提案書は、社外の取引先に自社製品をプレゼンするときに使われる書類です。提案が受け入れられるか否かは会社の業績にも関わるので、クライアントに刺さる提案書を作成する業務は重要だと言えます。
しかし、内容の良さが伝わりやすい提案書を一から作るのは手間がかかります。また、なかには「説得力のある提案書が作れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、伝わりやすい提案書の書き方や構成例、失敗例を中心にご紹介します。
- 提案書の基本的な書き方を押さえて、刺さる提案書を作成したい
- 提案書の作成に時間がかかっており、ほかの業務を圧迫している
- クライアントを納得させる提案書の作成方法を社内で仕組み化したい
という方はこの記事を参考にすると、効果的な提案書を書くコツが分かり、相手に刺さる提案の実現につながります。
目次
提案書とは
提案書とは、社内外の相手にアイディアや製品・サービスを伝える資料です。
提案書と似た言葉に「企画書」がありますが、記載の内容に違いがあります。企画書は実行可能なアイディアやプランを示す一方、提案書は業務上やビジネス上の課題を提示し、改善・解決するまでのプロセスを具体化したものを指します。
そのため、たとえば業務改善や新規事業の提案など、アイディアや製品・サービスを用いて社内外の課題解決に貢献できる場面で作成する資料が提案書になります。
クライアントに対する提案書は自社製品・サービスを導入してもらう目的で作成すします。したがって、社外で使われる提案書では、自社製品・サービスがどのようにクライアントの課題へアプローチできるか一目で分かるように伝えることが重要なのです。
伝わりやすい提案書の構成例
ここからは、伝わりやすい提案書の構成例をご紹介します。以下を参考にすれば、情報に抜け漏れのない提案書を簡単に作成できます。
基本事項
冊子や複数ページの提案書を作成する場合は、以下の基本事項を押さえましょう。
- 表紙（タイトル）
- 提案概要
- 目次
- 費用
- 会社概要
誰に向けた何の資料なのか、端的に記載します。
何をどのように解決できるのか概要を示し、相手の興味を引き立てます。
どのような流れで提案をするのか、一目で分かるように記載します。
ただ費用を記載するのではなく、提案内容や解決のメリットに照らして納得感を醸成しながら書きます。
自社の所在地や事業内容を記載します。
各項目では要点をかいつまんで書き、文章が冗長にならないように心がけましょう。
課題と原因
次に、クライアントが抱える課題と原因を記載します。
クライアントの課題を適切に伝えるには、相手にとって理想的な状態と現状とのギャップを定量的に示す方法が効果的です。なぜギャップを埋められず、理想的な状態にならないのか、客観的なデータを使って説明すると説得力が増します。
このように、提案書では、クライアントが置かれている状況を俯瞰できるように作りましょう。解決が必要な課題と原因を明確化することで、次に記載する解決策の有効性が伝わりやすくなります。
課題に対する解決策
課題と原因を示したら、課題に対する解決策を記載します。
解決策は、クライアントの課題へどのようにアプローチするか明確化したうえで、施策によってどのように改善されるのか、イメージしやすく書くべきです。なぜなら、クライアントにとってメリットがわからない提案は受諾に結びつかないためです。
解決策の信憑性を上げるには、同様の施策を実行した他者の事例を例示すると再現性をアピールできます。
提案書の構成例のまとめ表
伝わりやすい提案書の構成例をまとめた表を掲載します。
| 項目 | 記載事項 |
|---|---|
| 表紙（タイトル） |
誰に向けた何の資料か、一目で分かるように書く |
| 提案概要 |
何をどのように解決できるのか、相手の興味を引き立てる |
| 目次 |
どのような流れで提案するのか、全体の構成を示す |
| 課題 |
顧客の理想像と現状のギャップを示す |
| 原因 |
なぜギャップを埋められないのか定量的に示す |
| 解決策 |
施策を実行した他社の事例を紹介しつつ、提案を受諾したときのメリットを定量的に示す |
| 費用 |
提案内容や解決のメリットに照らして、納得感を醸成しながら記載する |
| 会社概要 |
自社の所在地や事業内容を記載する |
以上の表を参照し、提案書に記載する項目や押さえるべきポイントの抜け漏れを防ぎましょう。
伝わりやすい提案書を書く4つのコツ
ここからは、伝わりやすい提案書を書く4つのコツを紹介します。クライアントへの提案を成功させるためには、以下のコツを意識して提案書を作成しましょう。
（1）6W2Hを使う
提案書を作成するときは、以下の「6W2H」を意識しながら記載しましょう。
- When（いつ）
- Who（だれが）
- What（なにを）
- Where（どこで）
- Why（なぜ）
- Whom（だれに）
- How（どのように）
- How much（いくら）
このように、6W2Hの項目を意識しながら文章を作成すれば、提案自体が伝わらないという最悪の事態を回避できます。
（2）クライアントの課題を正確に把握する
次に、クライアントの課題を正確に把握することも重要です。
クライアントの課題を正確に把握していれば、的確な解決策を提示できます。また、課題を分析した結果も併せて提示すれば、説得力が増すので提案を前向きに検討してもらいやすくなります。
たとえば、外部要因や内部要因から課題を見つける「SWOT分析」や、競合や市場、自社の視点から課題を探す「3C分析」などのフレームワークを活用して、課題を正確に把握しましょう。
（3）提案を受諾するメリットを記載する
提案を受諾するメリットを記載することも、伝わりやすい提案書を書くポイントです。
メリットが伝われば、クライアントは提案を受け入れたときの状況を具体的にイメージできるようになります。提案書には数値を用いて情報を記載すると、客観的な視点からクライアントに提案のメリットを示せます。
したがって、提案書には必ず定量的なメリットを書くようにしましょう。
（4）テンプレートを利用する
最後に、伝わりやすい提案書にするために、テンプレートを利用するのも有効です。
体裁が整っていない提案書では見づらく、クライアントは内容に集中できません。また、提案書を一から作成していると時間がかかるので、ほかの業務時間を圧迫する可能性もあるのです。
そのため、必要な項目を埋めるだけで提案書が作成できるテンプレートを利用しましょう。ただし、パワーポイントなどのファイルは管理が面倒なので「Stock」のような情報共有ツールを使って、クライアントごとにまとめておきましょう。
【注意】提案書の失敗例3つ
ここでは、提案書の失敗例3つをご紹介します。以下の例を参考に、クライアントに伝わりやすい提案書の作成を意識しましょう。
（1）伝えたい内容が不明瞭
失敗例として、何を伝えたいか不明瞭になっているケースが多くあります。
「何をどのように解決するのか」明確化しなければ、クライアントにとってその提案を採用する価値がわかりません。そのため、提案書を一読するだけで提案内容を全て理解できるように明瞭に記載することが求められます。
そこで、文章を簡潔に書くのはもちろん、6W2Hを使って意図が相手に伝わりやすくしましょう。
（2）提案が非現実的
提案が相手にとって非現実的になっているケースも失敗例のひとつに挙げられます。
クライアントの理想を叶えられる抜本的な解決策を提案しても、実際に実行できなければ採用されません。提案の採用率を上げるには、許容可能な予算内に抑えたり、事業の閑散期に実行したりなどクライアントに寄り添った現実的な提案をする必要があります。
つまり、現実的な提案をするにはクライアントを第一に考えなければならないのです。そのため、前提として顧客情報を十全に管理することは必須なので、多くの企業で「Stock」のようなITツールで顧客情報を活用しています。
（3）提案書を作成することが目的となっている
失敗例として、提案書を作成すること自体が目的となっているケースも散見されます。
提案書はあくまで提案を受諾してもらうために提示する書類です。そのため、提案が採用された後のプロセスや対応も含めて記載されなければ、今後の動き方やコミュニケーションに悪影響を与えかねません。
そこで、提案書はプロジェクトを始動させるための「手段」であるという意識があれば、プロジェクトの進行も見据えた提案ができるのです。
提案書の作成から管理までに役立つおすすめのツール
以下では、提案書の作成から管理までに役立つおすすめのツールを紹介します。
クライアントに伝わる提案書を効率的に作成するには、テンプレートの活用が有効です。しかし、提案書は作成だけでなく管理も重要になるので、情報管理に特化したITツールで整理しておく必要があるのです。
とくに、誰でも簡単に使いこなせるツールであれば、ITに詳しい社員がいなくても教育コストをかけずに導入、運用できます。
結論、提案書の作成・管理には、非IT企業の65歳以上の社員でも使いこなせて、必要な機能を過不足なく備えた「Stock」一択です。
Stockの「ノート」はテキストだけでなく、提案書のファイルもドラッグ＆ドロップで簡単に保存できます。また、ノートには「メッセージ」が紐づいているので、話題が入り乱れることなくやりとりができる点がほかのツールにはない大きな特徴です。
提案書を最も簡単に作成・管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
伝わりやすい提案書の書き方やコツまとめ
ここまで、提案書の書き方のポイントや注意点を中心に解説しました。
6W2Hを使ったり提案のメリットを記載したりすれば、クライアントに伝わる提案書になります。さらに、テンプレートを使えば一から作成する必要がなく、体裁が整った見やすい提案書を簡単に作成できます。
しかし、提案書は作成して終わりではなく、提案後のプロジェクト進行を見据えて管理にも目を向ける必要があるのです。そこで、「情報管理の機能が備わったITツール」を使い、目的の情報をすぐに探し出せるようにしましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、提案書ファイルを簡単に添付できるノートがあり、クライアントごとに情報管理できる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で提案書の作成から管理までを効率化しましょう。
