近年、働き手不足による社員の過重労働は解決すべき重要な課題といえます。そこで企業は、業務プロセスや社員の働く実態の「見える化」によって、不必要な業務や過剰な残業が発生していないかを把握し、改善策を講じる必要があるのです。
ただし、業務の見える化を手作業で行うのは、通常業務がひっ迫する要因になるので、システムの導入がおすすめです。しかし、どのような要素を見える化したらよいかわからず、最適なシステムが選定できない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、見える化するべき要素とおすすめシステムを5選をご紹介します。
- 自社の課題にマッチしたシステムを導入し、業務を効率化したい
- 不必要な業務を抽出し、コスト削減を図りたい
- 見える化によって、社員の労働負担を減らしたい
という方はこの記事を参考にすると、見える化するべき要素や自社の課題にマッチしたシステムも導入できるので、不必要なコストの軽減に繋げられるようになります。
目次
見える化の重要性とは
見える化は、業界業種問わず業務プロセスの最適化に必須な点で重要性があるといえます。
業務の見える化によって、従来まで不透明だった業務のムダが見えるようになれば「不必要な業務や工数の抽出・削減」に繋がり、あらゆる業務プロセスの最適化を図れます。
一方、業務が見える化できていなければ、不必要な業務プロセスに時間や労力を費やし続けることになるので、労働負荷は軽減しません。その結果、ムダがあるにも関わらず、見える化を軽視すると「社員のメンタルヘルス悪化による退職者の急増」などの問題へと発展してしまうのです。
見える化にシステムを導入するメリットとは
業務の「見える化」には、システムを導入して実践する方法が一般的です。
日々増加する情報を手作業で処理するのは、人手や時間的コストがかかり、処理が追い付かなかったり人為的ミスが発生したりする要因になります。そこで、見える化にシステムを使うと、業務フローが明らかになることから、運用フローの改善が効率化できる点にメリットがあるのです。
また、企業活動において、「見える化」するべき要素は数多く存在し、日々情報は更新されます。そこで、システムを使うとシステム内に情報が残るため、常に運用フローの最適化ができているか振り返れる点もポイントです。
見える化するべき情報とは
ここでは、業務フローのなかで見える化するべき４つの情報を紹介します。
業務プロセスの見える化により、不必要な作業が浮き彫りになるので、業務負担やリソースの削減に繋がります。さらに、業務プロセスをチーム内で共有すると、業務の属人化や担当者不在による未対応も防ぎます。
商品やサービスの購入履歴や問い合わせ履歴を見える化すると、顧客一人ひとりへの最適なアプローチが可能になります。
社内に分散するナレッジは蓄積し、共有することでマニュアルとして活用できます。マニュアルとして活用すれば、教育コストの削減になるだけでなく、スキルの向上、業務クオリティを高めることにも繋がります。
社員の勤怠状況の見える化によって、残業の常態化や休日出勤が発生していないかの管理が可能になります。そのため、長時間労働といった労務リスクの回避や職場環境の改善が見込めるのです。
以上の要素を見える化すると、業界職種問わず業務プロセスの効率化ができるようになるのです。
業務の見える化におすすめのシステム5選
以下では、業務の見える化におすすめのシステムを5選紹介します。
業務の見える化は業務効率化を図るための必須作業なので、システムを導入し、対応にかかる時間的コストをなくすべきです。ただし、情報を「見える化」しても属人的な管理では、結局はメンバー同士でのやりとりが必要になるので、コミュニケーションコストや教育コスト、時間的コストを最大限削減できたとは言えません。
そのため、業務の見える化のみに重点を置くのではなく「メンバー内で情報共有できるシステム」がポイントとなります。また、見える化するべき情報が日々更新されていくなかで、情報の「管理」と「共有」に別々の方法を使うのは面倒です。
結論として、「Stock」のように、非IT企業の65歳以上のメンバーでも簡単に「情報」を一元管理できる情報共有システム一択です。
Stockの「ノート」ではテーマごとに見える化した「情報」を残しつつ、メンバー内でリアルタイムでの情報共有が可能です。さらに、ノートに紐づく「タスク」や「メッセージ」を使うと、情報が錯そうせずにタスク管理ややりとりができる点で、ほかのツールとの違いがあります。
【Stock】65歳以上のメンバーも操作できるシステム
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【LANSCOPE】サイバーセキュリティに特化したシステム
LANSCOPEの特徴
情報漏洩や外的からの攻撃を防げるサイバーセキュリティに特化したシステムです。PCの利用状況だけでなく、「アプリの利用」「Webサイトの閲覧/アップロード/書き込み」「ファイル操作」などの操作ログを記録し、社内の機密情報や個人情報の取り扱い状況の管理が可能です。
LANSCOPEの注意点
- 自社の課題と機能性の親和性を見定める必要あり
自社の課題に応じて必要な機能だけを追加できますが、その分コストがかかるので、課題と機能性の親和性を見定める必要があります。
LANSCOPEの料金体系
- 詳細な料金は問い合わせが必要です。
社員にまつわる情報の一元管理によって、スキルに基づいた人材配置・育成の最適化だけでなく、搭載されたアンケート機能によって社員のコンディション管理も可能になります。また、課題ごとのセミナーや専任スタッフによる支援といったサポート体制も充実しています。
- 費用対効果の検討が必須
人事業務に特化したシステムであり、業界によっては効果が薄い可能性もあるので費用対効果の要検討が必須です。
- 「ストラテジー」「パフォーマンス」「データベース」3つのプランから選べます。
- 上記のプラン+有料オプションのカスタマイズが可能です。
- 詳細な料金は問い合わせが必要です。
【backlog】あらゆるチームのプロジェクトを一元管理
backlogの特徴
プロジェクトにおける課題はカンバンボード上で「カード」として管理され、進捗状況に応じて、未対応・処理中・処理済み・完了の4つのフォルダに簡単に振り分けられます。また、課題の担当者や期限、優先度は個別に設定も可能なので、対応漏れや二重対応を防ぎます。
backlogの注意点
- やりとりが流れないように管理が必要
課題はテーマごとに分けて管理しなければ、ほかの課題とまぎれてしまい課題を確認するのに手間がかかるので注意が必要です。
backlogの料金
- スタータープラン：￥2,970-/月
- スタンダードプラン：￥17,600-/月
- プレミアムプラン：￥29,700-/月
- プラチナプラン：￥82,500-/月
- それぞれ30日間無料で利用可能です。
【TimeCrowd】業務時間の見える化に特化
TimeCrowdの特徴
「誰が」「どのタスクに」「どのくらいの時間」をかけているのかをリアルタイムで記録し、チーム内で共有可能です。また、記録したデータはレポート機能によって、チーム、ユーザー、期間ごとのグラフを出力できるので、データ分析に最適です。
TimeCrowdの注意点
- プランごとに価格や搭載機能が異なる
プランによって、料金設定、無料お試しの有無、機能性が異なるので注意する必要があります。
TimeCrowdの料金体系
- パーソナル：無料
- ライト：￥550/月・2週間無料お試しあり
- スタンダード：￥880-/月・初期費用11万
- エンタープライス:費用見積もりに関しては、資料ダウンロード必須
- ※「スタンダード」「ライト」プランに関しては1ユーザーあたりの費用です。
見える化するべき情報とおすすめシステム5選まとめ
ここまで、見える化するべき情報とおすすめシステム5選について紹介しました。
見える化するべき情報は数多くありますが、なかでも「業務プロセス」「ナレッジ」「顧客管理」「勤怠状況」はどの業界職種においても、業務効率化を図れる情報です。
一方、情報は日々増加していくので、見える化した「情報」をアナログで管理していては、更新に時間がかかり面倒です。そこで、システムを使って、情報を管理・共有することが求められます。
ただし、操作が難しいシステムでは、現場に馴染まないので「誰でも使えるシステムであるか」は大前提です。結論として、ITリテラシーの有無にかかわらず、「誰でも簡単に」見える化した情報の管理・共有ができるシステム：Stockが最適なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って見える化した「情報」を正しく管理・共有し、業務プロセスの最適化を図りましょう。
