オンラインストレージツールには無料で利用できるものも多く、導入に十分なコストをかけられない企業で広く使われているのです。たとえば、無料で公開されているツールに「Nextcloud（ネクストクラウド）」があり、利用する企業も増えています。
しかし、「GoogleドライブやDropboxは知っているが、Nextcloudははじめて知った」 「Nextcloudを使おうと思っているが、運用のイメージがつかない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Nextcloudの使い方や口コミ、注意点を中心に解説します。
- Nextcloudで何ができるのか知りたい
- Nextcloudの使い方が分からず困っている
- 情報共有に課題があるので、早く解消して仕事に集中したい
という方はこの記事を参考にすると、Nextcloudのことを網羅的に理解できるうえに、どのような情報管理が自社に最適なのかも分かります。
目次
Nextcloud（ネクストクラウド）とは
以下では、Nextcloudの基本的なことを解説します。オンラインストレージを検討している担当者の方は必見です。
Nextcloudにできること
Nextcloudとは、Nextcloud社が提供するオープンソースのオンラインストレージです。
オープンソースとはソフトウェアを構成しているプログラムの「ソースコード」を、無料で一般公開することを指します。ソースコードを使うことで、自社サーバーにDropboxやGoogleドライブのようなオンラインストレージを用意できるのです。
たとえば、自社サーバーで運用するので強固なセキュリティ下で情報管理できるメリットがあります。また、無料利用できるオンラインストレージは、保存容量が制限されているのが一般的ですが、Nextcloudには制限がありません。
無料で使える?! Nextcloudの料金プラン
Nextcloudは無料でも利用できますが、Enterprise版は以下の料金体系です。
- Basicプラン：€36/ユーザー/年（最大100ユーザー）
- Standardプラン：€65/ユーザー/年（最大100ユーザー）
- Premiumプラン：€95.50/ユーザー/年（最大100ユーザー）
利用料金はユーロ建てなので、詳細は問い合わせをしましょう。
Nextcloudの使い方
以下では、Nextcloudの基本的な使い方を解説します。あらかじめ操作方法を確認しておけばスムーズです。
（1）ファイルのアップロード
はじめに、ファイルをNextcloudにアップロードする手順を解説します。具体的には以下の3ステップです。
- Nextcloudを開いてログインする
- 画面左上のメニューから[ファイル]をクリックする
- ファイルをNextcloud上にドラッグ＆ドロップする
以上でファイルのアップロードは完了です。同様の手順でフォルダのアップロードもできます。
（2）ファイルのダウンロード
次に、Nextcloudに保存されているファイルをダウンロードします。具体的には以下の3ステップです。
- ダウンロードするファイルを右クリックする
- メニューから[ダウンロード]をクリックする
- 該当ファイルがダウンロードされる
以上で目的のファイルがダウンロードできます。
（3）ファイルの削除
次に、Nextcloudに保存されているファイルを削除する方法を解説します。具体的には以下の3ステップです。
- 削除したいファイルを右クリックする
- メニューから[ファイルを削除]をクリックする
- 該当ファイルが削除されて、ごみ箱に移動する
以上で目的のファイルが削除されます。
（4）ファイルの共有
最後に、Nextcloudのファイルを共有しましょう。具体的には以下の3ステップです。
- ファイルの右に表示されている[ファイル共有マーク]をクリックする
- メニューから[URLで共有]をクリックする
- 該当URLを相手に送る
以上の操作で、Nextcloud上のファイルを共有できます。ただし、メールやチャットでリンクを送ると埋もれてしまい不便なので、あらゆる情報をストックできる情報共有ツール「Stock」のようなツールも検討すべきです。
Nextcloudの口コミ・評判
以下では、Nextcloudユーザーの口コミや評判を紹介します。ユーザーの声は貴重なので、自社に最適なツールなのかを判断する材料にしましょう。
※こちらでご紹介する口コミ・評判はITreviewより引用しております。
Nextcloudの良い口コミ・評判
まずは、Nextcloudに対する良い口コミや評判をご紹介します。
利用しているユーザーからは「シンプルな操作性」や「Google Drive並みの高性能オンラインストレージを導入できる点」が高い評価を受けています。
非公開ユーザー 投稿日：2022年12月23日機密情報の高いデータを取り扱うことが非常に多く、セキュリティ面からギガファイル便等の使用は会社ではNGでした。本サービスが導入され取引先とのデータのやりとりにおいて、セキュリティ面の安心だけではなく、フォルダ毎の管理も便利で、また安全なURL共有をする際にパスワードも自動生成されるなど楽にデータを相手先に受け渡しすることが良い点です。また以前使用していた別サービスと比較して、重たいデータのアップロードが早いと感じます。
非公開ユーザー 投稿日：2022年12月09日AWS上にサーバを立てその上にNextcloudを構築・運用しています。運用と書きましたが、ユーザ（アクセス権込み）、フォルダの作成だけで特に運用として時間が割かれることはなく、情報システム担当してはこの点が一番のメリットでしょうか。またユーザービリティもよく、デスクトップ版をPCに導入しておけばWindowsのエキスプローラでファイルの操作が可能になります。用途は、メールアカウントがあれば社外の人でもユーザとして作成できるので主に社外とのデータやり取りに利用しています。セキュリティ設定に二要素認証もあるので今のところログインに関するセキュリティは心配していません。
非公開ユーザー 投稿日：2022年03月30日UIがGoogleドライブ並みに優れているところ。基本的にドラッグ＆ドロップですべて完結する。操作に高度なリテラシーを要求しないので、ファイルを受け渡したい相手にも気楽に触ってもらえるのがよい。
非公開ユーザー 投稿日：2022年03月29日ユーザーインターフェイスがシンプルかつ理解しやすくできているのがよい。また、社外の人に一時的にたくさんのファイル・巨大なファイルを送りたいとき、かんたんに利用範囲を制限しながらもGoogle Driveなみのかんたんさで共有できるのも便利。使う気になればWebDAVでWindowsにマウントできるといった拡張性の高さも魅力。
Nextcloudの改善点に関する口コミ・評判
良い評価がある一方で、改善点に関する口コミも存在します。
利用しているユーザーからは、「動作の重さ」「日本語対応の不十分さ」に対する声が多く寄せられており、改善が期待されています。
非公開ユーザー 投稿日：2022年12月09日デスクトップ版を使いエキスプローラでNextcloud上のファイルを利用する際にどうしても反映にタイムラグが発生してしまいます。この点はしょうがないと言えばそうなのですが、もう少しチューニングしてほしいところです。
非公開ユーザー 投稿日：2022年05月27日日本語へのローカライズが不十分です。情報システム担当は英語のスキルも必要になります。アドオンが豊富でローカライズが不十分という点で、用途がわからず機能拡張ができず宝の持ち腐れとなっています。OneDriveとマイクロソフトオフィス、GoogleドライブとGoogleドキュメントのような共同作業には向いていません。マイクロソフトオフィスのように複数のユーザーが同一ファイルを同時に編集できる仕組みが欲しいです。
城倉 大樹 投稿日：2021年08月17日バックエンドまで含めて実用的になるよう構築するにはかなりハードルが高い点。Nextcloud自身にはもちろんその機能がないので、ボリュームをRAID化したりどこかにミラーリングしたりといった細工をシステム管理者が自分でしないといけない。しかもかなり難しい。そこまで含めてひとつのLinuxディストリビューションとして提供してくれると、単独のソリューションとしてほかの人にも勧められると思う。
非公開ユーザー 投稿日：2020年10月08日機能面での不満はないですが、自前で用意するという特性上、サーバ側のスペックは気にしなければならないです。
高橋 雄一 投稿日：2020年09月20日システムが一部重い。また、重くてなにかエラーが起きたときの「異常系」のレポートが不足していると思う。設定の問題なのかファイルの問題なのか切り分けがしづらい。
Nextcloudを使う3つの注意点
ここでは、Nextcloudを利用するときの注意点を解説します。Nextcloudは便利な一方で、以下の点に注意しなければなりません。
（1）動作が重いことがある
はじめに、Nextcloudでファイルをアップロードすると動作が重くなることがあります。
実際に、Nextcloudを使っているユーザーは「ファイルを操作すると反映にタイムラグが起こる」という口コミを投稿しています（参照：Nextcloudの評判｜ITreview）。
普段使いするツールの動作が重いだけでストレスになるため、サクサクと動かせるツールも検討しましょう。
（2）無料で使うには専門知識と労力が必要
Nextcloudを使うには、サーバーの知識と保守・整備し続ける労力が欠かせません。
Nextcloudはオープンソースのクラウドストレージなので、ほかのオンラインストレージのようにアカウントを登録するだけで利用できるわけではないのです。無料で利用するためには、公開されているソースコードを使ってサーバーを構築する必要があります。
このように、専門的な知識がある従業員がいる企業や、運用にリソースを割けられる企業でなければ、導入以前の段階でつまずく可能性が高いです。
（3）目的のファイルを探すのが面倒
最後に、Nextcloudのようなオンラインストレージツールでは、目的のファイルを見つけるのに苦労することが多くなります。
Nextcloudではフォルダを自由に追加できる一方、その分どこにファイルを保存したのか分からなくなるのです。また、チームが大きくなるにしたがってバージョン管理なども複雑になってしまい、最終的にメンバーは個人PCで書類を管理するようになります。
そのため、「そもそも社内情報をファイルで管理すべきなのか」と考えはじめるべきです。たとえば、あらゆる情報を簡単に保存・共有・検索ができる「Stock」のようなノート型ツールがあれば、ファイル管理のストレスはすぐになくなります。
【これで解消！】Nextcloudのデメリットをカバーするおすすめのアプリ
以下では、Nextcloudのデメリットをカバーするおすすめのアプリを紹介します。
Nextcloudは無料で利用できる一方、導入や運用には知識が必要になるうえ、サーバー管理に手間もかかります。そのため、一般的なクラウドツールよりもコストがかさむ可能性があるのです。
このような運用のデメリットを解消するには、最小限のコストで使えるツールがおすすめです。ただし、多機能なツールはITに詳しくないメンバーが使いこなせないので、必要な機能に過不足がないシンプルなツールを選びましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳の方でも直感的に情報管理ができる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはファイルやテキストを簡単に残せるので、わざわざ使い方を説明する必要がありません。また、ノートには「メッセージ」や「タスク」が紐づけられており、メールやチャットのように話題が入り乱れることがないので便利です。
チームの情報を最も簡単に残せるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Nextcloudの使い方や注意点まとめ
ここまで、Nextcloudの使い方や口コミ、注意点を中心に解説しました。
オープンソースのオンラインストレージ「Nextcloud」は、無料で自社サーバーにオンラインストレージを構築できます。しかし、運用するためにはサーバーやシステムの知識が必要になるので、ITに詳しい担当者がいない企業には不向きな可能性があるのです。
したがって、誰でも簡単に使いこなせるツールで情報管理をしましょう。必要な機能に過不足がないツールであれば、余計なコストもかかりません。
そのため、自社が導入すべきなのは、すぐに利用をはじめられるうえに、IT初心者でも簡単に操作できる「Stock」一択です。Stockは非IT企業を中心に240,000社以上に導入されています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社内の情報共有を効率化させましょう。
