作業日報は、業務状況の把握や翌日以降に対応する仕事の整理において役立ちます。そのため、昨今の製造業では、入力のしやすさや共有の簡単さから、紙ではなくITツールを活用する企業が増えているのです。
しかし、「適切な作業日報の書き方が分からない」「使うべきITツールが選べない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、製造業の作業日報の書き方やおすすめアプリ、成功事例を中心にご紹介します。
- 製造業における適切な作業日報の書き方を踏まえて部下を教育したい
- 作業日報にアプリを使うことで、どのような効果があるのか知りたい
- 他社におけるIT化の成功事例もとに、自社での取り組みを検討したい
という方はこの記事を参考にすると、なぜ製造業の作業日報にアプリを使うべきかが分かり、業務の負担を大きく省けるようになります。
目次
製造業で作業日報を作成する3つのメリット
ここでは、製造業で作業日報を作成するメリットを3つ解説します。抜け漏れなく作業日報を作成すれば、以下の効果を得られます。
（1）業務の振り返りができる
製造業で作業日報を作成する一番のメリットは、業務の振り返りが可能なる点です。
作業の内容やかかった時間が記録されていないと、管理者は当該社員の成果を正確に把握できません。また、作業の進捗を社員自身が把握できず、業務の円滑な進行が困難になってしまいます。
一方、作業日報の作成を義務付けておけば、管理者が後から社員の動きを詳しく見返せます。また、記載されている時間をもとに「作業の無駄を省くための施策」にもつなげられるのです。
（2）進捗を把握できる
作業日報の作成は、進捗の把握にも役立ちます。
作業日報があれば完了・未完了の業務や、今後優先すべき業務がすぐに分かります。そのため、自身の持っているタスクの管理がより効率的に進められるのです。
さらに、メンバーの進捗を把握すれば、ひとりに作業の負担が偏る心配もありません。したがって、作業日報は個人で管理せず、チーム全員が確認できる体制を整えましょう。
（3）コミュニケーションの活性化につながる
最後に、作業日報の作成はコミュニケーションの活性化にもつながります。
作業日報に「個人の所感」や「部門長のフィードバック」も記載すると、対面でのコミュニケーションが難しい場合もメンバーの状態を把握できます。したがって、外回りする営業メンバーがいても業務の連携が取りやすくなったり、翌日以降の業務の改善につながったりします。
また、作業時間を正しく記載すれば、時間がかかりすぎている業務が分かり、作業フローを見直すきっかけにもなります。
製造業における作業日報の書き方とは
製造業においては、以下のような項目を設定して作業日報を書く必要があります。
- 日付
- 作業者の氏名
- 作業時間
- 製品番号
- 製品名
- 作業数
- 不良数
- 不良内容
上記に加えて、備考欄を設けると日報に関連するメモが残しやすくなります。
製造業の作業日報にアプリを活用すべき理由
近年では、日報作成をアプリで効率化している企業が増えています。
しかし、製造業界においては、ITへの苦手意識から未だにアナログな手法で日報業務をしているケースも多いです。そこで以下では、製造業の作業日報にアプリを活用すべき3つの理由を解説します。
理由1｜抜け漏れを防げる
アプリで日報管理をすると、抜け漏れが防げるようになります。
仮に、日報管理がすべてアナログでは、提出や回収、確認漏れのリスクが高くなるのです。また、日報を作成するのにも手間がかかり、誤字脱字も多くなってしまいます。
一方、アプリであれば作成者が日報を入力するだけで報告が完了するため、ヒューマンエラーが少なくなります。さらに、デジタル化された文字であれば、書き手の癖によって文字が読めないこともないのです。
理由2｜転記の手間を減らせる
次に、アプリを使うと転記の手間を減らせます。
紙日報を使っている場合、デジタルで記録を残すにはWordやExcelに転記するケースが一般的です。しかし、すべてを転記するには多くの時間がかかるので、ほかの業務にかける時間も圧迫されてしまいます。
一方、あらかじめアプリで日報管理すれば簡単に作業日報を書き残せるので、転記の手間がかからずに済むのです。その結果、より円滑に業務を進められるようになります。
理由3｜リアルタイムで共有できる
アプリを使えばリアルタイムでの情報共有も実現します。
作業日報は業務終了後に作成するのが基本です。しかし、紙の日報は手渡されるまで内容が分からないため、素早い共有が困難なのです。
一方、アプリを使えば入力した内容がリアルタイムで共有できるようになるので、担当者が現場にいない場合も安心です。とくに、情報を簡単に残せる「ノート」に「メッセージ」が紐づいている「Stock」であれば、話題が入り乱れる心配もありません。
【担当者必見】製造業における日報作成を最も効率化するアプリ
以下では、製造業における日報作成を最も効率化するアプリを解説します。
製造業においてアプリは日報業務に不可欠ですが「操作のハードルが低いこと」が重要です。日報管理に優れた機能を持つアプリであっても、現場の社員が使いこなせなければかえって業務報告が滞る恐れがあります。
したがって、「すべての社員が簡単に使えるシンプルなアプリ」が求められるのです。アプリの操作にストレスがなければ、社内へもスムーズに定着します。
結論、製造業の日報管理に最適なのは、ITに詳しくない65歳の社員でも直感的に使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に作業日報を作成すれば、チームメンバーにリアルタイムで共有できます。さらに、各ノートには「メッセージ」や「タスク」が紐づけられるため、日報と関連情報を併せて管理可能になります。
非IT企業の65歳の方でもすぐに使えるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
製造業の作業日報にアプリを使った成功事例3選
ここでは、製造業の作業日報にアプリを使った成功事例を3つご紹介します。以下の事例を参考に、自社でどのようにアプリを使うべきか検討しましょう。
事例1｜株式会社原料屋ドットコム
株式会社原料屋ドットコムは、健康職員を製造・販売している企業です。
同社では従来チャットツールで情報共有をしていましたが、やりとりした内容が次々と流れていき、社内の情報が至るところに分散されている課題がありました。
そこで、あらゆる情報を確実に残せる「Stock」を導入したところ、作業内容や連絡事項がスムーズに振り返れるようになったのです
事例2｜積水成型工業株式会社
積水成型工業株式会社は、プラスチック製品を製造・販売している企業です。
同社では作業日報の転記や集計に多くのリソースがかかっている課題がありました。そこで、現場帳票アプリの「i-Reporter」を導入したのです。
その結果、転記ミスがゼロになっただけでなく、集計もi-Reporterに任せられるのでヒューマンエラーによる計算ミスも防げるようになりました。さらに、転記や集計の手間が省けたことでリソースの有効活用も実現させています。
事例3｜スチールテック株式会社
スチールテック株式会社は、鋼材の加工販売をしている企業です。
同社では、日報の確認者である社長の外出頻度が高く、リアルタイムで日報の確認ができない課題がありました。さらに、日報を利用してコミュニケーションをとろうとしても、作成者の手元に回るまでに時間がかかっていたのです。
そこで、日報アプリの「日報革命」を導入したところ、PCだけでなくタブレットスマホからも日報にアクセスできるようになり、社長が不在でも確認漏れがなくなりました。
製造業の作業日報にアプリを使う理由や事例まとめ
ここまで、製造業の作業日報にアプリを使うべき理由や成功事例を中心に解説しました。
製造業での作業日報をアプリで管理すると、転記の手間や抜け漏れを軽減するうえ、リアルタイムでの共有もできるようになります。その結果、あらゆる情報を最新の状態で見られるようになるため、より円滑に業務を進められるのです。
ただし、複雑なアプリではITに詳しくない社員が使いこなせない恐れもあるので、選定するときは「必要な機能に過不足がなくシンプルか」を考慮しなければなりません。
したがって、非IT企業の65歳以上の方でも即日で使いこなせる「Stock」が、製造業の日報管理に最適なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で日報を管理し、製造業務を効率化させましょう。
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