プロジェクトを計画通りに進めるためには、適切な工数管理が必須になります。しかし、工数管理は手間がかかるため、簡易的に済ませているチームが多いのが現状です。
そこで、業務負担を大幅に減らせるITツールが注目されています。一方、工数管理ができるITツールは種類が多いので「どのようなポイントで比較すべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プロジェクトの工数管理におすすめのツールと比較ポイントを中心にご紹介します。
- 工数管理がアナログなため、メンバーの作業状況がチーム全体に共有できていない
- 工数管理ツールを導入し、メンバー全員の進捗状況を一目で確認できるようにしたい
- 数ある工数管理ツールから、自社に合ったものを選定したい
という方はこの記事を参考にすると、最適な工数管理ツールを見つけられ、プロジェクトの工数管理におけるストレスを解消できるようになります。
目次
- 1 工数管理とは
- 2 プロジェクトの工数管理におすすめのツール7選
- 3 工数管理ツールの比較ポイント
- 4 【意味のない管理にしない】工数の見積もり方で重要なポイント
- 5 プロジェクトの工数管理におすすめのツールまとめ
工数管理とは
以下では、工数管理とは何か、管理方法の違い、ツールの種類を解説します。これから本格的に工数管理をはじめる企業は必見です。
工数管理の概要
工数管理とは、プロジェクトにおけるタスク量や作業時間を正確に把握し、計画通りに進んでいるかをチェックすることです。
プロジェクトの工数管理をすれば作業ごとにかかる時間が分かるため、期限から逆算してスケジュールを組むことができます。また、工数管理からプロジェクトに必要なリソースも分かるのです。
このように、プロジェクトリーダーが時間やコストを把握できるようになることからも、プロジェクト全体を円滑に進めるうえで工数管理は必須と言えます。
Excelと工数管理ツールの違い
以下は、Excelと工数管理ツールの2つの違いです。
- カスタマイズ性
- 管理フロー
Excelは関数やマクロを活用することで、自社に最適な形に工数管理表をカスタマイズできます。一方、工数管理ツールはすでに備わっている機能の範囲内で利用するのが基本です。
Excelはファイル形式なので、更新するたびに開いて保存しなければならず、編集履歴を追うためにバージョン管理も必要です。一方、工数管理ツールにはストレスなく使えるものが多く、編集履歴もすぐにチェックできるのでバージョン管理も不要です。
このように、Excelと工数管理ツールには、カスタマイズ性と管理フローに関して大きな違いがあります。自社の業務に最適な方法を選びましょう。
工数管理ツールの種類
工数管理ツールは大きく分けて「オンプレミス型」と「クラウド型」の2種類があります。それぞれのメリットとデメリットは以下の通りです。
| オンプレミス型 | クラウド型 | |
|---|---|---|
| メリット |
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| デメリット |
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以上の点を把握したうえで、自社にマッチしたツールを選定しましょう。
プロジェクトの工数管理におすすめのツール7選
以下では、プロジェクトの工数管理におすすめのツール7選をご紹介します。
Excelで工数管理すると、プロジェクトの進捗を確認するたびにファイルを開かなければならず、共有のために別ツールを使う必要があります。一方、工数管理ツールであればファイルを開く手間がなく、共有まで一か所で完結するのです。
ただし、多機能なツールではITに詳しくないメンバーが使いこなせず、結局誰にも使われなくなるケースがあとを絶ちません。そのため、必要な機能に過不足がないシンプルな工数管理ツールが必須です。
結論、選ぶべきツールは、ITに詳しくない65歳でも直感的に使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に工数管理表をストックしておけばメンバーにそのまま共有でき、ノートには「メッセージ」が紐づいているので連絡までとり合えます。また、ノートにはやるべき業務を管理できる「タスク」も紐づいているため、作業の抜け漏れも減ります。
【Stock】ITに詳しくない65歳でも使いこなせるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【CrowdLog】直感的に工数管理ができるツール
＜CrowdLogの特徴＞
- 入力作業が簡単に行える
- 他ツールとの連携
ドラッグ＆ドロップで直感的に工数入力ができるうえ、スマホからも利用可能です。
GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookとも連携しているため、予定の入力なども簡単です。
＜CrowdLogの注意点＞
- 無料プランがない
無料プランがないため、気軽にツールを試すのが難しいです。また、契約は「12ヶ月分を先払い」となる点にも注意しましょう。
＜CrowdLogの料金体系＞
- ベーシックプラン：要問い合わせ
- プレミアムプラン：要問い合わせ
【Backlog】エンジニア向けのタスク・プロジェクト管理ツール
＜Backlogの特徴＞
- プロジェクト全体を管理できる
- ユーザーの権限管理機能がある
カンバンボードやガントチャート、ToDoリスト機能も搭載されているため、プロジェクト全体の管理を一元化できます。
管理者は各ユーザーの状況に応じて、アクセス権限などを付与できます。
＜Backlogの注意点＞
- エンジニア向けに開発されたツール
- メンバーとのコミュニケーション機能がない
Backlogはエンジニア向けの高度な機能が多く、ITに詳しくない場合には操作に慣れるまで時間がかかります。
コミュニケーションをとる機能がほとんどないため、情報共有は外部アプリと連携しなければなりません。
＜Backlogの料金体系＞
- スタータープラン：2,970円/月（月払い）
- スタンダードプラン：17,600円/月（月払い）
- プレミアムプラン：29,700円/月（月払い）
- プラチナプラン：82,500円/月（月払い）
【Asana】目標達成を支援するプロジェクト管理ツール
＜Asanaの特徴＞
- タスク管理の方式を選択できる
- 連携先が豊富にある
タスクを一覧形式で管理する「リスト方式」と、付箋形式で管理する「かんばん方式」から選択できます。
ZoomやGoogleスプレッドシート、Salesforceなど数多くのツールと連携ができるので、何度もツールを行き来する必要がなくなります。
＜Asanaの注意点＞
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
- 無料プランでは15人までしか使えない
Asanaは多機能なツールなので、ITに慣れていない場合には使いこなすまでに時間がかかる可能性があります。
無料プランは15人のユーザー制限があるため、規模が大きなプロジェクトでは課金が必要です。
＜Asanaの料金体系＞
- Basic：0円
- Premium：1,475円/ユーザー/月（月間払い）
- Business：3,300円/ユーザー/月（月間払い）
【Jira Software】課題管理ができる高機能なツール
＜Jira Softwareの特徴＞
- レポート機能が充実している
- カンバンボードが使える
チームのパフォーマンスや作業データをレポートで出力でき、チームの作業効率を上げられます。
タスクを付箋形式で管理できる「カンバンボード」を活用すると、プロジェクトの進捗を一目で把握できます。
＜Jira Softwareの注意点＞
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
アジャイル（PDCAを高速で回していく開発手法）に特化した高度な機能が豊富に備わっているので、ITに詳しくないメンバーが使いこなせない可能性があります。
＜Jira Softwareの料金体系＞
- Free：¥0
- Standard：〜¥920/ユーザー/月（月払い）
- Premium：〜¥1,810/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：問い合わせが必要です。
【Wrike】複数のプロジェクトを管理できるツール
＜Wrikeの特徴＞
- カスタマイズ性が高い
- タスクにコメント機能が備わっている
タスクのステータスをカスタマイズすれば、あらゆるプロジェクトや部署において適切な工数管理ができます。
タスクのコメント機能を活用すれば、メンバー間でスムーズに連絡をとり合えるようになります。
＜Wrikeの注意点＞
- 多機能ゆえにすべての機能を使いこなすのが難しい
プロジェクト管理のほかにも、マーケティングやシステム開発などの機能が豊富に搭載されているので、直感的に使いこなすのが難しい場合があります。
＜Wrikeの料金体系＞
- Free：$0/月
- Team：$9.80/月
- Business：$24.80/月
- Enterprise：要問い合わせ
【freeeプロジェクト管理】働き方を見える化するツール
＜freeeプロジェクト管理の特徴＞
- 分析レポートの自動作成機能がある
- カレンダー形式で分かりやすい
工数情報を分析して、タスク別の工数に関するレポートなどを自動作成します。
Googleカレンダーのようなカレンダー形式なので、直感的に利用できます。
＜freeeプロジェクト管理の注意点＞
- 継続的に無料で使えない
無料お試し期間はありますが、継続して利用するには有料プランに申し込まなければなりません。
＜freeeプロジェクト管理の料金体系＞
- 年額プラン：1,500円/ユーザー/月
- 月額プラン：1,800円/ユーザー/月
工数管理ツールの比較ポイント
ここでは、工数管理ツールの3つの比較ポイントをご紹介します。ツールの導入後に「思っていた仕様と違っていた」とならないためにも、以下の点を押さえましょう。
（1）予算内に収まっているか
はじめに、料金プランが予算内に収まっているかをチェックしましょう。
工数管理ツールには、大きく分けて「買い切り型」と「月額課金型」の料金プランがあり、自社の運用方法や用途に合わせた選択が重要です。たとえば、月額課金型であれば、利用人数ごとに料金が異なるので導入範囲を事前把握しておきましょう。
やみくもに導入して無駄なコストをかけないためにも、導入前に料金プランを必ず確認し、適切な見積もりをしておくことが大切です。
（2）必要な機能に過不足がないか
次に、必要な機能が備わっているかも重要な点です。
たとえば、工数だけでなくプロジェクト全体を管理する場合、予実管理やレポート機能なども備わったツールを選びましょう。一方、シンプルな管理を求めるのであれば、必要な機能に過不足がないツールが最適です。
そのため、導入目的と照らし合わせて、自社に必要な機能を見極めましょう。
（3）誰でも簡単に使いこなせるか
最も重要な比較ポイントは、メンバーがツールを簡単に使いこなせることです。
工数管理は日常的に実施する業務であるため、メンバーに負担がかからないツールでなければ意味がありません。また、多機能なツールを使いこなすためには、機能や運用方法をわざわざ教育する必要があるので面倒です。
したがって、ITに詳しくないメンバーでも使いこなせるシンプルなツールを導入しましょう。たとえば、非IT企業の65歳でもすぐに使える「Stock」が最適です。
【意味のない管理にしない】工数の見積もり方で重要なポイント
ここでは、プロジェクトの工数管理を遂行する4つのポイントをご紹介します。
工数管理を誤るとプロジェクトのスケジュールを正確に立てられません。そのため、以下のポイントを把握し、適切な工数管理をしましょう。
（1）バッファを設ける
工数管理で重要なのが、バッファ（ゆとり）を設けることです。
たとえば、「急遽プロジェクトの担当者が変わった」という状況になれば、さまざまな調整のために時間が必要になります。そこで、工数に余裕を持たせておけば、不測の事態にも迅速かつ丁寧に対応でき、期限を漏らすことを防げるのです。
とくに、初めて対応する業務にバッファを持たせておけば、ミスも焦らずに対処できます。ただし、バッファを多くとりすぎると作業にスピード感がなくなり、無駄な工数も発生しやすいので注意しましょう。
（2）タスクを細分化する
工数管理のポイントとして、タスクの細分化も挙げられます。
プロジェクトをタスクごとに分解しておくと、作業内容が明確になり工数の算定がしやすくなります。また、作業内容やタスクの優先度、タスクにかかる時間なども把握しておけば、作業フローも組みやすくなるのです。
このように、タスクを細分化するだけで正確な作業時間を見積もれるようになり、プロジェクト全体のスケジュールも立てやすくなります。
（3）作業工数を算定する
作業の洗い出しが終了したら、各作業の工数を具体的に設定していきます。
工数を見積もる方法として、過去の似たような事例から工数を算出する「類推法」があります。たとえば、システム開発における基本設計やコーディングは、過去の経験を参考にすれば正確かつスピーディに見積もれるのです。
類推法のほかにも、タスクの工数からプロジェクト全体の工数を算出する「積算法」などもあるので、自社に適した工数算出法を採用しましょう。
（4）状況に合わせて工数を調整する
最後に、状況に合わせて工数管理表を更新しましょう。
プロジェクトが進むにつれ、メンバー数や規模が流動的に変わることがあります。このような場合は、それぞれの状況に応じて、プロジェクトの工数を調整するなど、適切な対応をしなければなりません。
また、多くの工数管理ツールにはタスクの期限を設定できる機能が備わっています。そのため、定期的に工数を見直しして、現場が混乱しないようにしましょう。
プロジェクトの工数管理におすすめのツールまとめ
これまで、プロジェクトの工数管理におすすめのツール7選や比較ポイントを中心にご紹介しました。
工数管理ツールを比較する際は、必要な機能が過不足なく備わっているかをチェックしましょう。さらに、社内に浸透させるためには、誰でも簡単に使いこなせるシンプルなツールであることも必須条件です。
たとえば、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳でも説明なしで使いこなせる「Stock」が最適だと言えます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でプロジェクトの工数管理など、チームのマネジメントに役立てましょう。
