近年では、ビジネスにおけるDX化も進んできており、ますます仕事がしやすい環境になってきました。そのため、従来、手書きでのノートを作成していた企業でも、ノートをデータ化する動きが進んでいます。
しかし、なかには「ノートのデータ化を検討しているが、アプリの導入に踏み込めないでいる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「手書きノートのデメリット」と「データ化するメリット」を中心にご紹介します。
- ノートをデータ化するメリットを知りたい
- 手書きのノートのデメリットを明確にしたい
- デジタルに不慣れな社員でも使えるアプリが知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、手書きノートからデータ化すべき理由が明確になるだけでなく、自社に合ったアプリの探し方が分かるようになります。
目次
手書きのノート管理では非効率な理由
はじめに、手書きのノート管理では非効率な理由を3つ解説します。以下の内容を押さえたうえで、ノートのデータ化を検討しましょう。
持ち運びがしづらい
まずは、持ち運びがしづらいことが挙げられます。
手書きのノートは、情報が増えるごとにノートの量も増えていくので、すべてのノートを持運ぶのは困難です。そのうえ、持ち運んでいるノートに欲しい情報が記載されていないときには、該当のノートを取りに戻らなくてはならず、非効率的だと言えます。
さらに、ノートが紛失してまった場合、同時に記載されてあったすべての情報を失うことになるので、持ち運ぶのはリスクが伴うのです。
書き直すのが面倒である
2つ目の理由として、手書きノートは書き直すのが面倒だと言えます。
たとえば、記載した内容に誤字脱字があった場合、書き直すには「消しゴムや修正テープで消す」「他の場所に書き直す」などの対応が必要となり面倒です。また、ノートが汚れたり傷んだりして読みづらくなる可能性もあります。
以上のように、書き直すのが面倒なうえ視認性も悪くなるなどの懸念もあるのです。
内容の整理に手間がかかる
3つ目の理由として、内容の整理に手間がかかることが懸念されます。
手書きのノートの場合、「あとから整理すれば良いから、ページは気にせずにメモをする」となることがあります。しかし、そもそも「どこに、何を書いたのか」がすぐには分からないので、そのまま放置しているビジネスマンも多いです。
以上のように、手書きのノートは整理するのが難しいので、あくまでもプライベー向きだと言えます。
手書きのノートをデータ化する4つの利点とは
ここでは、手書きノートをデータ化する4つの利点を紹介します。ノートのデジタル化を進めている企業は、以下の利点を得られているのです。
（1）時間や場所を問わない
1つ目の利点は、ノートの記載や確認に、時間や場所を問わないことです。
たとえば、ノートをデータ化する場合、スマホやタブレットから確認ができるので、外回りや打ち合わせのときに大量のノート持ち運ぶ必要がありません。
また、外出先で対応しなければならない状況でも、わざわざパソコンを開く必要がなく、突発的な出来事にも対応可能です。
（2）画像や動画を添付できる
2つ目に、画像や動画を添付できることもポイントです。
従来、アナログのノートに写真や画像を貼り付けるには、逐一印刷して貼り付ける必要がありました。しかし、ノートをデータ化すれば、画像や動画などのファイルをそのまま添付できるので、手間がかからないうえに視覚的にも見やすくなります。
以上のように、ノートをデータ化すれば写真や画像、動画を簡単に添付できるので、詳細までメモする必要がなくなります。また、印刷や紙のコストの削減にもつながるのです。
（3）簡単にメモできる
3つ目は、手書きのノートと比較して簡単にメモできる点です。
ノートをデータ化すれば、万が一、記載した情報に誤字脱字があってもすぐに修正でき、ノートが汚れるなどの心配もありません。また、誰でも簡単に重要なポイントの色を変えたり、メモの位置をずらしたりもできます。
このように、ノートをデータ化することで、あとからでも簡単に情報の訂正や編集、整理ができるます。そのため、議事録を作成するときなどには「会議のやりとりを、ひたすらメモすること」に集中できるのです。
（4）スピーディにアクセスできる
4つ目に、スピーディにアクセスできるところが挙げられます。
たとえば、検索機能が充実したアプリを活用すれば、キーワードを入力するだけで、欲しい情報にたどり着けます。そのため、必要なメモを探し出すストレスが減るのです。
たとえば、高度な検索機能を備えている「Stock」であれば、タイトルだけでなく本文に含まれるキーワードで探し出せます。
手書きノートをデジタル化できる便利なアプリ
以下では、手書きノートをデジタル化できる便利なアプリを紹介します。
手書きのノートは、内容を書き直したり確認したりするのに手間がかかるので、情報を管理するには不向きです。加えて、ただ手元に情報があるだけでは属人化してしまうので、チームで共有しなければなりません。
しかし、アナログ管理からデジタル管理に移管する場合、操作が難しいツールは使いこなせないので、結局使われなくなってしまいます。したがって、「情報の管理・共有ができて、誰でも簡単に使えるノート型のツール」を導入しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは。非IT企業の65歳の方でも直感的に「ノート」を作成できる「Stock」一択です。
Stock「ノート」には、テキストやファイルを残すことができ、任意のメンバーにリアルタイムで共有できます。また、ノートは「ファイル」ごとに分けて管理できるうえに、検索機能も充実しているので、欲しい情報をすぐに見つけられるのです。
非IT企業の65歳の方でも簡単に使えるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
手書きメモをデジタル化するアプリの3つのポイントとは
ここでは、手書きメモをデジタル化するアプリの選定ポイントを3つ紹介します。以下のポイントを確実に押さえ、導入後のトラブルを回避しましょう。
（1）すぐにメモできるか
1つ目のポイントは、すぐにメモできるかという点です。
簡単にメモを残したいのであれば、スマホやタブレットで使えるアプリが必要になります。また、飛行機などのネット環境がない場所でも使えるアプリでなければ不便です。
そのため、スマホやタブレットの画面でもサクサクと使える「Stock」のようなアプリが重宝します。また、Stockのパソコン版アプリはオフライン環境でもメモを残せるので、使う場所を選びません。
（2）操作は簡単か
2つ目のポイントとして、操作が簡単なアプリを選びましょう。
多機能なアプリは操作が難しいので、デジタルが苦手な人が多い現場には、浸透しない可能性があります。逆に、機能が不足しているアプリでは、スムーズに業務が回らないなどの事態になりかねません。
したがって、アナログからデジタルへの移管には「必要な機能が過不足のないシンプルな操作性のアプリ」が必須なのです。
（3）すぐに共有できるか
3つ目に、すぐに情報を共有できるかも注視すべきポイントです。
情報は、チームで共有しなければ属人化してしまい「顧客情報が分からず対応できない」「メンバーの進捗が把握できず業務が頓挫している」などのトラブルを招きかねません。そのため、情報はチームで共有して、円滑に業務を進めましょう。
しかし、メールやチャットでの共有では、ほかのやりとりに流れて重要な内容が見落とされる可能性があります。そのため、「ノート」に情報を記載するだけで任意のメンバーにリアルタイムで共有できて、情報が流れる心配のないアプリが最適なのです。
ノートをデジタル化する利点と選定ポイントのまとめ
ここまで、ノートをデジタル化する利点と選定ポイントを中心にご紹介しました。アナログなノート管理をデータ化するメリットは以下の4つです。
- 時間や場所を問わず情報を確認できる
- 画像や動画などのファイルをそのまま添付できる
- 内容の訂正・編集・整理が簡単である
- 欲しい情報がすぐに見つかる
アナログのノートは紙とペンがあればすぐに使えるものの、長期的な運用や共有するうえでは不向きです。そのため、「シンプルにノートをデータ化できるツール」を活用しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは情報管理・共有に必要な機能が過不足なく備わっており、直感的に使いこなせるツール「Stock」一択なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、手書きでのノート管理から脱却しましょう。
