マニュアルのデザインやレイアウトを整えると、視認性が高まるだけでなくマニュアルの継続的な運用にもつながります。マニュアルを一目見ただけで業務のイメージを掴めるようになれば、認識齟齬による作業ミスも防げるからです。
しかし、見やすいマニュアルを作りたいものの、デザインやレイアウトに悩む方も多いのではないでしょうか。
本記事では、見やすいマニュアルのデザインやレイアウト、作り方を中心にご紹介します。
- マニュアルの視認性が低く、社員に活用されていない
- マニュアルにおける最適なデザインやレイアウトを把握したい
- マニュアルが活用される仕組みを作りたい
という方はこの記事を参考にすると、見やすいマニュアルのデザインを理解でき、継続的に運用されるマニュアルを作れるようになります。
目次
分かりやすいマニュアルのデザインやレイアウトとは
ここでは、分かりやすいマニュアルのデザインやレイアウトのポイントをご紹介します。
マニュアル利用に対する社員の抵抗感を下げるためには、視認性を高める必要があります。そのためにも、以下の点を意識しましょう。
文字や写真の配置ルールを決める
マニュアルのデザインで重要なのは、文字や写真の配置ルールを決めることです。
具体的には、文字の色や写真の配置場所などに規則を定めましょう。たとえば、文字の色にばらつきがあったり、写真の位置がページごとに異なっていたりすると、統一感がないので理解しづらくなってしまいます。
そのため、「文字は基本的に黒」「写真は左側に配置」などのルールを決めて、見た目にばらつきがない読みやすいマニュアルを作る必要があるのです。
フォントサイズ・色を決める
社内マニュアルに統一感を出すために、フォントのサイズや色を決めましょう。具体的には、下記の見本のようにタイトルや目次の文字サイズを変えると、視認性が高まります。
また、上記のように、重要な部分の色を変えるのもおすすめです。ただし、多くの色を使うとかえって重要な箇所が分かりづらくなってしまうので、最大でも3色にしましょう。
適切なレイアウトを組む
視認性を高めるには、適切なレイアウトを組むことも重要です。
たとえば、写真やイラストを盛り込むときは、左側に「写真」を、右側に「説明文」を記載しましょう。左から右へ読み進める人の習性にもとづき、最初に注目される場所に写真を置くことで、読み手が業務のイメージを持ちやすくなります。
一方、「画像の幅と文章の幅が異なっている」といった細かな違いだけでも読みづらい印象を与えかねません。そのため、マニュアル全体のレイアウトに加えて、幅や大きさといった細部にも注意を払うべきです。
そこで、たとえばITツールを活用すればレイアウトを簡単に調整できるので、作成時間を大幅に減らせます。とくに、65歳の社員でも使えるほどシンプルな「Stock」であれば、直感的に操作できるため使い方で迷う心配がありません。
したがって、読みやすいマニュアルを短時間で作りたい方は、ITツールを積極的に活用しましょう。
関連情報はまとめる
関連情報をまとめることで、マニュアルは分かりやすくなります。
情報の種類ごとにグルーピングすれば、一目で関連情報であることが伝わります。該当作業を進める際に読むべき箇所が一箇所だけになるのです。
一方、関連する情報がバラバラに記載されていると、ページを行き来する必要があります。結果、ストレスの原因となるうえ、作業スピードも低下するのです。
「見やすいマニュアル」の作り方のコツとは
ここでは、見やすいマニュアルを作る人が実践している作り方のコツを紹介します。以下の手順を押さえれば、マニュアル作りにかかる時間を減らせます。
（1）マニュアルの前提条件を決める
まず、マニュアルの前提条件を決めましょう。
マニュアルの前提条件は「誰へ」「何のために」「どの程度の情報量で」の3つです。社員の経験値によって必要な情報は異なるので、読み手にとって過不足のない情報の記載が求められるのです。
以上のように、マニュアルの対象者を明確にしておけば、作り終えたあとにミスが見つかったとしても大幅に書き直す手間は発生しません。したがって、マニュアルの作成前に必ず前提条件を決めましょう。
（2）作成スケジュールを設定する
マニュアルの前提条件が決まったら、スケジュールを確定させましょう。
スケジュールが決まっていないとマニュアルづくりが後回しになったり、逆に凝りすぎてほかの業務に割く時間がなくなってしまったりします。
一方、スケジュールを決めておけば期日から逆算して余裕を持ってマニュアルづくりを進められるのです。ただし、マニュアルづくりにかけられる時間は社員によって異なるため、関係するメンバーの業務量を確認のうえ調整することが重要です。
（3）マニュアルの構成と小見出しを決定する
本文を執筆するまえに、マニュアル全体の構成を立てます。
マニュアルの構成が決まれば各項目の内容も明確になるため、作成時間を短くできます。また、「構成に沿った内容が記載されているか」をチェックしたうえで執筆を進められるので、情報の過不足が起こる心配もなくなるのです。
また、小見出しは分かりやすくすることを意識しましょう。見出しに情報を詰め込み過ぎると、かえって内容が分かりづらくなってしまうため、可能な限り簡潔にするのがおすすめです。
（4）業務手順を書き出す
構成を立てたら、必要な手順や注意点を書き出します。
業務手順に不備がある場合、作業全体の遅れや金銭的トラブルにつながりかねません。したがって、必要な情報を抜け漏れなく載せる必要があるのです。
そこで、業務手順を時系列にしたり箇条書きを用いたりすると、社員が業務を理解したうえでスムーズに進められるようになります。加えて、大小問わず作業ミスを防ぐために、各項目に注意点も記載しましょう。
（5）共有して現場のフィードバックを得る
マニュアルが完成したら、現場に共有してフィードバックをもらいます。
マニュアルを運用するまえに現場の声を聞く機会を設ければ「マニュアルの視認性に問題はないか」「内容の記載漏れがないか」といったことを確認できます。結果として、より良いマニュアルを運用できるようになるのです。
また、何度かフィードバックを受け、内容を精査していくことも大切です。マニュアルが適切に機能することをチェックしたうえで共有し、確実に社内へ浸透させましょう。
マニュアル作成の5つの注意点とは
ここでは、マニュアルを作るときの5つの注意点を紹介します。マニュアルを長期的に運用するためにも、以下のポイントに注意しましょう。
（1）読みやすい文章になっているか
マニュアルを作るときは、読みやすい文章になっているかを注意しましょう。
たとえば、「手動」「手で動かす」「手動動作」など同じ内容を表す用語や表現は統一する必要があります。また、主語や述語が適切に成り立っていなかったり、ですます調とである調が混同していたりすると、読みづらくなるので注意しなければなりません。
したがって、内容を分かりやすくまとめることはもちろん、文章が正しく成立しているかも必ず確認しましょう。
（2）デザインに凝りすぎていないか
デザインに凝りすぎない点にも注意が必要です。
マニュアルの視認性を高めるうえでデザインの工夫は必要ですが、こだわりすぎて内容がおろそかになっては意味がありません。デザインは「分かりやすくする要素」に過ぎず、時間をかけて作るものではないからです。
したがって、「読み手が作業を進められるようにする」というマニュアルづくりの目的から逸れないためにも、デザインは可能な限りシンプルにしましょう。
（3）マニュアル作成にリソースがかかりすぎていないか
マニュアルづくりにリソースがかかりすぎていないことを確認しましょう。
マニュアルづくりに多くのリソースを割くと、ほかの業務に充てる時間や人員が減ってしまいます。業務が滞ると、企業のさまざまな活動に悪影響が出かねないため、対策を打つ必要があるのです。
そこで、テンプレートを活用して「体裁を整える工程」をなくせば、作成時間を大幅に減らせます。また、資料の項目を社内で統一できるので「マニュアルの作成者によって書き方が異なる」といった問題が起こらなくなるのです。
したがって、マニュアルづくりに無駄なリソースをかけないためにも、テンプレートを使って短時間で資料を作れる仕組みを整えましょう。
（4）情報が検索しやすいか
マニュアルを継続的に運用するには、必要な情報へアクセスしやすい仕組みを整えるべきです。
目次の内容が不明瞭だったり、項目が多かったりして該当箇所を見つけられない場合、社員のストレスとなるほか作業ミスにもつながりかねません。そのため、重要なキーワードは太字にするなど検索性を高める工夫をしましょう。
また、「必要な情報へすぐにアクセスできる仕組みそのもの」を整えるには、検索機能が備わった「ITツール」の活用が欠かせません。たとえば、直感的に操作できる「Stock」であれば、使いやすいので誰でも簡単に必要な情報を見つけられます。
（5）完璧を目指していないか
マニュアル作成時は完璧を目指していないか注意しましょう。
最初から完璧を目指すのではなく、更新を前提としてマニュアルは作成するべきです。完璧にこだわり細かく作り込んでしまうと、作業に変更が生じたときの修正に時間がかかってしまい、マニュアルの更新が遅れるといった問題につながります。
また、「完璧なマニュアルの作成」は作成者にとって大きな負担となります。そのため、「徐々に情報を追加していく」「現状不可欠な情報に絞る」などの工夫が必要です。
【必見】マニュアルのデザインに凝る手間を解消できるツール
ここからは、マニュアルのデザインに凝る手間をなくせるツールを紹介します。
紙のマニュアルでは、デザインやレイアウトを決めるのに時間がかかるうえ、管理も属人化しやすいデメリットがあります。また、ExcelやWordといった方法ではファイルを開く工数が発生し、マニュアルをすぐに確認・共有できません。
しかし、ITツールを活用すれば、マニュアルのデザインを簡単に整えられるうえ、検索機能によって情報へのアクセス性も高まります。ただし、複雑なITツールだとマニュアルの閲覧や管理がかえって負担になり、結果としてマニュアルが使われなくなるのです。
そのため、マニュアルの作成・管理に必要な機能を過不足なく備えた「誰でも簡単に操作できるツール」を導入しましょう。結論、選ぶべきツールはITに不慣れな社員でも簡単にマニュアルを作成・管理できる「Stock」一択です。
Stockの「テンプレート機能」にマニュアルのひな型を保存しておけば、作成する時間を大幅に減らせます。また、「フォルダ」を使えば部署や業務ごとにマニュアルを分けられるため、必要な資料をすぐに見つけられるようになるのです。
分かりやすいマニュアルを最も簡単に作成・管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app-stg.info/
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
分かりやすいマニュアルのデザインや作成手順まとめ
ここまで、分かりやすいマニュアルのデザインや作り方を中心に解説しました。
マニュアルを作るときは、事前に文字サイズやレイアウトを定めなければなりません。また、継続的に使われるマニュアルにするには、マニュアルの読み手を明らかにしたり構成を決めてから本文を執筆したりするなど、入念に準備すべきです。
また、紙のマニュアルは社員への共有に時間がかかるほか、情報も見つけづらいデメリットがあります。そこで、マニュアルが確実に使われる仕組みを整えるためにも、必要な資料がすぐに見つかる「ITツール」を活用しましょう。
ただし、使い方が難しいと社内に浸透しないので「直感的に使えるシンプルなツール」が求められます。たとえば、今回ご紹介したStockのように、非IT企業の社員でもすぐに使いこなせるマニュアル管理ツールが必須なのです。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」を導入し、簡単にマニュアルを作成・管理・共有できる仕組みを整えましょう。
