書類作成や電話対応などのルーティン化する事務作業は、マニュアルにすることで業務の効率化を図れます。ただし、殴り書きしたようなマニュアルでは、ほかのメンバーは正しい手順が分かりません。
そのため、誰にとっても分かりやすいマニュアルを作成することが重要なのです。しかし、「分かりやすいマニュアルをつくるための手順やコツが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、事務向けマニュアルの作成手順やテンプレートを中心に解説します。
- 伝わりやすい業務マニュアルをつくりたい
- フォーマットを利用して、マニュアルのクオリティを均一化したい
- マニュアルの作成や運用に手間をかけたくない
という方はこの記事を参考にすると、分かりやすい事務マニュアルの作り方や簡単に運用する方法が分かり、作成や管理にかかる手間をなくせます。
目次
業務マニュアルとは
はじめに、業務マニュアルの概要やメリットを解説します。以下の要点を押さえると、マニュアル化する重要性が分かります。
業務マニュアルの概要
業務マニュアルとは、業務の流れやチェックポイント、ノウハウなどを示した手順書を指します。
マニュアルがない場合、業務の進め方は従業員ごとに異なるため、仕事のスピードや質にばらつきが生じてしまいます。一方、マニュアルがあれば「効率的な作業の進め方」を統一できるので、不要な作業をせずに済むのです。
そのため、従業員の仕事の無駄をなくしたい方は、マニュアルを運用しましょう。
事務向け業務マニュアルのメリット
事務で業務マニュアルをつくるメリットは、業務効率や品質を向上したり、教育コストを抑えたりできる点です。
マニュアルをもとに手順を進めれば、従業員は不要な作業時間を減らせるうえに、浮いた時間はほか業務に割り当てられます。さらに、マニュアルとして仕事のノウハウを蓄積すれば、経験が浅い従業員でもスムーズに業務を進められるようになります。
以上のように、業務全体におけるあらゆる負担やコストを取り除くためにも、伝わりやすい業務マニュアルが役立つのです。
事務マニュアルで対象となる仕事の特性とは
マニュアルの対象となる事務関連の仕事は以下の通りです。
| マニュアルの対象となる業務 | マニュアル化すべき内容 | |
|---|---|---|
| 営業事務 |
書類作成、電話・メール対応 |
請求書・契約書の作成方法、担当者への電話の取次ぎ方法など |
| 経理事務 |
企業の営業活動に関わる金銭管理 |
現金や預金、残高の確認・記録方法、伝票の起票方法など |
| 人事事務 |
人事部が担当する業務のサポート |
給与・勤怠の入力方法、従業員の教育方法など |
| 法務事務 |
法的案件に関わる事務作業 |
契約書の作成方法、法的トラブルの対処方法など |
| 貿易事務 |
貿易に関わる書類（SC、S/I,Sea Waybill）などの作成・管理 |
システムの使い方や、送り先によるインコタームズ（貿易条件）のルールなど |
とくに、多く寄せられる問い合わせは「Q＆A」にして、自己解決できる仕組みを整えれば、質問者・回答者双方の負担を軽減できます。
【分かりやすい】事務マニュアルの作り方とは
以下では、分かりやすいマニュアルを作るためのコツを5ステップにして解説します。以下の手順を踏めば、読みやすいマニュアルをつくれます。
（1）事前に情報を整理する
マニュアルの執筆を始めるまえに、事前に情報を整理しておきましょう。
例として、「業務の手順」や「ツールの操作方法」などが挙げられます。手順を整理せずに作成に取り掛かると、情報が抜け漏れたり、手順を逆に記載してしまったりとミスが起こりやすくなります。
したがって、重要な内容に漏れがないように、業務ごとの情報収集を徹底することが大切になるのです。
（2）構成を考える
次に、マニュアルの構成を考えましょう。
とくに、複数のマニュアルをつくる場合は、共通する項目を洗い出して構成（フォーマット）を準備しておくことで、使い回せるようになります。共通する項目の例としては業務名や手順、チェックリストなどの項目が挙げられます。
以上のように、事前に枠組みを決めておけば「どこから手をつければ良いか分からない」という事態をなくせるのです。そして、構成が完成したあとは、流れに沿って内容を記載しましょう。
（3）目的や基準を記載する
次に、作業の目的や基準を記載するかは大きなポイントだと言えます。
マニュアルに作業の目的が掲載されていない場合、単純に作業をこなすこと自体が目的となってしまい、求められる成果を出すことができません。また、合格ラインなどの基準が曖昧だと、必要以上に時間を費やしてしまい、作業が遅れる原因となってしまいます。
以上のように、作業の形骸化や遅れを回避するために、マニュアルに目的や基準を記載することは大切なのです。
（4）ノウハウを記載する
次に、業務に関するノウハウを記載しましょう。
優秀な従業員が持つノウハウをマニュアルとして、チームで共有すれば、チーム全体の生産性向上だけでなく、属人化を防止にもつながります。
ただし、紙やWord、Excelでのマニュアル管理では入り乱れてしまうので、仕事のときに「知りたいノウハウが見つからない」などのストレスになりかねません。そのため、マニュアル管理には、アクセス機能が優れたものを選びましょう。
たとえば、あらゆる情報を「ノート」ごとに残せる「Stock」であれば、わざわざファイルを立ち上げる必要がなく、スマホからもサクサクと操作できるので重宝します。
Word・Excelに対応｜事務マニュアルのサンプル・テンプレート
以下では、業務マニュアルをすぐに作成できる、WordやExcelのサンプル・テンプレートを紹介します。多数のサイトから3つに厳選したので必見です。
SILAND・JP
こちらは、WordやExcelのテンプレートを無料で配布しているサイトです。テンプレートに文字を入力するだけで、すぐにマニュアルが完成します。
ただし、表記を統一するために守らなければならない点があったり、目次の手動入力が必要だったりと手間がかかる点に注意しましょう。
bizocean
こちらは、無料・有料のテンプレートをダウンロードできるサイトです。
「労務・庶務業務マニュアル」や「応募者問い合わせマニュアル」など、フォーマットが豊富に用意されています。しかし、複数のマニュアルを運用する場合、ファイルが多くなるので、入り乱れないように管理する必要があります。
bizroute
こちらは、WordやExcelの業務マニュアルテンプレートを利用できるサイトです。
ダウンロード後は、基本的には文字を打つだけでマニュアルが完成します。ただし、見出しの作成や目次の更新、改ページなど、理解しなければならない操作が多い点に注意しましょう。
【事務必見】WordやExcelでマニュアル管理する2つのデメリット
以下では、WordやExcelでマニュアルを管理する2つのデメリットを解説します。マニュアル作成にWordやExcelを使っている、もしくは検討している方は必見です。
（1）情報へのアクセスが難しい
1つ目のデメリットは、情報へのアクセスが難しいことです。
WordやExcelでは「どこに、何が管理されているのか」が分かりづらく、ファイルを開くこと自体も面倒だと言えます。また、メールなどでスマホに共有された場合、小さな画面で確認しなければならないので不便です。
したがって、「わずかな操作で中身を確認でき、スマホやタブレットでも簡単に使えるツール」を使いましょう。
（2）ファイル管理が面倒
2つ目のデメリットは、ファイル管理が面倒な点です。
たとえば、WordやExcelでは、適切にバージョン管理をしていないと、更新のたびにファイルが増えてしまいます。結果、ファイルの管理場所が分からなくなり、仕事をするたびに探さなければなりません。
一方、編集履歴が自動で保存されるので、必要なバージョンにアクセスしやすい「Stock」のようなITツールを使えば、わざわざ複製する必要がないのです。また、変更箇所を比較することもできるので重宝します。
WordやExcelは不要！事務マニュアルを適切に運用できるソフト
以下では、WordやExcelを使わずに事務マニュアルを運用できるツールを紹介します。
WordやExcelで業務マニュアルを運用すると、逐一ファイルを開く手間がかかるうえに、メールなどを使ってファイルを共有しなければなりません。その結果、マニュアルの確認漏れが生じたり、最悪の場合マニュアルが読まれなかったりしてしまいます。
このような事態を防ぐには「業務マニュアルの作成・管理・共有がスムーズにできるツール」が必須です。ただし、多機能で操作が複雑なツールでは、従業員が使いこなせないので、必要な機能に過不足がないものを選びましょう。
結論、業務マニュアルを運用したい方が選ぶべきは、マニュアルを簡単に共有・確認できて、非IT企業の65歳の方でも使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に直接マニュアルをつくれるほか、任意の従業員に自動で共有されるため手間もかかりません。また、「テンプレート機能」を使えば瞬時にフォーマットを呼び出せるので、一からマニュアルを作成する手間もなくなります。
最も簡単に業務マニュアルの作成・管理・共有ができる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
事務のマニュアル作成の3つのコツとは
最後に、事務マニュアルを作成するときに抑えておくべき3つのコツを紹介します。マニュアル作成ツールを使いつつ、以下のコツを実践しましょう。
（1）テンプレートを使う
1つ目に、マニュアル作成にはテンプレートを使いましょう。
マニュアルを作成するとき、毎回一から作成するのは面倒です。また、作成者によって書き方が異なると、読み手の混乱を招きかねません。
しかし、テンプレートを活用すれば、作業の負担を軽減できるうえに、マニュアルの書式を統一できるので、社内全体で分かりやすいマニュアルがつくれます。
とはいえ、求めるマニュアルが、テンプレートサイトにないこともあるのです。そこで、自社に合ったテンプレートを作成・登録できる「Stock」であれば、いつでも簡単に呼び出せるようになります。
（2）重要ポイントを明記する
2つ目に、重要なポイントは分かりやすく明記しましょう。
手順のなかで、ミスが起こりやすい箇所などは「重要な情報」だと一目で分かるように、筆記体やカラー、文字サイズを変えるなど工夫をしましょう。ただし、一つの文章で何箇所も強調すると、かえって重要な箇所が分かりづらくなるので注意が必要です。
そのため、どこを強調するのか適切に見極めたうえで、重要ポイントを明記しましょう。
（3）見やすいレイアウトを心がける
3つ目に、見やすいレイアウトを心がけましょう。
テキストだけのマニュアルは、文章が冗長になりやすく、読み手のモチベーションを下げたり読み飛ばされたりされる原因になります。しかし、画像を活用することで、見やすくなるだけでなく、読み手は作業の流れをイメージしやすくなるのです。
そのため、テキストだけでなく画像も活用して、メリハリのあるマニュアルをつくりましょう。とくに、ITツールのなかでも「Stock」なら、テキストや画像に加えて、ファイル添付もできるので見やすいレイアウトが簡単にできます。
事務向け業務マニュアルの作り方まとめ
ここまで、事務マニュアルの作り方や作成するコツを中心に紹介しました。
事務マニュアルを作成するときは、情報の過不足を防ぐために「事前に構成をつくること」や「ノウハウを記載すること」を意識しましょう。また、デザインやレイアウトを工夫すれば、より見やすいマニュアルがつくれます。
ただし、紙やWord、Excelを使ったマニュアルは、情報が入り乱れやすく、共有するのに手間がかかるので脱却するべきです。したがって、「誰でも簡単に使えて、マニュアル作成の負担を軽減するツール」を使いましょう。
結論、事務マニュアルの作成には、非IT企業の65歳の方でも簡単にマニュアルを作成・管理できるツール「Stock」が必須です。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」で事務マニュアルを作成・運用して、チーム全体の業務を効率化しましょう。
