プロジェクトを成功に導くには、必要なタスクの所要時間を正確に見積もり、納期に間に合うように逆算してスケジュールを立てなければなりません。
一方、「スケジュールを作る時間がない」「部下がスケジュール通りに仕事を進めてくれない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、簡単にプロジェクトスケジュールを作る5つのステップを中心にご紹介します。
- チームで進捗状況を共有できておらず、無駄な業務や時間が発生している
- スケジュール管理が曖昧なので、余裕をもってプロジェクトを進められない
- 綿密なスケジュールを立てる時間がなく、場当たり的な対応になっている
という方はこの記事を参考にすると、スケジュールの作成方法だけでなく、チームのタスクをスケジュール通りに完了させるための運用方法も分かります。
目次
プロジェクトのスケジュール管理とは
プロジェクトのスケジュール管理とは、プロジェクトを完遂するために、メンバーが抱えるタスクの進捗やチーム全体の進捗状況を管理することです。
プロジェクトのスケジュール管理を徹底すれば、タスクの優先順位が分かりやすくなり、スムーズに作業を進められます。さらに、進捗状況を把握しやすくなるので、プロジェクトが遅れている場合にもすぐに対処できるのです。
このように、プロジェクトのスケジュール管理は、プロジェクトを効率よく進めるために不可欠な取り組みだと言えます。
＜5ステップ＞プロジェクトスケジュールの作り方
ここからは、具体的なプロジェクトスケジュールを作る方法を5ステップに分けて解説します。以下の方法を使えば、誰でも簡単にスケジュール表を作れます。
作り方1｜目標を策定する
はじめに、プロジェクトの目標地点（ゴール）を策定します。
目標地点とは、プロジェクトの納期を指します。「いつまでにサイトへ公開すべきか」「いつまでにクライアントへ公開すべきか」などの条件から設定しましょう。
プロジェクトのゴールを設定すれば、ゴールへたどり着くまでにかけられる時間が明確になり、プロジェクトの全体像を把握しやすくなります。
作り方2｜タスクを洗い出す
次に、プロジェクトの完遂に必要なタスクを洗い出します。
ポイントとなるのは“作業を適切な単位まで細分化すること”です。たとえば、「資料作成」ではなく「資料作成」「確認」「修正」「修正確認」のように、小さな作業単位まで落とし込みましょう。
抜け漏れがあると、プロジェクトが始まってからスケジュールが圧迫され、ミスが起こったりプロジェクトが遅延したりします。したがって、必要なタスクはすべて洗い出さなければならないのです。
作り方3｜タスクの結びつきを把握する
タスクを洗い出したら、各タスク同士の結びつきを把握し、順序を決めましょう。
プロジェクトのタスクは並列な関係だけではなく、前のタスクを完了させなければ次のタスクができない「直列の関係」なタスクもあるからです。たとえば、タスクAが完了しなければタスクBに着手できない場合、タスクBはタスクAよりあとに配置しなければなりません。
したがって、関係性を把握したうえで順序を決めて期限を設定します。
作り方4｜会議の日程を決める
続いて、クライアントや社内での会議日程を決定しましょう。
具体的な日程の決め方には、”プロジェクトの中間地点であるマイルストーンに合わせる”、”週一回の定例会議を開催する”などの方法があります。
細かなタスクだけでなく、会議日程もスケジュールへ反映させることで、プロジェクトの全体像がより分かりやすくなるのです。
作り方5｜担当者をアサインして調整する
最後に、スケジュールをもとに担当者をアサインし、必要に応じて調整します。
管理者側で推定した所要時間は目安なので、担当者の熟練度や別の業務との兼ね合いなどを考慮して、より現実的なスケジュールに仕上げましょう。
一方、プロジェクト中にイレギュラーな事態が発生した場合は、適宜アサインを入れ替えたり、タスクの順番を入れ替えたりする必要があります。
スケジュール管理における3つのポイント
ここからは、プロジェクトのスケジュール管理における3つのポイントをご紹介します。プロジェクトをスケジュール通りに進めるチームは、以下のポイントを実践しています。
スケジュールを可視化する
スケジュールを可視化してメンバーへ共有することで、プロジェクトの全体像を把握しやすくなります。
単にタスクを割り当てるだけでは、目の前のタスクをこなすことに集中してしまいます。その結果、ほかのメンバーの進捗の遅れに気づけず、迅速に対応できません。
したがって、可視化したスケジュールを共有し、全員の進捗状況を確かめられるようにしましょう。
所要時間を設ける
タスクごとに所要時間を設け、時間内に処理できるように管理するのもポイントです。
時間制限を設けることにより、各メンバーが一日単位、週単位のスケジュールを立てやすくなります。また、時間内にタスクをこなすための工夫を考えるので、業務効率化にもつながるのです。
ただし、メンバーの処理能力を超えたタスクを設定してしまうと、プロジェクトの進行が滞る可能性があります。したがって、余裕を持って期限を設定するようにしましょう。
プロジェクト管理アプリを使う
スマホやPCからアクセスできるプロジェクト管理アプリを使って、管理者の負担を軽減するのもポイントです。
プロジェクト管理アプリであれば、各メンバーがスムーズに情報を共有できるので、進捗状況を都度メールなどで確認する必要がありません。さらに、タスク機能がついたアプリを使えば、管理者から担当者へタスクを依頼するのも簡単です。
このように、アプリを使えばプロジェクト管理を効率化できます。しかし、多機能なアプリでは社員が使いこなせない可能性があるため、「Stock」のようにシンプルなアプリを選ぶのがおすすめです。
【必見】プロジェクトスケジュールの管理に役立つアプリ
以下では、プロジェクトのスケジュール管理に役立つアプリをご紹介します。
スケジュールを組んでも、メンバーが全体像を把握していなかったり、スケジュール通りにタスクを処理できなかったりする状況では意味がありません。そのため、スケジュール管理では、スケジュールの作成だけでなく「進捗の共有と把握」が重要になるのです。
そこで、「スケジュールをメンバーと共有したり、タスクの進捗を可視化したりできるアプリ」を使えば、スケジュール管理の負担を減らしながらプロジェクトを進められます。とくに、操作が簡単なアプリであれば、導入時に使い方を教える手間も不要です。
結論、プロジェクトのスケジュール管理に必要なアプリは、非IT企業で働く65歳以上のメンバーでも、簡単にプロジェクトに関する情報共有・管理ができる「Stock」一択です。
Stockでは「ノート」に書き込んだプロジェクトのスケジュールやタスクの詳細は、瞬時に任意のメンバーへ共有されます。また、ノートに紐づく「タスク」で、話題が混ざることなく、やるべきことの設定や依頼ができる点が大きな特徴です。
プロジェクトの進捗状況を簡単に共有するアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プロジェクトのスケジュール管理に使われる手法
プロジェクトのスケジュール管理では、以下のフレームワークや管理手法が使われることもあります。
| 手法 | 特徴 |
|---|---|
| WBS |
プロジェクトに必要なタスクを洗い出し、取り組む順序を決めてから作成します。タスク間の関係性が見やすくなるのが特徴です。 |
| ガントチャート |
タスクの内容や担当者だけでなく、作業日程もあわせて管理します。進捗状況を視覚的に把握しやすいのが特徴です。 |
| カンバンボード |
各メンバーのタスクをステータスごとに並べて管理します。プロジェクトの進捗だけでなく、メンバーの業務負荷が適切か確認しやすいです。 |
| カレンダー |
カレンダーにタスクを書き込んで管理します。シンプルにタスクを管理できるので、プロジェクトの進捗を把握しやすい特徴があります。 |
| アジャイル |
ひとつの作業を複数の工程に分け、工程ごとに細かく確認・修正します。品質を上げられる一方、全体のスケジュールが見えにくくなる可能性があります。 |
上記の手法を使えば、プロジェクトのスケジュール管理を効率よく進められます。しかし、スケジュール管理ではスムーズな情報共有も重要になるので、ツール上で円滑にやりとりできる「プロジェクト管理アプリ」を使うのがおすすめです。
プロジェクトスケジュールの作り方まとめ
ここまで、プロジェクトスケジュールの作り方やおすすめのアプリをご紹介しました。
プロジェクトを納期通りに遂行するためには、抜け漏れのないスケジュールの作成だけでなく、スムーズに進捗共有できる環境が必須です。
しかし、口頭や紙、Excelではリアルタイムで共有できず遅延に気づきにくいため、プロジェクト管理アプリを使ってスケジュールをシンプルに管理すべきなのです。
とくに、Stockのような、スケジュール管理機能に過不足がなく、誰でも簡単にスケジュールの作成・共有・管理が完結するアプリであれば、プロジェクト管理を簡単に効率化できます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、円滑なプロジェクト管理を実現しましょう。
