案件を進めるうえで重要なのは、期日までにいくつかのマイルストーン（中間目標）を設定することです。マイルストーンを設ければ進捗をこまめに把握でき、遅延が発生している場合にも早い段階で対策を打てます。
一方、「マイルストーンをどのように管理すれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マイルストーンの管理に使えるテンプレート8選を中心にご紹介します。
- マイルストーンを管理できるテンプレートが欲しい
- メンバーの進捗が分からず、チームが上手く機能していない
- マイルストーンを含むプロジェクト情報を管理する効果的な方法を知りたい
という担当者の方がこの記事を参考にすると、自社に最適なマイルストーンテンプレートが見つかり、案件の進捗を見える化できるようになります。
マイルストーンとは？
マイルストーンとは、一定の距離（マイル）ごとに置かれる標石（ストーン）のことです。ビジネスにおいては業務計画の節目となる中間目標として設定され、スケジュール管理や進捗の把握に活用されます。
マイルストーンを設定すると、プロジェクトの進捗をこまめに把握できるので、遅れが生じた場合でもスピーディーな対応が可能になります。また、正確なスケジューリングがしやすくなるので、計画的にプロジェクトを進められるのです。
さらに、マイルストーンはメンバーのモチベーションを維持するうえでも有効です。それゆえ、モチベーションが維持しづらい長期プロジェクトにおいて頻繁に使われます。
マイルストーンの無料テンプレート8選
以下では、マイルストーンのテンプレート8選をご紹介します。テンプレートを活用して、マイルストーンを管理するフォーマットを社内で統一しましょう。
Excel｜マイルストーン付きタイムラインのテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供するマイルストーン付きタイムラインの無料テンプレートです。
マイルストーンをリストへ入力すると、タイムラインに自動で反映されます。また、担当者と日付を入力する項目があるため、メンバーの作業内容も簡単に確認できるのです。
Excel｜マイルストーンとタスクを管理するテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供するマイルストーンとタスクをタイムラインで管理できるテンプレートです。
タスクとマイルストーンそれぞれの期日がタイムラインで分かりやすく表示されます。また、散布図でタスクの依存関係も確認できるので、タスクに優先順位を付けながら取り組めるのです。
Excel｜プロジェクトタイムラインのテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供するプロジェクトタイムラインの無料テンプレートです。
4週間分のタスクをタイムラインで管理するテンプレートで、タスクの担当者や期日だけでなく進捗も把握できます。ただし、マイルストーンを記載する欄が設けられていないのでカスタマイズする必要がある点に注意しましょう。
Excel｜ガントチャートで管理できるテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供するガントチャート形式の無料テンプレートです。
「フェーズ」のタイトルにマイルストーンを記入すれば、マイルストーンをタスクと一元管理できます。また、タスクの進捗を達成率で示すので、プロジェクト全体の進捗を詳細に把握できるのです。
ただし、ガントチャートは作業が遅れるたびに日付を変更しなければならず、修正が負担となる点に注意が必要です。
PowerPoint｜マイルストーンを可視化するタイムラインのテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供するマイルストーンを可視化するタイムラインの無料テンプレートです。
時系列が一目で分かるように設計されており、マイルストーンに到達するごとにそれまでの工程を振り返れます。横軸は四半期ごとに設定されており、一年を超える長期的なプロジェクトを進めるときにおすすめです。
ただし、このテンプレートはマイルストーン管理に特化しており、タスク管理ができない点に注意が必要です。マイルストーンとタスクをまとめて管理したい方は、すべての情報を一元管理できる「Stock」のようなタスク管理ツールを導入しましょう。
PowerPoint｜ロードマップで管理できるテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供するロードマップ形式の無料テンプレートです。
ロードマップとは「プロジェクトの計画を時系列でまとめた図」を指します。このように、ロードマップにマイルストーンを置けば、プロジェクトの全体を俯瞰しながらタスクに取り組めるのです。
Word｜カレンダー形式で予定管理ができるテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供するカレンダー形式の無料テンプレートです。
カレンダーのメモ欄に「その日に消化すべきタスク」を記載できます。具体的には、「2週間おきに効果測定をする」などの定期的な業務を追加すれば、確認漏れを防げるのでおすすめです。
ただし、このテンプレートはメモ欄が狭くなっており、タスクやマイルストーンの詳細までは残しておけません。そのため、マイルストーンと関連情報をまとめて管理したい方は、すべての情報を一元管理できるタスク管理ツールの導入を検討しましょう。
Google スプレッドシート｜案件タイムラインのテンプレート
こちらは、Google社が提供している案件タイムラインの無料テンプレートです。
スプレッドシートの「テンプレートギャラリー」から「プロジェクトのタイムライン」を選択すれば、上図のテンプレートをダウンロードできます。案件を複数の段階に分けられるため、プロジェクトを俯瞰して振り返れる点がメリットです。
ただし、マクロが組まれているわけではないので手入力しなければならず管理に手間がかかる点に注意しましょう。そのため、簡単にプロジェクトのスケジュールを管理したい場合には、誰でも簡単に使いこなせる「Stock」のようなタスク管理ツールが最適です。
【これで解決！】最も簡単にプロジェクトを管理できるツールとは？
以下では、マイルストーンの管理と共有に最適なITツールをご紹介します。
テンプレートを使えば、マイルストーンを簡単に管理できるうえ、フォーマットも統一されます。しかし、ExcelやPowerPointは更新する度にファイルを開いたり、バージョンしたり管理する必要があるため、タスク管理には不向きです。
そこで、「チーム単位で情報を管理するツール」を導入すればマイルストーンとタスクの一元管理が可能になり、対応漏れも発生しません。ただし、多機能なツールは操作が複雑なので、管理の負担を軽減できません。
したがって、プロジェクト管理に必要なのは必要な機能に過不足なく、非IT企業の65歳の方でも説明なしですぐに使えるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では自作の「テンプレート」を使ってマイルストーンを管理でき、記載した情報はリアルタイムで共有されます。また、ノートに紐づいた「タスク」は絞り込みで担当者ごとに一覧で表示されるので、メンバーの進捗も簡単に把握できるのです。
非IT企業の65歳の方でもすぐに使いこなせるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
マイルストーンの無料テンプレート8選まとめ
これまで、マイルストーンのテンプレート8選を中心にご紹介しました。
ExcelやPowerPointであれば、テンプレートがあるのですぐにマイルストーンを管理できます。しかし、ファイル管理が煩雑になりやすいうえ、メンバーに共有するには毎回メールやチャットを送る手間がかかります。
一方、マイルストーンを含むあらゆる情報をリアルタイムで共有できるタスク管理ツールであれば、情報共有の手間を省けます。また、検索機能を搭載したツールを使えば、目的の情報がすぐに見つかる仕組みをつくれるのです。
結論、プロジェクトや案件管理のために導入すべきなのは、あらゆる社内情報を一元管理でき、高度な「検索機能」を搭載した情報共有ツール「Stock」一択です。実際に非IT企業を中心に240,000が導入しており、情報管理・共有のストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、マイルストーンを効果的に管理しましょう。
