業務の属人化を防いだり、引き継ぎをスムーズにしたりするうえでマニュアルは必須です。とはいえ、デザインや構成をはじめから考えると、膨大な時間がかかります。
そこで、「テンプレート」を活用すれば、作成時間を大幅に減らせるほか、デザインのばらつきも抑えられるのです。しかし、「多くのサイトから自社に合うテンプレートを探すのは面倒だ」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務マニュアルを簡単につくれる無料テンプレートサイト6選を中心に紹介します。
- テンプレートを活用して、マニュアルづくりの負担を減らしたい
- 自社のマニュアルに合ったテンプレートを見つけたい
- テンプレートをすぐに確認・共有できる仕組みを整えたい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なテンプレートを見つかり、マニュアルを簡単につくれるようになります。
目次
テンプレートでマニュアルを作成する3つのメリット
ここでは、テンプレートでマニュアルを作成するメリットを3つ紹介します。「マニュアルを毎回一から作成している」という担当者の方は必見です。
（1）デザインを統一できる
1つ目に、デザインを統一できるメリットがあります。
テンプレートを使うと「作成者によって構成やデザインが異なり、クオリティに差が出る」という事態を防げます。つまり、マニュアルの品質の底上げにもつながるのです。
また、デザインが統一されていればスムーズに読めるので、結果としてマニュアルが活用されやすくなる点もメリットです。
（2）抜け漏れを防ぐ
2つ目に、項目の抜け漏れを防ぎやすくなるメリットもあります。
テンプレートを使わずにマニュアルをつくると、重要な項目を記載し忘れてしまいます。万が一、抜け漏れがあると作業をやり直す手間がかかったり、求める成果を出せなかったりするのです。
しかし、テンプレートを使えば、あらかじめ項目が記載されているので、記載漏れを確実に防げます。
（3）作成時間が短縮される
3つ目は、マニュアル作成にかかる時間の短縮につながります。
マニュアルを一からつくると「必要な項目は何か」「どのような流れで記載するか」をその都度確認しなければならないので、膨大な時間がかかります。
しかし、テンプレートには必要項目があらかじめ示されているうえに、短時間でマニュアルをつくれます。その結果、ほかの業務へ多くのリソースを割けるようになるのです。
見やすいマニュアルの作成ポイント5選
テンプレートを使えばマニュアルの作成負担を減らせますが、内容が分かりづらいと次第に読まれなくなってしまいます。そのため、「従業員に活用されるマニュアル」にするためにも、以下の5点を必ず押さえましょう。
（1）読み手の目線になる
まずは、読み手の目線になることが大切です。
たとえば、新人社員が使うマニュアルに専門用語を多用しても、理解するのに時間がかかります。一方、ベテラン社員向けのマニュアルに事細かな説明を載せると「無駄な部分が多い」と嫌がられる恐れがあります。
したがって、読み手の目線になって、ストレスなく読めるマニュアルをつくりましょう。また、学んだことをすぐに業務に活かせるように、担当者の経験談や意見を載せるのもおすすめです。
（2）写真や画像を使う
マニュアルにはテキストだけでなく、写真や画像を使うのも有効です。
たとえば、テキストだけでは作業の流れをイメージしづらく、読むモチベーションも下がっていきます。しかし、写真や画像を使えば視覚的に見やすくなり、メリハリを持って読み進められるのです。
そのため、マニュアルにはテキストだけでなく、写真・画像も残しましょう。たとえば、あらゆる情報を「ノート」に残せる「Stock」なら、写真や画像だけでなくファイルまで添付できます。
（3）5W1Hを意識する
マニュアルには5W1Hの意識も欠かせません。具体的には以下の6つが必要です。
- When：「いつ使われるのか」
- Where：「どこで使われるのか」
- Who：「誰が使うのか」
- What：「何を載せるべきか」
- Why：「なぜ必要なのか」
- How：「どのように使われるのか」
以上のポイントを載せれば、読み手は作業を具体的にイメージできるので、業務をスムーズに進められるようになります。
（4）重要箇所を分かりやすくする
マニュアルを見やすくするために、重要箇所を分かりやすくしましょう。
文字のフォントやサイズがすべて同じでは、重要な情報を見逃してしまいます。そこで、重要なポイントを太字・赤字にして強調すれば、注意すべき箇所が明確になるのです。
ただし、強調表示を使いすぎると、重要な箇所がかえって分かりづらくなります。したがって、「各項目につき1か所のみ強調する」など適度に活用しましょう。
（5）ITツールを活用する
マニュアルづくりの手間をなくすには、ITツールの活用が不可欠です。
紙マニュアルでは、印刷の手間がかかったり共有に時間を取られたりと非効率です。また、WordやExcelはマニュアルを確認するのに、ファイルを開かなければならず面倒だと言えます。
そこで「ITツール」を活用すれば、印刷が不要になるのはもちろん、瞬時に共有できるのです。また、検索機能を使えば、必要なマニュアルへすぐにアクセスできるため、欲しい情報が見つからないストレスがありません。
ただし、多機能なツールだと従業員が使いこなせないので注意しましょう。たとえば、マニュアル作成に必要な機能が過不足ない「Stock」を使うと、非IT企業の65歳の従業員でも簡単にマニュアルを作成・共有できます。
Word・Excel・PowerPoint｜マニュアル作成で使えるテンプレート6選
以下では、マニュアルを作成に便利な無料のテンプレートサイトを6つ紹介します。いずれのフォーマット（ひな形）もマニュアルづくりの負担を減らせるので必見です。
SILAND.JP
SILAND.JPは、WordやExcelのテンプレートを無料で使えるサイトです。
専用ソフトが不要で、圧縮ファイルを解凍するだけで使えます。ただし、テンプレートの種類が少なく、場合によっては、求めるテンプレートがない可能性があるので、注意しましょう。
Microsoft
こちらは、Microsoftが無料で提供しているテンプレートサイトです。
シンプルなデザインのマニュアル作成テンプレートから、タイムラインやフローチャートなどのテンプレートまで活用できます。
経費削減実行委員会
経費削減実行委員会は、PowerPointのテンプレートを使えるサイトです。
マニュアルをはじめとするさまざまな種類のテンプレートをダウンロードできますが、会員登録が必須になります。
テンプレートBANK
こちらは、あらゆるビジネスシーンに使えるテンプレートが用意されたサイトです。
種類が豊富なので、マニュアルづくり以外のさまざまな業務でも使えます。ただし、会員登録が必須です。
［文書］テンプレートの無料ダウンロード
こちらは、Excelのテンプレートを無料でダウンロードできるサイトです。
ビジネス文書のテンプレートを豊富に扱っており、登録不要ですぐに使えます。
プレゼンデザイン
プレゼンデザインは、PowerPointのテンプレートを無料で使えるサイトです。
担当者の好みに合わせて、テンプレートのカラーを自由に変えられます。ただし、自由度が高い分、使うときは一定のITリテラシーが求められる点に注意しましょう。
マニュアル作成の問題点
従来、マニュアル作成には、紙やWord、Excelを用いることが多くありました。しかし、紙のマニュアルでは、紛失しやすかったり、内容を更新するたびに印刷して配り直したりと不便です。
また、WordやExcelは保存先が分からなくなることが多く、さらに、都度ファイルを開かなければ中身が見られないので面倒です。このように、紙やファイルは、マニュアル管理に不向きだと言えます。
そのため、「ITツール」を導入して、資料を簡単に管理できる仕組みを整えましょう。ITツールを使うと、修正や更新が簡単なうえに、検索機能ですぐに資料へアクセスできるのでストレスがありません。
ただし、多機能なITツールでは使いこなすのが難しいので、必要な機能に過不足がないものを選ぶべきです。とくに、直感的に操作できるITツール「Stock」であれば、65歳の方でも導入即日から運用を始められます。
【必見】ITに詳しくない65歳のメンバーでも使いこなせるツール
ここでは、ITに詳しくない65歳のメンバーでも使いこなせるツールをご紹介します。
紙のマニュアルの場合、印刷や修正に時間がかかるうえ、チームに共有するのに手間がかかります。また、WordやExcelではマニュアルを見るたびにファイルを開かなければならず、アクセスすること事態が面倒です。
そのため、マニュアルをスピーディに作成・共有でき、目的の情報をすぐに見つけられるツールを使いましょう。ただし、複雑なツールでは従業員に浸透しない恐れがあるので、誰でも簡単にマニュアルを運用できるツールでなければなりません。
結論、わずかな操作でアクセスできる「ノート」があり、ITに詳しくない65歳の方でも使いこなせるシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にテンプレートを登録するだけで、いつでも簡単に呼び出せるようになります。また、検索機能も優れており、キーワードを入力するだけで欲しい情報にすぐにたどり着けるので、マニュアル管理の負担を一気になくせるのです。
最もシンプルな情報ストックツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
マニュアル作成に役立つテンプレートまとめ
ここまで、マニュアルに使える無料テンプレートや作成ポイントなどを紹介しました。
読み手が理解しやすいように写真や画像を盛り込めば「使われるマニュアル」になるほか、テンプレートがあればつくる時間を短くできます。ただし、紙などのアナログな手法では、印刷や修正に時間がかかってしまうので注意が必要です。
このような無駄な時間をなくすには、マニュアルの作成から管理、共有までを一元化できるツールが欠かせません。ただし、従業員のITリテラシーを考慮して「誰でも操作のストレスなく使えるツール」を選びましょう。
したがって、非IT企業の65歳以上の方でもすぐに使えるツール「Stock」が必須です。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」でテンプレートを使って、簡単にマニュアルをつくれる仕組みを整えましょう。
