近年ではWeb業界を中心に、スケジュールや進捗の管理を通してディレクターを補佐する「進行管理」の需要が高まっています。とくに、スケジュール通りにプロジェクトを進めるには進行管理が不可欠です。
しかし、進行管理の仕事は、関係者のタスクや工数の管理など多岐にわたるので、大きな負担がかかります。そのため、進行管理の業務を効率化しようとしても「業務負担を軽減させる方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、制作の進行管理におすすめのツール5選を中心にご紹介します。
- 進行管理の業務を効率化する方法を自社で実践したい
- ツール導入で効率化できる業務を知り、導入可否を判断したい
- すぐに業務負担を軽減できるツールが欲しい
という方はこの記事を参考にすれば、どの業務の負担を減らせるのか分かるだけでなく、制作現場の進行管理に使えるITツールを比較検討できます。
目次
進行管理とは
進行管理とは、プロジェクトのスケジュールと進捗状況との差分を確認し、必要に応じて社内外の調整をする役職を指します。
クライアントとメンバーの間に立ち、納期に間に合うようにスケジュールや制作におけるルールを作成しつつ、スムーズなプロジェクト進行を実現することが目的です。
とくに、プロジェクトでは作業の遅れが頻繁に発生します。そのため、対策を講じなければ人件費が想定以上にかかったり、納期に間に合わなかったりする問題が発生してしまうので、早急に対応しなければなりません。
このように、プロジェクトの計画と進捗のズレを調整するのが進行管理の業務です。進捗の遅れが発覚した時点ですぐに問題を把握し、素早く解決策を講じることで円滑なプロジェクト進行を支えます。
制作進行管理職とディレクターの違い
制作進行管理職とディレクターの違いは以下の通りです。
| 特徴 | |
|---|---|
| 制作進行管理 |
ディレクション業務のうちスケジュール管理を担当する |
| ディレクター |
プロジェクトにおけるディレクション業務を担当する |
このように、制作進行管理はディレクターが担当する「制作の企画」「進行管理」「編集」などプロジェクト全体の業務のうち、進行管理のみを指すのです。
進行管理で効率化できる3つの業務とは
進行管理の業務負担を減らすためにはITツールが不可欠です。しかし、闇雲にツールを選ぶのではなく「どの業務がツールで効率化できるのか」を精査しなければなりません。
そこで以下では、ツール利用が有効な3つの業務を解説するので、自社が導入すべきツールの特徴を把握しましょう。
（1）スケジュール管理
まずは、各スタッフのスケジュールを調整する「スケジュール管理」が挙げられます。
スケジュールはスタッフの人数分作成しなければならないため、紙やExcelで作成していては、スケジュールの作成に時間がかかってしまいます。さらに、制作物の完成までに多くのスタッフが関わるなか、各メンバーのスケジュール確認にも不便です。
一方、一部のスケジュール管理ツールには予定表を自動作成する機能があるので、Excelなどに時間をかけて入力する作業を減らせます。このように、スケジュール管理ツールで時間のかかる業務を効率化すれば、人的ミスの防止にもつながるのです。
（2）工数管理
進行管理には、プロジェクトに必要な時間や人員を管理する「工数管理」もあります。
工数管理をすれば「どの工程でムダが発生しているか」を把握でき、生産性向上のために最適なアプローチをとれるようになります。しかし、進行管理の担当者は複数の業務をかけ持ちしているケースが多く、工数管理に十分な時間を割くことが困難です。
そこで、簡単に作業を分析できる「工数管理ツール」を使えば、すべての作業を一覧で見られるので、時間がかかっている作業が即座に分かります。結果、生産性を高めながらスムーズに業務を進められるようになるのです。
（3）タスク管理
進行管理の業務のひとつに、スタッフの進捗を管理する「タスク管理」があります。
進行管理は、スタッフが滞りなく業務を進められるようにサポートする役割です。そのため、進捗が遅れている作業に対しては原因を明らかにして改善させ、納期に間に合うようにサポートする必要があります。
しかし、進行管理は複数の業務を抱えており、すべてのタスクを漏れなく管理することは難しいのです。そこで、たとえばタスク管理を効率化できる「Stock」のようなツールを使うと「タスクの通知」が来るので、作業を忘れてしまう心配がありません。
進行管理にツールを導入しないデメリット
ここでは、進行管理にツールを導入しないデメリットをご紹介します。進行管理がスムーズにできなければ、以下の致命的なミスが発生する点に注意しなければなりません。
納期に間に合わない可能性がある
進行管理がスムーズにできていなければ、納期に間に合わない可能性があります。
ツールを利用しない場合、メンバーとの連絡に時間がかかり、クライアントの意図が全体に浸透しない可能性があります。その結果、修正作業にかかる時間が増え、プロジェクトの遅延を招く原因となってしまうのです。
仮に、納期に間に合わなかった場合は会社の信用問題につながり、進行管理の担当者に責任が問われるケースもあります。そのため、スケジュール管理に特化したツールを使って進捗を見える化し、確実に納期に間に合わせられるようにしましょう。
優先すべきタスクが見極められない
優先すべきタスクが見極められない点も、ツールを導入しないデメリットのひとつです。
タスクに優先順位を設けない場合、メンバーが各自で決めた順番でタスクを消化していくので、優先すべきタスクが後回しになってしまいます。
たとえば、あらかじめ決められたフローで制作しなければならないプロジェクトの場合、優先順位を設けず制作を進行したことで、作業のやり直しや修正をしなければならないケースがあります。
したがって、プロジェクトを効率よく進行させるためにも、進捗を簡単に確認できるツールでタスクを管理する必要があるのです。
業務に無駄な工数がかかる
ツールを利用しない進行管理の場合、業務に無駄な工数がかかってしまいます。
とくに、進行管理の担当者とメンバーとの連絡にメールを利用している場合、宛先やあいさつ文の設定に時間がかかり面倒です。結果として、無駄な工数がかかり別の業務に割くべき時間が圧迫されてしまうのです。
一方、メンバーがツールを使いこなせない多機能なツールを導入しても、使い方を一から教育するコストがかかります。円滑な情報共有ができ、誰でも使いこなせるツールでなければ、制作が遅れる可能性がある点に注意しましょう。
進行管理ツールの3つの選定ポイント
ここからは、進行管理ツールの3つの選定ポイントをご紹介します。以下のポイントに当てはまるツールを導入すれば、円滑な進行管理ができる体制を整えられるのです。
（1）クラウド型のツールか
はじめに、導入するツールの形式を確認しましょう。形式による違いは以下の通りです。
- クラウド型：インターネットを介して利用するツール
- インストール型：PCにインストールして利用するツール
インターネットがあれば時間・場所を問わずに利用でき、リモートワーク下のプロジェクトでも活躍します。一方、インターネットがなければすべての機能を使えない点がデメリットです。
インターネットを介さずにツールを利用するので、セキュリティリスクが小さいのが特徴です。しかし、1アカウントあたりの利用料が高かったり、スマホでは利用できなかったりするデメリットがあります。
このように、ツールの形式によって特徴は異なりますが、円滑な進行管理には「クラウド型ツール」一択と言えます。
（2）スムーズな修正依頼ができるか
次に、スムーズに修正依頼ができるかも確認しましょう。
進行管理には「メンバーが提出したデータを確認し、必要に応じて修正依頼を出す」業務もあります。そのため、提出されたデータと紐付けて修正依頼をしなければ、情報が入り乱れて混乱する可能性があるのです。
したがって、情報が流れやすいチャットツールではなく、データと紐づけてメッセージを送れる情報共有ツールが進行管理には最適です。
（3）必要な機能に過不足がないか
必要な機能に過不足がないかも重要な選定ポイントのひとつです。
進行管理に必要な機能は、メンバーと事前に相談しましょう。たとえば、タスクの進捗状況を見える化するのであれば「カンバン機能」、タスクのスケジュール感を把握するのであれば「ガントチャート機能」など、導入目的によって必要な機能が変わります。
ただし、多機能なツールはITに詳しくないメンバーが使いこなせず、最終的に放置されてしまいます。そのため、必要な機能に過不足がない「Stock」のような使いやすいツールが最適です。
スムーズな進行管理におすすめのツール5選
以下では、進行管理の業務におすすめのツール5選を紹介します。
ツールは業務の手間を改善し、適切に進行管理ができる環境を整えられます。しかし、多機能なツールを導入した場合、ITに慣れていないスタッフは使いこなせません。
さらに、導入時に使い方を一から教育する必要があるので、プロジェクト全体の作業スピードを下げる原因になってしまいます。したがって、「誰でも簡単に使えること」を軸にツールを選ぶ必要があるのです。
結論、進行管理の業務を円滑にするツールは、非IT企業の65歳以上のスタッフでも、説明なしで使いこなせるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、あらゆる業務情報を簡単に蓄積可能、かつ任意のメンバーへ即時で共有されます。また、ノートごとに「タスク」や「メッセージ」が紐づけられるため、話題が入り乱れずに連絡がとれたり、円滑な進行管理ができたりするのです。
【Stock】進捗を最も簡単に管理できるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【AdFlow】制作会社が開発した管理ツール
＜AdFlowの特徴＞
- プロジェクトのスケジュールを自動作成できる
- ツール上で修正指示ができる
納期を登録するだけでスケジュールが自動で作成されるので、業務にかける時間を短縮できます。
AdFlowには画像への書き込み機能があるので、PowerPointなどのツールを併用せずに修正を指示できるようになります。
＜AdFlowの注意点＞
- 無料トライアルがない
- 利用には一定のITリテラシーが必要
無料トライアルがないため、本当に自社で導入できるかを事前に判断しなければなりません。
スケジュール管理だけでなく修正指示などの機能もあるので、高いITリテラシーを持つ人材しか使いこなせない可能性があります。
＜AdFlowの料金体系＞
- 詳細な料金は問い合わせが必要です。
【Pace】営業利益を自動で算出するツール
＜Paceの特徴＞
- 赤字の原因を把握できる
- ツール上でデータ管理ができる
Paceではすべての作業を一覧で表示するので、時間がかかった作業を簡単に把握できます。
顧客情報や原価データなど、工数管理に必要な情報の多くをPace上で管理できます。
＜Paceの注意点＞
- 操作を覚えるのに時間がかかる可能性がある
機能が豊富にあるので、スタッフが操作を覚えるのに時間がかかる恐れがあります。
＜Paceの料金体系＞
- 550円/メンバー/月（最低3ヶ月以上の契約から利用可能）
【Smartsheet】プロジェクトの詳細を管理できるツール
＜Smartsheetの特徴＞
- プロジェクトの規模関係なく管理ができる
- 連携可能なツールが豊富
「計画」「リソース」「スケジュール」を豊富なビューで追跡できます。
Teams、Google Chat、Slackと連携でき、情報共有の効率化に役立ちます。
＜Smartsheetの注意点＞
- 大規模プロジェクトには有料プランへの加入が必要
- 利用には一定のITリテラシーが必要
無料プランでは編集者が2人までなので、大規模プロジェクトで使うには、有料プランへの加入が必須です。
ITリテラシーのある人向けなので、使い慣れていないメンバーの場合、管理画面の使い方から教育する必要があります。
＜Smartsheetの料金体系＞
- 無料
- プロ：984円/ユーザー/月
- ビジネス：3,543円/ユーザー/月
- エンタープライズ：要問い合わせ
【Google Keep】個人のメモを共有できるツール
＜Google Keepの特徴＞
- メモに画像や音声を追加できる
- 検索機能を使って情報に素早くアクセスできる
メモに画像や音声を追加できるので、用途に合わせて使い分けられます。
特定のスケジュールや工数を、検索機能を使って迅速に把握できます。
＜Google Keepの注意点＞
- メッセージ機能がなく個人利用向き
メッセージ機能がなく、個別にメッセージをしたいときは別ツールを使う必要があります。
＜Google Keepの料金体系＞
- 無料
制作の進行管理におすすめのツール5選の比較表
以下はプロジェクトや制作の進行管理におすすめのツール5選の比較表です。（表は右にスクロールできます。）
| 【一番おすすめ】「Stock」 | AdFlow | Pace | Smartsheet | Google Keep | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
進捗を最も簡単に管理できるツール |
制作会社が開発した管理ツール |
営業利益を自動で算出するツール |
プロジェクトの詳細管理ができるツール |
個人のメモを共有できるツール |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・詳細な料金は問い合わせる必要があります。 |
・550円/メンバー/月（最低3ヶ月以上の契約から利用可能） |
・無料
・プロ：984円/ユーザー/月
・ビジネス：3,543円/ユーザー/月
・エンタープライズ：要問い合わせ |
・無料 |
制作の進行管理におすすめのツールまとめ
ここまで、制作の進行管理におすすめのツールを中心にご紹介しました。
タスク管理からスケジュール管理まで多様な業務を担当する進行管理は、それぞれの業務に十分な時間を割くことが難しくなっています。そのため、業務負担を軽減しながら、すべての業務を漏れなく管理できるツールが必須なのです。
ただし、多機能なツールを導入してもITに不慣れなスタッフが使いこなせず、次第に放置されてしまいます。したがって、「誰もが使えるシンプルなツール」を導入すべきです。
結論、自社が導入すべきツールは、導入即日ですべてのメンバーが活用できるほど、シンプルな情報管理ツール「Stock」一択です。現在、非IT企業を中心に240,000社以上に導入され、タスク管理や工数管理の効率化に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で負担となっている業務を減らし、進行管理しやすい制作環境を整えましょう。
