作業を標準化して業務効率を高めたり、教育や引継ぎを円滑に進めたりするために、マニュアルは必要不可欠です。
しかし、内容が整理されておらず読みにくいうえ、マニュアルの管理方法が確立していないので、そもそも読まれているか分からないと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マニュアルを体系化すべき理由や体系化の方法、おすすめの管理ツールを中心にご紹介します。
- 分かりやすいマニュアルを作りたいが、方法が分からない
- マニュアルの全体構成が乱れて読みづらいので整理したい
- 各種の業務マニュアルを一か所にまとめて管理しやすくしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、体系化された見やすいマニュアルを作成でき、業務の標準化に役立てられます。
目次
体系化とは
以下では、体系化と構造化の違いやマニュアルの体系化の意味を解説します。それぞれの認識がメンバー間で異なるとトラブルに発展する可能性もあるので注意しましょう。
体系化と構造化の違い
体系化とは「個々の物をひとつにまとめること」を意味し、類義語である構造化は「物事を要素ごとに分解し、全体を整理すること」を指します。
たとえば、個人の業務を一連の作業としてまとめる際には”業務の体系化”という言葉が使われます。一方、問題を要素ごとに分解してから、全体を捉えるときの表現は”問題の構造化”です。
結論として、体系化と構造化は「物事をまとめるのか、あるいは分解して整理するのか」という点で異なっているのです。
マニュアルの体系化とは
マニュアルの体系化は、大きく「マニュアル内容の体系化」と「マニュアル管理の体系化」の2つの要素に分けられます。
マニュアル内容の体系化とは、マニュアル内容を区分して分かりやすく整理することです。一方、マニュアル管理の体系化とは、社内に分散している各業務のマニュアルを一か所に集めて管理することを指します。
内容と管理方法という2つの観点からマニュアルを体系化すると、内容理解が容易で、迅速に閲覧可能なマニュアルになるのです。
マニュアルを体系化すべき理由とは
以下では、マニュアルを体系化すべき理由について解説します。内容・管理方法ともに整理されていなければ以下のような問題が発生するため、体系化する必要があるのです。
マニュアルの内容
マニュアルの内容を体系化すべき理由は、マニュアルの区分を明らかにして必要な情報へたどりつきやすくするためです。
たとえば、”経理マニュアル”という大きな枠には、”伝票入力”や”受注処理”などの細かい業務項目があります。しかし、仮に経理マニュアル内の項目を分けずに文章のみ記載した場合、どこに必要な情報があるか分かりません。
したがって、複雑な情報を階層や項目で分けつつ、全体像がすぐに掴めるようにしなければなりません。
マニュアルの管理
マニュアル管理を体系化すべき理由は、マニュアルの閲覧にかかる手間を省くためです。
たとえば、マニュアルを業務ごとにExcelファイルで管理している場合は、業務のたびに該当ファイルを探し出す必要があります。そのため、すべてのマニュアルを一か所にまとめて、効率的に管理する必要があるのです。
しかし、複数業務に従事している場合、ひとつのファイルにすべてのマニュアルを掲載するのは困難だと言えます。したがって、業務ごとに分けたマニュアルを一元管理できる「Stock」のようなITツールが体系化に最適です。
【内容の体系化】マニュアルの内容を体系化する5ステップ
以下では、マニュアルの内容を体系化する5ステップをご紹介します。以下の手順を踏めば、必要な情報へすぐにたどりつける「体系化されたマニュアル」を作成できます。
（1）業務を洗い出す
まずは、マニュアル化の対象となる業務を洗い出しましょう。
たとえば、新入社員向けのマニュアルを作成する場合は基本業務を、中堅以上の社員向けのマニュアルならば日常業務を洗い出します。
業務の対象者によって内容や理解の容易さが変化するため、業務の洗い出しでは「誰がマニュアルを使うのか」を考慮する必要があるのです。
（2）業務を体系化する
次に、洗い出した業務を体系化させます。業務の体系化は「業務の項目を定義→業務の階層構造を整理」という順序で進めます。
ここでは、洗い出した業務を大・中・小の3つの階層構造に分類しましょう。たとえば、営業部では「製品A（大分類）⇒見積処理（中分類）⇒見積書作成（小分類）」という階層に分けられます。
以上のように、業務の項目を定義してから階層構造を整理することで、業務プロセスを体系化できるのです。
（3）業務を標準化する
業務の体系を示せたら、次に具体的な業務の流れを標準化しましょう。
ここでは、対象業務の担当者にヒアリングを実施して、実際の業務の流れや内容を分析・整理します。標準化した業務を表す際には、フローチャート（業務工程を図形や矢印で示したもの）の活用が有効です。
業務の標準化では、業務に従事する人が直感的に業務フローを分かるようにすることが大切です。
（4）マニュアルを設計する
次に、マニュアルの目次やデザイン・レイアウトを設計しましょう。
マニュアルの目次には、情報を整理するだけでなく社員が求める情報を見つけやすくする役割もあります。そのため、社員の視点に立って「業務の目的別」に設計する必要があるのです。
また、デザインやレイアウトはあらかじめルールを決めておくのがおすすめです。たとえば、文字サイズや写真の位置などを決めておくと、統一感のあるマニュアルになります。
（5）内容を作成する
最後に、詳細を記載してマニュアルを完成させます。
ここでは、設定した目次に従って業務項目を配置し、標準化した詳細な業務の流れを記入します。さらに、単に業務内容を示すだけでなく、ベテラン社員や優秀な社員が持つ知識・経験をノウハウとして記載しましょう。
ノウハウを記載することで、誰でも質の高い仕事ができるようになるのです。また、マニュアルが完成したら対象者へ配布して仮運用し、改善点に関するフィードバックを受けつつ更新しなければなりません。
マニュアルの体系化に成功した事例
ここでは、マニュアルの体系化に成功した「株式会社ビット・トレード・ワン」の事例です。同社は、電子基盤の設計・製造販売をする会社で、電子基盤の受託製造を主に行っています。
顧客から案件を同時受注するため、顧客管理・対応にはシンプルかつ簡単に情報を管理できるツールが必要でした。
そこで、情報共有ツール「Stock」の導入によって、顧客管理だけでなく、業務フローや顧客対応マニュアルの管理も簡潔にできるようになったのです。複数案件を同時進行しても、強力な検索機能やあらゆる情報を残せる「ノート」を使って、素早く欲しい情報へアクセスでき、情報を散在させることもなくなりました。
このように、情報管理が簡単なツールを使って、情報を適切に蓄積することにより、マニュアルの作成・管理がストレスなく行えるようになるのです。
【管理の体系化】マニュアル管理を体系化する方法
以下では、マニュアル管理を体系化する方法について解説します。
マニュアルの管理方法としては、WordやExcelなどのファイル管理が挙げられます。しかし、WordやExcelでの管理は、マニュアルが必要なたびに該当のファイルを探す手間がかかります。
必要な情報へアクセスしにくい状況では、作成したマニュアルが読まれなくなる可能性があるのです。したがって、簡単にマニュアルを作成でき、シンプルな階層で分類・管理可能なツールが必須です。
結論、マニュアルの作成・管理に最適なのは、非IT企業の65歳以上の社員でも、簡単にマニュアルの作成・管理可能な「Stock」一択です。
Stockに部門や業務ごとのフォルダを作成し、各フォルダ内であらゆる情報を残せる「ノート」へマニュアルを記載しましょう。また、ノートに紐づいた「メッセージ」を利用すればマニュアルのテーマが混ざらずに周知できるため、確認漏れも防げます。
最も簡単にマニュアルを作成・管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
マニュアルを体系化すべき理由とおすすめの管理ツールまとめ
ここまで、マニュアルを体系化すべき理由や最適な管理ツールを中心にご紹介しました。
マニュアルの内容は「マニュアルの区分を明らかにして必要な情報へたどりつきやすくするため」に、マニュアルの管理は「マニュアルの閲覧にかかる手間を省くため」に体系化しなければなりません。
とくに、マニュアルは管理の方法によって体系化の容易さが変わってきます。最も簡単に体系的なマニュアル管理が実現するのは、複雑な階層構造がなく、マニュアルの並びが分かりやすい管理ツールです。
したがって、Stockのように、誰でも「フォルダ」と「ノート」でシンプルにマニュアルを管理・共有できるツールが求められるのです。
無料登録も1分で完了するので。ぜひ「Stock」で体系的にマニュアルを作成・管理し、誰でも効率的で質の高い仕事ができる環境を整えましょう。
