昨今では、メモを効率よく共有するために「メモアプリ」を利用する企業が増えています。アプリに備わる共有機能や検索機能を活用すれば、紙のメモよりもスムーズに必要な情報へたどり着けます。
一方、「メモアプリを導入したいが、どのような基準で選定すべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、機能の評判が良いおすすめのメモアプリ5選を中心にご紹介します。
- メモアプリを導入するにあたり、必要な機能を押さえたい
- メモアプリの数が多いので、機能の評判が良いものから選びたい
- 無料で使えてビジネス利用に最適なメモアプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、メモアプリを選定するときのポイントが分かり、自社に最適なメモアプリを見つけられます。
目次
ビジネス向け｜メモアプリに必要な機能とは
仕事のメモアプリには、情報を書き残せる機能はもちろん、以下の機能も必要です。現在検討しているアプリにも備わっているかチェックしましょう。
| 機能 | 活用方法 | 効果 |
|---|---|---|
| テンプレート機能 |
あらかじめ登録したフォーマットを貼り付けて、同じ形式のメモを簡単に作成できるようにします。 |
わずかな操作でメモのフォーマットを入力できます。 |
| タスク管理機能 |
メモとタスクをまとめて管理することで「何のメモに関連する業務か」を分かりやすくします。 |
やるべきこと（タスク）の対応漏れ防止や期限管理に有効です。 |
| メッセージ機能 |
チャットを使ってほかのメンバーにメモを確認させたり、メモへの質問をしたりします。 |
ひとつのアプリ上で連絡できるので、情報が分散してしまうのを防げます。 |
| 共有機能 |
作成したメモを、任意のメンバーへリアルタイムで共有します。 |
アクセス権限を設定すれば、部外者にメモが共有されるのを防げます。 |
上記の4機能が過不足なく備わるメモアプリであれば、メモを紛失したり共有が遅れたりすることなく、快適に仕事ができるようになります。
無料で使える！機能の評判が良いおすすめのメモアプリ5選
以下では、機能の評判が良いおすすめのメモアプリ5選をご紹介します。
ビジネスで利用するメモアプリは、メモ以外の機能にも注目が必要です。とくに、「テンプレート」「タスク」「メッセージ」「共有」の4機能が過不足なく備わっていれば、メモが埋もれたり抜け漏れたりすることがありません。
加えて、メモアプリは「誰でも簡単に使いこなせること」が大前提です。多機能なアプリは使い方を覚えるまでに時間がかかるため、ITが苦手な場合は、最終期に放置されてしまう恐れがあるのです。
したがって、自社で選定すべきアプリは、メモに必須の4機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも説明なしで操作できる「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に残したメモは、任意のメンバーへすぐに共有されます。また、ノートには「タスク」と「メッセージ」が紐づいているので、話題が入り乱れず、複数のアプリを併用する必要もありません。
【Stock】必要な機能に過不足のないシンプルなアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Evernote】あらゆる情報を保存できるメモアプリ
Evernoteの特徴
- あらゆるデータを保存できる
- メモを検索できる
テキストだけでなく写真や音声、Webページなど、あらゆる形式のデータを保存できます。
Evernoteの検索機能を利用すれば、目的の情報をすぐに探し出せます。
Evernoteの注意点
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
- 無料プランでは制限が大きい
Evernoteは多機能ゆえに、デジタルが苦手な人にとっては使いこなすのが難しい可能性があります。
Evernoteの無料プランでは、同期できる端末数が2台のみであり、アップロード容量も月間60MBまでです。
Evernoteの料金体系
- Free：0円
- Personal：1,100円/月（月払い）
- Professonal：1,550円/月（月払い）
- Evernote Teams：1,100円/ユーザー/月
【Google Keep】付箋のようにメモが書けるアプリ
Google Keepの特徴
- 付箋形式でメモを残せる
- あらゆる端末で利用が可能
メイン画面に付箋形式でメモを残せるほか、メモの色を変更しながら分類もできます。
Googleアカウントを作成すれば、パソコン・スマホ・タブレットで同じデータを確認できます。
Google Keepの注意点
- 管理が難しい
- ファイルを保存できない
Google Keepにはメモをカテゴリ分けするフォルダがないので、探し出すのに苦労する恐れもあります。
WordやExcelなどのファイル形式のデータは保存できません。
Google Keepの料金体系
- Googleアカウントがあれば無料で使えます。
【Notion】多種多様な機能を備えているメモアプリ
Notionの特徴
- さまざまな使い方ができる
- フォルダでメモを分類しない
データベースにメモを蓄積できるほか、ビュー機能を切り替えることでメモの見え方を変えられます。
Notionではメモをファルダで分類するのではなく、メモのなかにメモを作成する形で管理します。
Notionの注意点
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
- ページ履歴の残る期間が限られている
Notionは機能が豊富なゆえに、ITに詳しくない場合には使いこなせない可能性があります。
無料プランの場合、ページ履歴の残る期間は7日間となっています。
Notionの料金体系
- フリー：$0
- プラス：$10/月（月払い）
- ビジネス：$18/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
【Dropbox Paper】クリエイティブな作業に特化したメモアプリ
Dropbox Paperの特徴
- テンプレートが充実している
議事録をはじめとした既存のテンプレートだけでなく、自社独自のテンプレートを登録して利用することもできます。
Dropbox Paperの注意点
- 動作が重くなる
- 共有リンクのセキュリティに注意する
利用ユーザーからは「画像を追加するだけで動作のパフォーマンスがかなり悪くなる」「定期的にオフラインになってしまい、手が止まってしまうことが多い」といった声もあります。（参照：ITreview＞Dropbox Paper）
共有リンクでメモを共有できますが、リンクを知っていれば誰でもアクセス可能になるので、情報漏えいに注意が必要です。
Dropbox Paperの料金体系
以下「Dropbox」のプランのいずれかに登録すると、Dropbox Paperも使えます。
- Plus：1,500円/月（月払い）
- Family：2,500円/月（月払い）
- Professional：2,400円/月（月払い）
- Standard：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Advanced：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
＜比較表＞仕事におすすめの無料メモアプリの機能一覧
こちらは、無料メモアプリの機能を比較した一覧表です。
上記のアプリのうち、とくに必要な機能が過不足なく備わっている「Stock」であれば、ビジネス利用するときでも快適に使えます。
メモアプリの機能を使いこなすための活用術5選
ここでは、メモアプリの機能を使いこなす5つの活用術を解説します。以下の内容を実践すればメモを活用しやすくなり、業務の質も向上できます。
（1）ToDoリストを利用する
まずは、メモアプリのチェックリスト機能を使い、期限のある仕事を「ToDoリスト」として書き出しましょう。
タスクのメモをリスト化すれば、全体の業務量が一気に可視化されるので、抜け漏れを防ぎやすくなります。また、完了したタスクと未完了のタスクを区別すると、達成感が得られるだけでなく、期限が迫ったタスクにもすぐに気付けるのです。
このように、ToDoリストは仕事を漏れなく対応する点で有効です。そのため、仕事でメモを活用する場合には、ToDoリストを簡単に作れるメモアプリを導入しましょう。
（2）スクリーンショットを保存する
次に、関連するスクリーンショットは、メモ内に張り付けて保存しましょう。
仕事に関する情報をスクリーンショットで残しても、写真フォルダ内で埋もれると探し出すのが困難です。一方、スクリーンショットをメモへ添付すれば、写真フォルダに埋もれることなく、必要なときにすぐに見返せるようになります。
したがって、文字だけでなく画像も残せるメモアプリを選び、情報が分散しないようにすべきです。
（3）思いついたアイデアを書き留める
次に、思いついた仕事のアイデアを、即座にメモとして残すことも重要です。
アイデアのメモをあと後回しにすれば、時間の経過とともに忘れる恐れがあります。しかし、時間や場所を問わずに使えるメモアプリがあれば、外出先でもその場でメモを残せるので安心です。
ただし、多機能で何度も操作をしなければならないアプリでは、メモをするのが面倒になってしまい意味がありません。そのため、開いてすぐにメモが残せる「Stock」のように、シンプルなアプリを選びましょう。
（4）書類をメモに添付する
次に、メモアプリには文字だけでなく、WordやExcelなどのファイルも添付しましょう。
メモと書類が一か所にまとまっていれば、ファイル管理アプリなどを別に開く手間がかかりません。また、一度に大量の情報をストックできて便利です。
このように、複数のアプリを開く手間を省きつつ、多くの情報を残すためにも、ファイルを添付できるアプリが求められるのです。
（5）複数のデバイスで利用する
最後に、メモアプリを複数のデバイスで利用することも有効です。
PCやスマホ、タブレットからアプリを利用すれば、移動中やテレワーク中でも同じメモを確認できます。その結果、メモを確かめるためだけに出勤する必要もなくなるのです。
ただし、なかには同期できる端末数が限られているアプリもあるので注意しましょう。
機能の評判が良いおすすめのメモアプリまとめ
これまで、機能の評判が良いおすすめのメモアプリ5選を中心にご紹介しました。
メモアプリは「メモの記録・共有に過不足のない機能」を備えているかが重要です。とくに、文字だけでなくファイルや画像も共有できるアプリを選ぶと、メモを分かりやすく残せるうえに、複数のアプリを併用する手間もかかりません。
しかし、機能面に問題がなくても、多機能なアプリは覚えるまでに時間がかかるため、現場に浸透しない可能性が高いです。したがって、「誰でも簡単に使えるか」が大前提になるのです。
結論、自社に最適なメモアプリは、非IT企業の65歳以上の社員でもすぐに使える「Stock」一択です。Stockはメモの必須機能に過不足がなく、画像やファイルを添付してもサクサクと動作します。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、気軽にメモを残して共有できる仕組みを整えましょう。
