業務におけるさまざまなデータを従業員個人で管理すると、データの紛失といったトラブルが起こりやすくなります。そこで、「オンラインストレージ」を導入すれば、会社単位でデータを管理できるため、リスクを低減させられるのです。
しかし、オンラインストレージの導入を検討していても、どれが最適か分からず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、無料で使えるおすすめオンラインストレージ4選をご紹介します。
- 膨大なデータや画像など、大切な情報をもっと簡単に管理したい
- オンラインストレージの特徴とメリットを改めて知りたい
- 自社に最適なオンラインストレージを選定したい
という担当者の方は、この記事を参考にすればオンラインストレージの選び方が分かるほか、自社に最適なツールが見つかります。
目次
- 1 オンラインストレージとは
- 2 オンラインストレージの5つの選定ポイント
- 3 面倒なファイル管理が不要になる情報共有ツール
- 4 無料あり｜おすすめのオンラインストレージ4選
- 5 ＜比較表＞社内の情報共有を活性化するツール
- 6 オンラインストレージのメリット
- 7 オンラインストレージのデメリット
- 8 無料から使えるおすすめオンラインストレージ4選まとめ
オンラインストレージとは
オンラインストレージはインターネット上でデータの保管・共有ができるサービスであり、クラウドストレージとも呼ばれます。パソコンやスマホの容量とは別のため、大量のファイルであっても管理できる点がメリットです。
オンラインストレージは外部ストレージと異なり、USBフォルダなどの物理的な機器は必要ありません。そのため、データの紛失を抑えられるほか、時間や場所を問わずにデータを共有できるためストレスを感じないのです。
このように、ファイルを簡単に共有できるのがオンラインストレージであり、法人を中心に普及が進んでいます。
オンラインストレージの5つの選定ポイント
オンラインストレージにはさまざまな種類があり、利用人数や外部ユーザーの招待機能、保存可能なデータ量などが異なります。以下で紹介する「5つの選定ポイント」を参考に、必要な機能が揃ったツールを選びましょう。
（1）価格
価格が自社の予算に合っているかを確認しましょう。
料金体系はユーザー数または容量の大きさによって設定されている場合が多く、月額費用（あるいは年額費用）となります。十分な空き容量を確保するために大容量ツールを選択した場合、高コストが負担となり結果として導入が頓挫しかねません。
したがって、ツールの価格は必ず確認し、可能な限り低コストなものを選択しましょう。
（2）容量
自社に必要な容量を満たしたツールを選択しましょう。
基本プランのままでは容量が足りない場合でも「容量追加オプション」があれば問題ありません。
基本プランの時点で多くの容量が用意されている場合、高コストとなるケースもあるため、自社に必要な容量を選べるツールがベストです。
（3）セキュリティ
セキュリティが十分に配慮されたツールを選択しましょう。
オンラインストレージは、PCやスマホなどあらゆる端末でデータにアクセスできる点がメリットです。ただし、社内にサーバーがあるケースに比べて漏洩のリスクが高まるため、高度なセキュリティが備わったツールを選択しなければなりません。
たとえば、社外からのアクセスが多い場合は、通信を暗号化する「SSL」や、特定の回線からのみアクセスを許可する「IPアドレス制限」といった機能を重視すべきです。
搭載されているセキュリティはツールによって異なり料金にも関わるので、予算なども考慮しながら最適なものを選択しましょう。
（4）サポート体制
サポートを迅速に受けられるツールを選びましょう。
社内にシステム専任者がいない場合、トラブルをなかなか解決できず業務に支障が出かねません。そこで、「サポートが手厚いツール」を選択すれば問題を短期間で解決できるので、仕事をスムーズに進められるようになるのです。
注意点として、海外のベンダーが運営するオンラインストレージの場合、日本語のサポートを受けられない恐れがあります。そのため、ストレスなく問題を解消したい方は、日本語の充実したサポートを受けられる国産のオンラインストレージを選びましょう。
たとえば、直感的に操作可能な使いやすい国産ツール「Stock」であれば、1営業日以内に回答を受け取れるのですぐに問題を解消できます。
（5）スマホに対応しているか
スマホに対応しているクラウドストレージを選びましょう。
場所を問わずに活用できるメリットを最大限活かすには「スマホに最適化されたツール」の選定が必須です。具体的には「スマホアプリが提供されているか」を軸として選ぶことで、失敗なく適切なツールを見つけられます。
そのため、必要なファイルをすぐに確認できる環境を整えたい方は、スマホアプリがあるツールを選択しましょう。
面倒なファイル管理が不要になる情報共有ツール
以下では、面倒なファイル管理が不要になる情報共有ツールを紹介します。
あらゆるファイルを管理できるオンラインストレージですが、デメリットがあることを忘れてはいけません。ファイルが増えると管理が煩雑になり、必要なファイルを見つけづらくなるのです。
また、ファイルで情報管理をする場合には、バージョン管理をする必要があったり、スマホの小さな画面では扱いづらかったりするデメリットがあります。そのため、従来のファイル管理ではなく「誰でも簡単に情報を残せるノート型ツール」が最適です。
結論、選択すべきツールは、あらゆる情報をストックできる「ノート」があり、目的の情報をすぐに見つけられる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはファイルのほかテキストも残せるので、ひとつのテーマに関する情報をまとめて管理できます。また、ノートには「タスク」や「メッセージ」が紐づくため、わざわざ複数のツールを併用する必要はありません。
【Stock】最もシンプルな情報ストックツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
無料あり｜おすすめのオンラインストレージ4選
ここでは、おすすめのオンラインストレージ4選を紹介します。以下を参考に、各ストレージの特徴を理解しましょう。
【Google Drive】Google製品と容易に連携できるツール
Google DriveはAndroidスマホとの相性が良いほか、Googleスプレッドシートといった関連ツールと連携しやすいサービスです。
＜Google Driveの特徴＞
- Googleアカウントさえあれば時間や場所を問わず利用できる
- Googleが提供する複数のツールを併せて利用できる
同一のGoogleアカウントでログインすれば、PCやスマホなどのあらゆる端末から簡単にアクセスできます。
Googleアカウントを持っていれば、Google DriveやGoogleドキュメント、Googleスライドなどのサービスも自由に利用できます。
＜Google Driveの注意点＞
- データ削除設定に注意しなければならない
- 自動同期が不安定になることがある
同期の設定によっては、PC内のフォルダにあるファイルを消すとGoogle Driveからも削除される恐れがあります。そのため、PC内の保管データと分けて整理したい場合は設定を見直しましょう。
Google Drive内ではファイルの編集内容が自動保存されますが、インターネット環境によっては保存に失敗するケースがあります。そのため、適切に保存されているかを確認しながら作業する必要があり、手間がかかる点に注意しましょう。
＜Google Driveの料金体系＞
無料プランでは15GBまでの容量制限がある一方、有料プランであれば必要な分だけ自由に増やせます。有料プランとしては、個人向けの「Google One」と、法人向けの「Google Workplace」の2つが挙げられます。
以下では、法人向けであり、ほかのGoogleツールと併せて利用できる「Google Workplace」の料金を紹介します。
- Business Starter：680円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,360円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：2,040円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
1ユーザー当たり30GBを利用できます。
1ユーザー当たり2TBを利用できます。
1ユーザー当たり5TBを利用できます。
必要に応じて容量を追加できます。
【OneDrive】Microsoft製品と簡単に連携できるツール
OneDriveはMicrosoft社が提供している、WordやExcelといった関連ツールと連携しやすいサービスです。
OneDriveの特徴
- ほかのMicrosoftツールと互換性が高い
- 時間や場所を問わず利用できる
OneDrive上で、WordやExcelといったMicrosoftのツールを直接編集できます。
Microsoftアカウントにすべての情報が紐づいており、スマホアプリも提供されているので時間や場所を問わずに使えます。
OneDriveの注意点
- 外部ツールとの互換性は低い
Microdoftのツールとのつながりが強い分、外部ツールとは連携しづらいデメリットがあります。
OneDriveの料金体系
- OneDrive for Business（Plan 1)：540円/ユーザー/月（年払い）
- OneDrive for Business（Plan 2)：1,090円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 Business Basic：650円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 Business Standard：1,360円/ユーザー/月（年払い）
【Box】容量が無制限の大企業向けツール
Boxは、ストレージ容量が無制限の大容量ツールです。
＜Boxの特徴＞
- 専用アプリを使えばオフライン編集ができる
- さまざまな業界が導入している
「Box Sync」という専用アプリをPCにインストールしておけば、インターネットにつながっていない環境でも作業を進められます。
ユーザー数が多く、全世界のあらゆる業種で利用事例があります。そのため、自社環境に近い事例を参考に運用を進められます。
＜Boxの注意点＞
- アップロードできるファイルの大きさに制限がある
- サポートは英語のみ
Boxはストレージ全体の容量は無制限ですが、5GBのファイルまでしかアップロードできないプランもあるため、選定の際は注意が必要です。
代理店から購入すれば日本語でのサポートが受けられますが、開発元からのサポートは英語のみです。日本人向けに特化したツールではないため、使いづらさを感じる恐れがあります。
＜Boxの料金体系＞
- Business：1,980円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：3,300円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：￥4,620/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Plus：要問い合わせ
ファイルは5GBまでアップロードできます。
ファイルは15GBまでアップロードできます。
ファイルは50GBまでアップロードできます。
ファイルは150GBまでアップロードできます。
【Dropbox】連携できる外部サービスが豊富なツール
Dropboxの特徴
- セキュリティが豊富に備わっている
- 連携できる外部ツールが多い
2段階認証やワンタイムパスワードなどの機能が揃っており、データを厳重に管理できます。
ZoomやSlack、Trelloなど、さまざまなツールと連携でき、ファイルをまとめやすくなっています。
Dropboxの注意点
- 無料プランは利用できる容量が少ない
無料プランには2GBの容量制限があるので、ビジネスで利用する際には有料プランでの契約が必要になります。
Dropboxの料金体系
- Plus：1,500円/月（月払い）
- Family：2,500円/家族/月（月払い）
- Professional：2,400円/月（月払い）
- Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
個人向けのプランです。
家族向けのプランです。
個人事業主向けのプランです。
成長中のチーム向けのプランです。
複雑なチーム向けのプランです。
大規模な企業向けのプランです。
＜比較表＞社内の情報共有を活性化するツール
ここでは、オンラインストレージツールの比較表を紹介します。以下を参考に、自社に合ったツールを選択しましょう。（左右にスクロール可能）
| Stock【一番おすすめ】 | Google Drive | OneDrive | Box | Dropbox | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最もシンプルな情報ストックツール |
Google製品と容易に連携できるツール |
Microsoft製品と容易に連携できるツール |
容量が無制限の大企業向けツール |
連携できる外部サービスが豊富なツール |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人当たり月500円〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1人当たり月680円～ |
・無料プランあり
・有料プランは1人当たり月540円～ |
・無料プランあり
・有料プランは1人当たり月1,980円～ |
・無料プランあり
・有料プランは1人当たり月1,500円～ |
オンラインストレージのメリット
オンラインストレージには、コストや業務の面でさまざまなメリットがあります。ここでは、代表的な3つのメリットをご紹介します。
コストが削減できる
オンラインストレージであれば、低コストで導入を進められます。
オンラインストレージの導入時には自社でサーバーや情報機器を用意する必要がありません。したがって、初期費用を大幅に抑えられるのです。
運用管理や保守もベンダーが実施するため、システムの管理に人員を割く必要もなく、PC内のローカルフォルダに保存して管理するよりも格段にコストを削減できます。
このように、オンラインストレージには、少ない負担で始められるというメリットがあります。
外出先でも利用できる
オンラインストレージであれば、社外からでも簡単にデータへアクセスできます。
場所を問わず利用できるため、在宅勤務のような働き方にもマッチします。また、編集内容はすぐに反映・共有されるので、誰もが最新の情報にアクセスできるのです。
このように、オンラインストレージには、移動中や外出先であっても最新の資料を閲覧できるというメリットがあります。
自動でバックアップをとれる
オンラインストレージにはバックアップを自動で取る機能があるため、データの紛失を防げます。
ハードウェアの故障やUSBの紛失などが起こった場合、端末内に保存したデータを失いかねません。一方、オンラインストレージであればインターネット上にバックアップが残っているので、外的要因に左右されづらく、データを確実に守れます。
また、データを誤って削除してしまうなどの人的ミスが起きてもカバーできるため、運用を進めるにあたって非常に有用です。
オンラインストレージのデメリット
便利な面が多いオンラインストレージですが、データを保管する目的によってはデメリットを感じる場合もあります。そのため、下記の点に留意しましょう。
カスタマイズができない
ほとんどのオンラインストレージでは、利用者による高度なカスタマイズができません。
オンラインストレージの導入に当たっては、ベンダーが提供するサービスを利用することが前提となります。したがって、自社に合わせたカスタマイズはできないサービスが多く、対応可能な場合でも高額な追加費用が必要となります。
そのため、無料トライアルなどを活用して、自社の目的に適合したツールかを必ず確認しましょう。たとえば、ファイル共有のほか情報共有の用途でも使える「Stock」であれば、30日間無料トライアルがあるのでじっくりと機能を試せます。
容量や保存期間が制限される場合がある
ツールによっては、アップロードできる容量やファイルの保存期間が限定されているものがあります。
保存期間が過ぎるとファイルが自動的に削除される仕様の場合、気づかないうちに重大な事故が起こりかねません。「重要なデータを紛失してしまった」という事態を防ぐためにも、ツールを選ぶ際には必ず容量や保存期間を確認しましょう。
ファイル管理が面倒
オンラインストレージを使うと、かえってファイル管理が煩雑になります。
ファイルで情報を管理する場合、一つひとつを開かなければ内容を確認できないため、情報のアクセス性が悪くなってしまいます。また、ファイルが多くなると、どこにどの情報があるのか分からなくなり、結果として業務の進捗に悪影響が出かねません。
そこで、情報共有ツールでファイルを管理すれば関連情報をまとめて管理できるので、必要な資料が見つかりやすくなるのです。とくに、「メッセージ」も備えていれば情報ごとに連絡をとり合えるため、やりとりが入り乱れる心配はありません。
したがって、「欲しいファイルがすぐに見つかる環境を整えたい」という方は、情報共有ツールを選択しましょう。
無料から使えるおすすめオンラインストレージ4選まとめ
ここまで、おすすめのオンラインストレージや選び方、メリットなどをご紹介しました。
オンラインストレージには大容量ファイルを保管できるメリットがある一方で、管理が面倒な点に注意しなければなりません。そこで、情報共有ツールを活用すれば、ファイルと関連情報をまとめておけるので、必要な資料が見つかりやすくなるのです。
また、情報共有ツールは「使いやすいもの」を選択しましょう。高機能なツールの場合、従業員が使いこなせず導入が失敗しかねないため、誰もがすぐに活用できるシンプルなツールが必須です。
結論、選択すべきなのは、65歳の従業員でも使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」一択です。ファイル共有だけでなく情報共有の用途でも使えるので、社内のあらゆる場面で活用できます。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」でファイルを管理して、必要な資料がすぐに見つかる環境を整えましょう。
