デザイン性の高い資料をつくれる「パワーポイント」は、マニュアル作成ツールとして利用されることが多いです。デザインや構成を工夫できるので、視覚的に見やすいマニュアルをつくれるのです。
しかし、「パワーポイントで見やすいマニュアルを運用したいものの、作り方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、パワーポイントでマニュアルを作成するコツやメリット・デメリットをご紹介します。
- パワーポイントで業務マニュアルをつくりたいが、作成のコツが分からない
- パワーポイント版マニュアルを社内に浸透させ、属人化を解消したい
- 視覚的にわかりやすいマニュアルを作成し、スピーディに現場へ浸透させたい
という方はこの記事を参考にすると、パワーポイント版マニュアルの作り方が分かるほか、共有・管理を効率化させるヒントも見つかります。
目次
パワーポイントでマニュアルを作成する5つのコツ
ここでは、パワーポイントでマニュアルを作成するコツを5つ紹介します。見やすい資料をつくるためにも、以下のコツを押さえましょう。
（1）フォントを決める
まずは、フォントをひとつに決めることです。
複数のフォントを使用すると見づらくなり、マニュアルの内容が複雑になってしまいます。そのため、フォントをひとつに絞ることで、ストレスなく読める手順書がつくれるのです。
ただし、単調なマニュアルだと「読むべき部分」が分かりづらいので、重要な箇所を太文字にしたり、説明文を枠線で囲ったりしましょう。また、自社でフォントが定められていない場合は、線の太さが均一で視認性の高い「ゴシック体」がおすすめです。
- ゴシック体の例
（2）カラーを絞る
次に、カラーを3色に抑えましょう。以下のように、3色のカラーを使い分けるのがおすすめです。
- ベースカラー
- メインカラー
- アクセントカラー
操作書の説明文で使うカラーで、黒が使われるケースが多いです。
見出しなどの強調したい箇所で使うカラーなので、企業のロゴに使われている色を選びましょう。
一番強調したい箇所で使うカラーです。メインカラーが赤の場合は青を選ぶなど、見分けがつく色を選択しましょう。
とくに、視認性を高めようと複数の色を統一感なく使うことは、逆に「情報量が無駄に多いマニュアル」となってしまうので注意です。
（3）図・表・写真を活用する
従業員が直感的に理解できるように図や表、写真を添付することもコツです。
マニュアルがテキストだけではすぐに欲しい情報へ辿り着けません。一方、図などの視覚情報であれば内容をすぐに理解できるため、マニュアルが活用されやすくなるのです。
したがって、パワーポイントでマニュアルをつくるときには、図や表、写真を効果的に使いましょう。ただし、過度に利用すると情報にまとまりがなくなり、理解しづらくなるので、適度に使うのがポイントです。
（4）テンプレートを活用する
4つ目に、テンプレートを活用して、マニュアル作成を効率よくしましょう。マニュアルは以下のような構成が一般的です。
- 表紙
- 目次
- 詳細（具体的なノウハウの紹介ページ）
このように、あらかじめ見本のテンプレートを準備しておけば、マニュアルをつくるたびにコピー＆ペーストをしたり、レイアウトを考えたりする時間をなくせます。したがって、マニュアルを手間なくつくるには、はじめからテンプレートを整えておくことがおすすめです。
（5）テキストを詰め込みすぎない
最後に、パワーポイントでマニュアルを作成するときは、テキストを詰め込み過ぎないようにしましょう。
マニュアルは、読者が情報を簡単に理解できるように作成します。そのため、テキストを過剰に詰め込むと、読み手が情報を見つけたり処理したりするのが難しくなるのです。
また、適切な行間や文字装飾を使用し、テキストを読みやすくすることで、ユーザビリティを向上させられます。
パワーポイントでマニュアルを作成する2つのメリット
ここでは、パワーポイントでマニュアルを作成する2つのメリットをご紹介します。以下のメリットを得るために、ポイントを押さえましょう。
（1）デザインの自由度が高い
ひとつ目のメリットは、視覚的に優れたデザインのマニュアルをつくれることです。
パワーポイントはプレゼンテーションの資料作成に使うツールのため、図やグラフ、画像を簡単に挿入できます。視覚的な情報は読みやすさにつながるので、結果として「使えるマニュアル」が完成するのです。
このように、パワーポイントはデザインの自由度が高いことから、分かりやすいマニュアルをつくれるツールとも言えます。
（2）無料で利用できる
ふたつ目に、パワーポイントは、利用のハードルが低いメリットがあります。
パワーポイントは、見やすいコンテンツをつくる機能が豊富に備わったツールです。したがって、マニュアルのためにほかのツールをわざわざ導入する必要がありません。
また、パワーポイントはすでに多くの企業が採用しているので、使い方をはじめからレクチャーする必要がなく、手間がかからないのです。
パワーポイントでマニュアルを作成する3つのデメリット
ここでは、マニュアルをパワーポイントで作成するときの3つのデメリットをご紹介します。パワーポイントには、デザインの自由度が高かったり、利用ハードルが低かったりするメリットがある一方、以下の「無視できないデメリット」もあるのです。
（1）使いこなすのが難しい
はじめに、パワーポイントでのマニュアル作成は、使いこなすのが難しく初心者にはハードルが高いデメリットがあります。
パワーポイントには細かい機能が豊富に備わっていることで、使いこなせれば重宝します。しかし、パワーポイントはデザインやレイアウトが自由な分、細部にまでこだわると必要以上に時間がかかってしまうのです。
このように、パワーポイントは多機能ゆえに使いこなすのが難しく、初心者ではマニュアルを作成しづらい点に注意しましょう。
（2）スマホで確認しづらい
次に、パワーポイントで作成したマニュアルは、スマートフォンなどのモバイル端末では確認しづらいデメリットがあります。
パワーポイントはPCに最適化されているので、スマートフォンの小さな画面では見づらくなります。また、スマートフォンでは動作が重くなりやすく、確認に時間がかかる欠点もあるのです。
このような事態を防ぐためにも、別のツールを使って、マルチデバイスからマニュアルへ瞬時にアクセスできる環境をつくりましょう。たとえば、PC・スマホの双方で使える「Stock」であれば、時間や場所を問わず情報へアクセスできるので、ストレスがありません。
（3）すぐに共有できない
パワーポイントは、リアルタイムで編集内容を共有できないデメリットがあります。
そのため、情報確認はもちろん、ファイルやPDFなどのダウンロードに手間がかかってしまうのです。また、リアルタイムの共有ができないので、最新の情報が社内へ瞬時に共有されず、認識の齟齬が生じるだけでなくマニュアルの利用が滞る原因になりかねません。
そこで、「クラウドツール」を導入すれば、マニュアルの変更点をすぐにチームへ共有できます。ただし、多機能なツールでは従業員が使いこなせないリスクもあるので「シンプルなクラウドツール」を選択しましょう。
【必見】パワーポイントのデメリットをすべて解消するおすすめのツール
以下では、パワーポイントのデメリットをすべて解消するおすすめツールを紹介します。
パワーポイントはプレゼンテーション資料の作成に特化しており、視覚的に分かりやすいマニュアルをつくれるツールです。しかし、初心者には操作が難しいほか、スマホでの閲覧やリアルタイムの共有に不向きなデメリットがあるのです。
仕事はスピード感が大切なので、すぐに使えないマニュアルは放置されます。そこで、マルチデバイスに対応しており、マニュアルの編集箇所も瞬時に共有可能な「クラウドツール」を使う必要があります。
ただし、操作が複雑なツールでは使いこなせない可能性が高く、運用が頓挫する点に注意しましょう。結論、パワーポイントのデメリットをすべて解消できるツールは、ITリテラシーを問わず誰でもマニュアルを作成・管理できる「Stock」一択です。
Stockは「ノート」にテキストを残すだけでマニュアルがつくれるほか、任意のメンバーへ自動で共有されるため手間がかかりません。また、「フォルダ」で案件ごとにマニュアルを振り分けられるので、パワーポイントよりもマニュアルの管理が簡単です。
最も簡単にマニュアルを作成・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
パワーポイントでマニュアルを作成する5つのコツまとめ
これまで、パワポでマニュアルをつくるコツやメリット・デメリットをご紹介しました。
パワーポイントのマニュアルは、すぐに運用を始められる点がメリットです。しかし、多機能ゆえに操作がしづらかったり、スマホに最適化されていなかったりするデメリットには注意しなければなりません。
そこで、「ITが苦手な従業員でも使えるPC・スマホ対応のクラウドツール」を使えば、失敗なくマニュアル運用を進められます。また、クラウドツールはメンバーへすぐに情報共有できるため、わざわざメールやチャットで送る必要もなくなります。
結論、手間なくマニュアルを運用するには、非IT企業における65歳の従業員でも使いこなせるほど、シンプルなクラウドツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、パワーポイントよりも簡単かつ迅速にマニュアルを作成・共有しましょう。
