業務の流れやノウハウを共有するために、多くの企業でマニュアルが活用されています。
しかし、「マニュアルの項目が増えて分かりづらい」「マニュアルを読まない人がいて業務が円滑に進まない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、見やすいマニュアルの作成ポイントや5つの運用ルールを中心にご紹介します。
- 効果が実感できるような分かりやすいマニュアルをつくりたい
- 運用が上手くいかないので早急に対応したい
- マニュアルを定着させて、業務の質にばらつきが出ないようにしたい
という方はこの記事を参考にすると、マニュアルを確実に浸透させる方法が分かります。
目次
マニュアルとは
以下では、マニュアルの必要性やほかの用語との違いを解説します。読みづらいマニュアルになることを防ぐために、以下を確認して記載すべき項目を整理しましょう。
マニュアルの必要性
マニュアルは「業務の標準化のためにつくられる手順書」を指します。
マニュアルを作成して、最適な仕事の流れやコツを可視化することで、全員の業務の質を一定水準まで引き上げられます。
また、マニュアルをつくる過程で従業員のノウハウを引き出せるので、最適な仕事のやり方を社内で共有できるようになります。すなわち、マニュアルは社内の業務効率化を進めるうえで必須の資料です。
ルールとの違い
ルールは「守らなければならない規則」を指します。
一方、マニュアルには「やらなければならないこと」が示されており、業務クオリティを一定に保つために必要です。すなわち、マニュアルは仕事をより良くするためのものであり、ルールは仕事をしやすくするためのものです。
ガイドラインとの違い
ガイドラインは「目指すべきゴールや指針」を指します。
一方、マニュアルには「ガイドラインの指針に従ううえで取るべき行動」が示されています。ガイドラインを読んだあとの行動は個人によって異なりますが、マニュアルを読めば誰もが同じ行動を取れるのです。
すなわち、マニュアルとガイドラインは内容の具体性が異なります。したがって、マニュアルをつくるときは「誰が読んでも分かるほど具体的か」を確認しましょう。
上手い人も実践！見やすいマニュアルの作成ポイント
ここでは、マニュアルの書き方のポイントを解説します。分かりやすいマニュアルにするために、以下のポイントを守ってつくりましょう。
（1）業務の全体像を示す
業務の全体像が分かるマニュアルを作成しましょう。
全体像の示す方法として、業務のプロセスを図形や矢印で表した「フローチャート」を使うことが挙げられます。視覚的に分かりやすくすることで、はじめて業務に取り組む人でも明確なイメージを持って作業を進められるようになるのです。
また、業務の目安時間なども示せば、従業員が「何分で終わらせる」といった目標を立てやすくなるのでおすすめです。
（2）判断基準を示す
マニュアルには、業務における判断基準を明示しましょう。
「作業がAになったら次の工程へ進む」のように記載されていれば、従業員は自身の判断で作業を進められるようになります。その結果、上司にその都度確認してもらうといった無駄な時間がなくなるので、会社の生産性向上につながるのです。
そのため、マニュアルには必ず判断基準を明記して、従業員が作業を進めやすくしましょう。
（3）業務ノウハウを記載する
従業員が業務から得た知識・経験などの「ノウハウ」はマニュアルに記載しましょう。
ノウハウをマニュアルに集約すれば、新しく入った従業員もスムーズに作業を進められるようになります。その結果、全従業員が高い水準で業務をこなせるようになるのです。
ノウハウは発信する機会がなければ属人化してしまうので、受け皿をつくることが不可欠です。したがって、社外への流出を防ぐためにも、ノウハウがマニュアルに反映されやすい環境を整えましょう。
マニュアルを業務に浸透させる5つの運用ルール
ここでは、業務マニュアルを浸透させる5つの運用ルールを紹介します。「会社でマニュアルをつくったが、活用できていない」という状況をなくすために以下の運用ルールを守りましょう。
（1）マニュアルの管理者を決める
スムーズにマニュアルを運用するために管理者を決めましょう。
管理者の役割は、定期的にマニュアルの内容を確認し、必要に応じて修正を呼びかけることです。管理者を決めておくことで、マニュアルが古くなることを防げます。
ただし、マニュアルの管理者が1人では負担が偏ってしまうので、チームや部署単位で管理者を決めましょう。
（2）定期的なヒアリングを実施する
マニュアルを利用する従業員に定期的なヒアリングを実施しましょう。
マニュアルに必要な情報が載っていなかったり、表現が分かりづらかったりすると、誰もマニュアルを読まなくなる可能性があります。
そのため、現場の従業員の意見をもとに、マニュアルを定期的に改善する必要があるのです。また、ヒアリング内容は早急に反映させ、常に使いやすいマニュアルとすることを心掛けましょう。
（3）業務の改善点をマニュアルに反映させる
業務の変更点や改善点が発生したら、迅速にマニュアルへ反映させましょう。
マニュアルと実務に乖離があると、マニュアルは使われなくなります。そのため、業務フローに変更が生じたらすぐに、マニュアルへ反映させる必要があるのです。
しかし、マニュアルを紙やエクセルで管理していると、記入のたびにファイルを開く手間がかかってしまいます。したがって、マニュアルを簡単に閲覧・編集できる「Stock」のようなITツールを活用しましょう。
（4）更新後のマニュアルをすぐに共有する
業務の改善点を反映させた最新のマニュアルは、すぐにメンバーへ共有しましょう。
メンバーへの共有が遅れると、古いマニュアルを参照したことでミスが発生したり、従業員間で業務の進め方にばらつきが出たりする恐れがあります。
そのため、最新のマニュアルをもとに業務を進められるように、更新後はすぐに共有することを徹底しましょう。
（5）更新前のマニュアルも保存しておく
マニュアルを更新したあとも、更新前のマニュアルは保存しておきましょう。
古いマニュアルを完全に削除すると「急遽、古い機材を用いることになったが使い方が分からない」といった問題が発生する可能性があります。
そこで、更新前のマニュアルを保存しておけば、問題が発生してもすぐに対処できるようになります。しかし、エクセルやワードでは、更新のたびに新しいファイルをつくらなければならず、管理に手間がかかってしまうので注意が必要です。
そのため、過去の記録を手軽に参照したい方は、編集履歴が自動で記録されるので、過去のバージョン確認が簡単な「Stock」などのITツールを活用して、過去のマニュアルにアクセスしやすい環境を整えましょう。
【責任者必見】マニュアルの運用におすすめのツール
以下では、マニュアルの運用におすすめのツールをご紹介します。
マニュアルには、社内の生産性を向上させるメリットがあります。ただし、このメリットを享受するには「マニュアルにアクセスしやすい環境を整えること」が必須な点に注意しましょう。
たとえば、マニュアルを更新するたびにファイルをつくると、最新の資料を見つけづらくなってしまいます。そこで、検索機能がついた「マニュアル管理ツール」を活用すれば、必要なマニュアルがすぐに見つかるので、無駄な時間を費やす必要がなくなるのです。
結論、マニュアルの運用に最適なツールは、マニュアルを作成・更新・共有でき、優れた検索機能も備わっている「Stock」一択です。
Stockの「ノート」でマニュアルをつくると、自動でメンバーへ共有されます。また、「メッセージ」を使えば更新したことをすぐに伝えられるほか「編集履歴」で過去のバージョンを参照できるため、マニュアル管理でストレスを感じることがなくなるのです。
最も簡単にマニュアルを管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
見やすいマニュアルの運用ルールまとめ
ここまで、マニュアルの作成ポイントや浸透させる5つの運用ルールをご紹介しました。
誰が見ても分かるマニュアルにするために、業務の全体像・判断基準・ノウハウを記載しましょう。また、マニュアルは定期的に更新しなければならないので、内容を簡単に編集できるITツールでの運用が最善です。
ただし、多機能なツールでは、従業員が使いこなせず社内に浸透しない恐れがあります。したがって、ITに慣れていなくても使えるシンプルなツールを選ばなければなりません。
結論、直感的に操作できるマニュアル管理ツール「Stock」であれば、導入即日から運用をはじめられます。マニュアルの運用に必要な機能が過不足なく備わっているため、管理の手間を一気になくせるのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、手間なくマニュアルを運用できる環境を整えましょう。
