業務上のデータを保管・共有する方法として浸透しているものに「オンラインストレージ」があります。情報の保管先を一元化することで、プロジェクトの進捗が把握しやすくなったり、情報の偏りを解消したりできます。
しかし、「一般の法人向けサービスが自社に適しているか分からない」「そもそもオンラインストレージの選び方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、中小企業向けのオンラインストレージや活用事例を中心に紹介します。
- 分散している情報を一元管理し共有をスムーズにしたい
- 社内ファイルを安全性の高い場所で管理したい
- 自社に適したオンライン・クラウドストレージを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、中小企業に最適なオンラインストレージが分かり、インターネット上で簡単に情報を管理できます。
目次
- 1 オンラインストレージとは
- 2 【中小企業向け】おすすめのオンラインストレージランキング
- 3 中小企業のオンラインストレージに必要な機能
- 4 中小企業におけるオンラインストレージの活用事例
- 5 中小企業向けのオンラインストレージ5選まとめ
オンラインストレージとは
オンラインストレージとは、インターネット上で情報を保管できるサービスのことです。
オンラインストレージは、インターネットに接続できる環境があればどこからでも利用可能なため、外出先や移動中にも簡単に情報へアクセスできます。また、社内にサーバーを設置する必要がないのも特徴です。
このように、オンラインストレージを導入してインターネット上でデータを管理すれば、大きなコストをかけずに情報共有・管理ができるのです。
【中小企業向け】おすすめのオンラインストレージランキング
以下では、中小企業向けにおすすめのオンラインストレージ5選を紹介します。
多くのオンラインストレージは「ほかのサービスと連携できる」「多機能」という特徴があります。しかし、ITに詳しくない社員が多い中小企業の場合、機能が多すぎるサービスを使いこなすのは難しい可能性もあります。
全社で使いこなせないサービスでは、ファイル共有や管理が上手くいかず、結果として誰も使わない形骸化した仕組みになってしまいます。したがって、「社内の誰もが簡単に情報を共有・管理できるオンラインストレージ」が必須なのです。
結論、中小企業が導入すべきオンラインストレージは、非IT企業における65歳以上の社員でも簡単に情報共有・管理ができる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に社内の情報を残して部署やチームごとの「フォルダ」を作成すれば、煩雑になりやすいファイルでの管理が必要ありません。また、フォルダへアクセス可能なメンバーを制限できるため、情報の誤削除や漏洩のリスクが減ります。
第1位｜最もシンプルな情報ストックツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
第2位｜情報へ安全にアクセスできるオンラインストレージ「Google Drive」
＜Google Driveの特徴＞
- マルチデバイスに対応
- ほかのサービスと連携
スマホやタブレットからも利用可能なため、移動中でも簡単にファイルの情報を見られます。ただし、パソコンよりも見づらい・使いづらいと感じる場合もあります。
ドキュメントやスプレッドシートなど、ほかのGoogleサービスと連携しているのが便利なポイントです。
＜Google Driveの注意点＞
- ファイルを探すのが面倒
ファイルを種類や目的別に階層構造で管理するので、ファイルの数が増えるほど複雑になる点に注意です。
＜Google Driveの料金体系＞
- 個人向けプラン：￥0
- Business Starter：¥680/月（月払い）
- Business Standard：￥1,632/月（月払い）
- Business Plus：￥2,448/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
※Google DriveはGoogle Workspaceに含まれるサービスの一つです。
第3位｜作業をスムーズに進めるオンラインストレージ「Dropbox」
＜Dropboxの特徴＞
- 更新状況を把握できる
- アクセス権限を設定できる
ファイルの変更や更新はすぐに全員のデバイスへ反映され、また、「いつ、だれが更新したか」も確認できます。
特定のサブフォルダだけを共有できる機能など、柔軟なアクセス権限の設定が特徴です。
＜Dropboxの注意点＞
- 使いこなすのが難しい
Dropboxには、ファイルの管理から署名の依頼まで多くの機能が搭載されているので、使いこなすが難しいと言えます。
＜Dropboxの料金体系＞
- Plus：￥1,500/月（月払い）
- Family：￥2,500/家族/月（月払い）
- Professional：￥2,400/月（月払い）
- Standard：￥1,800/ユーザー/月（月払い）
- Advanced：￥2,880/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
第4位｜Microsoftが提供するオンラインストレージ「One Drive for Business」
＜One Drive for Businessの特徴＞
- 共同作業が可能
- ファイルを簡単に回復できる
チーム内でファイルを共有すると、リアルタイムな共同作業ができます。
誤って削除してしまった場合や、ウイルスによる攻撃を受けた場合でも簡単に回復できます。
＜One Drive for Businessの注意点＞
- アクセス権の設定が難しい
アクセス権を段階的に付与できますが「設定が難しい」「誰がどの権限を持っているのか分かりづらい」という声もあります。
＜One Drive for Businessの料金体系＞
- OneDrive for Business (Plan 1)：￥540/ユーザー/月
- OneDrive for Business (Plan 2)：￥1,090/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：￥650/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：￥1,360/ユーザー/月
第5位｜場所やデバイスを選ばないオンラインストレージ「Box」
＜Boxの特徴＞
- ワークフローを作成できる
- 高度なセキュリティ機能
「Box Relay」を利用すれば、ワークフローの作成から進捗確認までがスムーズです。
情報漏洩や不正アクセスを防ぐために「Box Shield」や「Box KeySafe」など、さまざまなセキュリティ機能が搭載されています。
＜Boxの注意点＞
- すべての機能を使いこなせない可能性がある
電子サインやワークフロー作成など、ファイル管理以外の機能を使いこなすには高いITリテラシーが求められます。
＜Boxの料金体系＞
以下は、Businessプランの料金一覧です。
- Business：￥1,980/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：￥3,300/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：￥4,620/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise Plus：要問い合わせ
中小企業のオンラインストレージに必要な機能
以下では、中小企業のオンラインストレージに必要な機能を紹介します。スムーズな情報管理・共有には、以下の機能が搭載されているかを確認しましょう。
ファイル共有
まずは、保管しているファイルを簡単に共有できる機能が必要です。
残した情報をオンラインストレージに保管しておき、チームメンバーへすぐに共有できれば、スピード感をもって業務を進められます。
また、共有だけでなく「ファイルの共同編集が可能か」も確認しましょう。ファイル共有とリアルタイムな共同編集ができるオンラインストレージを導入すれば、複数人での作業もスムーズです。
中小企業は少数精鋭で1人あたりの業務の幅が広いのが特徴です。したがって、他部署の情報へ簡単にアクセスしたり、部署を横断した情報共有をしたりするために、ファイルの簡単な共有・共同編集ができるオンラインストレージを選択しましょう。
セキュリティ
社内の情報を一元管理するため、セキュリティ機能も必須です。
具体的なセキュリティ機能としては、ログイン時の二段階認証機能や情報の暗号化、信頼性の高いデータセンターの利用などが挙げられます。また、厳格なセキュリティ資格を取得していることも指標の1つです。
以上のようなセキュリティ機能が搭載されていれば、情報漏洩や不正アクセスのリスクを減らせます。
検索
ファイルを探し出すための検索も便利な機能です。
仮に、十分な検索機能が搭載されていなかった場合、アクセスしたい情報へたどり着くために何度もファイルを開いて探す手間がかかります。ファイル名を設定しても、詳細はファイルを開くまで分からないのです。
したがって、必要な情報へすぐにアクセスできる検索機能があるオンラインストレージを導入する必要があります。たとえば、「キーワード」や「タグ」でノートを検索できる「Stock」であれば、ファイルを開いて探す手間を解消します。
中小企業におけるオンラインストレージの活用事例
以下では、従業員数30～40名のコンサルティング会社におけるオンラインストレージの活用事例をご紹介します。株式会社シタシオンジャパンは、複数のプロジェクトを効率よく管理するために、オンラインストレージ「Stock」を活用しています。
シタシオンジャパンは導入以前、50～100案件のプロジェクトを同時並行するなかで、情報の共有・管理に課題を感じていました。情報の残し方がWord・Excel・メモアプリなど属人化しており、メンバー間の共有に支障があったのです。
そこで、プロジェクトの概要や進捗、会議の記録などすべての情報を「Stock」に集約するように、メンバー間で統一しました。結果、社内情報の一元管理を成功させ、案件管理や情報共有がスムーズになったのです。
現在は、オンラインストレージの「Stock」を導入したことで、チームの情報へのアクセス性が高まり、大量のプロジェクトを効率的に管理できるようになりました。オンラインストレージを用いて業務を効率化した成功事例といえます。
中小企業向けのオンラインストレージ5選まとめ
ここまで、中小企業向けのオンラインストレージ5選を中心に紹介しました。
オンラインストレージにはさまざまな種類があります。そのため、非ITの中小企業では、使いこなすことが難しい多機能なツールを導入しないように注意しましょう。
結論、中小企業が選ぶべきなのは「ファイル共有・セキュリティ・検索」などの機能があり、さらに社内の誰もが簡単に使いこなせるオンラインストレージです。
結論、自社が導入すべきなのは、必要な機能に過不足がなく、ITに詳しくない社員でも直感的に使える「Stock」一択だと言えます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内情報の一元管理を成功させましょう。
