効率よく課題点を明確にできます。
(2)原因から現実的な解決策を立案する
現場からのヒアリングや業務の可視化で発見した課題の原因を特定し、具体的な解決策を作成しましょう。
原因を特定しなければ考案した解決策を実施したとしても、原因によって解決策は異なり、課題解決ができなくなるからです。また、立案時にさまざまな原因から解決策を考えることは重要ですが、現実的で実行可能な施策でなければなりません。
たとえば、残業が多い課題に対していきなり「週三日ノー残業デーにする」といった施策を提案しても実現できません。根本的な課題は残業が発生している現状ですが、原因は「タスク管理ができていない」「適材適所ができていない」などのように異なります。
以上のように、課題解決の前には原因を必ず特定することが、現実的な解決策を考案するためのポイントとなるのです。
(3)コストや期間を検討する
3ステップ目にコストや期間など、定量的な要素から解決策の実現可否を検討しましょう。
提出された業務改善提案を実現する際には、企業はリソースを割かなければなりません。そこで、費用対効果を高くするためにも、コストや期間の項目は重要な参考資料となるので、提案前の十分な検討が必須です。
また、実際に取り組んだと仮定するスケジュールで、期間ごとに中間目標も記載するのもポイントです。時系列で順を追った具体的なイメージが持てるので説得力が増します。
(4)提案書にする
最後に3ステップで立案した要素を踏まえながら、以下の項目に沿って業務改善提案書にまとめます。
- 全体概要
提案書の概要と要点を短くまとめます。
- 現状の問題点・原因
はじめに分析した現状の課題を定量的に記載します。
- 業務改善のアプローチ・解決策
課題に対しての具体的なアプローチ法をまとめます。
- 予想されるメリット・効果
課題解決で企業にどのようなメリットがもたらされるかという視点で記載します。
- 必要な経費・時間・実施スケジュール
どのようなリソースが必要なのかを数値を使って明確にしましょう。
- リスク
提案に対して想定されるリスクも記入することで、提案に対する解像度が向上します。
3ステップで分析した事項を上記の通りに作成することで、確認者の必要な情報が盛り込まれた提案書が完成します。逆に、上記の項目に抜け漏れがあると、目的の分かりにくい提案書になる恐れがあるので注意しましょう。
採用される業務改善提案書の作成ポイント3選
以下では、採用される業務改善提案書のポイントを3選紹介します。ポイントを押さえると誰が見てもわかる提案書になるだけではなく、ほかの資料作成にもポイントを応用できます。
客観的で分かりやすく記載する
採用されやすい業務改善提案の1つ目のポイントは、客観的で分かりやすい記載がしてあることです。
採用されやすい提案書の多くは、課題からの改善点が明確で分かりやすく第三者視点で客観的に記載されています。つまり、採用される提案とは、業務改善を要する主観的表現がなく、早急な課題解決の必要性が伝わる提案なのです。
また、提案を受けるマネジメント層でも分かるように「結論ファースト」「箇条書きを使って情報を構造化する」など、文章自体のテクニックを取り入れることもポイントです。
明確な目的と期限を定量的に記載する
上司に作成者の意図を正しく伝えるために、目的と期限を定量的な表現で業務改善提案書を作成しましょう。
業務改善提案書を確認する上司にとって、改善を行う目的と期限は重要な項目です。裁量を持つメンバーに提出しなければならないことはもちろん、目的や期限が不明瞭では改善策が途中で頓挫したり、完了目処の立たないプロジェクトになったりするからです。
そこでたとえば、記載した提案内容に「5W1H」「数字」の漏れがないか確認してみましょう。5W1Hで文章に具体性を持たせ、データや画像を過不足なく用いれば、即座に内容がわかる提案書となるのです。
テンプレートを活用する
質の高い業務改善提案書を短時間で作成するために、テンプレートを活用しましょう。
提案書の作成は日々の通常業務と並行して行われるため、多くのリソースは割けません。さらに、構成から提案書を作成しようとすると社員が面倒に感じるうえ、体裁にもバラツキが発生し管理がしづらくなってしまいます。
そこで、提案書作成における面倒さを取り除くために、業務改善提案書のテンプレートを活用しましょう。インターネット上でダウンロードできるテンプレートを利用するのはもちろん、非IT企業でも「Stock」のようなシンプルなツールを使って、提案書やテンプレートを管理する企業も増加傾向にあります。
業務改善提案書の共有・管理に役立つツール
以下では、業務改善に役立ち提案書管理のストレスも取り除くITツールを紹介します。
業務改善提案書はプロジェクト開始の契機でありその後の指針でもあるため、作成者が属人的に管理するのではく、チームメンバーに正しく共有すべきです。また、提案書をWordやExcelにまとめてファイル化するような運用では、必要な情報が散乱し情報へのアクセス性も低下します。
そこで、非It企業であったとしても「情報共有ツール」を使って、情報共有の効率化を図りながら、提案書を管理できる環境を整えましょう。ただし、社員が使いこなせないツールでは全社に浸透せず、提案書の管理がバラバラになるので注意しましょう。
結論、業務改善提案書の運用に役立ち、情報共有におけるストレスも取り除くには、非IT企業の65歳以上の社員でも即日で使いこなせる情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に業務改善提案書をテキストやファイルで残しつつ、直感的な「フォルダ」で案件ごとにシンプルに整理できます。また、「テンプレート」を使えば提案書はもちろん、あらゆる資料の体裁の統一も簡単です。
最も簡単に業務改善提案書を運用するITツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務改善提案書の作り方とポイントまとめ
ここまで業務改善提案書の作り方とポイントを中心に紹介しました。
業務改善提案書を作成しやすい環境が整備されると、社員各々が日々の業務で得た「気づき」の改善に取り組み、業務効率が向上していく好循環が生まれます。また、テクニックとして目的や期限をわかりやすく記載したり、テンプレートを使う方法もありました。
一方、しかし、業務改善提案書が属人的に作成され、適切に管理されなければ、改善策の実施が進みません。そこで、業務改善提案書をはじめとした情報共有・管理に優れたITツール使って「効率的に」採用される業務改善提案書を作成・管理しましょう。
とはいえ、社員のITリテラシーによって使いこなせないツールでは全社に浸透しないので、Stockのように、提案書をはじめとしたファイル管理の面倒さを簡単に解消できる情報共有ツールの利用一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で業務改善提案書を効果的に活用できる環境を構築しましょう。
