昨今では、共有機能を備えたメモアプリが多数リリースされています。従来は個人で仕事のメモを管理するのが一般的でしたが、現在はビジネスでアプリを活用し、メモを記録・共有するのがトレンドです。
しかし、「メモ共有アプリの数が多く、どれを選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、シンプルな備忘録・メモ共有アプリ5選を中心にご紹介します。
- アプリを使って、業務メモを円滑に共有したい
- メモ共有アプリの選定ポイントを押さえて、失敗を避けたい
- デジタルが苦手な社員でも簡単に使いこなせるメモアプリを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、自社にマッチしたメモ共有アプリが見つかるほか、アプリの選定ポイントも分かります。
目次
メモ共有アプリにおける3つの選定ポイント
メモアプリの種類は豊富なので選定も難しくなっています。そこで以下では、自社にもっとも合うメモアプリを選ぶための3つのポイントをご紹介します。
（1）あらゆるデバイスで使えるか
まずは、アプリの選定ポイントとして、あらゆるデバイスで使えることが挙げられます。
仮に、PCにしか対応していないアプリでは、現場作業中や外出先ではメモを確認しづらいです。そのため、時間や場所を問わずにメモへアクセスできるように、PC・スマホ・タブレットのすべてで使えるアプリが求められます。
ただし、なかにはスマホだと操作しづらかったり、動作が重くなったりするアプリもあるので、デバイスを問わずサクサク使えるかも見極めましょう。
（2）必要な機能に過不足がないか
次に、アプリを選定するときは、必要な機能に過不足がないことも大切です。
メモ共有アプリに必要な機能には、目的のメモを瞬時に見つけられる「検索機能」や、同じアプリ上でやりとりできる「メッセージ機能」が挙げられます。ただし、多機能すぎるアプリでは、ITが苦手な社員は操作に苦労してしまうので避けましょう。
そのため、とくに非IT企業では「必要な機能を過不足なく備えたシンプルなアプリ」が求められるのです。たとえば、デジタルに詳しくない65歳の方でも、即日で使いはじめられる「Stock」のようなアプリであれば、メモの共有に一切ストレスがかかりません。
（3）無料トライアルを利用できるか
最後に、無料トライアルを利用できることも、重要な選定ポイントです。
アプリを導入したあとに「想定よりも使い勝手が悪かった」となるケースもゼロではありません。そこで、無料トライアルを利用できれば、コストをかけずにアプリの使用感が分かるので、費用対効果が高いです。
ただし、アプリごとに無料トライアルの期間は異なるため、チームの規模に合ったものを利用しましょう。
関連記事： 【すぐ使える】おすすめのメモ共有ツール8選！
無料から使える！シンプルな備忘録・メモ共有アプリ5選
以下では、シンプルな備忘録・メモ共有アプリを5つご紹介します。
メモ共有アプリを使えば、大量のメモを分かりやすく残せたり、メモのやりとりがスムーズになったりするメリットがあります。また、メモを別のアプリで共有する必要もなくなるので、情報の分散も防げるのです。
ただし、多機能なメモ共有アプリを選んでしまうと、ITが苦手な人は使いづらく、メモの共有がかえって手間になる恐れがあります。したがって、チーム全員がストレスなくアプリを利用するには「必要な機能に過不足がないか」で判断しなければなりません。
結論、自社に最適なアプリは、非IT企業に勤める65歳の方でも、すぐに使えるほどシンプルなメモ共有アプリの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」で作成したメモは、瞬時に任意のメンバーへ共有されるため、面倒な共有設定は不要です。また、ノートには「メッセージ」と「タスク」が紐づけられるので、メモに関連するやりとりも一切入り乱れません。
【Stock】最も簡単にメモを作成・共有できるアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Evernote】手書きのメモ帳のように使えるアプリ
Evernoteの特徴
- 少人数でのメモ共有にも使える
- 手書きでメモを書き残せる
個人プランが充実しているため、カップルや夫婦、家族といった少人数でのメモ共有にも使えます。
指やスタイラスペンを使って、手書きのメモを残せます。
Evernoteの注意点
- ビジネス向けのチーム利用プランはひとつのみ
基本的に個人利用が前提のため、チームで共同編集をするときは「EVERNOTE TEAMS（1,100円/月/ユーザー）」を契約する必要があります。
Evernoteの料金体系
- FREE：0円/月
- PERSONAL：1,100円/月（月払い）
- PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い）
- EVERNOTE TEAMS：1,100円/月/ユーザー
【Scrapbox】リンクを活用してメモを残せるアプリ
Scrapboxの特徴
- 自動でメモが保存される
- リンクでページ管理をする
作成したノートはすぐに自動保存されるので「保存し忘れてメモが消えてしまった」となるのを防げます。
任意のテキストを[ ]で囲うと、別ページに飛べるリンクになります。
Scrapboxの注意点
- メモを階層管理できない
Scrapboxにはフォルダ機能がなく、メモを階層管理できません。
Scrapboxの料金体系
- PERSONAL/EDUCATION：0円
- BUSINESS：1,100円/ユーザー/月
- BUSINESS ENTERPRISE：要問い合わせ
【Google Keep】付箋のようなメモを残せるアプリ
Google Keepの特徴
- 付箋形式でメモを保存できる
- Googleアカウントにメモが保存される
保存したメモは付箋形式で表示されるので、何をメモしたのかが分かりやすいです。
Googleアカウントでログインすれば、あらゆる端末からメモにアクセスできます。
Google Keepの注意点
- ファイルは添付できない
- 大量の情報は残せない
WordやExcel、PDFなどのファイル添付はできません。
簡単なメモを残すアプリのため、情報量が多すぎる場合は不向きだと言えます。
Google Keepの料金体系
- 無料ですべての機能を利用できます。
【Zoho Notebook】メモを色分けできるアプリ
Zoho Notebookの特徴
- ノートに色を付けて分類できる
- メモにタグを付けられる
メモしたノートを色分けすれば、業務ごとに分かりやすく管理できます。
タグ機能によって、目的のメモをスムーズに探し出せます。
Zoho Notebookの注意点
- 動作が重い場合もある
「動作が重く不安定になったり、同期が遅かったりする場合もある」という声が寄せられています。
Zoho Notebookの料金体系
- NOTEBOOK ESSENTIAL：0円
- NOTEBOOK PRO：299円/月（月払い）
＜比較表＞無料から使えるメモ共有アプリ一覧
以下は、無料から使えるメモ共有アプリの一覧表です。アプリごとの特徴や料金プランを押さえたうえで、自社に最適なものを選びましょう。（左右にスクロール可）
|
Stock
【一番おすすめ】 |
Evernote | Scrapbox | Google Keep | Zoho Notebook | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単にメモを作成・共有できるアプリ |
手書きのメモ帳のように使えるアプリ |
リンクを活用してメモを残せるアプリ |
付箋のようなメモを残せるアプリ |
メモを色分けできるアプリ |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料
・有料プランは1,100円/月～ |
・無料
・有料プランは1,100円/ユーザー/月～ |
・無料 |
・無料
・有料プランは299円/月～ |
上記から分かるように、利用できる最低料金はアプリによって異なるので、自社のコストと綿密に照らし合わせることが大切です。
メモ共有アプリの3つのメリット
紙などのアナログなメモを共有していると、情報の見落としや紛失などのリスクがあります。一方、メモ共有アプリを利用すれば、以下3つのメリットが得られるのです。
- 認識のズレが起こりにくい
- 目的のメモをすぐに見つけられる
- 別ツールを併用する必要がない
紙のメモは修正が重なると見づらくなるので、共有するときに認識がズレるケースもあります。一方、アプリを使えば、修正があっても視認性が損なわれず、テキストでメモを残しながらコミュニケーションもとれるため、認識齟齬が起こりにくいのです。
アプリであれば、メモを業務ごとに分けて管理できます。また、多くのアプリには「検索機能」も備わっており、キーワードを入力するだけで、目的のメモを見つけられるのです。
メモアプリに共有機能があれば、メモの記録と共有がひとつのアプリ内で完結します。そのため、メールやチャットツールが不要になり、情報も分散しません。
以上のことから、メモを共有アプリはビジネス利用に不可欠だと言えます。
無料から使えるメモ共有アプリまとめ
これまで、シンプルな備忘録・メモ共有アプリ5選を中心にご紹介しました。
アプリでメモをとると、認識のズレを防げたり、目的のメモを見つけやすくなったりするメリットがあります。また、アプリを選定するときは、”あらゆるデバイスで使えるか”や”無料トライアルがあるか”で判断しましょう。
加えて、ITになじみがないチームでは「必要な機能に過不足がないこと」が大前提です。多機能で複雑なメモ共有アプリは、メンバーが上手く使いこなせず定着しません。
したがって、メモ共有の負担を取り除くには、非IT企業の65歳以上の方がすぐに扱えるほど、シンプルなメモ共有アプリである「Stock」が最適なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、社員が簡単にメモを共有・活用できる仕組みを整えましょう。
